Ställ in dina aviseringar i Teams

När du vill justera och ställa in dina inställningar för aviseringar i Microsoft Teams finns två alternativ; för hela applikationen och för vardera kanal.

Ställ in aviseringar för Teams-applikationen

1. Klicka på ”…” uppe i högra hörnet inne i Microsoft Teams och välj Inställningar.

2. En meny visas nu. Välj Inställningar.

3. Välj sedan fliken Aviseringar och ställ in under de olika rubrikerna.

teams inställningar - välj aviseringar

 

Om du har valt att få en avisering via e-post – observera att du  tyvärr inte får denna avisering om du är inloggad eller har applikationen öppen i bakgrunden. Då räknas du som aktiv och får enbart notiser i appen.

Ställ in aviseringar för en kanal i Teams

  1. Gå till den kanal du vill anpassa dina aviseringar på och välj de tre prickarna.
  2. Välj menyn Kanalmeddelanden.
  3. I nästa meny väljer du sedan hur du vill bli aviserad när något händer i just denna specifika kanal.
  4. Välj Anpassade för att få fler alternativ för aviseringarna.
    Aviseringar anpassade Teams
  5. Välj nivå av kanalavisering
    1. Klicka på Pilen
    2. Välj Banderoll och feed om du vill ha en lila ruta som sammanfattar händelsen i höger hörn och röd siffra/ markering under aktivitet (Se beskrivning nedan)
    3. Välj Visa enbart i feed om du vill enbart vill ha avisering med  röd siffra/ markering under aktivitet (Se beskrivning nedan)
    4. Välj Av om du vill stänga av aviseringarna för vald teams kanal.
    5. Klicka i rutan för Inkludera alla svar om du vill ha avisering om någon svarar på kanalinlägg som du deltar inom.
    6. Klicka Spara
      ändra kanalaviseringar - välj nivå av aviseringar

Banner = En lila ruta med liten beskrivning om vad som har skett

banner notifikation

Feed = Röda nummer/ markering på Aktivitet och Team.

feed notifikation

**Observera** att dessa inställningar är för enbart dig och per kanal och inte per team. Om du till exempel bara intresserad av det som händer i kanalen vissa kanaler i ditt Team aktivera aviseringar på dem och avaktivera de övriga.

Bjuda in flera användare till ett team i Teams

Det kan vara tidskrävande att bjuda in medlemmar en och en till ett team i Teams. Här finns två tips på sätt att erbjuda medlemmarna att själva ansluta till teamet. Observera att dessa alternativ endast fungerar för användare med Umu-konton. 

Bjud in med en kod

Alla team har en kod som kan användas för att ansluta till teamet. Om medlemmar ansluter till teamet via denna kod så ansluts de per automatik och det krävs inget godkännande av dig som ägare/administratör. Observera att det endast är UmU konton som kan ansluta med en kod och att alla som har tillgång till koden kan ansluta till teamet utan ditt godkännande.

Ta fram teamets kod

  1. Gå till ditt team. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn.
  2. Klicka på Hantera team.
    Hantera team i Teams
  3. Under Hantera team går du sedan till Inställningar
  4. Under raden Teamkod kan du välja Skapa för att få fram koden. Koden kan du sedan kopiera och skicka till dina blivande medlemmar.Teamkod

Anslut till team med kod

  1. Gå till Microsoft Teams och välj Team-fliken och sedan Gå med i eller skapa ett team.
    Gå med i eller skapa ett team
  2. Användaren får då alternativet att skapa ett team eller ansluta med en kod. I rutan Anslut till ett team med en kod klistrar de in koden och väljer att ansluta till teamet.
    Anslut till team med en kod

Bjuda in med länk

Det går också att bjuda in medlemmarna genom att skicka en länk till teamet. Då måste du som ägare acceptera eller avslå när personer begär att ansluta.

