Importera publikationer till DiVA
För att förenkla registreringen i DiVA kan du importera information om publikationer från andra databaser (till exempel Pubmed och Scopus). Du kan också importera publikationslistor från ORCID till DiVA, och tvärtom.
Sök på titel innan du importerar
Importer till DiVA resulterar ibland i dubblerade poster. Kontrollera därför först om dina publikationer redan finns registrerade i DiVA genom söka i DiVA på publikationens titel eller på ditt namn.
Redigera befintliga poster i DiVA
Om du vill ändra något (till exempel lägga till ditt Umu-id) så kan redan registrerade poster redigeras. Om posten är låst för redigering ska du i första hand kontakta en DiVA-administratör vid din institution. I andra hand kan du kontakta biblioteket.
Importera många publikationer vid samma tillfälle
Om du ska importera många publikationer kan du istället kontrollera dubbletter i samband med själva importen. Under steg 5 och i slutet av denna manual kan du läsa hur du gör.
Importera till DiVA
1. Sök fram och exportera dina publikationer
Börja med att söka fram och exportera dina publikationer från en lämplig databas. När du ska exportera information från databaser behöver du välja format för exporten. Följande referensformat kan användas i DiVA:
- BibLaTex
- BibTex
- EndNote XML
- ISI
- MODS
- RIS
Här kan du läsa om hur det fungerar i några av de vanligaste databaserna:
Annat lärosätes DiVA
- Gör en sökning och markera posterna som du vill importera. Du kan också ändra antal träffar eller klicka ”alla på sidan”. Det går även att välja ”250 framåt”.
- Välj Exportera, och från listan väljer du MODS.
Endnote
Endnote Desktop
- Öppna Endnote och markera alla referenser som du vill importera.
- Välj File > Export…
- Välj XML som filformat och Output style = Show all fields. Filen sparas på din dator.
Endnote Online
Om du använder Endnote Online går det inte exportera till filformatet XML. Istället gör du följande:
- Välj vilka referenser du vill exportera från ditt bibliotek och spara dessa till Quick List, alternativt till en mapp.
- Gå till Format > Export references.
- Under ”References” väljer du Quick List, alternativt den mapp med referenser som du vill exportera.
- Du väljer antingen BibTex Export eller RefMan (RIS) Export som export style.
IEEE Xplore
- Gör en sökning och markera posterna som du vill importera.
- Klicka på Export och sedan Citations ovanför träfflistan.
- Välj Format: RIS och Include: Citation & Abstract.
- Klicka på Export.
ORCID
Från din ORCID-profil kan du exportera publikationer till DiVA. Du kan välja att antingen exportera alla poster eller markera de poster du vill exportera. Så här importerar du till DiVA:
- Klicka på knappen Actions under rubriken “Works”.
- Klicka på Export (all) works när du har valt poster och sedan på Export selected works to BibTex.
- Spara filen (filändelse .bib).
Pubmed
a) Importera enstaka publikationer
I DiVA kan du importera enskilda publikationer från Pubmed med hjälp av Pubmed ID (PMID). Sök fram dina publikationer i Pubmed så att du har PMID till hands inför importen i steg 3.
b) Importera flera publikationer
Du kan importera flera referenser från Pubmed till DiVA med hjälp av ett referenshanteringsprogram:
- Välj Send to i träfflistan och därefter Citation manager.
- Filen som laddas ned öppnar du sedan i valfritt referenshanteringsprogram.
- Därefter kan du exportera referenserna som BibTex-format eller RIS-format.
- Denna fil importerar du sedan som vanligt till DiVA, se steg 3.
Scopus
- Gör en sökning och markera posterna som du vill importera.
- Klicka på Export ovanför träfflistan.
- Välj RIS Format. Kryssa i Citation information, Bibliographical information och Abstract & keywords (alla rutor under dessa ska vara ikryssade).
- Klicka på Export.
Web of Science
- Gör en sökning och markera önskade poster. Du kan välja att antingen markera alla träffar, markera posterna på sidan som visas eller välja poster inom ett visst nummerspann (via knappen ”Add to marked list”).
- Klicka på knappen Export ovanför träfflistan. Välj format Plain text file.
- Du får då upp rutan ”Export Records to Plain Text File”. Här väljer du Full record.
- Klicka på Export.
2. Spara filen
Spara den exporterade filen till din dator. Om du inte får upp en fråga om var du vill spara exporterad fil så laddas den vanligtvis ner till Hämtade filer på datorn.
3. Importera
För att genomföra importen till DiVA behöver du logga in i DiVA administration.
- Logga in i DiVA med ditt Umu-id.
