Ta bort grupper i Microsoft 365

Ta bort grupper i verktyget

Du kan ta bort grupper i respektive verktyg där gruppen finns, såsom Planner, Sharepoint och Teams. Observera att om du tar bort en grupp så tar du bort allt som hör till gruppen. Till exempel, om du tar bort en grupp i Planner så tar du bort SharePoint-webbplats och eventuellt Team som hör till gruppen. 

Ta bort grupp i Planner

  1. Gå till Hubben – Planner (office.com), där listas alla Planner som du har behörighet till.
  2. För att ta bort, gå in under de tre prickarna och välj Planinställningar.
  3. Längst ner i dialogfönstret för Planinställningar hittar du länken för att ta bort gruppen. 

Skärmdump som visar planinställningar i Planner

Ta bort grupp i Sharepoint

  1. Det är inte helt enkelt att hitta alla sina SharePoint-webbplatser, du behöver söka efter dem och det gör du med följande länk med inkluderad sökfråga: SharePoint
  2. Välj den webbplats som du vill administrera. Om du är ägare så kommer du under kugghjulet få upp webbplatsinformation. Längst ner i det fönstret så finns alternativet Ta bort.

Skärmdump site information Sharepoint

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ta bort grupp i Teams

  1. Gå till din teamsklient och välj Team i menyn till vänster.
  2. I listningen av team så kan du på önskat team klicka på de tre prickarna och om du är ägare har du alternativet Ta bort team längst ner i menyn. 

Skärmdump som visar ta bort team i Teams

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Administrera grupper via Outlook (Office 365)

Du som flyttat din e-post till Office 365 kan enkelt administrera de grupper du tillhör eller äger genom Outlook.

  1. Öppna Outlook och gå till din e-postlåda.
  2. Välj Grupper i menyn till vänster.
  3. Där listas de grupper som du har behörighet till och som är konfigurerade så att de ska synas i Outlook.
  4. Välj grupp och öppna därefter Gruppinställningar i den övre menyn. I den meny som presenteras kan du administrera din grupp. 

Skärmdump som visar Gruppinställningar i Outlook

Förbered och skapa Breakout rooms innan Teamsmötet

I denna manual beskriver vi hur du som mötesorganisatör använder dig av digitala breakout rooms (digitala grupprum) i Teams för att kunna skapa meningsfulla diskussioner och utbyte av idéer. Observera att för att använda grupprum måste du använda skrivbordsapplikationen för Teams. 

Vi rekommenderar att du förbereder dina grupprum innan Teamsmötet. Det är enbart mötesorganisatören (den som skickar ut bokningen) som kan genomföra detta. (Du kan skapa dina grupprum direkt i mötet också se denna manualen). För att förbereda grupprummen innan mötet gör så här:

  1. Gå till Teams kalendern och dubbelklicka på mötesbokningen som du vill skapa grupprum inom.
    breakoutrooms - gå till kalendern och dubbelklicka på bokningen
  2. Klicka på Separat rum. (Ser du inte separat rum, klicka på fler och välj separat rum)
    breakoutrooms - klicka på separat rum
  3. Klicka på Skapa rum
    breakoutrooms - klicka på skapa rum
  4. Klicka på Pilen och välj hur många rum du vill ha och klicka Lägg till rum. (Du kan ändra antal rum senare, oroa dig inte).
    breakoutrooms - klicka på pilen, välj rum och klicka lägg till rum
  5. Nu är är det dags att tilldela deltagare i de rum du har skapat. Klicka på Tilldela deltagare.
    breakoutrooms - klicka på tilldela deltagare
  6. Välj Automatiskt om du vill tilldela deltagarna automatiskt enligt antal rum (i detta fall 2 rum) du har skapat.
  7. Välj Manuellt om du vill välja själv vilket rum deltagarna ska vara i.
  8. Klicka Nästa.
    breakoutrooms - klicka på tilldela deltagare, välj automatiskt eller manuell tilldelning
  9. Valde du automatisk tilldelning gå till punkt 12.
  10. Valde du manuell tilldelning då är det nu dags att välja vilket rum personerna ska vara i. Alla personer inbjudna till mötet samlas i en lista. Markera bockruta bredvid person och klicka på Pilen och välj sedan vilket rum.
    breakoutrooms - manuell tilldelning, välj rum
  11. Fortsätt på samma sätt med de övriga personerna och klicka sedan på Tilldela. Det kan då se ut så här:
    breakoutrooms - manuell tilldelning, välj rum, klicka tilldela
  12. Nu är dina rum klara att användas. Innan vi visar hur du startar rummen under Teamsmötet kommer här några fler tips på hur du kan göra för att göra rummen bättre.

