Så använder du den AI-drivna chatten Copilot

Chatten är tillgänglig för alla anställda vid universitetet samt för anknutna med en A5-licens.

  1. Öppna din webbläsare* och gå till copilot.microsoft.com.
  2. Om du inte redan är inloggad, logga in med ditt Umu-id så här:
  3. Klicka på Logga in i menyn högst upp till höger.
  4. Välj “Logga in med arbets- eller skolkonto”.
  5. Logga in med umu-id@ad.umu.se och ditt lösenord.

*Om du använder webbläsaren Edge får du flest funktioner i Copilot Chatt. Där kan du välja mellan läget Chatt för att konversera med chatten och läget Skriv för att be Copilot skriva texter utifrån dina förvalda inställningar. I andra webbläsare kan du endast använda läget Chatt.

E-postaviseringar till gruppformulär

När du skapar gruppformulär i Forms, och vill få e-postaviseringar när ett svar lämnas in i formuläret krävs det att du gör ytterligare inställningar än att bara ställa in det i formuläret. I denna manual beskriver vi hur du kan få aviseringar till en gruppmejl, när du skapar gruppformulär i Forms.

Gå till Microsoft Forms

  1. Under Mina grupper finns de team du är medlem i. Klicka på det team du vill ställa in e-postaviseringar på.
  2. Uppe i det högra hörnet ser du medlemmarna i Teamet. Klicka på knappen där det står hur många medlemmar teamet har.
    Bild som visar där man ser hur många medlemmar teamet har
  3. Nu öppnas Outlook på webben. Klicka på de tre prickarna bredvid Skicka e-postmeddelande, och välj Redigera grupp.
    Bild som visar hur du redigerar gruppen
  4. I den rutan som öppnas nu, bockar du i Låt personer utanför organisationen skicka e-post till gruppen. Klicka sedan på Spara.
    Bild som visar hur du låter personer utanför organisationen skicka epost till gruppen
  5. Klar! Nu har du ställt in att dina gruppformulär tillåts att ta emot epost-aviseringar. Se till att du även ställt in i gruppformuläret att du vill få e-postaviseringar om varje inlämnat svar.

 

Blockera eller vitlista avsändare och domäner i Outlook

1. Gå till Outlook i webben via outlook.office.com/mail/

2. Klicka på kugghjulet uppe i det högra hörnet och sedan ”Visa alla Outlook-inställningar”.

3. I denna vy väljer du fliken ”Skräppost”. Här kan du se dina blockerade avsändare och domäner samt dina betrodda avsändare och domäner.Vy blockerade och betrodda avsändare i Outlook
4. Du kan ta bort (papperskorgen), ändra (pennan) och lägga till avsändare och domäner som du antingen vill blockera eller göra betrodda. Tänk på att istället för att blockera mail från legitima avsändare (t ex linkedin) bör du i första hand se till att säga upp nyhetsbrevet eller byta adressen som du får nyhetsbrevet till.
5. Klicka på ”Spara” längst ner för att spara dina ändringar.

Kom igång med din personliga bokningssida i Bookings med mig

Bookings med mig är ett digitalpersonligt bokningsverktyg som integreras med din lediga/upptagna tid i din Outlook-kalender. Tjänsten kan användas till exempel när du behöver boka in medarbetarsamtal eller vill erbjuda handledningstider eller coachning till studenter och kollegor. Den här manualen guidar er till hur ni kommer igång med er personliga bokningssida!

 

  1. Gå till Bookings med mig via Microsoft 365 portalen, m365.umu.se
  2. Gå till våfflan uppe i vänstra hörnet och klicka sedan på Bookings
    Bild som visar hur du når Bookings
  3. Nu är du på startsidan för Bookings och ser både dina delade bokningssidor (längst ner) och din personliga bokningssida (högst upp)
  4. Klicka på ”Gå till bokningssidan” för att sätta upp din första mötestyp
  5. Välj om du vill skapa ett offentligt eller privat möte och klicka på ”+”
    Du kan läsa vad skillnaden är under vanliga frågor
  6. Välj en rubrik eller ett namn för mötet som ska gå att boka och en kort beskrivning om så önskas. Ange plats och hur långt mötet ska vara
  7. Under ”Schemalägg anpassning” anger du när det ska gå att boka
    1. Använd mina vanliga mötestimmar: Föreslagna tider till bokaren visas baserat på din tillgänglighet i kalendern. Har du en lucka mellan två bokningar i din kalender kommer den luckan att visas som ett tillgängligt alternativ på dina bokningssida.
    2. Använd anpassade tillgänglighetstimmar: Här anger du under vilket datumintervall det ska gå och boka alternativt om det finns några särskilda tidsramar. Kanske är det bara på måndagar du vill att det ska gå att boka?
  8. Under avancerade inställningar kan du ställa in led- och buffertid. Läs mer om vad det innebär under vanliga frågor
  9. Du kan nu dela en länk till din bokningssida eller mötestyp och ta emot bokningar! Beroende på om ditt möte är privat eller offentligt delar du på olika sätt. Är det offentliga möten använder du den stora dela knappen högst upp medan är det ett privat möte klickar du på de tre prickarna på mötet och väljer dela där. Lycka till!

