Flytta eller kopiera filer i SharePoint

I denna manual visar vi hur du flyttar och kopierar filer i SharePoint. Förutom att flytta eller kopiera filer i SharePoint kan du också:

Synkronisera filer från team, kanal eller bibliotek till din dator

Dela filer i Office 365

För att flytta eller kopiera filer i ett SharePoint bibliotek:

  1. Välj fil eller mapp att kopiera. Håll musen över fil/mapp, klicka på markör.
  2. Klicka sedan på tre prickar och välj flytta till (om du vill flytta fil utan att kopiera) eller kopiera till (om du vill flytta fil och kopiera den).
    flytta eller kopiera filer i sharepoint
  3. På panelen till vänster flytta eller kopiera väljer du destination: det aktuella biblioteket, OneDrive eller annan SharePoint webbplats.
    välj vart du vill flytta, kopiera dina filer i sharepoint
  4. När du har valt destination (i det här fallet, Departement A och dokumentbibliotek X). Väljer du en mapp i det aktuella biblioteket (i det här fallet fanns det ingen mapp i det aktuella biblioteket).
  5. När du är klar klickar du Flytta hit eller Kopiera hit. Om du vill flytta eller kopiera filerna till en ny mapp väljer du Ny mapp och lägger till en ny mapp. Ange ett namn för mappen, markera bockmarkeringen och välj sedan Flytta hit eller Kopiera hit.
    flytta hit skapa ny mapp att flytta till i SharePoint

Ladda upp filer och mappar i SharePoint

I denna manual beskriver vi hur du laddar upp filer och mappar i ett befintligt SharePoint dokumentbibliotek. Om du vill skapa ett nytt dokumentbibliotek i en befintlig gruppwebbplats se Skapa dokumentbibliotek i SharePoint

  1. Välj SharePoint gruppwebbplats och klicka på Dokument i vänstra menyn.
  2. Klicka på ladda upp
  3. Välj om du vill ladda upp filer, mapp eller Mall.
    ladda upp filer och mapper i sharepoint - välj ladda upp
  4. Du kommer till din utforskare (windows), finder (apple)
  5. Välj fil och/eller mapp att ladda upp.

Dra filer till SharePoint dokumentbibliotek

Du kan även dra över dokument från din utforskare (windows), finder (apple).

  1. Öppna det SharePoint dokumentbiblioteket du vill dra över filer till.
  2. På din dator öppnar du utforskaren (windows) eller Finder (Apple).
  3. Från utforskaren/Finder väljer du fil eller mapp du vill dra över till SharePoint bibliotek.
  4. Dra och släpp vald fil eller mapp. Se bild nedan hur det ser ut när man drar fil.
    dra över fil i sharepoint dokumentbibliotek
  5. OBS. Om du laddar upp stora filer, eller många filer som tillsammans blir stora, till ett bibliotek kan det uppstå fel, som beror på att filstorleksgränsen i SharePoint eller tidsgränsen i din version av Internet Explorer har överskridits. Ta för vana att inte ladda upp för stora filer med denna metod.

Skapa filer och mappar i SharePoint

I denna manual beskriver vi hur du skapar nya dokument, filer och mappar i en befintliga SharePoint gruppwebbplats. Vill du skapa ett nytt dokumentbibliotek se: Skapa dokumentbibliotek i SharePoint

  1. Öppna din webbläsare och gå till adressen www.o365.umu.se
  2. Sök dig till panelen till vänster med alla applikationer. Klicka längst ned Fler applikationer.
  3. Välj SharePoint
  4. Klicka på jordgloben, mina webbplatser i menyn till vänster. I listan ser du dina gruppwebbplatser. Välj den gruppwebbplats du vill skapa mappar och filer i.
    skapa dokumentbiblitoek i sharepoint - välj gruppwebbplats
  5. När du är inne på SharePoint gruppwebbplats du valt, klicka på Dokument i menyn till vänster
    skapa filer och mappar i SharePoint - välj dokument fliken
  6. För att skapa en ny mapp eller fil klicka på den knappen Nytt.

  1. Här kan du välja vilken fil-typ du vill skapa (ex. Word, Excell, PowerPoint osv.) eller om du vill skapa en mapp.
    Välj dokumenttyp eller mapp

Skapa dokumentbibliotek i SharePoint

I denna manual beskriver vi hur du skapar ett dokumentbibliotek i SharePoint.