Övriga smarta inställningar innan mötet startar

Efter du har tilldelat personer kan du ställa in fler inställningar, ändra antal eller ta bort rum och byta namn på rummen. 

Inställningar

  1. Klicka på kugghjulet 
  2. Klicka här för att tilldela presentatörer i mötet som kan hjälp dig att starta, lägga till eller ta bort personer i grupprummen under teamsmötet. (En lista kommer upp, skriv namnet på personen som du vill ha hjälp ifrån).
  3. Klicka här för att ange en specifik tidsgräns på grupprummen. (Du får välja tid i lista under).
  4. Klicka här för att flytta personer automatiskt till rum när du klickar på starta rum i teams mötet (Vi rekommenderar att ni har denna påslagen. Det innebär att personerna i rummen skickas ut automatiskt när du klickar på ”Öppna” för att starta rummen under teamsmötet).
  5. Klicka här för att tillåta att de andra kan komma tillbaka till huvudmötet. (Exempelvis om de vill ställa frågor till dig i huvudmötet).
    breakoutrooms - inställningar

Lägg till fler rum, ta bort rum och byt namn på rum

  1. Klicka här för lägga till fler rum
  2. Klicka här för att ta bort rum
  3. Klicka på tre pickar och redigera för att byta namn på rummet.breakoutrooms - Lägg till fler rum, ta bort rum och byt namn på rum

Under Teamsmötet

I Teamsmötet är det nu dags att starta rummen. Detta tar enbart några få sekunder att göra eftersom du redan har förberett rummen.

  1. Klicka på Rum. (Om det är personer som har anslutit till mötet efter du skapade rummen kommer personerna att synas ovanför knappen Tilldela deltagare. Klicka då på Tilldela deltagare och välj vilket rum den personen ska vara med i).
  2. Klicka på Öppna. (Rummen kommer då att öppnas och det tar ca 10 sekunder innan alla skickas ut till sina rum).
    Starta breakoutrooms - klicka rum och sedan Öppna
  3. Som mötesorganisatör – du som är ägare av mötet och startar grupprummen – stannar kvar i huvudmötet och de personer du har valt slussas ut i rummen. För att skicka ett meddelande till alla i rummen klicka på trumpet-ikonen och skriv ditt meddelande. Tillexempel ”5 minuter kvar”.Skicka ett meddelande till alla i grupprummen
  4. Du kan även assistera personerna i rummen eller höra hur det går för dem genom att gå med i ett specifikt rum. Välj det rum du vill gå med i och klicka på tre prickar och Anslut till rum.
    Gå med i rum som mötesorganisatör
  5. Det kommer då att se ut så här. Du kommer ha två teamsmöten igång samtidigt. Rum 1 (den vänstra) är aktivt och huvudmötet (den högra) blir Parkerad.
  6. Klicka på Lämna under Rum 1 för att lämna grupprummet.
  7. Klicka på Återuppta på huvudmötet för att starta igång huvudmötet igen.
  8. Klicka på Stäng för att stänga alla rum. (Det tar ca 10 sekunder innan alla kommer tillbaka till huvudmötet).
    Ansluten till grupprum som mötesorganisatör - klicka på lämna för att lämna grupprum - klicka på återuppta för att återuppta huvudmöte - klicka på stäng för att stänga alla grupprum

