Hänvisa samtal i Teams

Om du inte kan eller vill ta emot samtal i Teams kan du hänvisa dina samtal på några olika sätt. 

OBS! Dessa inställningar gäller för dig som flyttat telefonin från Skype till Teams. 

Välj statusen stör ej

Välj statusen “Stör ej” för att hänvisa samtal och tillfälligt stänga av aviseringar.  

Klicka på din profil uppe i högra hörnet, klicka sedan på statusen och välj ”Stör ej”. 

Välj status i Teams

Under ”Varaktighet” kan du välja hur länge du vill att statusen visas.   

I dina samtalsinställningar i Teams bestämmer du vad som ska ske vid obesvarade samtal, som standard går samtalet till röstbrevlådan.  

Välj att vidarekoppla samtal

I samtalsinställningarna i Teams kan du välja “Vidarekoppla mina samtal” och vad som ska ske vid vidarekoppling, till exempel att vidarekoppla till röstbrevlådan.  

Vidarekoppla samtal i Teams

OBS! Kom ihåg att ändra tillbaka inställningen när du vill vara nåbar igen. 

Vid längre frånvaro, till exempel semester eller tjänstledighet

Om du har schemalagt dig som “Frånvarande” i din kalender i Outlook så visas du även med statusen “Frånvarande” i Teams.  

Du kan komplettera din frånvaro i Teams med ett statusmeddelande. Klicka på din profil uppe i högra hörnet och välj sedan “Ställ in statusmeddelande”. Du kan också välja hur länge meddelandet ska visas.  

Ange ett statusmeddelande i Teams

När du är frånvarande i Teams hänvisas dina samtal som standard till röstbrevlådan.  

Frånvaromeddelande i Teams

I samtalsinställningarna i Teams, under ”Konfigurera röstbrevlåda” kan du ange ett eget frånvaromeddelande och välja när du vill att det ska spelas upp, till exempel när du har ett autosvar i Outlook eller en frånvarohändelse i din kalender.  

Frånvaromeddelande i Teams

Gör gemensamma anteckningar på delad skärm i Teams möten

I denna manual beskriver vi hur du kan göra gemensamma anteckningar under Teamsmöten, när du delar skärm. På så sätt kan ni arbeta tillsammans, på en digital Whiteboard.

Anslut till ditt Teamsmöte

  1. Anslut eller starta det Teamsmöte du vill gå in i.
  2. Klicka på Dela i den övre menyraden, för att dela din skärm.
    Bild som visar vart man delar skärm i ett Teamsmöte
  3. Nu kommer en annan ruta upp, välj Skärm. Väljer du Fönster är det inte möjligt att dela anteckningar.
    Bild som visar vilken skärm du ska dela
  4. Nu delar du din helskärm, högst upp finns nu en menyrad med flera alternativ. Välj Pennan till höger om Ge kontroll för att börja anteckna.
    Bild som visar den övre menyraden i  delad skärm
  5. Välj Alla kan kommentera och göra ändringar för att tillåta alla deltagare i mötet att anteckna på skärmen.
    Bild som visar vem som kan anteckna på skärmen
  6. Nu kan alla anteckna på skärmen, och du kan rita genom att dra muspekaren över skärmen. Använd den övre menyraden för att ändra penna, lägga till reaktioner, eller lägga till post-it-lappar.
    Bild som visar redigeringsmenyn

Inställningar för telefoni i Teams (mobilvy)

Så här ser vyn ut när du klickar på fliken Samtal i Teams-appen.

Du ser en lista med historik över dina samtal.

Klicka på telefonen längst ner i högra hörnet för att ringa ett samtal.

Mobilvy Samtal i Teams

Inställningarna når du genom att klicka på din profil till vänster i appen, välj ”Inställningar” och sedan ”Ringer”.

Här kan du välja att vidarekoppla samtal, ställa in vad som ska ske vid obesvarat samtal, ändra din röstbrevlådehälsning.

Du kan också välja att synkronisera dina enhetskontakter och där med komma åt alla dina kontakter som du har sparat på din telefon direkt via Teams.

Du kan även välja att blockera nummer.

Inställningar för telefoni i Teams, mobilvy

Inställningar för telefoni i Teams

Så här ser vyn ut när du klickar på fliken Samtal i Teams.

