Synkronisera filer från OneDrive, Teams eller SharePoint till din dator

Du kan synkronisera mappar, filer och hela bibliotek från Office 365 till din dator. Det innebär att du kan arbeta med samma filer som du har i Teams, SharePoint eller OneDrive. I denna manual visar vi hur du synkroniserar från din OneDrive, ett Team, en Teamkanal och ett delat SharePoint bibliotek. Vår rekommendation är att ni inte synkroniserar för många filer.

Synkronisera mina egna filer från OneDrive till din dator

  1. Gå till O365 och välj OneDrive
  2.  Klicka på Mina filer och sedan Synkronisera.
    synkronisera filer från din OneDrive - välj mina filer och synkronisera
  3. Säkerhetsruta visar sig, klicka Öppna. OneDrive app öppnas.
  4. Klicka på rutan bredvid ”Synkronisera alla filer och mappar i OneDrive” för att synkronisera alla dina filer från OneDrive till datorn.
  5. Klicka på vit ruta bredvid mapp-namn för att välja specifika mappar att synkronisera till din dator.
  6. Glöm inte skrolla nedåt. 
  7. Klicka på Starta synkronisering när du är klar.
    synkronisera filer från din OneDrive - Onedrive app öppnas - välj vilka mappar du vill synkronisera
  8. Synkroniseringen från din OneDrive är nu klar. Det skapas en ny flik i din utforskare/Finder – ”OneDrive – Umeå Universitet”. Du kan nu arbeta med dessa filer från din dator. Observera att det är samma filer som finns på OneDrive för webben. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.
    synkronisera filer från din OneDrive - utforskaren

Synkronisera filer från ett helt Team till din dator

  1. Välj de Team som du vill synkronisera filer från till din dator.
  2. Välj kanalen allmänt och klicka på fliken Filer
    synkronisera filer från team - klicka fliken filer
  3. Klicka på Dokument
    synkronisera filer från team - klicka på dokument
  4. Du kommer till alla filer som är kopplade till Teamet. Klicka sedan på Synkronisera. 
    synkronisera filer från team - klicka på synkronisera
  5. OneDrive appen startas. Kontrollera att alla mappar och filer är markerade. När du är klar, klicka på starta synkronisering.
    synkronisera filer från team - onedrive öppnas klicka starta synkronisering
  6. Synkroniseringen från ett helt Team är nu klar. Det skapas en ny flik (med ett ”Hus”) i din utforskare. Se markerade platser i bilden. Du kan nu arbeta med dessa filer från din utforskare. Observera att det är samma filer som finns i Teamet. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.
    synkronisera filer från ett helt team - utforskaren

Synkronisera filer från en specifik kanal i ett Team

  1. Klicka på det Team som du vill synkronisera filer från till din dator.
  2. Klicka på den kanal som du vill synkronisera filer från till din dator. Tillexempel kanalen Education som bilden visar.
    synkronisera filer från teamkanal - välj team
  3. Klicka på fliken Filer
    synkronisera filer från teamkanal - klicka på fliken filer
  4. Klicka på Synkronisera
    synkronisera filer från teamkanal - klicka på synkronisera
  5. OneDrive öppnas. Kontrollera att rätt filer är valda (som ni ser är det samma mappar som bilden i steg 4). Klicka Starta synkronisering.
    synkronisera filer från teamkanal - onedrive öppnas välj starta synkronisering
  6. Synkroniseringen från en specifik Teamkanal är nu klar. Det skapas en ny flik (med ett ”Hus”) i din utforskare. Se markerade platser i bilden. Du kan nu arbeta med dessa filer från din utforskare. Observera att det är samma filer som finns i Teamkanalen. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.
    synkronisera filer från teamkanal - utforskaren