- Välj ingången ”Importera uppgifter om publikation”.
- Klicka på Importera från externa databaser (uppe till höger).
a) Importera enstaka Pubmed-poster med PMID
Om du ska importera enstaka publikationer från Pubmed fyller du i publikationens PMID i fältet PubMedID och klickar på Importera. Det går bara att importera en publikation i taget med den här funktionen.
b) Importera en exporterad fil
Om du har exporterat en fil väljer du format i listan innan du importerar. För databaserna beskrivna i steg 1 väljer du följande format:
- Annat lärosätes DiVA: MODS V3
- Annat referenshanteringsprogram: RIS eller BibTex
- Endnote: EndNote XML
- Endnote Online: RIS eller BibTex
- IEEE: RIS
- ORCID: BibTex
- Scopus: RIS
- Web of Science: ISI
Välj sedan den nedsparade exportfilen för att ladda upp den till DiVA.
4. Bekräfta importen
När importen är klar får du upp ett meddelande att filuppladdningen lyckades. Klicka på Importera.
5. Granska de importerade posterna
De importerade posterna hamnar i en lista. Om du har importerat en publikation som redan finns registrerad i DiVA med DOI eller någon annan identifikator så visas den som en dubblett i listan. Du kan då radera dubbletten från importlistan (den redan registrerade posten ligger kvar i DiVA).
Klicka på en post för att komma till registreringsformuläret. Granska uppgifterna för varje publikation noga. Använd gärna manualen för att registrera forskningspublikationer i DiVA:
Registrera forskningspublikation i DiVA
Kontrollera framför allt detta:
- Publikationstyp och eventuell underkategori.
- Författaruppgifter. Klicka på Koppla personpost för att fylla i dina uppgifter automatiskt eller ange Umu-id för Umu-affilierade författare. Ange den organisationstillhörighet som uppges i publikationen.
- Typ av innehåll (refereegranskat, övrigt vetenskapligt, övrigt).
- Nationell ämneskategori. Välj från ämnesträdet eller använd funktionen ”Förslag på nationell ämneskategori”.
- Abstract. Kontrollera gärna att abstractet ser bra ut, till exempel att styckesindelning ser ut som i publikationen.
På nästa sida kan du välja att ladda upp en fulltext av publikationen. Klicka sedan på Fortsätt.
6. Skicka in
- På sista sidan i registreringsformuläret får du en översikt över informationen för den publikationen. Du kan här gå tillbaka i formuläret om du vill lägga till eller ändra något.
- När du kontrollerat informationen klickar du på Skicka in.
- Om du har importerat flera publikationer kommer du nu tillbaka till importlistan och kan granska nästa post.
En registrerad publikation blir synlig i DiVA inom några minuter. Det kan dock dröja upp till ett dygn innan nya publikationer visas på personal- och institutionssidor.
Kontrollera dubbletter
Kontrollerade du om publikationerna fanns registrerade i DiVA innan du påbörjade importen? Om du inte gjorde det behöver du nu se till att din import inte orsakade några dubblerade poster. Kontakta biblioteket om du är osäker.
Så här gör du för att kontrollera dubblerade poster:
- Gå till “Ändra / Radera post” i DiVA administration.
- Sök på antingen namn eller Umu-id.
- Sortera publikationerna på titel.
- Om du har råkat registrera en dubblett kan du själv ta bort den genom att klicka på krysset till höger.
Publikationslistor i ORCID
ORCID är ett unikt id som särskiljer dig från andra forskare. På din ORCID-profil kan du samla dina publikationer men också annat, såsom utmärkelser, finansiering, och annan forskningsoutput (till exempel forskningsdata eller kod). Om du inte redan har ett ORCID-konto kan du registrera ett konto genom att gå till Create your ORCID iD.
Importera poster från DiVA till ORCID
Du kan enkelt importera poster från DiVA till ORCID för att hålla din ORCID-profil uppdaterad. Tänk på att du kan behöva justera typ och andra uppgifter för varje post i efterhand.
Så här importerar du från DiVA till ORCID:
- Gå till Utsökning i DiVA.
- Skriv in ditt Umu-id i sökfältet “Person, id”.
- Längst ner på sidan finns “Välj format och sortering”. Här väljer du formatet BibTex.
- Välj hur många poster du vill exportera under “Antal träffar”. Det är förinställt på 50 poster, men du kan välja upp till 9 999 poster.
- Klicka på Skapa länk och kopiera länken som genereras under “Utsökningslänk”.
- Klistra in länken i en ny flik i webbläsarens adressfält och tryck på enter. En BibTex-fil skapas.