Logga in och ut i en samtalskö via en Teams-kanal

När du tilldelas som en agent i en Teams Samtalskö är det möjligt att logga in och ut i kön. Det är endast när du är inloggad som du kommer att få samtal från Samtalskön som skickas till din Teams-klient. Samtalsköer kan konfigureras så att du endast får samtal när du är tillgänglig (grön status).

Om Samtalskön du använder är kopplad till en Teams-kanal kan du välja att ansluta/lämna direkt från den kanalen i Teams. 

1. Öppna den kanal din Samtalskö är ansluten till och välj fliken Samtal. 

2. Klicka på växelknappen bredvid ditt namn för att välja att ansluta eller lämna.

Växelknapp bredvid namn i Teams

3. Du kan också se andra användare som är tilldelade samma Samtalskö och om de har anslutit sig eller lämnat. 

Agenter i samtalskö

 

Enhetsinställningar i Teams

I Teams, klicka på de tre prickarna och sedan Inställningar. Välj sedan Enheter.

I enhetsinställningarna kan du välja dina primära ljudenheter under Högtalare och Mikrofon genom den nedrullningsbara menyn. Rekommendationen är att du ställer in ditt headset som högtalare och mikrofon. 

Du kan testa att dina enheter fungerar som det ska genom Ring ett testsamtal.  

Under Sekundär ringenhet kan du ställa in ifall du vill att ljudet ska komma från en annan enhet när någon ringer dig. Rekommendationen är att du ställer in din externa högtalare på datorn som sekundär ringenhet, då behöver du inte ha på dig ditt headset för att höra när någon ringer dig. Du kan behöva starta om Teams för att ändringarna ska slå igenom. 

Enhetsinställningar Teams

Schemaläggningsomröstning i Outlook

I denna manual beskriver vi hur du gör en schemaläggningsomröstning i Outlook. Schemaläggningsomröstning kan du använda för att komma överens om en mötestid, då mötesdeltagarna får rösta på en tid som passar dem. Denna funktion finns enbart i Outlook på webben.

 

Gå till portalen (m365.umu.se) och öppna Outlook.

  1. Gå till kalendern och klicka på Ny händelse, och välj Händelse.
    Bild som visar hur du kommer till schemaläggningsomröstningen
  2. Nu får du upp en ruta där du bjuder in mötesdeltagarna och sätter en rubrik på mötet. Gå sedan till Schemaläggningsomröstning i menyraden.

    Bild som visar schemaläggningsomröstningen i menyraden

  3. Nu får du upp en ruta till höger. Här kan du välja hur långt mötet ska vara, och vilket datum det är. Nedan kan du se förslag på tider då det skulle passa alla mötesdeltagare, respektive någon av mötesdeltagarna. När du har valt vilka förslag du vill skicka ut klickar du på Nästa.
    Bild som visar antalet tillgängliga mötesdeltagare

  4. Nu ser du ruta med en överblick över de tider du valt. Här kan du även välja en plats, eller bocka i Teams-möte. Under ”Hantera omröstningsinställningar” får du alternativ du kan välja att bocka i eller bocka ur:
    Schemalägg när deltagarna uppnår konsensus: Bocka i denna om du vill att mötet ska bokas in automatiskt i Outlook-kalendern när ni kommit överens om tid.
    Blockera valda tider i min kalender: Lägg in platshållare i din kalender för samtliga av de valda tiderna.
    Meddela mig om uppdateringar av omröstningar: Få ett mejl när en mötesdeltagare lagt en röst.
    Kräv att deltagarna verifierar sin identitet: Deltagarna som röstar ska vara inloggade, så det går att identifiera vem det är som röstat.
    Lås omröstning för deltagare: Deltagare kan inte föreslå nya tider.

    När du känner dig redo, klicka på Skapa omröstning.

    Bild som visar inställningar i omröstningen

  5. Nu ser du en översikt på vad du skickar i din omröstning, och kan skriva ett meddelande i mejlet. När du är redo klickar du på Skicka.
    Bild som visar hur mejlet du skickar ser ut.
  6. När du skickat schemaläggningsomröstningen, kommer platshållare att skapas i din och mottagarnas kalender, för de valda tiderna.
  7. Klar! När de röstar får du ett mejl, och om alla kommer överens om samma tid, läggs en bokning in i kalendern för den tiden, och platshållarna försvinner.

