Svenska – Sida 10

Flytta eller kopiera filer i SharePoint

2021-10-14/i Anställd, Sharepoint, Student, Svenska

I denna manual visar vi hur du flyttar och kopierar filer i SharePoint. Förutom att flytta eller kopiera filer i SharePoint kan du också:

Synkronisera filer från team, kanal eller bibliotek till din dator

Dela filer i Microsoft 365

För att flytta eller kopiera filer i ett SharePoint bibliotek:

Välj fil eller mapp att kopiera. Håll musen över fil/mapp, klicka på markör.
Klicka sedan på tre prickar och välj flytta till (om du vill flytta fil utan att kopiera) eller kopiera till (om du vill flytta fil och kopiera den).
På panelen till vänster flytta eller kopiera väljer du destination: det aktuella biblioteket, OneDrive eller annan SharePoint webbplats.
När du har valt destination (i det här fallet, Departement A och dokumentbibliotek X). Väljer du en mapp i det aktuella biblioteket (i det här fallet fanns det ingen mapp i det aktuella biblioteket).
När du är klar klickar du Flytta hit eller Kopiera hit. Om du vill flytta eller kopiera filerna till en ny mapp väljer du Ny mapp och lägger till en ny mapp. Ange ett namn för mappen, markera bockmarkeringen och välj sedan Flytta hit eller Kopiera hit.

Ladda upp filer och mappar i SharePoint

2021-10-14/i Anställd, Sharepoint, Student, Svenska

I denna manual beskriver vi hur du laddar upp filer och mappar i ett befintligt SharePoint dokumentbibliotek. Om du vill skapa ett nytt dokumentbibliotek i en befintlig gruppwebbplats se Skapa dokumentbibliotek i SharePoint

Välj SharePoint gruppwebbplats och klicka på Dokument i vänstra menyn.
Klicka på ladda upp
Välj om du vill ladda upp filer, mapp eller Mall.
Du kommer till din utforskare (windows), finder (apple)
Välj fil och/eller mapp att ladda upp.

Dra filer till SharePoint dokumentbibliotek

Du kan även dra över dokument från din utforskare (windows), finder (apple).

Öppna det SharePoint dokumentbiblioteket du vill dra över filer till.
På din dator öppnar du utforskaren (windows) eller Finder (Apple).
Från utforskaren/Finder väljer du fil eller mapp du vill dra över till SharePoint bibliotek.
Dra och släpp vald fil eller mapp. Se bild nedan hur det ser ut när man drar fil.
OBS. Om du laddar upp stora filer, eller många filer som tillsammans blir stora, till ett bibliotek kan det uppstå fel, som beror på att filstorleksgränsen i SharePoint eller tidsgränsen i din version av Internet Explorer har överskridits. Ta för vana att inte ladda upp för stora filer med denna metod.

Skapa filer och mappar i SharePoint

2021-10-14/i Anställd, Sharepoint, Student, Svenska

I denna manual beskriver vi hur du skapar nya dokument, filer och mappar i en befintliga SharePoint gruppwebbplats. Vill du skapa ett nytt dokumentbibliotek se: Skapa dokumentbibliotek i SharePoint

Öppna din webbläsare och gå till adressen www.m365.umu.se
Sök dig till panelen till vänster med alla applikationer. Klicka längst ned Fler applikationer.
Välj SharePoint
Klicka på jordgloben, mina webbplatser i menyn till vänster. I listan ser du dina gruppwebbplatser. Välj den gruppwebbplats du vill skapa mappar och filer i.
När du är inne på SharePoint gruppwebbplats du valt, klicka på Dokument i menyn till vänster
För att skapa en ny mapp eller fil klicka på den knappen Nytt.

Här kan du välja vilken fil-typ du vill skapa (ex. Word, Excell, PowerPoint osv.) eller om du vill skapa en mapp.

Skapa dokumentbibliotek i SharePoint

2021-10-14/i Anställd, Sharepoint, Student, Svenska

I denna manual beskriver vi hur du skapar ett dokumentbibliotek i SharePoint.