Synkronisera dina filer från ett delat SharePoint bibliotek

  1. Gå till det delade biblioteket. Detta gör du enklast genom att använda din OneDrive via: O365.
  2. Klicka på det delade bibliotek som du vill synkronisera (exempelvis som bilden visar, val av Teamet Arbetsgrupp).
  3. Välj Gå till webbplats.
    synkronisera filer från delat bibliotek via sharepoint - välj sharepoint gruppwebbplats - klicka gå till webbplatsen
  4. Klicka på Dokument i menyn till vänster.
    synkronisera filer från delat bibliotek via sharepoint - välj fliken dokument
  5. Klicka på Välj synkronisera eller Skapa en genväg i din OneDrive
    synkronisera filer från delat bibliotek via sharepoint - välj tre prickar sedan synkronisera eller lägga till genväg i OneDrive
  6. Synkroniseringen från ett delat dokumentbibliotek är nu klar. Det skapas en ny flik (med ett ”Hus”) i din utforskare. Se markerade platser i bilden. Du kan nu arbeta med dessa filer från din utforskare. Observera att det är samma filer som finns i SharePoint. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.
    synkronisera filer från ett helt team - utforskaren

Aktivera nya mötesutseendet i Microsoft Teams

1.Gå till din profil uppe i högra hörnet och välj Inställningar
Min profil Teams

2. Välj Allmänt i menyn och klicka i rutan Aktivera nytt mötesutseende längre ner på sidan

3. Starta om Teams

4. Du har nu det nya mötesutseendet.

Ställ in dina aviseringar i Teams

När du vill justera och ställa in dina inställningar för aviseringar i Microsoft Teams finns två alternativ; för hela applikationen och för vardera kanal.

Ställ in aviseringar för Teams-applikationen

1. Klicka på ”…” uppe i högra hörnet inne i Microsoft Teams och välj Inställningar.

2. En meny visas nu. Välj Inställningar.

3. Välj sedan fliken Aviseringar och ställ in under de olika rubrikerna.

teams inställningar - välj aviseringar

 

Om du har valt att få en avisering via e-post – observera att du  tyvärr inte får denna avisering om du är inloggad eller har applikationen öppen i bakgrunden. Då räknas du som aktiv och får enbart notiser i appen.

Ställ in aviseringar för en kanal i Teams

  1. Gå till den kanal du vill anpassa dina aviseringar på och välj de tre prickarna.
  2. Välj menyn Kanalmeddelanden.
  3. I nästa meny väljer du sedan hur du vill bli aviserad när något händer i just denna specifika kanal.
  4. Välj Anpassade för att få fler alternativ för aviseringarna.
    Aviseringar anpassade Teams
  5. Välj nivå av kanalavisering
    1. Klicka på Pilen
    2. Välj Banderoll och feed om du vill ha en lila ruta som sammanfattar händelsen i höger hörn och röd siffra/ markering under aktivitet (Se beskrivning nedan)
    3. Välj Visa enbart i feed om du vill enbart vill ha avisering med  röd siffra/ markering under aktivitet (Se beskrivning nedan)
    4. Välj Av om du vill stänga av aviseringarna för vald teams kanal.
    5. Klicka i rutan för Inkludera alla svar om du vill ha avisering om någon svarar på kanalinlägg som du deltar inom.
    6. Klicka Spara
      ändra kanalaviseringar - välj nivå av aviseringar

Banner = En lila ruta med liten beskrivning om vad som har skett

banner notifikation

Feed = Röda nummer/ markering på Aktivitet och Team.

feed notifikation

**Observera** att dessa inställningar är för enbart dig och per kanal och inte per team. Om du till exempel bara intresserad av det som händer i kanalen vissa kanaler i ditt Team aktivera aviseringar på dem och avaktivera de övriga.

Bjuda in flera användare till ett team i Teams

Det kan vara tidskrävande att bjuda in medlemmar en och en till ett team i Teams. Här finns två tips på sätt att erbjuda medlemmarna att själva ansluta till teamet. Observera att dessa alternativ endast fungerar för användare med Umu-konton. 

Bjud in med en kod

Alla team har en kod som kan användas för att ansluta till teamet. Om medlemmar ansluter till teamet via denna kod så ansluts de per automatik och det krävs inget godkännande av dig som ägare/administratör. Observera att det endast är UmU konton som kan ansluta med en kod och att alla som har tillgång till koden kan ansluta till teamet utan ditt godkännande.

