Microsoft 365 – Sida 4

Skapa tavelvy i Microsoft Lists

2022-10-13/i Anställd, Lists, Student, Svenska

Lists är en app i Microsoft 365 där du kan skapa, dela och spåra listor med vem du vill. I denna manual beskriver vi hur du skapar en tavelvy.

Observera att utseendet i menyerna kan skilja sig något beroende på om du använder Mac eller Windows.

Skapa tavelvy:

Gå till din utvalda lista i Microsoft Lists som du vill skapa en tavelvy i.
Klicka på Alla objekt i menyraden och välj sedan Skapa ny vy
Nu får du upp rutan där du kan redigera och skapa din nya vy:
1. Lägg till det namn du vill ha på din tavelvy.
2. Välj sedan Tavla
3. Välj sedan hur du vill organisera din tavla genom att klicka på pilen till höger i detta fält. Har du inga färdiga kolumner kommer det automatiskt skapa en som heter val1. Om du har färdiga kolumner väljer du den kolumn som du vill organisera din tavelvy utefter (tillexempel efter status, plats, eller datum). Din tavelvy kommer då att sorteras efter hur du har organiserat din tavla.
4. Om du vill att din lista ska vara synlig för andra bockar du i denna ruta, om du vill att den ska vara privat håller du denna ruta tom. Väljer du att göra den privat är det bara du som kan se och arbeta med vyn.
5. När du är redo, klickar du på Skapa.
Nu visas din Tavelvy, och här kan du lägga till nya buckets och hantera dina nuvarande buckets. Du kan dra dina objekt till den bucket den ska tillhöra, och även lägga till fler objekt genom att klicka på Plusset i det högra hörnet på dina buckets.

Importera filer till Microsoft Forms

2022-10-13/i Anställd, Forms, Microsoft 365, Student, Svenska

Forms är ett verktyg du kan använda om du vill skapa formulär eller test. I denna manual beskriver vi hur du importerar filer med redan färdigställda frågor till Forms.

För att komma till Forms, klicka på denna länk: forms.office.com, eller gå till Officeportalen (o365.umu.se). Väljer du det senare alternativet, välj Alla mina formulär längre ned på sidan.
Välj sedan Snabbimport för att importera din fil.
För att importera filen, välj Ladda upp från den här enheten. Observera att gränsen för filstorleken är 10MB. Här kan du även klicka på Se importvägledning för att se hur du ska strukturera ditt Word-dokument, eller PDF innan du laddar upp den.
Välj sedan den fil du vill importera.
Välj om du vill skapa ett Test eller ett Formulär.
När formuläret har konverterats, väljer du om du vill importera en annan fil, genom att välja Importera en annan eller om du vill granska formuläret/testet, genom att välja Starta granskning.
Nu kan du redigera dina importerade frågor, för att se till att de får rätt utformning. Du kan även ta bort och lägga till frågor.

Observera

Med denna funktion kan du endast skapa frågor med flera alternativ, samt frågor med öppen text (till exempel fylla i ett tomt svar). För mer avancerade frågetyper får du lägga till dem själv direkt i formuläret i Forms.

Inställningar för telefoni i Teams (mobilvy)

2022-10-06/i Anställd, Microsoft 365, Svenska, Teams, Telefon

Så här ser vyn ut när du klickar på fliken Samtal i Teams-appen.

Du ser en lista med historik över dina samtal.

Klicka på telefonen längst ner i högra hörnet för att ringa ett samtal.

Mobilvy Samtal i Teams

Inställningarna når du genom att klicka på din profil till vänster i appen, välj ”Inställningar” och sedan ”Ringer”.

Via Ring även kan du ställa in om du vill att det också ska ringa i ett annat telefonnummer, till exempel ditt mobilnummer.

Här kan du välja att vidarekoppla samtal, ställa in vad som ska ske vid obesvarat samtal.

Du kan också välja att synkronisera dina enhetskontakter och där med komma åt alla dina kontakter som du har sparat på din telefon direkt via Teams.

Du kan även välja att blockera nummer.