- Spara filen som skapats.
- Logga in på ditt ORCID-konto.
- Klicka på Add vid rubriken “Works”. Välj Add BibTex.
- Klicka på Choose BibTex file to import och välj den sparade BibTex-filen. Observera att om filen du sparat har fått ändelsen “.txt” måste du välja ”Alla filer” i rullisten för att den ska visas.
- Välj Select all för att importera alla poster, eller markera de poster du vill importera. Klicka på Import works to your record.
- Du kan redigera informationen om de importerade posterna och komplettera om någonting saknas. Dessutom kan du välja om posterna ska vara tillgängliga för alla, endast för utvalda, eller enbart för dig.
Kontakta biblioteket
Kontakta biblioteket om du har frågor om DiVA. Välj kategorin Publicering, avhandlingar och forskningsdata.
Gör gemensamma anteckningar på delad skärm i Teams möten
I denna manual beskriver vi hur du kan göra gemensamma anteckningar under Teamsmöten, när du delar skärm. På så sätt kan ni arbeta tillsammans, på en digital Whiteboard.
Anslut till ditt Teamsmöte
- Anslut eller starta det Teamsmöte du vill gå in i.
- Klicka på Dela i den övre menyraden, för att dela din skärm.
- Nu kommer en annan ruta upp, välj Skärm. Väljer du Fönster är det inte möjligt att dela anteckningar.
- Nu delar du din helskärm, högst upp finns nu en menyrad med flera alternativ. Välj Pennan till höger om Ge kontroll för att börja anteckna.
- Välj Alla kan kommentera och göra ändringar för att tillåta alla deltagare i mötet att anteckna på skärmen.
- Nu kan alla anteckna på skärmen, och du kan rita genom att dra muspekaren över skärmen. Använd den övre menyraden för att ändra penna, lägga till reaktioner, eller lägga till post-it-lappar.
Skapa konversationer i Microsoft Lists
I denna manual beskriver vi hur du startar upp konversationer i Microsoft Lists, via Teams. På så sätt kan du skapa trådar som är kopplade till specifika listor.
Starta konversationer i Lists genom Teams
- Gå in i den Teamskanal listan du vill konversera om finns.
- Välj den rad i listan du vill starta en konversation om, klicka sedan på De tre prickarna och välj Öppna, eller välj Kommentera direkt i den övre menyraden.
- I denna vy visas mer information om raden i listan, Välj Konversation i menyraden för att starta konversation.
- Till höger infogas nu en chattfunktion. Här kan du skriva meddelanden och tagga personer du vill omnämna.
- När du startar en konversation visas den även i huvudkanalen och kan ses av medlemmarna i kanalen.
- I huvudkanalen kan andra svara i konversationen, genom att klicka på Svara under inlägget.
Skapa tavelvy i Microsoft Lists
Lists är en app i Microsoft 365 där du kan skapa, dela och spåra listor med vem du vill. I denna manual beskriver vi hur du skapar en tavelvy.
Observera att utseendet i menyerna kan skilja sig något beroende på om du använder Mac eller Windows.
Skapa tavelvy:
- Gå till din utvalda lista i Microsoft Lists som du vill skapa en tavelvy i.
- Klicka på Alla objekt i menyraden och välj sedan Skapa ny vy
- Nu får du upp rutan där du kan redigera och skapa din nya vy:
1. Lägg till det namn du vill ha på din tavelvy.
2. Välj sedan Tavla
3. Välj sedan hur du vill organisera din tavla genom att klicka på pilen till höger i detta fält. Har du inga färdiga kolumner kommer det automatiskt skapa en som heter val1. Om du har färdiga kolumner väljer du den kolumn som du vill organisera din tavelvy utefter (tillexempel efter status, plats, eller datum). Din tavelvy kommer då att sorteras efter hur du har organiserat din tavla.
4. Om du vill att din lista ska vara synlig för andra bockar du i denna ruta, om du vill att den ska vara privat håller du denna ruta tom. Väljer du att göra den privat är det bara du som kan se och arbeta med vyn.
5. När du är redo, klickar du på Skapa.
- Nu visas din Tavelvy, och här kan du lägga till nya buckets och hantera dina nuvarande buckets. Du kan dra dina objekt till den bucket den ska tillhöra, och även lägga till fler objekt genom att klicka på Plusset i det högra hörnet på dina buckets.
Importera filer till Microsoft Forms
Forms är ett verktyg du kan använda om du vill skapa formulär eller test. I denna manual beskriver vi hur du importerar filer med redan färdigställda frågor till Forms.