Ta fram teamets kod

  1. Gå till ditt team. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn.
  2. Klicka på Hantera team.
    Hantera team i Teams
  3. Under Hantera team går du sedan till Inställningar
  4. Under raden Teamkod kan du välja Skapa för att få fram koden. Koden kan du sedan kopiera och skicka till dina blivande medlemmar.Teamkod

Anslut till team med kod

  1. Gå till Microsoft Teams och välj Team-fliken och sedan Gå med i eller skapa ett team.
    Gå med i eller skapa ett team
  2. Användaren får då alternativet att skapa ett team eller ansluta med en kod. I rutan Anslut till ett team med en kod klistrar de in koden och väljer att ansluta till teamet.
    Anslut till team med en kod

Bjuda in med länk

Det går också att bjuda in medlemmarna genom att skicka en länk till teamet. Då måste du som ägare acceptera eller avslå när personer begär att ansluta.

  1. Gå till ditt team. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn.
  2. Klicka på Hämta länk till teamet.
    Hämta länk till teamet
  3. Du får då upp en länk att kopiera och skicka till medlemmarna. Skicka länken till de personer som du önskar ska ansluta till teamet.
    Länk att dela för att bjuda in medlem till Team
  4. När de klickar på länken så kan de begära att ansluta till teamet och du som ägare får både en avisering i Teams och ett mejl om att någon begärt att ansluta till teamet. Du kan därmed ta ställning om personen ska få åtkomst eller inte genom att acceptera eller avslå.
    Begära ansluta Teams
  5. Du hittar även förfrågningar till att ansluta till teamet under Hantera team och Väntande förfrågningar.
    Väntande förfrågningar Teams

Instruktioner för digitala disputationer

Instruktioner digitala disputationer

Instruktionen gäller för lokalerna Triple Helix och Aula Biologica.

Förberedelser inför den digitala disputationen

Utse en moderator

Se till att det finns en person på plats under disputationen som kan moderera och administrera mötet i det verktyg som du väljer. Moderatorn är ett stöd för dig för att allt ska fungera smidigt och att disputationen ska kunna genomföras med färre störningsmoment. Moderatorn kan exempelvis moderera chatten, stänga av mikrofon och kamera för deltagare eller avhysa störande deltagare.

Besluta vilket verktyg som ska användas

I Triple Helix och Aula Biologica finns tre digitala verktyg lämpade för en digital disputation: Zoom, Teams och Starleaf. I listan nedan hittar du en översikt av de olika verktygen.

Funktionalitet i Zoom, Teams och Starleaf

Zoom Teams Starleaf
Ha ett ljud- och videosamtal x x x
Chatta x x
Visa presentation/dela datorskärm x x x
Dela filer under mötet x x
Hantera deltagare under pågående möte x x x
Aktivera mötesdeltagare x x
Spela in mötet x x
Styra insläpp till mötet x x
Max antal medverkande i mötet 300 1000 100
Max antal man kan se i bild samtidigt 49 49 25
Anslutning
Ringa in till mötet via telefon x x

Boka in din disputation i två verktyg

När du har valt verktyg är det dags att boka din disputation. Rekommendationen är att du bokar en primär och en sekundär disputationen – så att det finns en backup om något oförutsett sker. För Teams och Zoom gäller att du bokar själv direkt i verktyget. Möte i StarLeaf bokas i samband med lokalbokning på Infocenter.

Skapa ditt digitala möte och hantera inställningar

När du använder Zoom och Teams finns en funktion för att ha ett digitalt väntrum. Det digitala väntrummet är bra att använda för att kunna säkerställa tekniska förutsättningar men också för att kunna hålla koll på deltagarna. Som värd kan du manuellt tillåta deltagare att ansluta en i taget via väntrummet till mötet eller släppa in alla samtidigt.

I väntrummet kan du lägga till ett personligt meddelande som deltagarna får när de ansluter sig. Detta kan exempelvis handla om information om mötets upplägg.

Skapa ditt digitala möte i Zoom

Boka möte i Zoom, Manual
En rekommendation för ditt möte i Zoom är att du väljer ett väntrum (Waiting room) istället för lösenord till mötet. Utöver detta kan du också välja att låta deltagare ansluta innan dig – för att kunna testa sin teknik i väntrummet. Inställningen hittar du under Advanced options.