Inställningar för telefoni i Teams, mobilvy

Vanliga frågor och svar om telefoni i Teams

2022-10-05/i Anställd, Microsoft 365, Svenska, Teams, Telefon

Läs mer

Inställningar för telefoni i Teams

2022-09-23/i Anställd, Microsoft 365, Svenska, Teams

Så här ser vyn ut när du klickar på fliken Samtal i Teams.

OBS! Vyn visas endast för dig som flyttat telefonin från Skype till Teams. Vy över flik Samtal i Teams

Lägg till nya kontakter.
Skriv numret du vill ringa eller sök på ett namn och ring direkt.
Välj om du vill vidarekoppla och hitta andra inställningar för samtal.
Inställningar för ljudenheter. Välj vilken ljudenhet du vill använda.
Klicka på din profil för att ändra status och ange statusmeddelande. Du kan även schemalägga din frånvaro.

Inställningarna når du genom att klicka på din profil uppe till höger, välj ”Hantera konto” och sedan ”Samtal”. 

Vy över samtalsinställningar i Teams

Under Telesvarsregler kan du ställa in regler för vad som ska hända när du inte besvarar samtal samt regler för vidarekoppling. Genom Ring även kan du välja att det även ska ringa till t ex din mobiltelefon när det ringer i Teams.

Under Ringsignaler kan du lyssna på och välja olika ringsignaler för dina samtal.

Om grupper i Microsoft 365

2022-05-16/i Anställd, Microsoft 365, Svenska

När du lägger till en medlem i en grupp i Office 365 så får den korrekt behörighet på allt som gruppen omfattar med hjälp av tjänsten Microsoft 365 Groups. Grupper ska helst ha två ägare och det är viktigt att ta bort grupper som inte längre används.

Vad är en Microsoft 365-grupp och hur skapas den?

Du kan samla personer som du vill samarbeta med i en Microsoft 365-grupp. I den kan ni dela olika resurser.

Det skapas alltid en Microsoft 365-grupp ”i bakgrunden” när du skapar något av detta i Microsoft 365:

Delat bibliotek i din OneDrive
Sharepoint
Planner
Team

De personer som har tillgång till t ex plannern har alltså också tillgång till M365-gruppen.

Grupper som du är med i syns i menyn till vänster i Outlook, under ”Grupper”, med undantag för dina Teams som är dolda i Outlook.

Vad kan vi använda gruppen till?

Medlemmarna i gruppen kan dela olika resurser till exempel en gemensam e-postlåda och en gemensam kalender.

Gemensam e-postlåda

Den gemensamma e-postlådan kan gruppen använda för att skicka mejl inom gruppen.

E-postadressen blir gruppensnamn@o365.umu.se. Därför bör inte gruppens gemensamma e-postlåda användas för att göra externa mejlutskick.

Inställningarna till gruppens e-postlåda hittar du i Outlook. Sök upp och klicka på gruppen under ”Grupper”, klicka sedan på kugghjulet ”Gruppinställningar”.

Gemensam kalender

Den gemensamma kalendern kan användas för gemensam planering inom grupper, som en digital anslagstavla, gemensamma möten med mera. Endast medlemmarna i gruppen har tillgång till den.

Roller i Microsoft 365 grupper

Det finns tre olika roller: ägare, medlem och gäst.

Ägaren administrerar vilka som ska vara medlemmar, därför är det bra om man är minst två som är ägare av en grupp.

Medlemmar och gäster har i stort sett samma behörigheter vilket är att skapa, läsa och redigera innehåll.

Viktigt att ta bort inaktiva grupper

Om du är medlem i eller äger många grupper så kan du uppleva att det är svårt att navigera bland grupper som inte längre används. Grupper kan döljas vilket underlättar navigering, men dessa grupper kan också utgöra ett hot mot informationssäkerheten och då främst om det finns information som ingen äger och tar ansvar för. Har du dessutom bjudit in externa gäster med konton som UmU inte hanterar så kan dessa konton hamna i händerna på personer som inte är avsedda att ta del av informationen.