Boka en livehändelse i Teams

  1. Gå till kalendern och tryck på pilen till höger om Nytt möte. Välj sedan Livehändelse.
  2. Till vänster lägger du till en rubrik, eventuellt en plats, datum, start- och sluttid samt en beskrivning.
  3. Till höger bjuder du in personer som ska vara med i händelsegruppen. Händelsegruppen består av dig som är organisatör, producenter och presentatörer som tillsammans ansvarar för livehändelsen. Som organisatör kan du välja att vara antingen producent eller presentatör under själva händelsen.
    Organisatör – Schemalägger livehändelsen och ansvarar för behörigheter för deltagarna och händelsegruppen.
    Producent – Ser till att deltagarna kan visa händelsen utan problem, startar och avslutar händelsen, kontrollerar vad som delas samt har samma uppgifter som en presentatör.
    Presentatör – Delar video, ljud eller skärmbild under händelser samt modererar frågestunden.
  4. När du är färdig klickar du på Nästa.
  5. Välj behörigheter för livehändelsen. Du kan antingen välja att endast angivna användare och grupper kan se händelsen, eller att hela organisationen kan titta på den. I båda fallen krävs inloggning med Umu-id.
  6. Sedan väljer du hur händelsen ska produceras. Du kan antingen välja att producera den via Teams genom att dela innehåll från presentatörens webbkamera och skärm, eller att använda ett externt program eller enhet.
  7. Tryck på Schemalägg när du är klar.
  8. Ett nytt fönster öppnas. Här kan du bjuda in deltagare genom att klicka på Hämta länk för deltagare.
  9. Nu kan du skicka en länk till händelsen via exempelvis e-post eller annan kanal.

Boka ett webinarium i Teams

  1. Gå till kalendern och tryck på pilen till höger om Nytt möte. Välj sedan Webinar.
  2. I vyn som dyker upp ska du fylla i de uppgifter som gäller för webinariet såsom a) rubrik, b) vilka som är presentatörer, c) datum, start- och sluttid, d) eventuell plats samt e) beskrivning.
  3. Klicka på Kräv registrering för att välja om endast personer inom organisationen, Umeå universitet, ska kunna registrera sig till webinariet eller om vem som helst ska kunna göra det.
  4. För att skapa registreringsformuläret klickar du på Visa registreringsformulär.
  5. Ett nytt fönster öppnas. Här ska du fylla i de uppgifter som gäller för deltagarna.
  6. Högst upp kan du ladda upp en bild som kommer att visas på formuläret.
  7. Till vänster lägger du till en rubrik, datum, start- och sluttid, en beskrivning och vilka som ska presentera.
  8. Till höger bygger du formuläret som deltagarna ska fylla i.
  9. Klickar du på Lägg till fält kan du addera ytterligare frågor. Klickar du på Anpassad fråga kan du även skapa din egna frågor.
  10. När du är nöjd med formuläret klickar du på Spara, och då visas en förhandsgranskning.
  11. Klicka på Kopiera registreringslänk för att få en länk som du kan dela via till exempel e-post eller sociala medier.
  12. Stäng ner formuläret och skicka sedan inbjudan till presentatörerna genom att klicka på Skicka.

Boka ett möte i Teams eller Outlook

Denna manual visar både hur du bokar ett möte i Teams och hur du bokar ett möte i Outlook. 

Boka möte i Teams:

  1. Gå till kalendern och tryck på Nytt möte uppe i det högra hörnet.
  2. Mötesvyn öppnas gå igenom dessa instruktioner

A) Lägg till en rubrik till mötet

B) Lägg till deltagare genom att skriva in namn eller mailadress

C) Välj ett datum och start- och sluttid.

D) Lägg till en fysisk plats om mötet ska hållas på en fysisk plats/konferensrum.

E) Skriv in en agenda/syfte/beskrivning på mötet så att den inbjudne vet vad mötet handlar om.

  • När du fyllt i fälten som behövs trycker du på Spara. Det skapas ett möte i Teams automatiskt som du kan se länken till nu när du sparat din bokning.

Boka möte i Outlook:

  1. Gå till kalendern och tryck på Nytt Teams-möte uppe i navigeringsmenyn.
  2. Lägg till en rubrik, deltagare, datum, start- och sluttid, eventuellt en plats och slutligen en beskrivning på vad mötet handlar om. Till skillnad från Teams ser du redan här länken till mötet innan du sparat bokningen.
  3. Klicka på kugghjulet och sen på Mötesalternativ för att göra inställningar gör lobby, välja om deltagare får ha kamera och mikrofon på samt om chatt och reaktioner ska vara påslagna under mötet.
  4. När du är färdig med din bokning klickar du på Skicka.