  1. Öppna din webbläsare och gå till adressen www.o365.umu.se
  2. Sök dig till panelen till vänster med alla applikationer. Klicka längst ned Fler applikationer.
  3. Välj SharePoint
  4. Klicka på jordgloben Mina webbplatser i menyn till vänster. I listan ser du dina webbplatser
  5. Välj en gruppwebbplats du vill skapa ett nytt dokumentbibliotek. (Om du vill skapa en gruppwebbplats se manual: Hitta och skapa gruppwebbplats i SharePoint. (länka)
    skapa dokumentbiblitoek i sharepoint - välj gruppwebbplats
  6. På menyraden under vald webbplats, väljer du + Ny och sedan Dokumentbibliotek.
    skapa dokumentbibliotek - välj ny - dokumentbibliotek
  7. Meny till höger visas. Skriv ett namn och beskrivning på dokumentbiblioteket
  8. Bocka i visa Webbplatsnavigering om du vill se dokumentbiblioteket i navigeringsfältet för webbplatsen.
  9. Klicka på skapa när du är klar.
    skapa dokumentbibliotek - välj namn och beskrivning
  10. Du har nu skapat ett dokumentbibliotek! Eftersom du bockade i ”visa i webbplatsnavigering” syns det i navigeringsfältet för webbplatsen.
  11. Hittar du inte ditt skapade dokumentbibliotek klicka på webbplatsinnehåll
    dokumentbibliotek i webbplatsnavergieringmenyn

Justera färg och tema på ditt formulär eller test i Forms

 

Justera färg och tema på ditt formulär

  1. Sök dig till formuläret eller testets huvudmenyn
  2. Klicka på Tema.
  3. Välj färg eller utseende i listan. Eller klicka på plus-tecken för att anpassa din färg själv eller ladda upp fil.Teams i Forms
  4. Genom att ladda upp fil kan du exempelvis lägga till bakgrund av Umeå Universitets campus.

Justera färg och tema på (frågeformulär) test

Skillnaden mellan test och formulär är att vid test finns Teamaidéer.

  1. Klicka på Tema och skrolla i listan bland förvalda Temaidéer.
  2. Skrolla längst ned för att finna samma teman och färger som i ett vanligt formulär.

Skapa en förgrening i Forms

När du skapar dina formulär (enkät) och frågeformulär (test) så kan du välja att förgrena de efterkommande frågorna så att de är beroende av föregående svar. Du kan förgrena alla frågor inklusive avsnitt.

  1. Öppna formuläret där du vill skapa en gren.
  2. Välj de frågor som du vill förgrena, klicka på de tre små prickarna och lägg sedan till förgrening.Skapa förgrening i Forms
  3. Klicka på pilen. I dragspelsmenyn som dyker upp väljer du vilken fråga du vill förgrena frågan till.

Välj en fråga som du vill skapa branchning för.

4. När du har valt klickar du på Tillbaka för att fortsätta redigera en annan fråga eller för att avsluta.

Justera inställningarna i Forms

I denna manual visar vi hur du justerar inställningarna i Forms. Vi visar även skillnaden mellan att justera inställningar för ett formulär (enkät) eller frågeformulär (test, quiz).

  1. Välj det formulär/ frågeformulär du vill justera inställningarna på. Klicka på tre prickar längst upp till höger i menyn och välj sedan inställningar.
    Justera inställningar i forms - hitta inställningar knappen
  2. Under inställningar kan du ställa in vilka personer som kan fylla i (fråge)formuläret, alternativ för svar och svarskvitton. Markera/avmarkera de inställningar som listas. (De inställningar som är markerade på bilden är standard).
    Justera inställningar på ditt formulär - Alla inställningar

Alternativ för frågeformulär

Denna inställning gäller enbart för frågeformulär (test, quiz)

  1. Klicka på on-off icon för att visa resultat automatiskt eller inte.
    Justera inställningar i forms - Alternativ för frågeformlär

Personer som kan fylla i formuläret

Här justerar du vem som ska kunna svara på ditt formulär. Detta gäller för både formulär (enkät) eller frågeformulär (test, quiz). 

