Hybridundervisning med Zoom Room

Förberedelser 

Boka Zoomrum

Så här bokar du en särskilt anpassad lokal för hybridundervisning, ett så kallat Zoom rum.

  1. Logga in i TimeEdit, välj ”Bokning för personal”, välj sedan ”Boka lokal för digitalt möte”
  2. Markera rutan ”ZoomRoom”
  3. Filtrera efter datum för att se lediga tider och boka lämplig lokal. Ett tips är att boka salen ca. 15 minuter extra innan mötet ska börja så du hinner bekanta dig med tekniken och testa så att allt fungerar enligt önskemål.

Notera! Salar kan ha olika utformning av de tekniska lösningarna. I varje undervisningssal finns det information om hur tekniken i salen ska hanteras.

Kontakta Infocenter om du vill ha uppstartshjälp.

Dela ut möteslänk

Det finns två alternativ för möteslänk, (1) schemalägg ett eget Zoom-möte på din dator eller (2) använd Zoom rummets “Meeting ID.

(1) Använd ditt personliga zoomkonto för att schemalägga ett zoom-möte och dela ut möteslänken till dina deltagare på valfritt sätt. Under mötet är du värd (host) och bjuder in Zoom rummet som en deltagare i ditt möte för att kunna använda bild och ljud i lokalen. Detta alternativ förenklar om du planerar att spela in mötet eller använda breakout rooms. Notera att du behöver ha med dig en dator.

(2) Varje Zoom rum har ett unikt mötes id (Meeting ID) som du kan använda när du bjuder in deltagare till mötet. Du hittar “Meeting ID” för Zoom rummet i TimeEdit. Mötes ID:t delar du ut som vanligt till dina mötesdeltagare och alla ansluter till Zoom rummets möte när det är dags.

Vid behov kan du ansluta din dator till Zoom rummets mötes id för att kunna dela en presentation eller ditt skrivbord.

Genomförande i bokad sal

Följ stegen för (1) eller (2) nedan beroende på hur du valt att dela ut möteslänken till dina deltagare.

(1) Använd en egen schemalagd möteslänk

Du har schemalagt ett eget Zoom-möte som du delat med dina deltagare och bjuder in Zoom rummet som en deltagare i ditt möte, för att nyttja bild och ljud i lokalen.

  1. Starta projektorn via väggfast styrpanel. Välj »Zoom« för att nyttja lokalens Zoom rum med bild och ljud.
  2. Starta zoommötet på din egen dator.

  3. Från styrpanelen i lokalen, klicka på ”Join” knappen
  4. Skriv in ”Meeting ID” till ditt möte på styrpanelen
  5. Stäng mikrofon, högtalare (och eventuellt video) inifrån zoom-mötet på din dator för att undvika rundgång. Ljud och bild i Zoom rummet/ lokalen används.
      

Dela skärm under mötet

  1. Klicka på ”Share screen” inifrån zoom-mötet och välj ditt skrivbord eller det program som du vill dela med dina mötesdeltagare.

Spela in möte

  1. Klicka på ”Record” inifrån zoom-mötet, en lokal inspelning startar nu och kommer lagras på din dator efter avslutat möte. Observera att konverteringen av inspelningen kan ta tid vid långa möten/inspelningar.

Breakout rooms under mötet

  1. Klicka på “Breakout rooms” inifrån Zoom-mötet och välj mellan följande alternativ:
    Automatically: Låt Zoom slumpa deltagare i respektive breakout room
    Manually: Välj vilka deltagara som ska ingå i vilket breakout room
    Let participants choose room: Deltagaren kan själv välja vilket breakout room de ansluter till
  2. Klicka på “Create rooms”

Stäng mötet

  1. Stäng mötet från Zoomklienten på din dator. Klicka på “End”, välj därefter att lämna mötet “Leave meeting” eller avsluta mötet för samtliga deltagare “End meeting for all”
  2. När du är färdig med projektorn, stäng av den via styrpanelen.

 

(2) Använd Zoom rummets mötes id “Meeting ID

Du använder Zoom Roomets mötes id när du bjuder in dina deltagare. Mötes id återfinns  i TimeEdit eller på styrpanelen.

  1. Starta projektorn via väggfast styrpanel. Välj »Zoom« för att nyttja lokalens ZoomRoom med bild och ljud.
  2. Starta mötet från styrpanelen i rummet genom att klicka på ”Meet now” i vänstra menyn.