  1. Gå till ditt team. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn.
  2. Klicka på Hämta länk till teamet.
    Hämta länk till teamet
  3. Du får då upp en länk att kopiera och skicka till medlemmarna. Skicka länken till de personer som du önskar ska ansluta till teamet.
    Länk att dela för att bjuda in medlem till Team
  4. När de klickar på länken så kan de begära att ansluta till teamet och du som ägare får både en avisering i Teams och ett mejl om att någon begärt att ansluta till teamet. Du kan därmed ta ställning om personen ska få åtkomst eller inte genom att acceptera eller avslå.
    Begära ansluta Teams
  5. Du hittar även förfrågningar till att ansluta till teamet under Hantera team och Väntande förfrågningar.
    Väntande förfrågningar Teams

Vanliga frågor om Teams

Möten i Teams

Kommer Skype att försvinna?

Ja, Microsoft kommer på sikt att sluta uppdatera Skype och istället endast satsa på Microsoft Teams.

I dagsläget går det inte att ringa till externa personer direkt via Teams. Detta kan du göra som vanligt via Skype, tills nya beslut är tagna.

Hur många personer kan man se på samma gång under ett möte?

Det är möjligt att se 49 personer samtidigt under ett möte.

Avslutas mötet automatiskt om det går över utsatt tid?

Nej, mötet avslutas först när någon väljer att avsluta mötet eller alla deltagare har lämnat det.

Hur många kan delta i ett Teamsmöte?

250 personer kan delta i ett möte.

Kan jag boka ett Teams-möte via Outlook?

Ja, du kan schemalägga ett Teams-möte direkt i Outlook. För att göra detta krävs att du har Teams installerat på din dator.

Kan jag räcka upp handen under ett Teams-möte?

Ja, det är möjligt att räcka upp handen under ett möte.

Räcka upp handen i ett Teams-möte

Går det att använda en Whiteboard i ett Teams-möte?

Ja, det går att använda Whiteboard i ett Teams-möte. Du startar en whiteboard genom att klicka på knappen för att dela skärm.När du klickat där kan du välja Whiteboard långt till höger. Om du vill få fler funktioner så rekommenderar vi att ladda ner Microsoft Whiteboard till din dator.

Kan jag moderera ett möte i Teams?

Ja, du kan välja att stänga av deltagares mikrofon, bjuda in fler eller ta bort deltagare under pågående möte. Du kan också välja ifall deltagare ska få möjligheten att aktivera sin mikrofon under mötets gång och om chatten ska vara tillgänglig

Kan jag sätta upp en lobby för Teams möten?

Ja! Du kan välja att stänga ute alla, externa eller ingen alls. Du som skapare av mötet kommer alltid att kunna ansluta till mötet.

Ändra deltagarinställningar för ett Teams-möte

Går det att dela upp mötet i breakout rooms?

Ja, det är möjligt att dela upp i mindre grupper (d.v.s. breakout rooms). Det är dock endast organisatören som kan göra detta i dagsläget. Inom kort kommer Microsoft lansera möjligheten att flera i ett möte kan skapa breakout rooms.

Kan jag bjuda in ett helt team till ett möte?

Ja, om du bokar mötet via Teams så kan du lägga till mötet i en kanal i ett team. När du gör det så publiceras ett inlägg i kanalen där det står att du bokat ett möte och samtliga i teamet kommer att få en kallelse via e-post till deras Outlook.

Schemalägga ett möte i Teams

Kan jag spela in ett möte?

Ja, om du klickar på de tre prickarna i ett möte så kan du där välja att spela in. Det är viktigt att du alltid informerar deltagarna innan så de kan ta ställning till om det är okej att bli inspelade. Samtliga deltagare i mötet får upp en informationsruta om att mötet spelas in.

Spela in ett möte i Teams

Team

Hur stort lagringsutrymme finns i ett team?

I ett team finns 1 TB lagringsutrymme.

Vad är skillnaden mellan att ett privat eller offentligt team?

Det finns några skillnader mellan att ha ett privat och ett offentligt team. Kom ihåg: om du råkar välja fel så går det att byta i efterhand.

Privat team: Ett privat team är bara tillgängligt för de personer som du bjuder in eller godkänner. I de flesta fall ska du välja ett privat team.