  • Välj Alla kan svara om du vill att vem som helst med länken kan svara på formuläret. Det krävs ingen inloggning. (OBS! Väljer du denna inställning kommer deltagarna vara anonyma men vem som helst kan fylla i det).
  • Välj Endast personer i organisationen kan svara om du vill att personer med UmU-id kan svara på formuläret.
    • Välj Registrera namn för att hålla reda på vem som har svarat på formuläret. Genom att inte välja detta kommer deltagarna vara anonyma. Välj Ett svar per person för att begränsa svar på formulär eller test till endast ett per person. Det gör att personer inte kan fylla i ett formulär eller test flera gånger.
  • Välj Specifika personer i min organisation kan svara om du vill välja specifika personer med UmU-id kan svara.
    • Välj Registrera namn för att hålla reda på vem som har svarat på formuläret. Obs. Genom att inte välja detta kommer deltagarna vara anonyma. Välj Ett svar per person för att begränsa svar på formulär eller test till endast ett per person. Det gör att personer inte kan fylla i ett formulär eller test flera gånger.
      Justera inställningar i forms - personer som kan fylla i formuläret

 

 

 

 

 

 

Alternativ för svar

Här justerar du alternativ för svar. Exempelvis om du vill ha start och slutdatum, acceptera svar, blanda frågorna, eller anpassa ett tackmeddelande. 

Acceptera svar

  1. Välj Acceptera svar för att det ska gå att svara på (fråge)formuläret.
    Justera inställningar i forms - alternativ för svar - acceptera svar - ja
  2. Om den här inställningen är avmarkerad inaktiverar du möjligheten att samla in ytterligare formulärsvar. Du kan också anpassa standardmeddelandet som mottagarna ser när de försöker skicka sina svar efter att du inaktiverat den här inställningen.
    Justera inställningar i forms - alternativ för svar - acceptera svar - nej

Start och-och slut datum

Välj start-och slut datum på ditt formulär eller test. Du kan ange datum och tid när du vill starta och sluta samla in formulärsvar. Klicka på Startdatum och klicka sedan på textrutan för datum och välj ett datum i kalenderkontrollen. Välj en tid i listrutan. Gör samma sak för slutdatum
Justera inställningar i forms - alternativ för svar - start och slut datum

Blanda frågorna

Välj Blanda frågorna om du vill blanda frågornas ordningsföljd slumpmässigt. Varje respondent ser då frågorna i en annan ordning. Klicka i Alla frågor om du vill blanda alla frågor i formulär/test. Klicka i Lås frågor om du vill låsa dem i en ordningsföljd. När det här är avmarkerat (standardinställningen), visas frågor för svaranden i samma ordning som du skapade dem.

Blanda frågorna

Visa förloppsindikator

Visa förloppsindikatior innebär att svarande ser en visuell indikator på hur långt de kommit medan de fyller i ett formulär eller test). Obs. Endast tillgängligt för flersida undersökningar, formulör eller frågesporter (frågeformulär)

Visa förloppsindikator

Anpassa tackmeddelande

Välj Anpassa tackmeddelande om du vill visa ett tackmeddelande när formuläret eller testet har slutförts. Skriv i textrutan om du vill skapa ett anpassat meddelande.

Anpassa tackmeddelande

Svarskvitton

  1. Välj Tillåt mottagande av svar efter inlämning om du vill att efter inskickat svar – När du har fyllt i formuläret kan svarare spara eller skriva ut en PDF-fil av formuläret med sina svar ifyllda på sidan ”Tack”. Observera att om du väljer den här inställningen kan svarande, internt i organisationen, begära ett e-postkvitto från formuläret.
  2. Välj Få en e-postavisering om varje svar om du (som skapade formuläret) vill få en avisering vid varje inlämnat formulär.
    svarskvitton

Granska resultat i Forms

I denna manual visar vi hur du granskar resultat i Forms. Vi visar även skillnaden mellan att granska resultat från ett formulär (enkät) och frågeformulär (test, quiz). 

Välj formulär och hitta resultatfilen

  1. Gå till din forms portal (hur? Se steg 1-2-3 i Skapa formulär eller frågeformulär med Forms )
  2. Välj bland dina senaste, fästa eller delas med mig (fråge)formulär som du vill granska, sedan klicka på det formulärnamnet. 
    Visa resultat från ett formulär i forms - din forms portal - välj formulär3. Klicka på fliken Svar.Visa resultat från ett formulär i Forms - hitta svarsfliken

Granska resultat från ett formulär (enkät)

Under svarsfliken granskar du resultatet. Här visar vi vilka alternativ som finns för att granska resultatet.

  • Klicka tre prickar för att ta bort alla svar, skriva ut en sammanfattning eller skapa en sammanfattningslänk.
  • Klicka på Excel Icon för att öppna resultat i Excel
    • I Excel kommer varje fråga blir en kolumn och varje svar blir en rad.
    • Kolumnerna visar start/sluttider, namn, frågor och svar.
    • OBS! Ändrar du något i Excel speglas det inte i Forms.