Nu har du startat upp mötet och dina deltagare kan ansluta. Via styrpanelen är du nu host för mötet och kan du nu se deltagarlista, chatt m.m. precis som vanligt.

Dela skärm från din medhavda dator

  1. Öppna Zoom via skrivbordsappen på den dator där du har presentationen.
  2. Klicka på ”Share screen”.

     Ibland kan du bli uppmanad att ange en ”sharing key”. Den hittar du på styrpanelen under ”Share content or Camera”.

Du kan också dela skärm genom att ansluta din dator med befintlig HDMI-kabel som finns i lokalen

 

Spela in möte

Zoom rummet kan inte spela in möten. Du behöver därför tilldela en mötesdeltagare rättigheter att spela in mötet, inspelningen kommer lagras lokalt på deltagarens dator. Vi rekommenderar därför att du eller en kollega ansluter till mötet och via styrpanelen tilldelar dig rättigheter för inspelning.

 

  1. Öppna din Zoom skrivbordsapp
  2. Klicka på ”Join”, ange ”Meeting ID” till Zoom Roomet (finns överst på styrpanelen).


     

  3. Från styrpanelen, klicka på ”Manage participants”, klicka på aktuell deltagare och välj ”Allow recording”

     

  4. Deltagaren har nu behörighet att spela in mötet. Klicka på ”Record” inifrån zoom-mötet, en lokal inspelning startar nu och kommer lagras på din dator efter avslutat möte. Observera att konverteringen av inspelningen kan ta tid vid långa möten/inspelningar.

Breakout rooms under mötet

Zoom rummet kan inte skapa breakout rooms. Du behöver därför tilldela värdskapet (host) till en mötesdeltagare. Vi rekommenderar därför att du eller en kollega ansluter till mötet och via styrpanelen tilldela värdskapet för mötet.

 

9. Från styrpanelen, klicka på ”Manage participants”, klicka på aktuell deltagare och välj ”Make host”.

 

  1. Klicka på “Breakout rooms” inifrån Zoommötet på skrivbordsappen och välj mellan följande alternativ:
    Automatically: Låt Zoom slumpa deltagare i respektive breakout room
    Manually: Välj vilka deltagara som ska ingå i vilket breakout room
    Let participants choose room: Deltagaren kan själv välja vilket breakout room de ansluter till
     
  2. Klicka på “Create rooms”

Stäng mötet

  1. Stäng mötet via styrpanel genom att klicka på “Leave meeting”, välj därefter att lämna mötet “Leave meeting” eller att avsluta mötet för samtliga deltagare “End meeting for all”
  1. När du är färdig med projektorn, stäng av den via styrpanelen.

 

Bjuda in flera användare till ett team i Teams

Det kan vara tidskrävande att bjuda in medlemmar en och en till ett team i Teams. Här finns två tips på sätt att erbjuda medlemmarna att själva ansluta till teamet. Observera att dessa alternativ endast fungerar för användare med Umu-konton. 

Bjud in med en kod

Alla team har en kod som kan användas för att ansluta till teamet. Delar du denna ansluts personerna per automatik och det krävs inget extra av dig som ägare/administratör. Observera att det endast är personer med Umu-konton som kan ansluta med en kod.

Ta fram teamets kod

  1. Gå till ditt team. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn. Klicka på Hantera team.
    Hantera team i Teams

 

 

 

 

 

 

 

 

2.  Under Hantera team går du sedan till inställningar och väljer Teamkod.Teamkod

3. När du valt Skapa får du fram koden och kan kopiera och dela den till dina blivande medlemmar.

Anslut till team med kod

1. Gå till Microsoft Teams och välj Team-fliken och sedan Gå med i eller skapa ett team.

Gå med i eller skapa ett team

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Användaren får då alternativet att skapa ett team eller ansluta med en kod, det är här de klistrar in koden och väljer att ansluta till teamet.

Anslut till team med en kod

 

 

 

 

 

Bjuda in med länk

1. Gå till ditt team. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn, klicka på Hämta länk till teamet.

Hämta länk till teamet

 

 

 

 

 

 

 

2. Då får du upp en länk att kopiera och skicka till medlemmarna. När de klickar på länken får de direkt åtkomst och medlemskap i teamet.

Länk att dela för att bjuda in medlem till Team

Data uttag till DIP

Har du befintlig data (t.ex en CSV fil) och vill import data till DIP miljö, gör så här:

Surfa till din DIP miljö huvud sidan (t.ex  https://dip.stage.its.umu.se/ ) och klicka på Importer

 

 

 

 

Efter inloggning välja man vad ska importeras till DIP.