Offentlig team: Ett offentligt team är tillgängligt för alla vid Umeå universitet. Det innebär att när någon söker efter team så kan de hitta ditt team i en lista och sedan gå med utan att du behöver godkänna det. För de som är medlemmar i teamet är alla filer och allt innehåll sökbart.

Kom ihåg att både studenter och anställda kan se och gå med i offentliga team.

Hur många kanaler kan jag skapa?

Det är möjligt att skapa 200 standardkanaler och 30 privata kanaler i ett team.

Vad är en privat kanal?

En privat kanal är endast tillgänglig för de personer som du vill ska ha åtkomst till kanalen. Personerna du bjuder in måste vara medlemmar i det team där den privata kanalen finns. Du kan alltså inte bjuda in en person till en privat kanal som inte är medlem i teamet.

Observera att om du har skapat en privat kanal kan du inte göra den öppen i efterhand.

Skapa en privat kanal

Kan alla i ett team skapa kanaler?

Det beror på vilken inställning teamets ägare valt. Under rubriken Hantera team kan teamets ägare välja medlemmarnas behörigheter och inställningar.

Hantera teaminställningar och behörigheter i Teams

När jag skapar ett team, vilket typ ska jag använda?

När du skapar ett team finns fyra alternativ (Klass, PLC, Personal, Annat). Välj alternativet ”Annat” för att få ett team som går att bygga helt efter dina behov.

Vad är skillnaden mellan att vara ägare och medlem i ett team?

En ägare av ett team är den som administrerar teamet. Ägaren kan lägga till och ta bort medlemmar samt bestämma vilka behörigheter medlemmarna ska ha. Du kan ha flera ägare av ett team.

Lägga till medlemmar och ändra till ägare m.m

Vad händer om någon raderar en fil av misstag i teamet?

Om någon av misstag raderar filer i ett team så finns filerna att hämta från teamets papperskorg i Sharepoint. Där finns filerna lagrade i 30 dagar. Efter 30 dagar ligger filerna i en sekundär papperskorg i 60 dagar innan de försvinner. Dina filer lagras i papperskorgen i 90 dagar.

Ta bort och återställa filer i Teams

Vad är skillnad mellan chatt och inlägg i ett team?

Chattfunktionen är ersättaren av Skype och tillåter dig att kommunicera med enstaka kollegor eller grupper i text och samtal. Du kan även dela skärm. Bara du och den du samtalar med kan se er chatt. Inlägg är någonting du skriver i ett team, ungefär som att skapa en tråd i ett forum.

För att skapa gemensamma ytor för samarbete så rekommenderar vi att du att skapar ett team. Konversationerna i teamet är synliga för alla i teamet och till skillnad från i chatten, knyts konversationerna ihop i trådar för att hålla ihop det aktuella ämnet.

I chatten kommunicerar ni i ett ständigt flöde medan konversationer i team delas upp i trådar för enklare uppföljning i samarbetet. En tumregel kan vara att använda chatten till mer “vardagligt” snack och korta avstämningar medan konversationer i team kan ses som ett mer formellt forum med sådant som kan vara bra att kunna följa upp vid ett senare tillfälle

Kan jag flytta filer till en annan kanal eller ett annat team?

Ja, det går att flytta filer. Du klickar på de tre prickarna och väljer sedan att flytta. Du kan även öppna filerna i Sharepoint för enklare hantering av filerna.

Går det att skapa ”underkanaler”?

Nej, du kan bara skapa kanaler i ett team.

Kan jag byta namn på ett team?

Ja, det går att byta namn på ett team. När du skapar ditt team skapas automatiskt en Sharepoint-sida och dessa går inte byta namn på. Det innebär att när du byter namn på ditt team i Teams är detta bara ett visningsnamn. Sharepoint-sidan kommer fortfarande att behålla ursprungsnamnet.

Kan jag byta namn på en kanal?

Ja, det går att byta namn på en kanal. Det gör du genom att klicka på de tre prickarna och välja ”Redigera den här kanalen”. Kom ihåg att ditt ursprungliga namn kommer att finnas kvar i det tillhörande dokumentbiblioteket i Sharepoint.

Varför finns teamets filer i Sharepoint?