Du kan också välja om du vill att deltagarnas mikrofoner ska vara avstängda när de ansluter till mötet. Detta alternativ minimerar störningar exempelvis om någon ansluter sent.

Advanced options Zoom

Skapa ditt digitala möte i Teams

Boka möte i Teams, Microsoft

Instruktionsfilm: Boka möte i Teams

När du skapar en bokning i Teams via Outlook kan du ändra dina mötesalternativ genom att klicka på kugghjulet. Inställningarna går bra att ändra i efterhand, exempelvis strax innan din disputation.
Möte teams inställning outlook
Ändra mötesinställningar i efterhand
  1.  Gå till din bokning i Outlook och dubbelklicka på den så att du får upp detaljer om mötet.
  2. Under länken för att ansluta till mötet hittar du alternativet ”Mötesalternativ”. Klicka där.

I din vy har du olika alternativ:

  • Vilka som kan gå förbi i väntrummet/lobbyn. Här finns olika alternativ.
  • Låt alltid uppringare gå förbi lobbyn, detta alternativ bör du lämna som Nej.
  • Meddela när en uppringare ansluter eller lämnar mötet – Om du har du valt nej på alternativet ovan så påverkas inte detta.
  • Vem kan presentera? Ett tips är att tillåta minst en ytterligare moderator utöver dig själv. Detta gör du genom att bjuda in personer i mötesbokningen och sedan välja dess namn i listan. Här finns fyra alternativ:
    • Alla
    • Personer i min organisation
    • Vissa personer
    • Bara jag.
  • Du kan sedan välja om deltagarna får aktivera sin mikrofon och kamera, om chatten ska vara aktiverad och om deltagarna får använda sig av reaktioner som exempelvis att räcka upp handen.
  • Observera, om du väljer Nej på om du vill tillåta mikrofon och kamera så kommer deltagarna själva inte att kunna aktivera dessa under mötets gång. Du kan däremot aktivera dem åt deltagarna alternativt ändra denna inställning i efterhand.

Mötesalternativ teams

Vem som kan presentera i Teams

Informera om disputationen och dela möteslänkarna

Där du publicerar information om disputationen ska du även publicera möteslänkarna. Detta då offentliga disputationer ska vara öppna för allmänheten. Du måste även informera om vilken möteslänk som är primär och vilken som är sekundär.

Tips till dina åhörare i samband med inbjudan

För att skapa goda förutsättningar för din digitala disputation kan det vara bra att skicka tips till dina deltagare när du publicerar inbjudan till en digital disputation. Exempelvis:
  1. Be dem ladda ned programvaran som krävs inför disputationen.
  2. Be dem ansluta till disputationen 10–15 minuter innan utsatt tid så att de hinner kontrollera sin internetanslutning och tekniska utrustning
  3. Be deltagarna stänga av sin mikrofon när de ansluter till mötet för att minska risken för omedvetna störningar. Mikrofonen går att aktivera under disputationens gång om de vill ställa frågor eller interagera på annat sätt.
  4. Uppmuntra gärna deltagarna till att aktivera sin video om bandbredden tillåter.

Gör en koll av din bokade lokal

Några dagar innan disputationen är det bra om du besöker din bokade lokal för att gå igenom rummet och tekniken. Detta för att säkerställa att all utrustning fungerar och finns på plats.

Förberedelser innan den digitala disputationen startar

Besök din bokade lokal en timme innan mötet för att säkerställa att all utrustning fungerar och finns på plats. Använd en fast internetanslutning det vill säga nätverkskabel.

Universitetsservice skickar alltid en servicemedarbetare som är på plats för att hjälpa till med tekniken vid uppstart av disputationen.

Starta den digitala disputationen ungefär 15 minuter innan utsatt tid så att deltagarna har möjlighet att kontrollera sin egen tekniska utrustning i väntrummet.

Under den digitala disputationen

Väntrum

Här hittar du instruktioner för hur du hanterar väntrum när du väl är i mötet. Du kan alltid gå tillbaka och ändra inställningarna.