Öppna din webbläsare och gå till adressen www.o365.umu.se
Sök dig till panelen till vänster med alla applikationer. Klicka längst ned Fler applikationer.
Välj SharePoint
Klicka på jordgloben Mina webbplatser i menyn till vänster. I listan ser du dina webbplatser
Välj en gruppwebbplats du vill skapa ett nytt dokumentbibliotek. (Om du vill skapa en gruppwebbplats se manual: Hitta och skapa gruppwebbplats i SharePoint. (länka)
På menyraden under vald webbplats, väljer du + Ny och sedan Dokumentbibliotek.
Meny till höger visas. Skriv ett namn och beskrivning på dokumentbiblioteket
Bocka i visa Webbplatsnavigering om du vill se dokumentbiblioteket i navigeringsfältet för webbplatsen.
Klicka på skapa när du är klar.
Du har nu skapat ett dokumentbibliotek! Eftersom du bockade i ”visa i webbplatsnavigering” syns det i navigeringsfältet för webbplatsen.
Hittar du inte ditt skapade dokumentbibliotek klicka på webbplatsinnehåll

Boka en livehändelse i Teams

2021-09-28/i Microsoft 365, Svenska, Teams

Gå till kalendern och tryck på pilen till höger om Nytt möte. Välj sedan Livehändelse.
Till vänster lägger du till en rubrik, eventuellt en plats, datum, start- och sluttid samt en beskrivning.
Till höger bjuder du in personer som ska vara med i händelsegruppen. Händelsegruppen består av dig som är organisatör, producenter och presentatörer som tillsammans ansvarar för livehändelsen. Som organisatör kan du välja att vara antingen producent eller presentatör under själva händelsen.
Organisatör – Schemalägger livehändelsen och ansvarar för behörigheter för deltagarna och händelsegruppen.
Producent – Ser till att deltagarna kan visa händelsen utan problem, startar och avslutar händelsen, kontrollerar vad som delas samt har samma uppgifter som en presentatör.
Presentatör – Delar video, ljud eller skärmbild under händelser samt modererar frågestunden.
När du är färdig klickar du på Nästa.
Välj behörigheter för livehändelsen. Du kan antingen välja att endast angivna användare och grupper kan se händelsen, eller att hela organisationen kan titta på den. I båda fallen krävs inloggning med Umu-id.
Sedan väljer du hur händelsen ska produceras. Du kan antingen välja att producera den via Teams genom att dela innehåll från presentatörens webbkamera och skärm, eller att använda ett externt program eller enhet.
Tryck på Schemalägg när du är klar.
Ett nytt fönster öppnas. Här kan du bjuda in deltagare genom att klicka på Hämta länk för deltagare.
Nu kan du skicka en länk till händelsen via exempelvis e-post eller annan kanal.

Boka ett möte i Teams eller Outlook

2021-09-27/i E-post, Microsoft 365, Svenska, Teams

Denna manual visar både hur du bokar ett möte i Teams och hur du bokar ett möte i Outlook.

Boka möte i Teams:

Gå till kalendern och tryck på Nytt möte uppe i det högra hörnet.
Mötesvyn öppnas gå igenom dessa instruktioner

A) Lägg till en rubrik till mötet

B) Lägg till deltagare genom att skriva in namn eller mailadress

C) Välj ett datum och start- och sluttid.

D) Lägg till en fysisk plats om mötet ska hållas på en fysisk plats/konferensrum.

E) Skriv in en agenda/syfte/beskrivning på mötet så att den inbjudne vet vad mötet handlar om.

När du fyllt i fälten som behövs trycker du på Spara. Det skapas ett möte i Teams automatiskt som du kan se länken till nu när du sparat din bokning.

Boka möte i Outlook:

Gå till kalendern och tryck på Nytt Teams-möte uppe i navigeringsmenyn.
Lägg till en rubrik, deltagare, datum, start- och sluttid, eventuellt en plats och slutligen en beskrivning på vad mötet handlar om. Till skillnad från Teams ser du redan här länken till mötet innan du sparat bokningen.
Klicka på kugghjulet och sen på Mötesalternativ för att göra inställningar gör lobby, välja om deltagare får ha kamera och mikrofon på samt om chatt och reaktioner ska vara påslagna under mötet.
När du är färdig med din bokning klickar du på Skicka.

Kalendervy i Microsoft Lists

2021-09-23/i Lists, Microsoft 365, Svenska

Använd Microsoft Lists för att skapa en enkel lista av events och addera sedan en kalendervy.

Skapa en ny lista

Skapa en ny lista i appen Lists, antingen från office365 portalen eller genom att addera lists appen direkt i ett team. När du skapar din lista välj att skapa från en blank lista så att du själv kan sätta upp de kolumner du önskar.

Byt namn på kolumn

Klicka på Titel.
Välj Kolumninställningar i rullgardiner.
Klicka på Byt namn.
Skriv in det namn du vill ha och välj Spara.

Lägg till datumkolumn och andra kolumner

Tryck på Lägg till kolumn.
Välj vilken typ av kolumn du vill använda. För att kunna använda dig utav en kalendervy krävs åtminstone en kolumn för Datum och tid.
I panelen Skapa en kolumn under namn anger du en rubrik.
Fyll i informationen i den typ av kolumn du har valt.
Repetera stegen tills du har alla kolumner du vill. En kolumn för exempelvis Plats är vanligt förekommande.

