Förbered och skapa Breakout rooms innan Teamsmötet

I denna manual beskriver vi hur du som mötesorganisatör använder dig av digitala breakout rooms (digitala grupprum) i Teams för att kunna skapa meningsfulla diskussioner och utbyte av idéer. Observera att för att använda grupprum måste du använda skrivbordsapplikationen för Teams. 

Vi rekommenderar att du förbereder dina grupprum innan Teamsmötet. Det är enbart mötesorganisatören (den som skickar ut bokningen) som kan genomföra detta. (Du kan skapa dina grupprum direkt i mötet också se denna manualen). För att förbereda grupprummen innan mötet gör så här:

  1. Gå till Teams kalendern och dubbelklicka på mötesbokningen som du vill skapa grupprum inom.
    breakoutrooms - gå till kalendern och dubbelklicka på bokningen
  2. Klicka på Separat rum. (Ser du inte separat rum, klicka på fler och välj separat rum)
    breakoutrooms - klicka på separat rum
  3. Klicka på Skapa rum
    breakoutrooms - klicka på skapa rum
  4. Klicka på Pilen och välj hur många rum du vill ha och klicka Lägg till rum. (Du kan ändra antal rum senare, oroa dig inte).
    breakoutrooms - klicka på pilen, välj rum och klicka lägg till rum
  5. Nu är är det dags att tilldela deltagare i de rum du har skapat. Klicka på Tilldela deltagare.
    breakoutrooms - klicka på tilldela deltagare
  6. Välj Automatiskt om du vill tilldela deltagarna automatiskt enligt antal rum (i detta fall 2 rum) du har skapat.
  7. Välj Manuellt om du vill välja själv vilket rum deltagarna ska vara i.
  8. Klicka Nästa.
    breakoutrooms - klicka på tilldela deltagare, välj automatiskt eller manuell tilldelning
  9. Valde du automatisk tilldelning gå till punkt 12.
  10. Valde du manuell tilldelning då är det nu dags att välja vilket rum personerna ska vara i. Alla personer inbjudna till mötet samlas i en lista. Markera bockruta bredvid person och klicka på Pilen och välj sedan vilket rum.
    breakoutrooms - manuell tilldelning, välj rum
  11. Fortsätt på samma sätt med de övriga personerna och klicka sedan på Tilldela. Det kan då se ut så här:
    breakoutrooms - manuell tilldelning, välj rum, klicka tilldela
  12. Nu är dina rum klara att användas. Innan vi visar hur du startar rummen under Teamsmötet kommer här några fler tips på hur du kan göra för att göra rummen bättre.

Övriga smarta inställningar innan mötet startar

Efter du har tilldelat personer kan du ställa in fler inställningar, ändra antal eller ta bort rum och byta namn på rummen. 

Inställningar

  1. Klicka på kugghjulet 
  2. Klicka här för att tilldela presentatörer i mötet som kan hjälp dig att starta, lägga till eller ta bort personer i grupprummen under teamsmötet. (En lista kommer upp, skriv namnet på personen som du vill ha hjälp ifrån).
  3. Klicka här för att ange en specifik tidsgräns på grupprummen. (Du får välja tid i lista under).
  4. Klicka här för att flytta personer automatiskt till rum när du klickar på starta rum i teams mötet (Vi rekommenderar att ni har denna påslagen. Det innebär att personerna i rummen skickas ut automatiskt när du klickar på ”Öppna” för att starta rummen under teamsmötet).
  5. Klicka här för att tillåta att de andra kan komma tillbaka till huvudmötet. (Exempelvis om de vill ställa frågor till dig i huvudmötet).
    breakoutrooms - inställningar

Lägg till fler rum, ta bort rum och byt namn på rum

  1. Klicka här för lägga till fler rum
  2. Klicka här för att ta bort rum
  3. Klicka på tre pickar och redigera för att byta namn på rummet.breakoutrooms - Lägg till fler rum, ta bort rum och byt namn på rum

Under Teamsmötet

I Teamsmötet är det nu dags att starta rummen. Detta tar enbart några få sekunder att göra eftersom du redan har förberett rummen.