Microsoft Lists

Lists är en app i Office 365 där du kan skapa, dela och spåra listor med vem du vill. Lists hjälper dig att spåra information och organisera ditt arbete. I denna manual beskriver vi några olika användningsområden för Lists.

Det finns flera sätt att komma åt Lists. Du kan logga in via Office 365-portalen, hitta verktyget via Teams eller via SharePoint. Observera att utseendet på menyerna kan skilja sig något åt om du använder Mac eller dylikt.

Kom igång med Lists via Teams

  1. Gå till det team där du vill lägga till Lists.
  2. I menyn längst upp i ditt hörn, tryck på plustecknet.
  3. Välj Lists. Om det inte finns med i listan så kan du söka fram det.
  4. I nästa ruta klicka Spara.
  5. Klicka på din nya flik.
  6. Här kan du välja om du vill skapa en tom lista, använda en befintlig list m.m.

För att skapa en ny lista, se rubriken Skapa en ny lista.

Kom igång med Lists via Office 365-portalen

Såhär hittar du Lists i Office365-portalen:

  1. Gå till O365.umu.se
  2. Du hittar dina mest använda appar i vänsterkolumnen. Om du inte hittar Lists bland dina appar – kan du söka efter Lists i sökfältet.
    Hitta Lists Office 365
  3. Klicka på ikonen för Lists.
  4. Du kommer nu att se dina befintliga listor och favoriter. Här kan du även markera favoriter eller ta bort markering som favorit och skapa nya listor.

För att skapa en ny favorit:

  1. Håll musen över listan
  2. Klicka på stjärnan i höger hörn.
    Skapa favorit Lists Office 365

Skapa en ny lista

För att skapa en ny lista:

  1. Klicka på Ny lista i övre högra hörnet på skärmen.Skapa favorit Lists Office 365
  2. Du får nu upp ett antal olika inställningar för din nya lista. Du kan exempelvis göra en tom lista (du skapar själv alla dina kolumner), utgå från en Excel-fil (konvertera befintlig Excel-fil till en lista) eller utgå från en mall. I detta exempel utgår vi från mallen som kallas Ärendeuppföljning.
    Skapa ny lista Lists Office 365
  3. I nästa ruta väljer du dina inställningar. Du fyller i titeln, en beskrivning av listans syfte och väljer en lämplig färg och ikon.Skapa tom lista Lists Office 365
  4. Under Spara i väljer du var du vill spara din lista. Om du vill att listan ska vara privat eller om du vill dela den med utvalda personer väljer du Mina listor. Du kan även bläddra dig fram till ett team eller en Sharepoint-sida och spara listan där.
  5. Klicka på Skapa för att skapa din nya lista.

Lägg till objekt till lista

  1. Gå till den lista du just har skapat.
  2. Klicka på Nytt objekt i vänstra hörnet.
    Nytt objekt Lists Office 365
  3. I rutan som öppnas får du upp ett antal inställningar du kan fylla i för ditt nya objekt. Rubriken Ärende är markerad som obligatorisk. Du kan lägga till bilder, bifoga filer och fylla i olika inställningar som exempelvis problembeskrivning, prioritet, datum för rapportering av ärendet vem du ska tilldela ärendet till. Klicka på Spara när du är klar.
    Lägg till ärende Lists Office 365

Dela din lista med deltagare

Om du vill kan du skapa innehåll först för att sedan dela innehållet med en deltagare.

  1. Klicka på Dela i menyn för din lista.
  2. Fyll i e-postadress eller namn på den du vill dela listan med. Där kan du välja vilken behörighet personen ska ha – om personen ska kunna se eller redigera innehållet.
  3. Du väljer om personen ska få en avisering om delningen genom att bocka i eller ur Meddela användare.
  4. Klicka sedan Bevilja åtkomst för att dela listan.
    Tilldela innehåll Lists Office 365

Sortera dina objekt i vyer

För att förenkla ditt arbete kan du ordna din lista i olika typer av vyer. Du hittar alla vyer genom att klicka på Alla objekt i högra hörnet på din lista. Några exempel på vyer:

  • Filtrera efter tilldelad person – vilka ärenden som är tilldelade till vem och vad som inte är tilldelat.
  • Filtrera efter prioritet – om ärendet har hög eller låg prioritet.
  • Filtrera efter datum – du kan få en kalendervy eller kortvy.