Skapa kalendervy

För att skapa kalendervyn: Gå till Alla objekt uppe till höger i din lista
Välj Skapa ny vy i rullgardins-menyn som dyker upp.
Namnge vyn.
Där det står Visa som, välj Kalender.
Start- och slutdatum måste ställas in med datumkolumnen i din lista, se till att Datum är valt för båda.
Checka i Gör den här till en offentlig vy för att alla som använder listan kan se. Klicka sedan på Skapa
Om du vill ställa in kalendervyn som standard och att den visas varje gång du öppnar vyn, välj Ange aktuell vy som standard.

Överblick av kalendervyn

Till vänster är kalendern, och till höger är eventfönstret som visar alla event för dagen som du valt. Om du klickar på de olika dagarna i kalendern ändras innehållet i fönstret till höger.

Fönstret till höger är hopfällbart vilket innebär att du kan dölja det om du vill.

Använd pilarna för att förflytta dig framåt och bakåt. Till höger om pilarna har du en månadskalender där du också kan bläddra framåt och bakåt i tid.

Du kan öppna events och se mer detaljer genom att klicka på dem. Du kan även välja att redigera ett event och lägga till en kommentar.

Du kan också lägga till nya objekt direkt från kalendern.

Du kan växla tillbaka till listvyn om du vill. Gå till menyn för vyn och välj Alla objekt i rullgardinsmenyn.

Vanliga frågor om Microsoft Lists

2021-09-23/i Lists, Microsoft 365, Svenska

Microsoft Lists är en Microsoft 365-app som hjälper dig att spåra information och organisera ditt arbete. Här kan du se favoriter, nyligen arbetade listor, söka i alla dina listor, skapa nya listor, anpassa färger och ikoner för listornas titlar och lägga till kommentarer.

Vad är skillnaden mellan ”Microsoft att göra” och ”listor”?

Att göra (To do) är för den detaljerade, dagliga och personliga användningen. Microsoft Lists är bättre för storskaliga teamprojekthantering såsom processhantering eller arbetsflödeshantering.

Hur kommer jag åt Microsoft Lists?

Du behöver först komma igång med Microsoft 365, Microsoft Teams eller SharePoint. Logga in på office.com och klicka på appfönstret. Om du inte hittar Lists bland apparna kan du använda sökfältet. Klicka på Listor och sedan anger du Microsoft-listor

Från Teams kan du redan innan du går in i ett team söka efter Lists i appar. Klicka på Listor och välj Lägg till ett team. Skriv in de teamet eller kanalnamnet som du vill lägga till. Om du redan befinner dig i ett team kan du lägga till en lista i kanalen genom att klicka på + i teamet, välj Listor och klicka på Spara.

Välj redan befintliga listor eller skapa en helt ny oavsett om du är i teams eller i Lists.

Hur skapar jag en lista i Microsoft-team?

Välj befintlig lista.
Välj ett team, välj en lista och klicka på Nästa.
Ange ett listnamn. Om du vill anger du också en beskrivning och väljer färg och ikon.
Välj Skapa.

Hur tar jag bort en kolumn i en lista i Microsoft?

Gå till listan eller biblioteket som du vill ta bort en kolumn från.
Markera kolumnrubriken för den kolumn som du vill ta bort och välj Kolumninställningar > Redigera.
Välj Ta bort längst ned i fönstret.

Hur tar jag bort en lista i Microsoft-listor?

Klicka på Webbplatsinnehållet.
Markera listan som du vill ta bort och klicka på Ta bort.

Om du skapar den nya listan i SharePoint klickar du på Inställningar och sedan välj Listinställningar. Välj OK i bekräftelsedialogrutan.

Hur delar jag en lista från hemsidan?

Tryck på listan på startskärmen och tryck redan på Öppna och sedan Dela.
Ange vem du vill dela med, antingen en individ eller en hel grupp.
Välj vilka behörigheter som individen eller gruppen ska få ha till listan.
Välj bevilja åtkomst.

Du kan också dela en lista som är öppen för tillfället.

Välj Dela i verktygsfältet längst upp.
Ange vem/vilka du vill dela med och vilka behörigheter de ska ha till listan.
Välj Använd och klicka sedan på Skicka.

Mottagaren/mottagarna får ett e-postmeddelande med en länk till listan.

Hur tilldelar jag uppgifter i Listor?

Du kan tilldela uppgifter till alla medlemmar i en delas lista, inklusive dig själv. Om du vill tilldela en uppgift i en delad lista öppnar du aktivitetens detaljvy och väljer Tilldela till. Välj sedan medlemmen i den delade listan som du vill tilldela uppgiften.

Hur tar jag bort en lista i Microsoft Teams?