Logga in på Teams skrivbordstelefon

Instruktion som visar hur du loggar in på en personlig eller gemensam bordstelefon med Teamstelefoni. För att följa instruktionen behöver du tillgång till en Teams skrivsbordstelefon och en dator.

1. När din telefon är igång och ansluten till internet visas en inloggningskod på telefonens display. 

2. Öppna webbläsaren på din dator och gå till adressen https://microsoft.com/devicelogin. I rutan under Enter code, fyll i  koden som står på displayen på telefonen. Klicka Next för att fortsätta.

3. För personlig bordstelefon: Logga in med ditt umu-id, umuid@ad.umu.se.
För gemensam bordstelefon: Logga in med inloggningsuppgifterna du fått, login och password.

4. Klicka på Continue för att bekräfta.

5. Din telefon loggar in och installeras. När den är klar visas din profilbild och att du är inloggad.

Överför ett samtal i Teams

1.När du är i ett samtal i Teams, välj Mer > Överför i dina samtalskontroller.

2. Börja skriva namnet på personen eller telefonnumret du vill överföra samtalet till och välj dem när de visas.

3. Om du överför till en annan Teams-användare, slå på Ring tillbaka om ingen svarade för att skicka tillbaka samtalet till dig om mottagaren inte svarar. Om denna inställning inte är aktiverad kommer samtalet att överföras till mottagarens röstbrevlåda om mottagaren inte svarar. Om du får tillbaka samtalet visas ett popup-meddelande som informerar att mottagaren inte nåddes.

4. Välj Överför för att slutföra överföringen.

Rådgör och överför sedan samtal

Om du vill konsultera med mottagaren av samtalet innan du överför ett samtal ska du välja detta valet.
Obs! Rådgör och överför sedan är inte tillgängligt när du använder Teams i webbläsaren.

1. När du är i ett samtal, välj Mer > Rådgör och överför sedan.

2. I fältet Bjud in någon eller slå ett nummer, börja skriv namnet på den användare du vill överföra samtalet till eller skriv ett externt telefonnummer.

3. Konsultera via chatt (endast tillgängligt för Teams-användare) eller genom att ringa dem. Klicka på Chatta-knappen för att starta en chatt eller klicka på pil-knappen för att ringa ett Teams-ljudsamtal eller ett samtal till deras telefonnummer.

4. När du är redo att koppla vidare samtalet klicka på Överför.

Spela in möten i Teams

I denna manual beskriver vi hur du spelar in digitala möten i Teams, och vart du hittar inspelningen när mötet är över. Observera att det är viktigt att du meddelar deltagarna i mötet innan så de kan ta ställning till om det är okej att bli inspelade 

Tänk efter innan du spelar in ett möte 

Undvik helst att spela in möten om du inte absolut måste. Skriv hellre minnesanteckningar för att dokumentera mötet. Om du ändå vill spela in ett möte ska du:

  • Informera deltagarna i mötet innan så de kan ta ställning till om det är okej att bli inspelade.  
  • Säkerställa att informationen som spelas in inte innehåller känsliga uppgifter.  

Anslut till ett teamsmöte

  1. När du har startat eller anslutit till ett teamsmöte klicka Mer, och sedan Spela in och transkribera.
    Bild som visar menyn i ett teamsmöte
  2. Nu får du upp ytterligare en ruta, klicka på Starta inspelning när du är redo. Här kan du även välja att Starta avskrift, om du vill transkribera mötet.Bild som visar vart du startar inspelningen av mötet
  3. När du vill avsluta inspelningen gör du på samma sätt som när du startade inspelningen. Du går till Mer och sedan Spela in och transkribera, därefter klickar du på Stoppa inspelning Inspelningen stoppas även automatiskt när mötet avslutas.
    Bild som visar hur du stoppar inspelningen av mötet
  4. Nu har du gjort en inspelning av ditt Teamsmöte. Det kan ta några minuter innan inspelningen är sparad. Inspelningen sparas automatiskt i möteschatten efter mötet är avslutat. Beroende på vilken typ av teamsmöte du spelade in sparas inspelningen på olika ställen:  
    Kanalmöte: Inspelningen sparas i en mapp under ”Filer” i kanalens SharePoint, där alla medlemmar i teamet har tillgång till den.  
    Vanligt möte: Inspelningen sparas i mappen ”Inspelningar” på OneDrive för den individ som startade inspelningen. 
    Inspelningen sparas enbart under begränsad tid, så om du ej vill att den ska försvinna kan du spara ner den i en annan mapp i din OneDrive.

Automatisk inspelning

Innan mötet börjar kan du välja att det ska spelas in automatiskt. Gå till Mötesaltenativ och bocka sedan i Spela in automatiskt. Om du väljer att göra detta är det viktigt att deltagarna i mötet godkänner redan innan mötet startar att det är okej att bli inspelade.
Bild som visar funktionen "spela in automatiskt"