Därför rekommenderar vi att du tar bort grupper som inte längre används. Tänk på att om du tar bort en grupp försvinner allt innehåll kopplat till gruppen.

Ta bort grupper i Microsoft 365

2022-05-16/i Anställd, Microsoft 365, Outlook, Planner, Sharepoint, Svenska, Teams

Ta bort grupper i verktyget

Du kan ta bort grupper i respektive verktyg där gruppen finns, såsom Planner, Sharepoint och Teams. Observera att om du tar bort en grupp så tar du bort allt som hör till gruppen. Till exempel, om du tar bort en grupp i Planner så tar du bort SharePoint-webbplats och eventuellt Team som hör till gruppen.

Ta bort grupp i Planner

Gå till Hubben – Planner (office.com), där listas alla Planner som du har behörighet till.
För att ta bort, gå till den grupp du vill ta bort, gå in under de tre prickarna och välj Planinställningar.
Längst ner i dialogfönstret för Planinställningar hittar du länken för att ta bort gruppen.

Ta bort grupp i Sharepoint

Det är inte helt enkelt att hitta alla sina SharePoint-webbplatser, du behöver söka efter dem och det gör du med följande länk med inkluderad sökfråga: SharePoint
Välj den webbplats som du vill administrera. Om du är ägare så kommer du under kugghjulet få upp webbplatsinformation. Längst ner i det fönstret så finns alternativet Ta bort.

Skärmdump site information Sharepoint

Ta bort grupp i Teams

Gå till din teamsklient och välj Team i menyn till vänster.
I listningen av team så kan du på önskat team klicka på de tre prickarna och om du är ägare har du alternativet Ta bort team längst ner i menyn.

Skärmdump som visar ta bort team i Teams

Administrera grupper via Outlook (Office 365)

Du som flyttat din e-post till Office 365 kan enkelt administrera de grupper du tillhör eller äger genom Outlook.

Öppna Outlook och gå till din e-postlåda.
Välj Grupper i menyn till vänster.
Där listas de grupper som du har behörighet till och som är konfigurerade så att de ska synas i Outlook.
Välj grupp och öppna därefter Gruppinställningar i den övre menyn. I den meny som presenteras kan du administrera din grupp.

Skärmdump som visar Gruppinställningar i Outlook

Lägg till och ta bort medlemmar från en SharePoint gruppwebbplats

2022-04-13/i Anställd, Sharepoint

I denna manual visar vi hur du lägger till och tar bort en medlem från en SharePoint gruppwebbplats. Observera att du måste vara ägare av SharePoint gruppwebbplatsen för att kunna lägga till och ta bort medlemmar.

Gå till den SharePoint gruppwebbplats du vill lägga till eller ta bort medlemmar.
Klicka på medlemmar i det högra hörnet högst upp vid din profil.
Klicka Lägg till medlemmar för att lägga till nya medlemmar till SharePoint gruppen. (En ny ruta kommer upp, skriv in mail adressen på personen du vill bjuda in).
Klicka på Pilen under den person du vill ta bort och välj sedan Ta bort från grupp.

Förbered och skapa Breakout rooms innan Teamsmötet

2022-03-23/i Anställd, Svenska, Teams

I denna manual beskriver vi hur du som mötesorganisatör använder dig av digitala breakout rooms (digitala grupprum) i Teams för att kunna skapa meningsfulla diskussioner och utbyte av idéer. Observera att för att använda grupprum måste du använda skrivbordsapplikationen för Teams.

Vi rekommenderar att du förbereder dina grupprum innan Teamsmötet. Det är enbart mötesorganisatören (den som skickar ut bokningen) som kan genomföra detta. (Du kan skapa dina grupprum direkt i mötet också se denna manualen). För att förbereda grupprummen innan mötet gör så här:

Gå till Teams kalendern och dubbelklicka på mötesbokningen som du vill skapa grupprum inom.
Klicka på Separat rum. (Ser du inte separat rum, klicka på fler och välj separat rum)
Klicka på Skapa rum
Klicka på Pilen och välj hur många rum du vill ha och klicka Lägg till rum. (Du kan ändra antal rum senare, oroa dig inte).
Nu är är det dags att tilldela deltagare i de rum du har skapat. Klicka på Tilldela deltagare.
Välj Automatiskt om du vill tilldela deltagarna automatiskt enligt antal rum (i detta fall 2 rum) du har skapat.
Välj Manuellt om du vill välja själv vilket rum deltagarna ska vara i.
Klicka Nästa.
Valde du automatisk tilldelning gå till punkt 12.
Valde du manuell tilldelning då är det nu dags att välja vilket rum personerna ska vara i. Alla personer inbjudna till mötet samlas i en lista. Markera bockruta bredvid person och klicka på Pilen och välj sedan vilket rum.
Fortsätt på samma sätt med de övriga personerna och klicka sedan på Tilldela. Det kan då se ut så här:
Nu är dina rum klara att användas. Innan vi visar hur du startar rummen under Teamsmötet kommer här några fler tips på hur du kan göra för att göra rummen bättre.

Övriga smarta inställningar innan mötet startar

Efter du har tilldelat personer kan du ställa in fler inställningar, ändra antal eller ta bort rum och byta namn på rummen.

Inställningar

Klicka på kugghjulet
Klicka här för att tilldela presentatörer i mötet som kan hjälp dig att starta, lägga till eller ta bort personer i grupprummen under teamsmötet. (En lista kommer upp, skriv namnet på personen som du vill ha hjälp ifrån).
Klicka här för att ange en specifik tidsgräns på grupprummen. (Du får välja tid i lista under).
Klicka här för att flytta personer automatiskt till rum när du klickar på starta rum i teams mötet (Vi rekommenderar att ni har denna påslagen. Det innebär att personerna i rummen skickas ut automatiskt när du klickar på ”Öppna” för att starta rummen under teamsmötet).
Klicka här för att tillåta att de andra kan komma tillbaka till huvudmötet. (Exempelvis om de vill ställa frågor till dig i huvudmötet).

Lägg till fler rum, ta bort rum och byt namn på rum

Klicka här för lägga till fler rum
Klicka här för att ta bort rum
Klicka på tre pickar och redigera för att byta namn på rummet.

Under Teamsmötet

I Teamsmötet är det nu dags att starta rummen. Detta tar enbart några få sekunder att göra eftersom du redan har förberett rummen.

Klicka på Rum. (Om det är personer som har anslutit till mötet efter du skapade rummen kommer personerna att synas ovanför knappen Tilldela deltagare. Klicka då på Tilldela deltagare och välj vilket rum den personen ska vara med i).
Klicka på Öppna. (Rummen kommer då att öppnas och det tar ca 10 sekunder innan alla skickas ut till sina rum).
Som mötesorganisatör – du som är ägare av mötet och startar grupprummen – stannar kvar i huvudmötet och de personer du har valt slussas ut i rummen. För att skicka ett meddelande till alla i rummen klicka på trumpet-ikonen och skriv ditt meddelande. Tillexempel ”5 minuter kvar”.
Du kan även assistera personerna i rummen eller höra hur det går för dem genom att gå med i ett specifikt rum. Välj det rum du vill gå med i och klicka på tre prickar och Anslut till rum.
Det kommer då att se ut så här. Du kommer ha två teamsmöten igång samtidigt. Rum 1 (den vänstra) är aktivt och huvudmötet (den högra) blir Parkerad.
Klicka på Lämna under Rum 1 för att lämna grupprummet.
Klicka på Återuppta på huvudmötet för att starta igång huvudmötet igen.
Klicka på Stäng för att stänga alla rum. (Det tar ca 10 sekunder innan alla kommer tillbaka till huvudmötet).

Ladda ner och installera Microsoft 365

2022-03-04/i Anställd, Mac, Microsoft 365, Student, Svenska

Som student och anställd har man tillgång till Microsoft 365-paketet. Där ingår t.ex. Word, Excel och PowerPoint. Programvaror finns för Windows, Mac samt telefon/surfplatta.
Denna manual visar hur du laddar ner och installerar Microsoft 365 på din dator.

Läs mer