När man skapar ett team så skapas också en Sharepoint i bakgrunden. Det är där filerna i teamet lagras. Filerna lagras rent tekniskt i din Sharepoint-sida men du kan hantera dem direkt i Teams. Sharepoint gör det möjligt att dela filer i Office 365.

Kan jag bjuda in en extern deltagare till Teams?

Du kan lägga till externa personer som en gäst i Teams. Alla som har ett e-postkonto, till exempel Outlook, Gmail eller liknande, kan gå med i ditt team som gäst.

Lägga till gäster i ett team i Teams

Vad får en extern deltagare (gäst) göra i ett team?

En gäst kan göra allt som övriga deltagare i ett team kan göra, förutom att lägga till flikar. Ägaren av teamet kan även ställa in om gästen ska få skapa kanaler eller inte i ett team.
Teaminställningar och behörigheter i Teams

Kan man lägga till AD-grupper i ett team?

Nej, i dagsläget är detta inte möjligt. Vi hoppas kunna erbjuda detta framöver.

Varför har jag inte Spara automatiskt-funktionen i Word?

Det beror på vilken version av officepaketet du har. Om du laddar ner Office från portalen (o365.umu.se) så får du möjlighet att använda Spara automatiskt i Word, Excel och Powerpoint.

Kan jag skapa mappar för filer?

Ja, du kan bygga din mappstruktur precis som på din dator. Skapa mappar i filytan för respektive kanal precis som du vill.

Finns det några skillnader mellan att redigera i skrivbordsapparna för Word, Excel, Onenote och Powerpoint eller direkt i Teams?

I skrivbordsapparna finns fler avancerade funktioner än i Teams, exempelvis möjligheten att arbeta utifrån mallar och den grafiska profilen. Förutom detta finns ingen skillnad.

Om du väljer att öppna dokumentet i skrivbordsapp och sparar så kommer det sparas automatiskt i teamet. Du behöver alltså inte ladda ner en kopia och alla medlemmar få åtkomst till dina ändringar. Om du arbetar i skrivbordsappen samtidigt som dina kollegor rekommenderar vi att ni laddar ner Office-paketet från Office 365-portalen för att få funktionen “Spara automatiskt”. Precis som när du arbetar i webbgränssnittet kommer dina kollegor att se var redigering pågår (annars behöver ni spara regelbundet för att dina kollegor ska se dina ändringar).

Hur blir jag aviserad att något händer i Teams?

Du kan ställa in aviseringar generellt för hela programmet. Du kan även ställa in aviseringar för specifika kanaler i ett team. Här kan du välja hur du vill bli aviserad för respektive kanal.

Hantera aviseringar i Teams 

Kan studenter använda Microsoft Teams?

Ja, studenter har tillgång till Office 365.

Kan jag se tidigare versioner av ett dokument?

Ja, du kan se tidigare versioner och även återgå till tidigare versioner om du vill.

Visa tidigare versioner av Office-filer

Kan jag flytta inlägg mellan olika team eller kanaler?

Nej, det går tyvärr inte att flytta inlägg mellan olika team eller kanaler.

Chatt

Kan jag ha en chatt med flera personer?

Ja, det går att skapa en chatt med flera personer. Ange namnen efter varandra när du startar en ny chatt. Du kan också bjuda in fler personer till en befintlig chatt genom att klicka på ikonen med pluset längst upp i högra hörnet.

Starta en chatt i Teams

Kan jag radera en chatt?

Nej, det går inte att radera en hel chatt. Du kan radera dina egna chattmeddelanden, men då får du radera ett meddelande i taget. Det gör du genom att klicka på tre prickarna på ditt meddelande och sedan klicka på Ta bort.

Jag vill inte vara med i chatten, kan jag gå ur den?

Ja, du kan välja att gå ur en chatt genom att klicka på de tre prickarna som dyker upp om du för muspekaren till chattens namn och sedan klicka på Lämna.

Instruktioner för digitala disputationer

Instruktioner digitala disputationer

Instruktionen gäller för lokalerna Triple Helix och Aula Biologica.