- För att komma till Forms, klicka på denna länk: forms.office.com, eller gå till Officeportalen (o365.umu.se). Väljer du det senare alternativet, välj Alla mina formulär längre ned på sidan.
- Välj sedan Snabbimport för att importera din fil.
- För att importera filen, välj Ladda upp från den här enheten. Observera att gränsen för filstorleken är 10MB. Här kan du även klicka på Se importvägledning för att se hur du ska strukturera ditt Word-dokument, eller PDF innan du laddar upp den.
- Välj sedan den fil du vill importera.
- Välj om du vill skapa ett Test eller ett Formulär.
- När formuläret har konverterats, väljer du om du vill importera en annan fil, genom att välja Importera en annan eller om du vill granska formuläret/testet, genom att välja Starta granskning.
- Nu kan du redigera dina importerade frågor, för att se till att de får rätt utformning. Du kan även ta bort och lägga till frågor.
Observera
Med denna funktion kan du endast skapa frågor med flera alternativ, samt frågor med öppen text (till exempel fylla i ett tomt svar). För mer avancerade frågetyper får du lägga till dem själv direkt i formuläret i Forms.
Gör en omröstning i ditt mejl i Outlook med Forms
I denna manual beskriver vi hur du med hjälp av Forms kan skapa en omröstning direkt i ditt mejl från Outlook.
Börja med att skapa ett nytt e-post meddelande. Detta gör du genom att klicka på Ny e-post i din inkorg.
- Skriv ditt mejl som vanligt
- Klicka på Forms i menyn högst upp för att infoga en omröstning.
Ser du inte ikonen för Forms gå då istället till Infoga och välj Omröstning
Observera: Om du jobbar i webbappen av Outlook skapar du ett nytt e-postmeddelande och går sedan till de tre prickarna, och väljer Omröstningar.
- Du kommer nu till höger i fönstret att få upp ett fält där du anger frågan och de alternativen mottagaren kan välja mellan. Välj ”Flera svar” om de ska kunna välja flera alternativ.
- När du är nöjd med din fråga och dina alternativ väljer du Nästa
- I det här steget får du en förhandsgranskning på hur omröstningen kommer att se ut i mejlet. Är du nöjd väljer du Lägg till i e-post. Är det något som behöver ändras väljer du istället Redigera.
- När du lagt till omröstningen i meddelandet kommer frågan följd av en länk till formuläret att visas. Nu är det fritt fram att skicka iväg din omröstning
- När mottagaren fått ditt mejl kan de snabbt och enkelt direkt i mejlet svara på din fråga. Resultatet hittar du tillsammans med dina andra formulär i Forms (forms.office.com) eller direkt i Outlook om du sätter dig själv som kopia. Klicka då på Visa resultat
Skapa en svarsmall med hjälp utav snabbdelar i Outlook
I denna manual beskriver vi hur du med hjälp av snabbdelar i Outlook kan skapa svarsmallar som du enkelt utan att behöva klicka runt i menyn kan infoga i dina mejl.
- Skapa ett nytt e-post meddelande. Detta gör du genom att klicka på ”Ny e-post” i din inkorg.
- Skriv ditt mejl som vanligt
- Markera den text i mejlet som du vill använda i din svarsmall
- Gå till Infoga högst upp i menyn och välj sedan Snabbdelar till höger i fönstret. Se blå och röd markering i bilden.
- När du valt Snabbdelar så klickar du på Spara markering i snabbdelsgalleriet…
- I den ruta som kommer upp ska du välja ett namn på din svarsmall. Det är detta namn du använder för att använda din svarsmall senare. Resterande alternativ lämnar du oförändrade.
- Klicka på OK när du valt ditt namn.
- Du har nu skapat din svarsmall och den är redo att användas
För att använda din svarsmall skriver du in svarsmallens namn och klickar enter för att automatiskt infoga ditt svar.
Inställningar för telefoni i Teams (mobilvy)
Så här ser vyn ut när du klickar på fliken Samtal i Teams-appen.
Du ser en lista med historik över dina samtal.
Klicka på telefonen längst ner i högra hörnet för att ringa ett samtal.
Inställningarna når du genom att klicka på din profil till vänster i appen, välj ”Inställningar” och sedan ”Ringer”.
Via Ring även kan du ställa in om du vill att det också ska ringa i ett annat telefonnummer, till exempel ditt mobilnummer.
Här kan du välja att vidarekoppla samtal, ställa in vad som ska ske vid obesvarat samtal.
Du kan också välja att synkronisera dina enhetskontakter och där med komma åt alla dina kontakter som du har sparat på din telefon direkt via Teams.
Du kan även välja att blockera nummer.