3. Klicka på visa resultat för att granska varje persons svar individuellt.

Visa resultat från ett formulär i Forms - svarsfliken

Visa resultat

  1. Klicka på pilarna för att byta person som du vill kolla resultat på.
  2. Klicka på tre prickarna och ta bort eller skriva ut vald persons svar.
  3. Klicka Bakåt för att gå tillbaka till svarsfilen.
    Visa resultat från ett formulär i Forms - svarsfliken - bläddra mellan personer
  4. Skrolla ned i svarsflilen för att se samtliga frågor och svar, i en grafisk uppställning.
  5. Kicka på länken mer information vid varje fråga, för att se respektive persons svar.
    Visa resultat från ett formulär i Forms - svarsfliken - sammanfattning allt resultat
  6. En lista med alla deltagares svar på vald fråga kommer upp.
    Visa resultat från ett formulär i Forms - svarsfliken - mer information

Granska resultat från ett frågeformulär (test, quiz)

Gå igenom den första delen i denna manual ”välj formulär och hitta resultat filen” (steg 1-2-3) och välj sedan det frågeformulär du vill granska. Nedan visar vi vilka skillnader det finns mellan att granska ett frågeformulär jämte ett formulär. 

  1. Klicka tre prickar för att ta bort alla svar, skriva ut en sammanfattning eller skapa en sammanfattningslänk.
  2. Klicka på Excel Icon för att öppna resultat i Excel
    • I Excel kommer varje fråga blir en kolumn och varje svar blir en rad.
    • Kolumnerna visar start/sluttider, namn, frågor och svar.
    • OBS! Ändrar du något i Excel speglas det inte i Forms.

3. Klicka på Granska svar för att granska varje persons svar individuellt. (gå till rubrik granska svar)

4. Klicka på Publicera resultat för att välja vilka resultat du vill publicera. (gå till rubrik publicera svar).

Granska resultat i frågeformulär - första sidan under fliken svar

Publicera resultat

Du kan bara publicera resultat om du har skapat ett frågeformulär.

  1. Välj vilken persons svar du vill publicera genom att klicka i bockrutan.
  2. Klicka på förhandsgranskning om du vill granska det svar du kommer att skicka till personen.
  3. Klicka på Publicera resultat för att skicka resultatet till personen. Obs: Om du publicerar poäng kan svarspersonerna visa testets feedback och resultat. Svarspersonerna kan visa resultatet med samma länk som de använder till att starta testet.
  4. Klicka Bakåt för att komma tillbaka till svarsfilen.
    Granska resultat frågeformulär - publicera resultat

Granska svar

  1. Klicka på frågor för att byta granskningsläge från frågor istället person.
  2. Klicka på pilarna för att byta person/fråga som du vill kolla resultat på.
  3. Klicka på chat-bubblan med frågetecken för att ge feedback  (högst 1000 tecken) på vald person/fråga.
  4. Klicka på tre prickarna och ta bort eller skriva ut svar eller publicera resultat på vald person/fråga svar.
  5. Klicka på chat-bubblan med frågetecken vid frågan för att ge feedback (högst 1000 tecken) till vald person på specifik fråga.
  6. Här visas resultatet på frågan. Som ni ser hade personen fel – 0/o poäng. Du kan klicka på rutan för att ge extra poäng.
  7. Klicka Bakåt för att gå tillbaka till svarsfilen.
    Granska resultat frågeformulär - gransak svar person,fråga

Svarsfil

  1. Skrolla ned i svarsflilen för att se samtliga frågor och svar, i en grafisk uppställning.
  2. Kicka på länken mer information vid varje fråga, för att se respektive persons svar.
    Granska resultat frågeformlär - svarsfilen, exempelfråga
  3. En lista med alla deltagares svar på vald fråga kommer upp.
    Granska resultat frågeformulär - svarsfil - personsvar

Förhandsgranska och dela ett formulär i Forms

I denna manual visar vi hur du förhandsgranskar och delar ett formulär (enkät) eller frågeformulär (quiz, test) i Forms. 

Förhandsgranska ett formulär eller frågeformulär

Förhandsgranskning av ett formulär (enkät) eller frågeformulär (test) bör du göra innan du väljer att dela ditt formulär. Syftet är att simulera att du ska göra enkäten eller testet och på så sätt se ordningen på frågor, alternativ eller förgreningar.