Förberedelser inför den digitala disputationen

Utse en moderator

Se till att det finns en person på plats under disputationen som kan moderera och administrera mötet i det verktyg som du väljer. Moderatorn är ett stöd för dig för att allt ska fungera smidigt och att disputationen ska kunna genomföras med färre störningsmoment. Moderatorn kan exempelvis moderera chatten, stänga av mikrofon och kamera för deltagare eller avhysa störande deltagare.

Besluta vilket verktyg som ska användas

I Triple Helix och Aula Biologica finns tre digitala verktyg lämpade för en digital disputation: Zoom, Teams och Starleaf. I listan nedan hittar du en översikt av de olika verktygen.

Funktionalitet i Zoom, Teams och Starleaf

Zoom Teams Starleaf
Ha ett ljud- och videosamtal x x x
Chatta x x
Visa presentation/dela datorskärm x x x
Dela filer under mötet x x
Hantera deltagare under pågående möte x x x
Aktivera mötesdeltagare x x
Spela in mötet x x
Styra insläpp till mötet x x
Max antal medverkande i mötet 300 1000 100
Max antal man kan se i bild samtidigt 49 49 25
Anslutning
Ringa in till mötet via telefon x x

Boka in din disputation i två verktyg

När du har valt verktyg är det dags att boka din disputation. Rekommendationen är att du bokar en primär och en sekundär disputationen – så att det finns en backup om något oförutsett sker. För Teams och Zoom gäller att du bokar själv direkt i verktyget. Möte i StarLeaf bokas i samband med lokalbokning på Infocenter.

Skapa ditt digitala möte och hantera inställningar

När du använder Zoom och Teams finns en funktion för att ha ett digitalt väntrum. Det digitala väntrummet är bra att använda för att kunna säkerställa tekniska förutsättningar men också för att kunna hålla koll på deltagarna. Som värd kan du manuellt tillåta deltagare att ansluta en i taget via väntrummet till mötet eller släppa in alla samtidigt.

I väntrummet kan du lägga till ett personligt meddelande som deltagarna får när de ansluter sig. Detta kan exempelvis handla om information om mötets upplägg.

Skapa ditt digitala möte i Zoom

Boka möte i Zoom, Manual
En rekommendation för ditt möte i Zoom är att du väljer ett väntrum (Waiting room) istället för lösenord till mötet. Utöver detta kan du också välja att låta deltagare ansluta innan dig – för att kunna testa sin teknik i väntrummet. Inställningen hittar du under Advanced options.

Du kan också välja om du vill att deltagarnas mikrofoner ska vara avstängda när de ansluter till mötet. Detta alternativ minimerar störningar exempelvis om någon ansluter sent.

Advanced options Zoom

Skapa ditt digitala möte i Teams

Boka möte i Teams, Microsoft

Instruktionsfilm: Boka möte i Teams

När du skapar en bokning i Teams via Outlook kan du ändra dina mötesalternativ genom att klicka på kugghjulet. Inställningarna går bra att ändra i efterhand, exempelvis strax innan din disputation.
Möte teams inställning outlook
Ändra mötesinställningar i efterhand
  1.  Gå till din bokning i Outlook och dubbelklicka på den så att du får upp detaljer om mötet.
  2. Under länken för att ansluta till mötet hittar du alternativet ”Mötesalternativ”. Klicka där.

I din vy har du olika alternativ:

  • Vilka som kan gå förbi i väntrummet/lobbyn. Här finns olika alternativ.
  • Låt alltid uppringare gå förbi lobbyn, detta alternativ bör du lämna som Nej.
  • Meddela när en uppringare ansluter eller lämnar mötet – Om du har du valt nej på alternativet ovan så påverkas inte detta.
  • Vem kan presentera? Ett tips är att tillåta minst en ytterligare moderator utöver dig själv. Detta gör du genom att bjuda in personer i mötesbokningen och sedan välja dess namn i listan. Här finns fyra alternativ:
    • Alla
    • Personer i min organisation
    • Vissa personer
    • Bara jag.
  • Du kan sedan välja om deltagarna får aktivera sin mikrofon och kamera, om chatten ska vara aktiverad och om deltagarna får använda sig av reaktioner som exempelvis att räcka upp handen.
  • Observera, om du väljer Nej på om du vill tillåta mikrofon och kamera så kommer deltagarna själva inte att kunna aktivera dessa under mötets gång. Du kan däremot aktivera dem åt deltagarna alternativt ändra denna inställning i efterhand.