Alla objekt Lists Office 365

 

Lägga till regler

För att förenkla ditt arbete i Lists kan du skapa regler för att automatisera processer utifrån dina listdata. Med en regel kan du meddela dig själv eller andra när något ändras i listan. Såhär skapar du en regel:

  1. Öppna din lista.
  2. Klicka på Automatisera till höger i din lista.
  3. Klicka på Skapa en regel.
    Skapa regel Lists Office 365
  4. En ny ruta öppnas med olika alternativ för regler. Du kan välja att en notifiering skickas som e-post till dig eller andra vid förändring av en kolumn, när ett kolumnvärde ändras, när ett nytt objekt skapats eller när ett objekt raderats. Klicka på den typ av regel du vill skapa.
    Skapa regel alternativ Lists Office 365
  5. I nästa ruta väljer du vad som utlöser regeln och vilken åtgärd som ska ske. Beroende på vilken typ av regel du har valt får du olika alternativ. Du kan exempelvis välja vilken kolumn som avses, ett värde för kolumnen och vem som ska bli meddelad. Klicka Skapa när du är klar.
    Regel alternativ Lists Office 365

Mallar

När du använder mallar i Lists får du listor med fördefinierade format som du sedan kan anpassa till just ditt arbete. För att se vad mallen ska användas till och vilka rubrik/kolumner som finns i mallen – klicka på någon av mallarna när du ska skapa en ny lista.

Beskrivning av några av mallarna:

  1. Ärendeuppföljning: Med denna mall kan du följa upp, hantera och avsluta ärenden. Ange prioritet och ha full koll på hur ett ärende fortskrider i statuskolumnen. Håll igång produktiviteten i teamet genom att skicka meddelanden när de tilldelas ärenden.
    Ärendeuppföljning Lists Teams
  2. Evenemangsplan: Samla all viktig evenemangsinformation på en enda plat för en lyckad evenemangsplanering. Spåra talarnas namn och e-postadresser, start- och sluttider, rumskapacitet med mera.
    Evenemangsplan Lists Teams
  3. Introduktionschecklista: Checklistan hjälper till att hantera introduktionen av nya medarbetare och hjälper dem att lyckas under deras första veckor på arbetet. Nya medarbetare kan få tips om relevanta kontakter och resurser.
    Introduktion Lists Teams

Ta bort extern organisation från Teams

Om du exempelvis har deltagit i ett samarbete i Teams med en annan organisation och vill avsluta ditt som är avslut

  1. Gå till Mina appar hos Microsoft. Om du inte är inloggad loggar du in med umuid@ad.umu.se.
  2. Klicka på din profil högst upp till höger.
  3. Välj Visa konto.
    Visa konto Teams
  4. I menyn till vänster väljer du Organisation.
    Organisationer Teams
  5. Leta upp den organisation du vill lämna och klicka på Lämna organisationen.
    Lämna organisation Teams
  6. En ny ruta öppnas nu i ditt fönster. Klicka på Lämna för att lämna organisationen.
    Lämna organisation på riktigt Teams
  7. Du får en bekräftelse på att du har lämnat organisationen på din skärm och du får även ett e-postmeddelande med bekräftelse om att du lämnat organisationen.

Skapa Breakout rooms under ett Teamsmöte

I denna manual beskriver vi hur du som mötesorganisatör använder dig av digitala breakout rooms (digitala grupprum) när du redan är inne i ett Teamsmöte för att kunna skapa meningsfulla diskussioner och utbyte av idéer. 

Skapa grupprum

  1. Starta ditt möte.
  2. Klicka på symbolen för Grupprum i möteskontrollerna.
    Symbol grupprum Teams
  3. I nästa ruta väljer du dina inställningar:
      1. Hur många rum du vill använda (1-50)
      2. Om du vill att Teams ska tilldela personer till rum (Automatiskt) eller om du själv vill välja personer för varje rum själv (Manuellt). Om du väljer att personer ska tilldelas till breakout-rum kan inte ändras senare i mötet.

    Skapa grupprum Teams

  4. Välj Skapa rum/Create rooms.

Tilldela deltagare till grupprum (manuellt)

Om du valde inställningen att manuellt tilldela deltagare till grupprum när du skapade ditt rum, följ stegen nedan. Om du valde att automatiskt tilldela deltagare till grupprum så kommer de automatiskt att tilldelas till rummen när du öppnar rummen.

