Överför ett samtal i Teams

/i , , ,

1.När du är i ett samtal i Teams, välj Mer > Överför i dina samtalskontroller.

2. Börja skriva namnet på personen eller telefonnumret du vill överföra samtalet till och välj dem när de visas.

3. Om du överför till en annan Teams-användare, slå på Ring tillbaka om ingen svarade för att skicka tillbaka samtalet till dig om mottagaren inte svarar. Om denna inställning inte är aktiverad kommer samtalet att överföras till mottagarens röstbrevlåda om mottagaren inte svarar. Om du får tillbaka samtalet visas ett popup-meddelande som informerar att mottagaren inte nåddes.

4. Välj Överför för att slutföra överföringen.

Rådgör och överför sedan samtal

Om du vill konsultera med mottagaren av samtalet innan du överför ett samtal ska du välja detta valet.
Obs! Rådgör och överför sedan är inte tillgängligt när du använder Teams i webbläsaren.

1. När du är i ett samtal, välj Mer > Rådgör och överför sedan.

2. I fältet Bjud in någon eller slå ett nummer, börja skriv namnet på den användare du vill överföra samtalet till eller skriv ett externt telefonnummer.

3. Konsultera via chatt (endast tillgängligt för Teams-användare) eller genom att ringa dem. Klicka på Chatta-knappen för att starta en chatt eller klicka på pil-knappen för att ringa ett Teams-ljudsamtal eller ett samtal till deras telefonnummer.

4. När du är redo att koppla vidare samtalet klicka på Överför.

Spela in möten i Teams

/i , , , , ,

I denna manual beskriver vi hur du spelar in digitala möten i Teams, och vart du hittar inspelningen när mötet är över. Observera att det är viktigt att du meddelar deltagarna i mötet innan så de kan ta ställning till om det är okej att bli inspelade.  

Tänk efter innan du spelar in ett möte 

Undvik helst att spela in möten om du inte absolut måste. Skriv hellre minnesanteckningar för att dokumentera mötet. Om du ändå vill spela in ett möte ska du:

  • Informera deltagarna i mötet innan så de kan ta ställning till om det är okej att bli inspelade.  
  • Säkerställa att informationen som spelas in inte innehåller känsliga uppgifter.  

Anslut till ett teamsmöte

  1. När du har startat eller anslutit till ett teamsmöte klicka på Mer, och sedan Spela in och transkribera.
    Bild som visar menyn i ett teamsmöte
  2. Nu får du upp ytterligare en ruta, klicka på Starta inspelning när du är redo. Här kan du även välja att Starta avskrift, om du vill transkribera mötet.Bild som visar vart du startar inspelningen av mötet
  3. När du vill avsluta inspelningen gör du på samma sätt som när du startade inspelningen. Du går till Mer och sedan Spela in och transkribera, därefter klickar du på Stoppa inspelning.  Inspelningen stoppas även automatiskt när mötet avslutas.
    Bild som visar hur du stoppar inspelningen av mötet
  4. Nu har du gjort en inspelning av ditt Teamsmöte. Det kan ta några minuter innan inspelningen är sparad. Inspelningen sparas automatiskt i möteschatten efter mötet är avslutat. Beroende på vilken typ av teamsmöte du spelade in sparas inspelningen på olika ställen:  
    – Kanalmöte: Inspelningen sparas i en mapp under ”Filer” i kanalens SharePoint, där alla medlemmar i teamet har tillgång till den.  
    – Vanligt möte: Inspelningen sparas i mappen ”Inspelningar” på OneDrive för den individ som startade inspelningen. 
    Inspelningen sparas enbart under begränsad tid, så om du ej vill att den ska försvinna kan du spara ner den i en annan mapp i din OneDrive.

Automatisk inspelning

Innan mötet börjar kan du välja att det ska spelas in automatiskt. Gå till Mötesaltenativ och bocka sedan i Spela in automatiskt. Om du väljer att göra detta är det viktigt att deltagarna i mötet godkänner redan innan mötet startar att det är okej att bli inspelade.
Bild som visar funktionen "spela in automatiskt"

Logga in och ut i en samtalskö i Teams via inställningarna

/i , , ,

När du tilldelas som en agent i en Teams Samtalskö är det möjligt att logga in och ut i kön. Det är endast när du är inloggad som du kommer att få samtal från Samtalskön som skickas till din Teams-klient. Samtalsköer kan konfigureras så att du endast får samtal när du är tillgänglig (grön status). 

  1. Öppna Inställningar i Teams genom att klicka på de tre prickarna bredvid din profilbild och välj Inställningar. 