  1. Sök dig till formuläret eller frågeformulärets huvudmeny och klicka på Förhandsgranskning.
    Förhandsgranska och dela ett formulär i Forms - hitta förhandsgranska knappen
  2. Du kommer till förhandsgransknings vy där du kan simulera att du ska besvara frågorna.
  3. Klicka på Dator för att se ditt formulär i datorskärms vy.
    Förhandsgranska och dela ett formulär i Forms - förhandsgranskningsvy
  4. Klicka på Mobil för att se formulär i mobilskräms vy.
  5. Klicka på Bakåt för att lämna förhandsgransknings vy.
    Förhandsgranska och dela ett formulär i Forms - förhandsgranskningsvy telefon

Dela formulär

Här visar vi hur du dela ditt formulär. Att dela ett formulär och frågeformulär (test) fungerar på samma sätt. Att dela ett formulär består av två steg. Välja vem du ska dela till (skicka och samla in svar) och på vilket sätt du vill dela (välj distribueringsmetod).

1. Gå till Form portal huvudmeny och välj det formulär/frågeformulär du vill dela.
2. Sök dig till formulärets huvudmeny och klicka på de tre prickarna till höger
3. Klicka sedan på samarbeta eller duplicera, som bilden nedan visar.

4. Klicka på dela för att samarbeta eller dela som en mall. 

5. Klicka på samla in svar.

Skicka och samla in svar

Steg 1 är att välja vem som ska få tillgång till att svara på ditt formulär. (För mer inställningar se: Justera inställningarna i Forms).

  1. Klicka på Alla kan Svara om du vill att alla kan svara på ditt formulär/test. (Detta alternativ garanterar att alla deltagare är anonyma).
  2. Klicka på Endast personer i organisation kan svara om du vill att alla med Umu-id kan svara.
  3. Klicka på Specifika personer i min organisation kan svara om du vill välja vilka personer med Umu-id som kan svara. (En ruta kommer upp där du skriver in e-postadress).Dela formulär - Skicka och samla in svar

Välj distrubueringsmetod

Steg 2 handlar om att välja hur du vill dela ditt formulär. Du kan dela ditt formulär på tre olika sätt. Via inbjudan, QR-kod och inbäddningskod.

Dela via länk

  1. Klicka på Inbjudan för att dela via länk. (standard inställning).
  2. Klicka på Kopiera för att kopiera länken.

Dela via QR-kod

  1. Klicka på QR icon för att dela via QR-kod.
  2. Klicka på Ladda ned för att ladda ner QR-kod som bild. (exempelvis klistra in i PowerPoint).
    Dela formulär - via QR-kod

Dela via inbäddningskod

  1. Klicka på bädda in icon för att dela formulär genom att bädda in till en hemsida (exempelvis Canvas).
  2. Klicka på Kopiera för att kopiera inbäddningskoden.
    Dela formulär - via inbäddningskod

Dela formulär eller frågeformulär för att samarbeta i Forms

I denna manual visar vi hur du delar ett formulär (enkät) eller frågeformulär (test, quiz) för att samarbeta. Syftet med att dela ett formulär för att samarbeta är att du enkelt kan arbeta på samma formulär i realtid. Om du vill dela ett formulär och inte samarbeta i realtid kan du dela formuläret som en mall. Se manual: Dela formulär eller frågeformulär som en mall i Forms

  1. Välj det formulär/test du vill arbeta tillsammans med andra med. Klicka på de tre prickarna längst upp i högra hörnet, sedan väljer du Samarbeta eller duplicera.
  2. Under ”Dela för att samarbeta”, klicka på Få en länk för att visa och redigera.
  3. Länk skapas. Men först klicka på pilen.
    Dela formulär för att samarbeta - klicka på pilen
  4. Välj vem du vill samarbeta med så att rätt person får tillgång till att visa och redigera.
    • Välj Användare med ett arbets-eller skolkonto för Office 365 kan visa och redigera om du vill dela med alla (oavsett organisation) med Office 365 arbets-eller skolkonto.
    • Välj Personer i min organisation kan visa och redigera om du vill dela med kollega på Umeå universitet.
    • Välj Specifika personer i min organisation kan visa och redigera om du vill dela med en specifika person på Umeå universitet. En lista kommer upp där du skriver in mailadress.

Dela formulär för att samarbeta - alternativ samarbeta

  1.  Om du är klar, klicka Kopiera och skicka sedan länken till den person som du önskar samarbeta med.
  2. Om du är osäker kicka på pilen igen för att korrigera delningsinställningarna.
    Dela för att samarbeta - klicka på kopiera eller ändra delningsinställningar