Väntrum i Zoom

När någon anslutit till ditt väntrum och vill ansluta till mötet visas en ruta i nedre delen av skärmen. Här kan du välja att visa väntrummet eller släppa in deltagaren. Att visa väntrummet kan vara aktuellt om det är många som vill ansluta samtidigt. Du når väntrummet via ikonen med deltagare.

Participants Zoom

Väntrum i Teams

När någon ansluter till ditt väntrum får du upp en ruta på mitten av skärmen som informerar om vem som vill ansluta. Du kan välja att godkänna det direkt alternativt gå till deltagarlistan högst upp. Detta kan vara aktuellt om det är många som vill ansluta samtidigt.

Godkänn deltagare lobby Teams

Hantera deltagare

I samtliga verktyg finns möjligheten att hantera deltagare. Det innebär att du kan slå av både mikrofon och video för åhörare som har dessa påslagna (exempelvis om de stör disputationen). Du kan också kasta ut deltagare från mötet om behovet skulle finnas.

Beroende på ditt upplägg så kan du som administratör eller din moderator behöva hålla koll på chatten. Chatten kan användas för att exempelvis svara på frågor under disputationen. I både Zoom och Teams finns även möjligheten för deltagare att räcka upp handen eller bidra med reaktioner.

Har du frågor eller funderingar?

Kontakta Servicedesk eller Infocenter så hjälper vi dig med de digitala lösningarna.

Tips för bra samarbete i Teams 

Innan ni börjar samarbeta i Teams kan det vara bra att tänka igenom ett par saker.

Skapa grundläggande struktur

  • Vad är huvudsyftet med teamet? 
  • Vad ska teamet heta? – Sätt ett tydligt namn som är tydligt för alla medlemmar och anknyter till syftet.
  • Vad har ni för behov i gruppen? 
  • Vilka kanaler vill ni ha, till att börja med, och varför?

Anpassa behörigheter

  • Bestäm vilka behörigheter medlemmarna ska ha för hantering av kanaler, flikar och meddelanden.
  • Ställ in minst två ägare av teamet.

Skapa ny kanal vid behov, men se över vad den har för syfte och om den verkligen behövs

  • Överlägg gärna förslaget med någon i teamet.
  • Gör inte för specifika och små kanaler.
  • Sätt ett tydligt och beskrivande namn.
  • Sätt en beskrivning och syfte med kanalen. 

Kommunicera tydligt i teamet

  • Använd rubrik för att skapa tydlighet och göra det enkelt att se vad inlägget handlar om  
  • Använd @ för att avisera en person eller hela teamet för att säkerställa att en specifik medlem eller hela teamet får avisering om att du skrivit inlägget 
  • Svara på ett inlägg genom att klicka på Svara och inte genom att starta en ny konversation. På så sätt hänger trådarna ihop. Format i konversation i teamsKlicka på A ner till vänster för att få fram en utökad vy där du kan formatera ditt inlägg.

Aviseringar i Teams

  • Ställ in dina personliga aviseringar för hela applikationen, hur du vill bli notifierad när någon skriver osv. 
  • Sätt igång kanalmeddelanden för de team/kanaler du är aktiv och vill veta när någon uppdaterat 

Flytta gemensamma filer

  • Skapa mappar i respektive kanal  
  • Överför gemensamma filer till teamet och ta bort från befintliga ytor så att ni inte lagrar dokument på flera ställen 
  • Bestäm att alla filer hädanefter läggs i teamet/kanalen och inte någon annanstans 
  • Synkronisera teamets filer till din utforskare om du jobbar mycket med filerna och vill ha åtkomst till dem direkt från datorn. 

Digitala möten

  • Precis som för fysiska möten är det bra om du som håller i mötet har förberett en agenda.
  • Om det är många deltagare i mötet så är det bra om du som inte pratar stänger av din mikrofon för att undvika störande bakgrundsljud. Slå på mikrofonen när du ska prata. Om ni bara är några få deltagare i mötet brukar det bli ett mer aktivt möte om alla har igång sina mikrofoner.
  • Mötet blir också mer aktivt om alla deltagare har igång sin kamera. Om någon har väldigt långsam internetuppkoppling kan det däremot vara klokt att endast använda mikrofonen för att undvika störningar.
  • Alla deltagare kan använda chatten för att dela dokument och länkar med varandra under mötets gång. Chatten sparas även efter att mötet är avslutet, så du kan återvända till chatten för att se vad som skrevs där.
  • Du kan dela hela din skärm, ett fönster, en PowerPoint-fil eller en whiteboard med mötesdeltagarna.