  1. Välj Tilldela deltagare.
  2. Välj vilka personer som ska dela ett grupprum genom att markera kryssrutorna bredvid deras namn.
  3. Välj Tilldela och välj sedan ett rum för dessa personer.
  4. Upprepa steg 2 och 3 tills alla deltagare är med i ett grupprum.

Ändra namn på grupprum

Du kan byta namn på varje rum så att det återspeglar medlemmarna i gruppen, ett tema eller liknandee.

  1. För musen över rummets namn och klicka på de tre punkterna.
  2. Välj Byt namn på rum.
    Byta namn på grupprum Teams
  3. Skriv in det nya namnet.
  4. Klicka på Byt namn på rum.

Sätt en tidsgräns för grupprum

När du bestämmer en tidsgräns för grupprummen så visar en klocka när grupprummen stängs. När tiden är slut stängs rummen och deltagarna skickas tillbaka till huvudmötet.

  1. Klicka på de tre punkterna högst upp i fönstret Grupprum.
  2. Välj sedan Rumsinställningar.
    Rumsinställningar grupprum Teams
  3. I nästa ruta aktiverar du tidsgränsen genom att klicka på sliders Ange en tidsgräns. Klicka på respektive pil för att välja antal timmar och minuter.
    Ange tidsgräns grupprum Teams
  4. Klicka sedan på Inställningar för att återgå till huvudfönstret för Grupprum.

Öppna grupprum

Som standard flyttas mötesdeltagare till sina tilldelade rum så fort du öppnar rummet. För att inaktivera denna inställning, se rubriken Inaktivera automatisk flyttning nedan.

  1. Om du vill öppna alla rum samtidigt väljer du Starta rum.
  2. Om du vill öppna ett specifikt rum:
    1. Klicka på de tre punkterna bredvid rummets namn
    2. Välj Öppna rum.

Du kan öppna och stänga grupprum mer än en gång under ett möte.

Inaktivera automatisk flyttning

När du inaktiverar att deltagare flyttas automatiskt till grupprum när de öppnas så får deltagarna ett meddelande där de uppmanas att ansluta till ett grupprum. De väljer Anslut till rum (på en mobil enhet) innan de flyttas.

  1. Klicka på de tre punkterna längst upp i högra hörnet i fönstret Grupprum.
  2. Välj sedan Rumsinställningar.
    Rumsinställningar grupprum Teams
  3. Ställ om reglaget så att inställningen Flytta personer automatiskt till öppna rum är inaktiverad.

Interagera med rumsdeltagarna

För dig som mötesorganisatör är det möjligt att interagera med rumsdeltagarna. Du kan ansluta till vilket grupprum som helst, bidra till alla rumschattar och skicka meddelanden till alla. För att ansluta till ett grupprum:

  1. För musen över rummets namn och klicka på de tre punkterna.
  2. Välj sedan Anslut till rum.
  3. När du vill återgå till huvudmötet så väljer du Återgå.

Skicka meddelanden till alla grupprum

  1. Klicka på de tre punkterna längs upp till höger i fönstret Grupprum.
  2. Välj sedan Gör ett meddelande.
  3. Skriv in meddelandet och välj Skicka.

Deltagarna får en avisering i möteschatten och kan läsa meddelandet.

Chatta i ett grupprum

Varje grupprum har en egen chatt och alla chattar är tillgängliga under dina chattar i Teams. Här hittar du även chatten för själva mötet, som du kan använda för att skriva till alla mötesdeltagare.

När du har anslutit till ett grupprum hittar du chatten genom att klicka på symbolen för Chatt i möteskontrollerna.

Du kan se chatthistorik och delade filer även efter att grupprummen är stängda.

Stänga grupprum

När du stänger rummen kommer deltagarna att återgå till huvudmötet. Du kan välja att stänga rum individuellt alternativt att stänga alla rum samtidigt.

För att stänga rum individuellt:

  1. För musen över rummets namn och klicka på de tre punkterna.
  2. Välj sedan Stäng rum.

För att stänga alla rum samtidigt:

  • Välj Stäng rum.