Inställningar i Teams

2. Öppna Samtal i menyn till vänster i inställningar och bläddra nedåt så ser du alla Samtalsköer som du är tilldelad. Klicka på växelknappen för att välja att ansluta eller lämna. 

Samtalsinställningar i Teams

3. Stäng inställningarna. 

 

Konfigurera OneDrive

/i , , ,

Manualer som beskriver hur du konfigurerar OneDrive.

Läs mer

Visa veckonummer i Outlook

/i , , ,

Manualer som visar hur du aktiverar veckonummer i Outlook.

Läs mer

Ställ in Outlook med mailkonto i M365/O365

/i , , ,

Manualer som beskriver hur du ställer in e-posten i Outlook på olika operativsystem/enheter.

Läs mer

Skapa en bokningssida i Bookings

/i , , ,

Bookings är ett digitalt bokningsverktyg där du kan schemalägga olika typer av bokningsbara tider och möten – som personer sen kan boka in sig på. Det kan till exempel vara handledningstider, rådgivning, möten, eller andra tjänster. Här finns en beskrivning av hur du gör för att skapa din egen bokningssida.  

Gå till portalen på o365.umu.se 

  1. Gå till våfflan uppe i vänstra hörnet och klicka sedan på Bookings.
    Bild som visar hur du når Bookings     
  2. Nu är du på Bookings startsida. För att skapa en ny bokningssida klickar du på Skapa.Bild som visar hur du hittar "skapa"-knappen i Bookings
  3. Välj om du vill skapa en ny bokningssida, eller om du vill klona från en befintlig kalender (bokningssida). För att skapa en ny väljer du Skapa från början.
    Bild som visar hur du skapar en ny bokningssida
  4. Nu väljer du ett namn till din bokningssida, visningsnamnet kan ändras i efterhand, däremot ändras inte adressnamnet, så tänk på att om du ändrar namn på din bokningssida ändras enbart visningsnamnet. Du kan även lägga till en logotyp som kommer att synas på startsidan för bokningssidan. På ”verksamhetstyp” väljer du det som passar bäst in på din bokningstjänst.
    Bild som visar hur du väljer din verksamhetstyp i Bookings
  5. Här kan du välja om du vill bjuda in annan personal till bokningssidan. I sökrutan söker du efter personer inom organisationen. Du kan i efterhand lägga till fler personer som ska få åtkomst till bokningssidan. Du som skapar bokningssidan är “Administratör” och kan hantera och redigera bokningssidan. De personer du bjuder in, blir automatiskt “gäster”, och har inte samma behörigheter. Detta kan ändras när bokningssidan är skapad. Du kan även sätta upp rum och resurser som personal, om du vill ha en bokningskalender för dessa.
    Bild som visar hur du bjuder in personer till din bokningssida
  6. Här kan du anpassa dina tider för din tjänst. Klicka på Ändra om du vill ändra de förinställda tiderna. Du kan även ändra och anpassa tiderna när bokningssidan är skapad. Klicka på Nästa för att fortsätta skapandet av bokningssidan.
    Bild som visar hur du kan anpassa din tider
  7. Nu kan du välja vem som kan boka avtalade tider. När du valt vem som kan boka, klicka på Skapa kalender.
    – Ingen självbetjäning:     Detta innebär att enbart personal kan lägga in tider och boka i kalendern.
    – Personer i organisationen:     Detta innebär att man måste ha ett Umu-ID för att kunna boka tider i bokningskalendern.
    – Alla: Detta innebär att vem som helst kan boka tider på bokningssidan, både externa inom Umeå Universitet, och externa.
    Bild som visar vem som kan boka tider i din kalender.
  8. Nu är din bokningssida skapad. Du kan dela länken direkt om du vill. Klicka på Kom igång för att redigera din bokningssida och anpassa schemaläggningen.Bild som visar att du skapat din kalender, och en länk till bokningssidan

Blockera eller släpp e-post som hamnat i spamfilter

/i , , , , ,

Du kan få ett e-postmeddelande från avsändaren noreply@umu.se om att du har ett e-postmeddelande i spamfiltret. Om du anser att meddelandet är säkert kan du välja att släppa igenom det så det hamnar i din inkorg. Om meddelandet är skräppost behöver du inte göra någonting, det kommer automatiskt raderas om 30 dagar. 

Så här ser meddelandet ut: 

Välj Släpp för att släppa igenom meddelandet till din inkorg.

Välj Blockera avsändare för att blockera avsändaren.

Välj Granska meddelande för att granska meddelandet för att ta ställning till om du vill släppa igenom det eller inte. Du kommer då till denna vy:

Karantän listvy

Markera meddelandet och välj Släpp för att släppa meddelandet till din inkorg eller Ta bort meddelanden för att radera meddelandet.