Välja den fil du vill ladda upp och klicka på ”Ladda upp”

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Man måste skapa 2 olika filer för att importera till DIP.   En Data fil och en fil ang. personligt uppgifter.

För CSV filer som DIP tar in gäller följande krav:

  • csv-separater måste vara kommatecken
  • import-filens character encoding måste  vara UTF8

OBS:  Använda inte Excel  för att genera CSV filer.  Excel kan endast spara CSV filer med semikolon som separator för svenska användare.  Excel kan inte spara csv-fil i UTF8 format.   Använda något annat program, t.ex  Libre office.

 

 

 

 

 

 

 

Skapa en datafil:

  • Använd angivna kolumnnamn.
  • Använd de GUID:s personfilen definierar
  • exportera fliken som Kommaseparaerad csv på ITF8-format

OBS:  kontrollera resultat innan du importera till DIP med ett annat program.  t.ex Notepad++

 

 

 

 

 

 

 

Skapa en personfil:

  • Använd angivna kolumnnamn.
  • Använd de GUID:s personfilen definierar
  • exportera fliken som Kommaseparaerad csv på ITF8-format

OBS:  kontrollera resultat innan du importera till DIP med ett annat program.  t.ex Notepad++

 

Dessa filerd ge en grundläggande importstrukturen som DIP kräver.

Minns att exportera fliken som kommaseparerad CSV i utf8-format, och alltid kontrollera resultatet  innan import med ett annat program (t.ex notepad++)

Importera filer till DIP.  Får  du ingen felmeddelande  har importering lyckat.  Dubbel kolla i exporter att personerna har kommit in.

 

Textmatchning via Urkund (webbtjänst)

Urkund är ett textmatchningssystem för att upptäcka plagiat. Urkund går att använda både som ett integrerat verktyg i en lärplattform eller som en fristående webbtjänst. Denna manual beskriver hur du som lärare eller examinator använder Urkund som fristående webbtjänst där studenter skickar in sina arbeten för granskning via e-post till din personliga analysadress hos Urkund.

  1. Gå till https://www.urkund.com/ , klicka på Login uppe till höger och välj Web app.
  2. Välj inloggning via Single sign-on och välj Umeå universitet i listan för organisation.
  3. Logga in med umu-id. När du är inloggad kommer du till din personliga sida på Urkund. Har du använt din personliga analysadress förut ser du senast inskickad text längst upp i listan.
  4. Högst upp på sidan hittar du din personliga analysadress, det är denna e-postadress som du uppmanar dina studenter att skicka sina arbeten till för textmatchning.

Observera att analysen hos Urkund kan ta upp till ett par timmar beroende på belastning hos Urkund. Du får ett e-postmeddelande när din analysadress mottagit ett nytt inskickat dokument samt när analysen är färdig. Logga då in i webbtjänsten för att ta del av analysen.

 

Bra att känna till

När studenternas inlämningar granskats av Urkund visas färgindikatorer för granskningens utfall i kolumnen Urkund i rättningsvyn.

Grön färg – innebär att Urkund identifierat mycket lite till 0% plagiat i dokumentet
Gula, orange, röd – indikerar viss plagiering, ju mörkare nyans desto större andel plagiat
Svart färg – indikerar mycket stor andel plagiat

 

OBS! Om plagiat indikeras för en inlämning måste du alltid titta på rapporten från Urkund (klicka på färgerna) för att på egen hand bilda dig en uppfattning. Exempelvis identifieras korrekt hanterade citat som plagiat. Det är också mycket vanligt att källförteckning/referenslista markeras som plagiat.

 

Felsöka failed export från LimeSurvey till DIP

Det händer ibland att exportering från LimeSurvey till DIP misslyckas.

Felsökning måste börja.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Första sak att göra är för att klicka på ”show export details” för att se vad felet är.

 

 

 

 

 

 

 

Om inte alla svar exporteras från LimeSurvey till DIP kan man försök med en export till.

Alla information för felsökning finns i detaljer för failed export och logfiler.

 

Programservern – Rapportering av programvarulicenser

För många av de programvaror som finns tillgängliga via ITS Programserver måste separat licens rapporteras för att ha rätt att installera och använda programvaran. I vissa fall ska licens rapporteras per användare och i andra per dator/enhet. Rapportering av sådana licenser görs i e-handelssystemet Wisum av den som är utsedd licensansvarig för institutionen/enheten.