OBS! Vyn visas endast för dig som flyttat telefonin från Skype till Teams.  Vy över flik Samtal i Teams

  1. Lägg till nya kontakter.
  2. Skriv numret du vill ringa eller sök  ett namn och ring direkt.
  3. Välj om du vill vidarekoppla och hitta andra inställningar för samtal.
  4. Inställningar för ljudenheterVälj vilken ljudenhet du vill använda.
  5. Klicka din profil för att ändra status och ange statusmeddelande. Du kan även schemalägga din frånvaro

Inställningarna når du genom att klicka på din profil uppe till höger, välj ”Hantera konto” och sedan ”Samtal”. ​

Vy över samtalsinställningar i Teams

Under Telesvarsregler kan du ställa in regler för vad som ska hända när du inte besvarar samtal samt regler för vidarekoppling. Genom Ring även kan du välja att det även ska ringa till t ex din mobiltelefon när det ringer i Teams.

Under Röstbrevlåda kan du justera inställningar för din röstbrevlåda. Du kan spela in en hälsning och välja hur samtal ska hanteras när de går till röstbrevlåda. Rekommendationen är att koppling till röstbrevlåda sker efter 20 sekunder.

Under Ringsignaler kan du lyssna på och välja olika ringsignaler för dina samtal.

Ta bort grupper i Microsoft 365

Ta bort grupper i verktyget

Du kan ta bort grupper i respektive verktyg där gruppen finns, såsom Planner, Sharepoint och Teams. Observera att om du tar bort en grupp så tar du bort allt som hör till gruppen. Till exempel, om du tar bort en grupp i Planner så tar du bort SharePoint-webbplats och eventuellt Team som hör till gruppen. 

Ta bort grupp i Planner

  1. Gå till Hubben – Planner (office.com), där listas alla Planner som du har behörighet till.
  2. För att ta bort, gå till den grupp du vill ta bort, gå in under de tre prickarna och välj Planinställningar.
  3. Längst ner i dialogfönstret för Planinställningar hittar du länken för att ta bort gruppen. 

Skärmdump som visar planinställningar i Planner

Ta bort grupp i Sharepoint

  1. Det är inte helt enkelt att hitta alla sina SharePoint-webbplatser, du behöver söka efter dem och det gör du med följande länk med inkluderad sökfråga: SharePoint
  2. Välj den webbplats som du vill administrera. Om du är ägare så kommer du under kugghjulet få upp webbplatsinformation. Längst ner i det fönstret så finns alternativet Ta bort.

Skärmdump site information Sharepoint

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ta bort grupp i Teams

  1. Gå till din teamsklient och välj Team i menyn till vänster.
  2. I listningen av team så kan du på önskat team klicka på de tre prickarna och om du är ägare har du alternativet Ta bort team längst ner i menyn. 

Skärmdump som visar ta bort team i Teams

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Administrera grupper via Outlook (Office 365)

Du som flyttat din e-post till Office 365 kan enkelt administrera de grupper du tillhör eller äger genom Outlook.

  1. Öppna Outlook och gå till din e-postlåda.
  2. Välj Grupper i menyn till vänster.
  3. Där listas de grupper som du har behörighet till och som är konfigurerade så att de ska synas i Outlook.
  4. Välj grupp och öppna därefter Gruppinställningar i den övre menyn. I den meny som presenteras kan du administrera din grupp. 

Skärmdump som visar Gruppinställningar i Outlook

Förbered och skapa Breakout rooms innan Teamsmötet

I denna manual beskriver vi hur du som mötesorganisatör använder dig av digitala breakout rooms (digitala grupprum) i Teams för att kunna skapa meningsfulla diskussioner och utbyte av idéer. Observera att för att använda grupprum måste du använda skrivbordsapplikationen för Teams. 

Vi rekommenderar att du förbereder dina grupprum innan Teamsmötet. Det är enbart mötesorganisatören (den som skickar ut bokningen) som kan genomföra detta. (Du kan skapa dina grupprum direkt i mötet också se denna manualen). För att förbereda grupprummen innan mötet gör så här:

  1. Gå till Teams kalendern och dubbelklicka på mötesbokningen som du vill skapa grupprum inom.
    breakoutrooms - gå till kalendern och dubbelklicka på bokningen
  2. Klicka på Separat rum. (Ser du inte separat rum, klicka på fler och välj separat rum)
    breakoutrooms - klicka på separat rum
  3. Klicka på Skapa rum
    breakoutrooms - klicka på skapa rum
  4. Klicka på Pilen och välj hur många rum du vill ha och klicka Lägg till rum. (Du kan ändra antal rum senare, oroa dig inte).
    breakoutrooms - klicka på pilen, välj rum och klicka lägg till rum
  5. Nu är är det dags att tilldela deltagare i de rum du har skapat. Klicka på Tilldela deltagare.
    breakoutrooms - klicka på tilldela deltagare
  6. Välj Automatiskt om du vill tilldela deltagarna automatiskt enligt antal rum (i detta fall 2 rum) du har skapat.
  7. Välj Manuellt om du vill välja själv vilket rum deltagarna ska vara i.
  8. Klicka Nästa.
    breakoutrooms - klicka på tilldela deltagare, välj automatiskt eller manuell tilldelning
  9. Valde du automatisk tilldelning gå till punkt 12.
  10. Valde du manuell tilldelning då är det nu dags att välja vilket rum personerna ska vara i. Alla personer inbjudna till mötet samlas i en lista. Markera bockruta bredvid person och klicka på Pilen och välj sedan vilket rum.
    breakoutrooms - manuell tilldelning, välj rum
  11. Fortsätt på samma sätt med de övriga personerna och klicka sedan på Tilldela. Det kan då se ut så här:
    breakoutrooms - manuell tilldelning, välj rum, klicka tilldela
  12. Nu är dina rum klara att användas. Innan vi visar hur du startar rummen under Teamsmötet kommer här några fler tips på hur du kan göra för att göra rummen bättre.

Övriga smarta inställningar innan mötet startar

Efter du har tilldelat personer kan du ställa in fler inställningar, ändra antal eller ta bort rum och byta namn på rummen. 

Inställningar

  1. Klicka på kugghjulet 
  2. Klicka här för att tilldela presentatörer i mötet som kan hjälp dig att starta, lägga till eller ta bort personer i grupprummen under teamsmötet. (En lista kommer upp, skriv namnet på personen som du vill ha hjälp ifrån).
  3. Klicka här för att ange en specifik tidsgräns på grupprummen. (Du får välja tid i lista under).
  4. Klicka här för att flytta personer automatiskt till rum när du klickar på starta rum i teams mötet (Vi rekommenderar att ni har denna påslagen. Det innebär att personerna i rummen skickas ut automatiskt när du klickar på ”Öppna” för att starta rummen under teamsmötet).
  5. Klicka här för att tillåta att de andra kan komma tillbaka till huvudmötet. (Exempelvis om de vill ställa frågor till dig i huvudmötet).
    breakoutrooms - inställningar

Lägg till fler rum, ta bort rum och byt namn på rum

  1. Klicka här för lägga till fler rum
  2. Klicka här för att ta bort rum
  3. Klicka på tre pickar och redigera för att byta namn på rummet.breakoutrooms - Lägg till fler rum, ta bort rum och byt namn på rum

Under Teamsmötet

I Teamsmötet är det nu dags att starta rummen. Detta tar enbart några få sekunder att göra eftersom du redan har förberett rummen.

  1. Klicka på Rum. (Om det är personer som har anslutit till mötet efter du skapade rummen kommer personerna att synas ovanför knappen Tilldela deltagare. Klicka då på Tilldela deltagare och välj vilket rum den personen ska vara med i).
  2. Klicka på Öppna. (Rummen kommer då att öppnas och det tar ca 10 sekunder innan alla skickas ut till sina rum).
    Starta breakoutrooms - klicka rum och sedan Öppna
  3. Som mötesorganisatör – du som är ägare av mötet och startar grupprummen – stannar kvar i huvudmötet och de personer du har valt slussas ut i rummen. För att skicka ett meddelande till alla i rummen klicka på trumpet-ikonen och skriv ditt meddelande. Tillexempel ”5 minuter kvar”.Skicka ett meddelande till alla i grupprummen
  4. Du kan även assistera personerna i rummen eller höra hur det går för dem genom att gå med i ett specifikt rum. Välj det rum du vill gå med i och klicka på tre prickar och Anslut till rum.
    Gå med i rum som mötesorganisatör
  5. Det kommer då att se ut så här. Du kommer ha två teamsmöten igång samtidigt. Rum 1 (den vänstra) är aktivt och huvudmötet (den högra) blir Parkerad.
  6. Klicka på Lämna under Rum 1 för att lämna grupprummet.
  7. Klicka på Återuppta på huvudmötet för att starta igång huvudmötet igen.
  8. Klicka på Stäng för att stänga alla rum. (Det tar ca 10 sekunder innan alla kommer tillbaka till huvudmötet).
    Ansluten till grupprum som mötesorganisatör - klicka på lämna för att lämna grupprum - klicka på återuppta för att återuppta huvudmöte - klicka på stäng för att stänga alla grupprum