Mötesalternativ teams

Vem som kan presentera i Teams

Informera om disputationen och dela möteslänkarna

Där du publicerar information om disputationen ska du även publicera möteslänkarna. Detta då offentliga disputationer ska vara öppna för allmänheten. Du måste även informera om vilken möteslänk som är primär och vilken som är sekundär.

Tips till dina åhörare i samband med inbjudan

För att skapa goda förutsättningar för din digitala disputation kan det vara bra att skicka tips till dina deltagare när du publicerar inbjudan till en digital disputation. Exempelvis:
  1. Be dem ladda ned programvaran som krävs inför disputationen.
  2. Be dem ansluta till disputationen 10–15 minuter innan utsatt tid så att de hinner kontrollera sin internetanslutning och tekniska utrustning
  3. Be deltagarna stänga av sin mikrofon när de ansluter till mötet för att minska risken för omedvetna störningar. Mikrofonen går att aktivera under disputationens gång om de vill ställa frågor eller interagera på annat sätt.
  4. Uppmuntra gärna deltagarna till att aktivera sin video om bandbredden tillåter.

Gör en koll av din bokade lokal

Några dagar innan disputationen är det bra om du besöker din bokade lokal för att gå igenom rummet och tekniken. Detta för att säkerställa att all utrustning fungerar och finns på plats.

Förberedelser innan den digitala disputationen startar

Besök din bokade lokal en timme innan mötet för att säkerställa att all utrustning fungerar och finns på plats. Använd en fast internetanslutning det vill säga nätverkskabel.

Universitetsservice skickar alltid en servicemedarbetare som är på plats för att hjälpa till med tekniken vid uppstart av disputationen.

Starta den digitala disputationen ungefär 15 minuter innan utsatt tid så att deltagarna har möjlighet att kontrollera sin egen tekniska utrustning i väntrummet.

Under den digitala disputationen

Väntrum

Här hittar du instruktioner för hur du hanterar väntrum när du väl är i mötet. Du kan alltid gå tillbaka och ändra inställningarna.

Väntrum i Zoom

När någon anslutit till ditt väntrum och vill ansluta till mötet visas en ruta i nedre delen av skärmen. Här kan du välja att visa väntrummet eller släppa in deltagaren. Att visa väntrummet kan vara aktuellt om det är många som vill ansluta samtidigt. Du når väntrummet via ikonen med deltagare.

Participants Zoom

Väntrum i Teams

När någon ansluter till ditt väntrum får du upp en ruta på mitten av skärmen som informerar om vem som vill ansluta. Du kan välja att godkänna det direkt alternativt gå till deltagarlistan högst upp. Detta kan vara aktuellt om det är många som vill ansluta samtidigt.

Godkänn deltagare lobby Teams

Hantera deltagare

I samtliga verktyg finns möjligheten att hantera deltagare. Det innebär att du kan slå av både mikrofon och video för åhörare som har dessa påslagna (exempelvis om de stör disputationen). Du kan också kasta ut deltagare från mötet om behovet skulle finnas.

Beroende på ditt upplägg så kan du som administratör eller din moderator behöva hålla koll på chatten. Chatten kan användas för att exempelvis svara på frågor under disputationen. I både Zoom och Teams finns även möjligheten för deltagare att räcka upp handen eller bidra med reaktioner.

Har du frågor eller funderingar?

Kontakta Servicedesk eller Infocenter så hjälper vi dig med de digitala lösningarna.

Lägg till bakgrundsbild i Teams

Nu finns officiell bakgrunder för Umeå universitet till dina möten i Zoom. Det finns både bilder som är tagna på campus i Umeå och bakgrunder med Umeå universitets logotyp på. 

Om du använder Teams som applikation i din dator och har tjänsten Klienthantering finns bilderna redan inlagda i Teams. De allra flesta har Klienthantering.