I Teams går du till kanalen som innehåller listan som du vill ta bort. Tryck på Mer högst upp på skärmen, gå till höger och listnamnet och välj sedan Ta bort.

Kan jag länka Microsoft-listor?

Om du vill dela en lista öppnar du delningsmenyn genom att välja delningsikonen längst upp till höger i en lista som du har skapat. När delningsmenyn öppnas väljer du Skapa, Kopiera länk och klistrar sedan i delningslänken i din favoritapp för e-post eller chatt som skickas till dina medarbetare.

Skapa en förgrening i Forms

2021-09-15/i Anställd, Forms, Microsoft 365, Student, Svenska

När du skapar dina formulär och test så kan du välja att förgrena de efterkommande frågorna så att de är beroende av föregående svar. Du kan förgrena alla frågor inklusive avsnitt.

Öppna formuläret där du vill skapa en förgrening.
På en fråga som du vill förgrena, klicka på de tre prickarna och sedan Lägg till förgrening.
Klicka på den fråga du vill förgrena och välj till vilken fråga respondenten ska skickas vidare, beroende på svar. Beroende på frågetyp kommer alternativen se olika ut men oavsett så är det funktionen ”Gå till…” som styr var respondenten hänvisas i nästa steg.

4. När du är nöjd med dina förgreningar klickar du på Bakåt för att återgå till att redigera formuläret

Kontroll av DIP-miljön i samband med uppdatering

2021-09-10/i Anställd, Datainsamlingsplattform, Svenska

ITS ansvar vid uppdatering

Logga in som administratör i Limesurvey
Svara på en enkät i LimeSurvey
Enkätsvar exporteras till DIP.
Svar kan hämtas ur DIP-Exporter.
Behörighetsadministratör kan ändra behörighetsinställningar i DIP-Admin

Ditt ansvar som kund vid uppdatering

Genomför följande reflektion: ”När denna förändring kommer till PROD, kommer insamling och datauttag fortsätta att fungera som vanligt? Fungerar den uppdaterade plattformen för studiens unika behov?”

Om studieteamet inte kan svara på den frågan med de tester genomförs på STAGE så tar studien stora risker. I värsta fall kanske inga nya svar kan insamlas, databasen går sönder och all data som ligger i DIP blir förstörd. Om det scenariot innebär ett problem för studien så är det ditt ansvar att så långt som möjligt säkerställa att den kommande programuppdateringen inte orsakar problem.

ITS genomför grundläggande allmänna tester för att säkerställa plattformens integritet och vi tar backuper på insamlat material, men det är ditt ansvar att se till att just din studie kan fortsätta normalt efter programförändringen. Det är därför ITS erbjuder STAGE-miljön.

Varje studie har unika förutsättningar och DIP-teamet på ITS har inte verksamhetskunskap eller förmåga att verifiera att studiespecifikt insamlings- och datauttagsregelverk uppfylls.

Rent konkret rekommenderas att du gör följande:

Prata med studiens teammedlemmar och be dem verifiera funktionen i STAGE-versionen av plattformen så långt som möjligt i god tid innan den skarpa driftsättningen till PROD.
- Det kan till exempel innefatta att de viktigaste användningsfallen testas i STAGE:
  - Kan vi registrera nya användare?
  - Kan man spara svar till plattformen?
  - Kan jag administrera användare som tidigare?
  - Kan vi hämta ut svar från DIP?
  - Innehåller svaren rätt information?
  - Spara undan kopior på redan insamlat material inför PROD-releasen.

Efter att studieteamet utfört dessa tester bör du känna dig trygg med att den nya releasen fungerar för studien, – Eller- så upptäcker studieteamet ett problem, något viktigt kanske har slutat fungera, då måste du kontakta ITS och säga ”Funktion X har gått sönder, studiens integritet hotas om detta kommer till produktion, ITS måste laga felet innan vi kan produktionssätta detta!”

Studieteamet bör överväga att ta fram en intern process för hur studien ska hantera programuppdateringar, så att studieteamet har ett protokoll att följa för att verifiera studiens integritet. Den bör innehålla:

Tester som ska utföras vid release.
Vem som ansvarar för att testerna utförs.
”No-go” kriterier för produktionssättning.
Jämför eventuella felaktigheter med nuvarande PROD-beteende. Beskriv skillnaden i PROD- och STAGE-beteende, samt vilka problem det orsakar studien.
Vem man ska kontakta för att flagga en ”No-go” samt vad som orsakar ”No-go”-scenariot.

Syftet med programuppdateringen är att ITS vill förbättra upplevelsen för alla aktörer och ta bort felaktigheter. Det kan inte göras utan risker för pågående studier. Det är därför studiens egna release-verifiering är så viktig.