Mer information om vad man bör tänka på gällande respektive programvara/licens finns i Wisum. Välj där ”Produkter och tjänster” och därefter Katalogen ”Programvarulicenser”.

 

 

Skapa formulär i Episerver

Ett formulär kan användas till mycket, som kontaktväg, beställning eller liknande. I Episerver kan du som webbredaktör skapa enkla men användbara formulär. Ett formulär i Episerver fungerar som en byggsats av block – du börjar med en formulärbehållare, som fylls med olika typer av formulärelement.

Innehåll i manualen:

  • Skapa formulärbehållare
    • Fliken Innehåll
    • Fliken Inställningar
    • Fliken Lagringspolicy
  • Fyll formulärbehållaren med formulärelement
    • Lägg till information om hur vi sparar personuppgifter
    • Ändra ordning på elementen.
  • Testa formulär
  • Placera formulär på webbsida
  • Översätta formulär
  • Tips

Skapa formulärblock

  1. Navigera till den mapp i det högra menyträdet under block där du vill att formuläret ska vara nåbart/enkelt att hitta.
  2. Skapa nytt block i vald mapp.
  3. Välj block Formulärbehållare.
    1. Välja vad formuläret ska heta (detta namn syns bara i Episervers blocklista för redaktörer)
    2. Tryck OK

Fliken Innehåll

  1. Formulärtitel: Titel som visas ovanför formuläret (valfritt).
  2. Beskrivning: Ingress som kan berättar mer vad formuläret är till för (valfritt).
  3. Visa meddelande efter formuläret skickats (visas inte om användaren skickas till en ny sida efter postning): Bekräftelsemeddelande som visas direkt efter att användaren skickat in formuläret.
    • Exempel: Tack! Ditt ärende/fråga har skickats.
    • På engelska: Thank you! Your message/question was sent.
  4. Tillåt anonyma postningar: Kryssa i detta, annars kommer inte användare att kunna skicka in formuläret.
  5. Formulärelement: Den ruta du använder för att skapa alla element som formuläret ska innehålla.

Fliken Inställningar

Här ställer du in om formuläret ska skicka e-post med det som användaren har fyllt i efter att formulärets skickats in. I de flesta fall är det enklaste att ställa in att det som fyllts i skickas med e-post, men inskickade formulärdata sparas även i Episerver, under urvalet Formulärdata.

Så här skapar du ett e-postmeddelande med den information som skickats in från formuläret.

  1. Tryck på plustecknet under Skicka e-post efter formuläret skickats. En dialogruta dyker upp. Under listan Infoga platshållare kan du hitta alla de fält som formuläret innehåller, dynamiskt innehåll som skriver ut det användaren har uppgett i dessa fält.
  2. Fyll i följande:
    • Från: Har användaren angett en e-postadress i ett fält du gjort, tryck på Infoga platshållare och välj e-postfältet du skapat. Då kommer från-adressen vara det användaren fyllt i. Annars fyll i no-reply@umu.se.
    • Till: Den e-post formuläret ska skickas till. Separera e-postadresser med komma.
    • Ämne: Ämne på e-postmeddelandet. Exempel: Inskickat ärende från webbformulär.
    • Meddelande: Om e-postmeddelandet ska innehålla allting som användaren har fyllt i, välj då Infoga platshållare och välj summary, då kommer all data följa med. Du kan även välja varje fält var för sig, om du t.ex. vill ha det i en speciell ordning.
    • När du är klar, tryck Lägg till.

Så här skapar du en e-postbekräftelse till användaren om hen har uppgett en e-postadress i formuläret.

  1. Tryck på plustecknet under Skicka e-post efter formuläret skickats.
  2. I dialogrutan som dyker upp, fyll i följande:
    1. Från: no-reply@umu.se
    2. Till: #E-post# (Infogad platshållare utifrån vad du har döpt e-postfältet, exemplet här är namnet E-post)
    3. Ämne: Bekräftelse: vad det handlar om
    4. Meddelande (exempel): Tack för att du kontaktar universitetet. Vi återkommer till dig med svar så snart som möjligt. Vänliga hälsningar
      Umeå universitet
    5. När du är klar, tryck Lägg till.

Fliken Lagringspolicy

Här kan du behålla de värden som redan är ifyllda.