Om du inte har Klienthantering måste du lägga in bilderna manuellt.

Lägg till bakgrundsbild om du har Klienthantering

  1. När du är i ett möte i Teams, klicka på de tre prickarna Fler åtgärder och välj sedan Visa bakgrundseffekter.
  2. Där finns flera bilder som du kan välja mellan. Om du scrollar ner hittar du bilderna som är tagna vid campus.
  3. Välj bild och klicka på Använd.

Lägg till bakgrundsbild om du saknar Klienthantering

  1. Gå in på universitetets bildbank Mediabanken. Där hittar du alla officiella bakgrunder.
  2. Klicka på den bild du vill ladda ned. Välj den högupplösta versionen för bästa resultat.
  3. När du är i ett möte i Teams, klicka på de tre prickarna Fler åtgärder och välj sedan Visa bakgrundseffekter.
  4. Klicka på Lägg till ny och leta upp bilden du vill lägga till, klicka sedan Öppna.
  5. Markera sedan bilden och klicka på Använd.

Tips för bra samarbete i Teams 

Innan ni börjar samarbeta i Teams kan det vara bra att tänka igenom ett par saker.

Skapa grundläggande struktur

  • Vad är huvudsyftet med teamet? 
  • Vad ska teamet heta? – Sätt ett tydligt namn som är tydligt för alla medlemmar och anknyter till syftet.
  • Vad har ni för behov i gruppen? 
  • Vilka kanaler vill ni ha, till att börja med, och varför?

Anpassa behörigheter

  • Bestäm vilka behörigheter medlemmarna ska ha för hantering av kanaler, flikar och meddelanden.
  • Ställ in minst två ägare av teamet.

Skapa ny kanal vid behov, men se över vad den har för syfte och om den verkligen behövs

  • Överlägg gärna förslaget med någon i teamet.
  • Gör inte för specifika och små kanaler.
  • Sätt ett tydligt och beskrivande namn.
  • Sätt en beskrivning och syfte med kanalen. 

Kommunicera tydligt i teamet

  • Använd rubrik för att skapa tydlighet och göra det enkelt att se vad inlägget handlar om  
  • Använd @ för att avisera en person eller hela teamet för att säkerställa att en specifik medlem eller hela teamet får avisering om att du skrivit inlägget 
  • Svara på ett inlägg genom att klicka på Svara och inte genom att starta en ny konversation. På så sätt hänger trådarna ihop. Format i konversation i teamsKlicka på A ner till vänster för att få fram en utökad vy där du kan formatera ditt inlägg.

Aviseringar i Teams

  • Ställ in dina personliga aviseringar för hela applikationen, hur du vill bli notifierad när någon skriver osv. 
  • Sätt igång kanalmeddelanden för de team/kanaler du är aktiv och vill veta när någon uppdaterat 

Flytta gemensamma filer

  • Skapa mappar i respektive kanal  
  • Överför gemensamma filer till teamet och ta bort från befintliga ytor så att ni inte lagrar dokument på flera ställen 
  • Bestäm att alla filer hädanefter läggs i teamet/kanalen och inte någon annanstans 
  • Synkronisera teamets filer till din utforskare om du jobbar mycket med filerna och vill ha åtkomst till dem direkt från datorn. 

Digitala möten

  • Precis som för fysiska möten är det bra om du som håller i mötet har förberett en agenda.
  • Om det är många deltagare i mötet så är det bra om du som inte pratar stänger av din mikrofon för att undvika störande bakgrundsljud. Slå på mikrofonen när du ska prata. Om ni bara är några få deltagare i mötet brukar det bli ett mer aktivt möte om alla har igång sina mikrofoner.
  • Mötet blir också mer aktivt om alla deltagare har igång sin kamera. Om någon har väldigt långsam internetuppkoppling kan det däremot vara klokt att endast använda mikrofonen för att undvika störningar.
  • Alla deltagare kan använda chatten för att dela dokument och länkar med varandra under mötets gång. Chatten sparas även efter att mötet är avslutet, så du kan återvända till chatten för att se vad som skrevs där.
  • Du kan dela hela din skärm, ett fönster, en PowerPoint-fil eller en whiteboard med mötesdeltagarna.