Boka en livehändelse i Teams

  1. Gå till kalendern och tryck på pilen till höger om Nytt möte. Välj sedan Livehändelse.
  2. Till vänster lägger du till en rubrik, eventuellt en plats, datum, start- och sluttid samt en beskrivning.
  3. Till höger bjuder du in personer som ska vara med i händelsegruppen. Händelsegruppen består av dig som är organisatör, producenter och presentatörer som tillsammans ansvarar för livehändelsen. Som organisatör kan du välja att vara antingen producent eller presentatör under själva händelsen.
    Organisatör – Schemalägger livehändelsen och ansvarar för behörigheter för deltagarna och händelsegruppen.
    Producent – Ser till att deltagarna kan visa händelsen utan problem, startar och avslutar händelsen, kontrollerar vad som delas samt har samma uppgifter som en presentatör.
    Presentatör – Delar video, ljud eller skärmbild under händelser samt modererar frågestunden.
  4. När du är färdig klickar du på Nästa.
  5. Välj behörigheter för livehändelsen. Du kan antingen välja att endast angivna användare och grupper kan se händelsen, eller att hela organisationen kan titta på den. I båda fallen krävs inloggning med Umu-id.
  6. Sedan väljer du hur händelsen ska produceras. Du kan antingen välja att producera den via Teams genom att dela innehåll från presentatörens webbkamera och skärm, eller att använda ett externt program eller enhet.
  7. Tryck på Schemalägg när du är klar.
  8. Ett nytt fönster öppnas. Här kan du bjuda in deltagare genom att klicka på Hämta länk för deltagare.
  9. Nu kan du skicka en länk till händelsen via exempelvis e-post eller annan kanal.

Boka ett webinarium i Teams

  1. Gå till kalendern och tryck på pilen till höger om Nytt möte. Välj sedan Webinar.
  2. I vyn som dyker upp ska du fylla i de uppgifter som gäller för webinariet såsom a) rubrik, b) vilka som är presentatörer, c) datum, start- och sluttid, d) eventuell plats samt e) beskrivning.
  3. Klicka på Kräv registrering för att välja om endast personer inom organisationen, Umeå universitet, ska kunna registrera sig till webinariet eller om vem som helst ska kunna göra det.
  4. För att skapa registreringsformuläret klickar du på Visa registreringsformulär.
  5. Ett nytt fönster öppnas. Här ska du fylla i de uppgifter som gäller för deltagarna.
  6. Högst upp kan du ladda upp en bild som kommer att visas på formuläret.
  7. Till vänster lägger du till en rubrik, datum, start- och sluttid, en beskrivning och vilka som ska presentera.
  8. Till höger bygger du formuläret som deltagarna ska fylla i.
  9. Klickar du på Lägg till fält kan du addera ytterligare frågor. Klickar du på Anpassad fråga kan du även skapa din egna frågor.
  10. När du är nöjd med formuläret klickar du på Spara, och då visas en förhandsgranskning.
  11. Klicka på Kopiera registreringslänk för att få en länk som du kan dela via till exempel e-post eller sociala medier.
  12. Stäng ner formuläret och skicka sedan inbjudan till presentatörerna genom att klicka på Skicka.

Boka ett möte i Teams eller Outlook

Denna manual visar både hur du bokar ett möte i Teams och hur du bokar ett möte i Outlook. 

Boka möte i Teams:

  1. Gå till kalendern och tryck på Nytt möte uppe i det högra hörnet.
  2. Mötesvyn öppnas gå igenom dessa instruktioner

A) Lägg till en rubrik till mötet

B) Lägg till deltagare genom att skriva in namn eller mailadress

C) Välj ett datum och start- och sluttid.

D) Lägg till en fysisk plats om mötet ska hållas på en fysisk plats/konferensrum.

E) Skriv in en agenda/syfte/beskrivning på mötet så att den inbjudne vet vad mötet handlar om.

  • När du fyllt i fälten som behövs trycker du på Spara. Det skapas ett möte i Teams automatiskt som du kan se länken till nu när du sparat din bokning.

Boka möte i Outlook:

  1. Gå till kalendern och tryck på Nytt Teams-möte uppe i navigeringsmenyn.
  2. Lägg till en rubrik, deltagare, datum, start- och sluttid, eventuellt en plats och slutligen en beskrivning på vad mötet handlar om. Till skillnad från Teams ser du redan här länken till mötet innan du sparat bokningen.
  3. Klicka på kugghjulet och sen på Mötesalternativ för att göra inställningar gör lobby, välja om deltagare får ha kamera och mikrofon på samt om chatt och reaktioner ska vara påslagna under mötet.
  4. När du är färdig med din bokning klickar du på Skicka.