  1. Klicka på Rum. (Om det är personer som har anslutit till mötet efter du skapade rummen kommer personerna att synas ovanför knappen Tilldela deltagare. Klicka då på Tilldela deltagare och välj vilket rum den personen ska vara med i).
  2. Klicka på Öppna. (Rummen kommer då att öppnas och det tar ca 10 sekunder innan alla skickas ut till sina rum).
    Starta breakoutrooms - klicka rum och sedan Öppna
  3. Som mötesorganisatör – du som är ägare av mötet och startar grupprummen – stannar kvar i huvudmötet och de personer du har valt slussas ut i rummen. För att skicka ett meddelande till alla i rummen klicka på trumpet-ikonen och skriv ditt meddelande. Tillexempel ”5 minuter kvar”.Skicka ett meddelande till alla i grupprummen
  4. Du kan även assistera personerna i rummen eller höra hur det går för dem genom att gå med i ett specifikt rum. Välj det rum du vill gå med i och klicka på tre prickar och Anslut till rum.
    Gå med i rum som mötesorganisatör
  5. Det kommer då att se ut så här. Du kommer ha två teamsmöten igång samtidigt. Rum 1 (den vänstra) är aktivt och huvudmötet (den högra) blir Parkerad.
  6. Klicka på Lämna under Rum 1 för att lämna grupprummet.
  7. Klicka på Återuppta på huvudmötet för att starta igång huvudmötet igen.
  8. Klicka på Stäng för att stänga alla rum. (Det tar ca 10 sekunder innan alla kommer tillbaka till huvudmötet).
    Ansluten till grupprum som mötesorganisatör - klicka på lämna för att lämna grupprum - klicka på återuppta för att återuppta huvudmöte - klicka på stäng för att stänga alla grupprum

Hitta dina delade filer i OneDrive

I den här manualen visar vi hur du hittar de filer du delar med andra via OneDrive, samt vilka filer som delas till dig till din OneDrive.

 

  1. Gå till www.O365.umu.se och logga in med ditt UmU-ID.
  2. Skriv OneDrive i sökrutan och klicka på OneDrive.
    Hitta dina delade filer i OneDrive. Office portalen sök onedrive välj onedrive
  3. Klicka på Delat på den vänstra menyn.
  4. Först kommer du till i Delas med dig – Här ser du filer / mappar som andra delar med dig.
    Hitta dina delade filer i OneDrive. välj delat och sedan delas med dig
  5. Välj Delas av dig – Här ser du filer/mappar som du delar med andra.
    Hitta dina delade filer i OneDrive. välj delat och sedan delas av dig

Länk till pressbild på personlig sida

Du kan lägga till en länk till en högupplöst pressbild i Mediabanken i fältet Pressbild. Lägg till en länk genom att högerklicka på bilden i Mediabanken och välja ”kopiera länkadress”.

För detta krävs att en högupplöst bild finns inlagd och som extern bild i MediabankenHar Inhousebyrån tagit bilden kan de hjälpa till. Tänk också på att redan vid beställning av porträttfotografering från Inhousebyrån ange om du vill använda bilden som pressbild. Behöver du hjälp med att göra en pressbild som är tagen av någon annan än Inhousebyrån åtkomlig kontaktar du Servicedesk.

Finns pressbilden inte i Mediabanken?

Har Inhousebyrån tagit bilden kan de hjälpa till. Tänk också på att redan vid beställning av porträttfotografering från Inhousebyrån ange om du vill använda bilden som pressbild. Behöver du hjälp med att göra en pressbild som är tagen av någon annan än Inhousebyrån åtkomlig kontaktar du Servicedesk.

Mediabanken

Ställ in Outlook på Windows med mailkonto i M365/O365

Den här guiden visar hur du sätter upp ett mailkonto för första gången på en AD-ansluten Windows-dator.

OBS! Nedan guide är skapad med Officepaketet, Office 365.
Har du en gammal version av Office (2013, 2016, 2019) så kan stegen se annorlunda ut, rekommendationen från UMU är att uppdatera till Office 365 för att ansluta sig till ett mailkonto som är flyttat till o365.

1. Starta Outlook, skriv in din generiska e-postadress, ex: test.testsson@umu.se och klicka sedan på Connect.

2. Kontot ska läggas till automatiskt, välj att bocka ur Set up Outlook Mobile on my phone, too och klicka sedan Done.

3. Outlook ska nu fortsätta vidare och du ska börja se din epost börja laddas in, det kan ta ett tag innan alla mail blir sökbara.

DesktopInfo

DesktopInfo är ett verktyg för alla klienthanterade datorer, för att enkelt kontrollera om datorn behöver uppdateras, uppgraderas eller startas om och för att utföra eventuella åtgärder.