När rummen inte längre innehåller några deltagare så ändras deras status till Stängd. När alla är tillbaka från sina grupprum och är redo att mötas som en större grupp igen väljer du Fortsätt.

Gör en spontan omröstning med Forms i Teamsmöte

I denna manual beskriver du hur du gör en spontan omröstning via Forms under ett pågående möte i Teams. Denna metod är lämplig när du är presentatör eller organisatör i ett möte i Teams och spontant vill skapa en omröstning. Om du vill göra en planerad omröstningar inför ett möte, se vår andra manual (se länk till höger).


Skapa ny omröstning

  1. När du är i mötet, klicka på de tre prickarna bland mötesverktygen.
  2. Välj sedan Lägg till en app.
    Lägg till omröstning Teams möte
  3. Du kan hitta Forms antingen genom att söka efter appen eller om den ligger i listan.
    Hitta app Forms Teams möte
  4. En flik för omröstning i Forms läggs nu till mötet. Klicka på den nya fliken.
  5. Klicka på Skapa ny omröstning.
    Omröstning flik Teams möte
  6. I nästa fönster väljer du typ av fråga – du kan välja mellan tre olika frågor:
    • Välj Flervalsomröstning om du vill veta vad personerna i mötet tycker om ett visst ämne.
    • Välj Frågesport med flera val om du vill ställa frågor som har ett rätt eller fel svar.
    • Välj Omröstning i Ordmoln om du vill ställa frågor som går att visualisera i öppna text svar.
      Gör en spontan omröstning med Forms i Teamsmöte - frågetyper
  7. När du har valt typ av omröstning så får du upp ett nytt fönster där du skriver in din fråga och väljer inställningar. Du kan fylla i frågan, lägga till/ta bort svarsalternativ, inställningar för din omröstning och om du vill att det ska vara möjligt att rösta på flera alternativ. Vill du läsa mer om frågetyper och inställningar se här.
    1. Frågesport med flera val – frågor där det finns ett rätt eller fel svar. Här behöver du klicka i vilket svar som är rätt.
      Frågesport flerval Forms markera svar Teams
    2. Flervalsomröstning – du vill veta vad personerna i mötet tycker om ett visst ämne.
      Flervalsomröstning Forms Teams möte
    3. Omröstning med Ordsmoln – tillåt respondenterna svara med text. Svaren visualiseras i text framför alla deltagare (går att anonymisera).
      Gör en spontan omröstning med Forms i Teamsmöte - ordsmoln
  8. Klicka på Spara när du är färdig.
    Flervalsomröstning Forms Teams mte spara
  9. Din fråga sparas nu som ett utkast under fliken omröstningar.
    Utkast omröstning Teams möte utkast
  10. Om du därefter vill lägga till nya frågor, välj Skapa ny.
    Skapa ny omröstning Teams mote

Redigera fråga i omröstning

För att redigera en fråga du redan har lagt till:

  1. Klicka på pilen bredvid Starta.
    Redigera omröstning Teams mote
  2. Du får nu upp alternativen att redigera frågan eller ta bort den. Klicka Redigera för att göra om frågan eller Ta bort  för att ta bort den helt.
  3. Gör dina förändringar och klicka Spara när du är nöjd.

Publicera fråga i möte

  1. Kontrollera om du är nöjd med dina inställningar. Om inte – redigera din omröstning.Utkast omröstning Teams möte utkast
  2. Om du är nöjd och vill publicera frågan i mötet, klicka på Starta. Du kan göra det före, under eller efter mötet.
    Starta omröstning Teams mote
  3. När du har skickat din fråga kommer den att vara markerad i rött med texten Live.
    Omröstning live Teams möte
  4. Efter att frågan har skickats får alla deltagare i mötet upp omröstningen på sin skärm. De får även upp en notis i form av en banderoll att en fråga har skickats.
    Banderoll omröstning Teams
  5. Klicka på Visa resultat för att få upp svaren från undersökningen. Dessa presenteras i procent och visa resultat byts ut mot menyn visningsalternativ.
    Omröstning resultat Teams möte

Avsluta omröstning

När du är klar med dina omröstningar finns det ett par saker till du kan göra via Forms i Teams

  1. Klicka på den lilla pilen bredvid Visningsalternativ.
    Visningsalternativ Teams möte
  2. Du får nu upp ett antal val:
    1. Avsluta omröstningen – avsluta så att ingen mer röstning kan ske.
    2. Exportera data – data från omröstningen sparas ned i nedladdade filer på din dator.
    3. Ta bort omröstning – ta bort omröstningen helt.