Bjuda in medlem till ett team eller en kanal i Teams

Observera att det går att bjuda in interna och externa medlemmar samtidigt. 

Bjuda in en intern medlem

  1. Gå till teamet som medlemmen ska bjudas in till.
  2. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn > Lägg till medlem.
  3. Sök och välj personens namn i listan och klicka sedan på lägg till. Vill du lägga till fler medlemmar samtidigt går det utmärkt genom att söka på nytt. 
  4. När du valt vilka personer du vill lägga till tar du ställning till vilken behörighet den nya medlemmen ska få: Medlem eller ägare.
Tänk på att alla studenter också finns i vårt system. För att vara säker på att du bjuder in rätt person ange Umu-id eller e-postadress.

Bjuda in en extern medlem

För att bjuda in en extern medlem finns två alternativ, alternativ 1 är att föredra.  

Alternativ 1:

  1. Klicka på de tre prickarna till höger om teamets namn. 
  2. Välj ”Lägg till medlem” > skriv in personens e-postadress i rutan och välj lägg till. Personen får per automatik behörigheten ”Gäst”. Detta går inte att ändra. 

Alternativ 2:

  1.  Klicka på de tre prickarna till höger om teamets namn.
  2. Välj ”Hämta länk till teamet” > Kopiera > Skicka till berörd person.

Läs mer om de olika behörigheterna

Bjuda in intern medlem

Skapa en kanal i Teams

  1. Gå in i det team där du vill lägga till en kanal.
  2. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn och välj sedan Lägg till kanal
    Lägg till kanal

  3. Välj ett kanalnamn och beskriv din kanal. Namnet på kanalen ska beskriva vad samarbetet handlar om. Undvik förkortningar och allmängiltiga namn. Välj också om kanalen ska vara tillgänglig för alla i teamet eller endast några utvalda. När detta är gjort avslutar du med ”Lägg till”. Du har nu skapat en kanal till ditt team. Skapa en kanal

Skapa ett team i Teams

  1. Öppna Teams. Du hittar Teams som en app i din dator alternativt genom att logga in i Office 365 i din webbläsare. Du loggar in med ditt Umu-id. 
    Logga in i Office 365
  2.  I menyn till vänster väljer du fliken ”Team” > Gå med i eller skapa ett team (nere till vänster alt. uppe till höger) > Skapa ett team 
    Observera att utseendet på ditt Teams kan skilja sig i färg och layout.Översikt över Teams
  3. Det finns fyra olika typer av team. Om syftet är att skapa en samarbetsyta i till exempel en arbetsgrupp eller ett projekt väljer du ”Annat”.
    Mer om de olika teamtyperna
    Välj en teamtyp
  4. När du valt din teamtyp är det dags att ge teamet ett namn och en beskrivning (detta går att ändra i efterhand). Du ges också möjligheten att välja om detta är ett privat eller ett offentligt team.

    Observera att i ett privat team bjuder du in de personer som ska vara med och arbeta i teamet. I ett offentligt team kan alla inom Umeå universitet ansluta till teamet för att ta del av dokument och konversationer. Detta innebär att alla anknutna, anställda och studenter kan ansluta till offentliga team utan inbjudan.

    Teamet kommer att vara navet i ert samarbete. I varje team kan ni sedan skapa kanaler för mer detaljerat arbete.
    Skapa en kanal

    Skapa ditt team

  5. Sista steget när du skapar ditt team är att bjuda in medlemmar. I rutan skriver du in namnet på de personer inom din organisation du vill bjuda in och väljer ”Lägg till”. Du kan därefter välja vilken behörighet de olika medlemmarna ska ha. Ägare eller privat.
    Mer om behörigheter
    Vill du bjuda in en extern medlem skriver du istället in personens e-postadress. De får då ett meddelande om att du bjudit in dem och kan delta som gäst. Lägg till medlemmar
  6. Teamet är nu skapat och redo för ert kommande arbete.