Definitioner

Host name = Namnet på datorn

Windows = Versionen som är installerad på datorn

Reboot Pending = Om datorn behöver startas om på grund av en uppdatering/uppgradering

  • OK = Datorn behöver inte startas om
  • Reboot pending = Datorn behöver startas om

– Vi rekommenderar att starta om datorn, så fort möjligheten finns för att hålla datorn i bra skick med uppdaterade drivrutiner. Uppdateringarna åtgärdar oftast kritiska buggar, vilket får oftast systemet att fungera stabilare och öka dess kapacitet. Säkerhetshålen blir igentäppta i den tidigare programkoden. Krypteringen och säkerheten förbättras.

– Att ha en äldre version av Windows medför risker till korrupta drivrutiner, oväntade omstarter av datorn och försämrad säkerhet.

 

Upgrade Available = Om det finns uppgraderingar till datorn

  • Available = Datorn ligger inte på den senaste versionen och uppgraderingar finns i Software Center
  • Not Available = Datorn har det senaste windows-versionen

Windows 11 Capable = Om datorn är kompatibel  att uppgraderas till Windows 11

  • CAPABLE = Datorn är kompatibel att uppgraderas till Windows 11
  • NOT CAPABLE = Datorn EJ kompatibel att uppgraderas till Windows 11

Windows Updates = Styr dig till tillgängliga uppdateringar för din nuvarande windows-version i Software Center.

Windows Upgrade = Styr dig till senaste windows-versionen som finns tillgänglig till att installera i Software Center.

Office 365 = Styr dig till att installera Office 365 i Software Center. OBS! Detta kommer att ersätta din nuvarande Office-version på datorn.

 

Ändra färg/språk på texten

För att ändra färg/språk på texten, så går det att högerklicka på universitetsloggan och välja det som önskas.

Stänga av tjänsten

För att stänga av verktyget, så går det att högerklicka på universitetsloggan och Quit.

Rutan kommer dock tillbaka efter 8 timmar eftersom funktionen ger både er och oss bra information om uppdateringar finns, eller om datorn behöver startas om.

Aktivera veckonumrering i Outlook för Mac

När du börjar använda din kalender i Outlook är veckonumreringen avaktiverad. Vill du aktivera den gör du det själv via kalenderalternativen.

  1. Klicka på fliken Outlook.
  2. Välj Inställningar.
  3. Klicka på Kalender under övriga.

  4. Under kalenderalternativ markerar eller avmarkerar du kryssrutan Visa veckonummer.
  5. Du har nu veckonumrering i din kalender i Outlook

Aktivera veckonumrering i Outlook för Windows

När du börjar använda din kalender i Outlook är veckonumreringen avaktiverad. Vill du aktivera den gör du det själv via kalenderalternativen.

  1. Klicka på fliken Arkiv.
  2. Klicka på Alternativ i vänstra hörnet.
  3. Klicka på Kalender.
  4. Scrolla ner till Visningsalternativ markerar eller avmarkerar du kryssrutan Visa veckonummer i månadsvyn och i datumbläddringen.

  5. Du har nu veckonumrering i din kalender i Outlook

Kontrollera kontoinställningar Outlook för M365/O365 (Mac)

Det händer att det ibland sparas felaktiga uppgifter i mailkontot för Outlook, du kan själv kontrollera att uppgifterna stämmer, hittar man något som inte ser rätt ut så kan du också redigera/uppdatera.

1. Starta Outlook och gå till inställningar …

2. Tryck på Konto.

3. Kontrollera att du har skrivit in rätt uppgifter enligt nedan.

 

Synka dina kontakter i Outlook (iPhone, Android)

1. Starta outlook i mobilen.

2. Gå till kugghjulet nere till vänster.

3. Gå in på ditt konto för UMU-mailen.

4. Bocka i att synka kontakter, efter några minuter så ska dina kontakter dyka upp på ditt konto.

Ställ in Outlook på Android med mailkonto i M365/O365

1. Börja med att tanka ner Outlook från Play Store.

2. Om du ex. har MS Authenticator installerat och ditt UMUid inlagt så ska ett konto hittas automatiskt.
Markera då kontot och klicka på fortsätt, kontot kommer läggas till och du är klar.
Ibland funkar inte detta, hoppa då till Steg 3.

3. Hittas inget konto så ska du kunna klicka dig vidare för att lägga till ett.

4. Skriv in din mailadress.

5. Du ska nu länkas om till en inloggning från Microsoft, skriv in UMUid@ad.umu.se

6. Du ska nu länkas vidare till inloggning för Umeå Universitet, skriv in ditt lösenord.

7. Om du försöker lägga till kontot på samma enhet som du har MFA tillagt så ska du få upp en fråga att godkänna inloggningen.

8. Öppna MS Auth för att skriva in siffran och godkänna inloggningen.

9. Nu ska kontot vara tillagt i appen.