Se resultat från omröstningar i efterhand

Se resultatet i Teams

För att se resultatet från omröstningen i efterhand:

  1. Gå till Teams och välj fliken Chatt.
  2. Sök bland dina chattar efter det möte där ni har gjort omröstningen.
  3. Välj fliken Omröstningar.

Se resultatet på O365.umu.se

  1. Gå till o365.umu.se
  2. Klicka på Forms i panelen till vänster. Om du inte hittar den så ligger den under Fler appar längst ned.
  3. De omröstningar senast arbetade med i Teams senast ligger nu längst upp under Senaste. Om du inte ser några, klicka på Alla mina formulär.
    Hitta omröstning Office 365

Dela filer i Office 365

När du delar filer/mappar, ändrar inställningar för delning eller slutar dela filer/mappar i Office 365 använder du o365.umu.se. Där väljer du sedan om du vill dela filer/mappar från Sharepoint, Teams eller OneDrive. I denna manual utgår vi från Sharepoint men samma inställningar fungerar för Teams och Onedrive.

Dela fil eller mapp

  1. Öppna o365.umu.se och logga in med ditt Umu-id.
  2. Klicka på ikonen för Sharepoint i vänstermenyn.
  3. Klicka på den Sharepoint-yta (team) där du har filer/mappar som du vill dela.
  4. Klicka på Dokument i vänstermenyn för att få upp samtliga mappar och dokument på  Sharepoint-ytan (teamet). En kanal i Teams syns i Sharepoint som en mapp.
    Visa alla dokument Sharepoint
  5. Gå till den mapp eller fil som du vill dela. För muspekaren över mappen/filen för att få fram en dold meny (se bilden ovan).
  6. Här kan du välja mellan att klicka på de tre prickarna och klicka på Dela i menyn som kommer upp. Du kan också trycka på ikonen med pilen för att direkt komma till dela-vyn.
  7. I dela-vyn hittar du inställningar för hur du vill dela mappen/filen. Börja med att klicka på det inramade området (se bild nedan) för att ställa in vem eller vilka som ska ha åtkomst till mappen/filen.
    Dela-vyn i Sharepoint
    Här finns tre alternativ för hur du kan dela mappen/filen:

    1. Personer i Umeå universitet som har länken
      Detta alternativ gör att alla inom organisationen som har länken kan komma åt filen. Ditt gäller oavsett om de får länken direkt av dig eller av någon annan.
    2. Personer med åtkomst
      Detta alternativ gör att mappen/filen bara kan användas av de som redan har tillgång till den. Använd bara det här alternativet om du bara vill skicka en länk till någon som redan har åtkomst.
    3. Vissa personer – Detta ger åtkomst endast till de personer du anger, även om andra användare kanske redan har åtkomst. Om någon vidarebefordrar delningsinbjudan kan den bara användas av de som redan har åtkomst till mappen/filen.
  8. Under Övriga inställningar väljer du om det bara ska vara möjligt att läsa filen eller om det ska vara möjligt att redigera den. Klicka i Tillåt redigering om du vill att mottagaren ska kunna redigera dokumentet. Denna inställning påverkar inte de som du eventuellt har gett möjlighet att redigera filen sedan tidigare.
    Länkinställningar för Sharepoint
  9. Efter att du har gjort din inställning, klicka på Använd.
  10. Fyll i namnet på den person, grupp eller e-postadress som du vill dela din mapp/fil med. När du börjar skriva kommer alternativ att visas automatiskt. Du kan välja att dela mappen/filen med flera samtidigt.
    Skicka länk Sharepoint
  11. När du har valt vilka du vill skicka till finns två alternativ för hur du delar mappen/filen.
    1. Klicka på Skicka. Mottagaren får då ett e-postmeddelande som ger åtkomst till mappen/filen. Du får också en bekräftelse via e-post om delningen.
    2. Klicka på Kopiera länk. Du får då en länk som du kan skicka via e-post eller chatt.
  12. Nu har du delat din mapp/fil!