Fyll formulärbehållaren med formulärelement

I formulärbehållaren skapar du alla fält och element som formuläret ska innehålla.

De vanligaste elementen är:

    • Textruta: För längre texter som t.ex. fråga eller beskrivning.
    • Text: För kortare texter, t.ex. namn, e-post eller telefonnummer.
    • Lista med kryssrutor och alternativknappar: Ger användaren en antal val som är förutbestämt av dig.

Du kan läsa mer om de olika elementen i Episervers egna manualer, Form element types.

Så här gör du:

  1. Tryck bläddra.
  2. Scrolla ner till Grundelement. formulärelement
  3. Välj ett element. Elementet hamnar nu i listan för Formulärelement. 
  4. Redigera elementet.
  5. Fyll i vad elementet ska heta i fältet Namn. (Detta syns bara i Episerver i listan för formulärelement.)
  6. Fyll i resterande fält som behövs för elementet, t.ex. Etikettnamn eller om det är obligatoriskt att användaren fyller i fältet. Om något fält är obligatoriskt, sätt en asterisk efter etikettnamnet för att indikera detta.
    • Exempel: Ange e-postadress *

Du kan läsa mer om de olika inställningarna för olika element i Episervers egna manualer, Form element types.

  1. Publicera elementet. Alla element måste publiceras för att de ska sparas.
  2. Avsluta med att lägga till en Skickaknapp som du hittar bland formulärelementen. Annars går det inte att skicka in formuläret.
  3. I fältet Etikettnamn, skriv Skicka. På engelska: Send.

Lägg till information om hur vi sparar personuppgifter

När du känner dig klar med alla element behöver du lägga till ett element som berättar om hur vi sparar personuppgifter.

  1. Lägg till elementet Textformatering (med platshållare).
  2. Lägg till texten: Universitetet är en myndighet. Meddelanden som du skickar här sparas och blir en allmän handling. Läs på umu.se/gdpr om hur vi hanterar personuppgifter.
    1. På engelska: The University is a public authority. Messages that you submit here are stored in accordance with Swedish law. Read more at umu.se/en/gdpr about how we process personal data.)
  3. Länka webbadressen umu.se/gdpr till sidan om behandling av personuppgifter. Finns i menyträdet under Umeå universitet -> Om webbplatsen -> Juridiskt information -> Behandling av personuppgifter eller på engelska Umeå University -> About the website -> Legal information -> Processing of personal data.
  4. Gör texten kursiv.
  5. Publicera.

Ändra ordning på elementen

Om du vill ändra ordningen på elementen så gör du det genom att antingen dra och släppa det element du vill flytta upp/ner, eller trycka på de tre strecken på det element du vill flytta och välja Flytta ner/Flytta upp.

Testa formulär

Du kan enkelt testa formuläret via förhandsvisningsläget. Se till att vara i formulärbehållaren och inte i något formulärelement och att du har publicerat formulärbehållaren samt alla fält/element.

Placera formulär på webbsida

  1. När du är klar och har testat så att formuläret fungerar letar du fram sidan du vill placera formuläret på.
  2. Dra in formulärbehållaren från den mapp du skapade det i till någon av blockytorna eller i brödtextfältet på sidan.
  3. Förhandsgranska.

Översätta formulär

Du ska inte översätta formulärbehållarblocket som du översätter t.ex. en standardsida, eftersom du inte kan ändra vissa parametrar som du har skrivit på svenska, t.ex. mejlutskick. Skapa istället en helt ny formulärbehållare när du är inne på den engelska webbplatsen.

Tips

Tänk på att inte ha allt för många val och komplicerade strukturer. Tänk på vilka uppgifter du behöver av användaren för att kunna ta hand om det på bästa sätt. Om ett fält inte är obligatoriskt, behöver du ha kvar det i alla fall? Ju färre fält, desto kortare tid tar det för användaren att fylla i det, annars kanske användaren inte alls tycker det är värt det.

Använd inte Flervalslista för mindre än 4 val, använd istället radioknappar.

Det går även att lägga in lite logik för varje element. Det gör man när man redigerar ett element, under en av flikarna då som heter Beroenden. Här kan man då välja om något ska synas eller tas bort beroende på andra val i andra fält. Prova själv eller kontakta webb@umu.se om du behöver hjälp att sätta upp ett mer avancerat formulär med beroenden.

Har du frågor eller funderingar kring formulär, kontakta webb@umu.se.