Bjuda in medlem till ett team eller en kanal i Teams

Observera att det går att bjuda in interna och externa medlemmar samtidigt. 

Bjuda in en intern medlem

  1. Gå till teamet som medlemmen ska bjudas in till.
  2. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn > Lägg till medlem.
  3. Sök och välj personens namn i listan och klicka sedan på lägg till. Vill du lägga till fler medlemmar samtidigt går det utmärkt genom att söka på nytt. 
  4. När du valt vilka personer du vill lägga till tar du ställning till vilken behörighet den nya medlemmen ska få: Medlem eller ägare.
Tänk på att alla studenter också finns i vårt system. För att vara säker på att du bjuder in rätt person ange Umu-id eller e-postadress.

Bjuda in en extern medlem

För att bjuda in en extern medlem finns två alternativ, alternativ 1 är att föredra.  

Alternativ 1:

  1. Klicka på de tre prickarna till höger om teamets namn. 
  2. Välj ”Lägg till medlem” > skriv in personens e-postadress i rutan och välj lägg till. Personen får per automatik behörigheten ”Gäst”. Detta går inte att ändra. 

Alternativ 2:

  1.  Klicka på de tre prickarna till höger om teamets namn.
  2. Välj ”Hämta länk till teamet” > Kopiera > Skicka till berörd person.

Läs mer om de olika behörigheterna

Bjuda in intern medlem

Skapa en kanal i Teams

  1. Gå in i det team där du vill lägga till en kanal.
  2. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn och välj sedan Lägg till kanal
    Lägg till kanal

  3. Välj ett kanalnamn och beskriv din kanal. Namnet på kanalen ska beskriva vad samarbetet handlar om. Undvik förkortningar och allmängiltiga namn. Välj också om kanalen ska vara tillgänglig för alla i teamet eller endast några utvalda. När detta är gjort avslutar du med ”Lägg till”. Du har nu skapat en kanal till ditt team. Skapa en kanal

Skapa ett team i Teams

  1. Öppna Teams. Du hittar Teams som en app i din dator alternativt genom att logga in i Office 365 i din webbläsare. Du loggar in med ditt Umu-id. 
    Logga in i Office 365
  2.  I menyn till vänster väljer du fliken ”Team” > Gå med i eller skapa ett team (nere till vänster alt. uppe till höger) > Skapa ett team 
    Observera att utseendet på ditt Teams kan skilja sig i färg och layout.Översikt över Teams
  3. Det finns fyra olika typer av team. Om syftet är att skapa en samarbetsyta i till exempel en arbetsgrupp eller ett projekt väljer du ”Annat”.
    Mer om de olika teamtyperna
    Välj en teamtyp
  4. När du valt din teamtyp är det dags att ge teamet ett namn och en beskrivning (detta går att ändra i efterhand). Du ges också möjligheten att välja om detta är ett privat eller ett offentligt team.

    Observera att i ett privat team bjuder du in de personer som ska vara med och arbeta i teamet. I ett offentligt team kan alla inom Umeå universitet ansluta till teamet för att ta del av dokument och konversationer. Detta innebär att alla anknutna, anställda och studenter kan ansluta till offentliga team utan inbjudan.

    Teamet kommer att vara navet i ert samarbete. I varje team kan ni sedan skapa kanaler för mer detaljerat arbete.
    Skapa en kanal

    Skapa ditt team

  5. Sista steget när du skapar ditt team är att bjuda in medlemmar. I rutan skriver du in namnet på de personer inom din organisation du vill bjuda in och väljer ”Lägg till”. Du kan därefter välja vilken behörighet de olika medlemmarna ska ha. Ägare eller privat.
    Mer om behörigheter
    Vill du bjuda in en extern medlem skriver du istället in personens e-postadress. De får då ett meddelande om att du bjudit in dem och kan delta som gäst. Lägg till medlemmar
  6. Teamet är nu skapat och redo för ert kommande arbete.