Ladda ner och skriva ut i grafiskt mallverktyg

/i , ,

När du har gjort ett dokument genom att fylla en dokumentmall med innehåll måste du spara och stänga ner dokumentet. Då hamnar du på vyn med egenskaper, därifrån kan du: redigera ytterligare, granska, ladda ner, beställa trycksaker, dela dokumentet, osv.

För att skriva ut dokumentet kan du välja att granska och skriva ut den vyn som dyker upp i en egen flik i din webbläsare. Eller så kan du ladda ner en pdf. Det finns tre olika typer av pdf som har olika egenskaper:

  1. ”För tryck” blir en pdf med skärmärken som är större än slutformatet. Det är ett bra val om du ska skicka pdf:en till ett tryckeri.
  2. ”För utskrift” blir en högupplöst pdf för utskrift på en egen skrivare. Det förutsätter att du lagt in högupplösta bilder i dokumentet.
  3. ”För skärm” blir det en lågupplöst pdf som passar att titta på digitalt. Om du ska lägga upp den på webben bör du göra en tillgänglighetsanpassning.

Använda en mall i grafiskt mallverktyg

/i , ,

Den här sidan besvarar hur du använder en mall i grafiskt mallverktyg. I det här fallet använder vi oss av mallen för A4-blad.

Generella inställningar

  1. Välj mallen A4-blad under dokumentmallar på startsidan för grafiskt mallverktyg.
  2. När du öppnat mallen finns det ett formulär till vänster bredvid förhandsgranskningen.
    1. På layoutknappen väljer du om du vill använda dig av bild eller färgplatta.
    2. Dokumentspråk betyder att du väljer vilket språk dokumentet ska ha. Utifrån ditt val byts logotypen ut från engelsk eller svensk, den svenska kan bytas ut till Umesamisk logotyp.
  3. Under färgplatta bestämmer du vilken färg det ska vara på eventuell rubrikbakgrund och faktaruta.
  4. Bakgrundsfärg kan du välja att ha papperets färg eller universitetets ljusbeige färg.
  5. Om du vill ha ett A4-blad med innehåll även på baksidan klickar du på dubbelsidigt.

Infoga bild

Om du valt att använda bildlayout, kommer inställningarna för den härnäst. Här finns en mer ingående text om att infoga bild.

  1. Du klickar på rutan nedanför ”Bild” för att välja bilden. Du kan välja mellan att söka en bild i universitetets mediabank eller ladda upp en egen bild. Tänk på att kolla upp att du har rättigheter att använda bilden. Rättigheterna hittar du i mediabanken. Du kan söka på id-numret från mediabanken om du vet vilken bild du ska använda.
  2. För att välja en del av bilden kan du klickar du på rutnätet under ”Position”. Du kan även zooma in i bilden samt ändra höjden på bilden.
  3. Ange alltid fotografen eller illustratören som har fotat/illustrerat bilden.

Lägga till text

  1. Efter dessa inställningar fyller du på med innehåll i textrutorna. I textrutorna kan du välja att;
    1. fetmarkera eller kursivera texten
    2. göra punkt- och sifferlistor
    3. mellanrubriker.
  2. I denna mall (A4-blad) kan du även ändra storleken på rubriken.
  3. Om du fyller i text under faktaruta dyker den upp på bladet. Även den kan du ange vilken position den ska vara i förhållande till din brödtext. Färgen på ramen till faktarutan anges under färgplatta högre upp i formuläret.

Fler inställningar

  1. Nästa del av formuläret är tänkt att användas till att presentera föreläsare, skribent eller liknande. Du kan lägga in en bild som hamnar i en cirkel med en rubrik och en kortare text intill.
    Bild från formuläretHur föreläsare visas på A4-bladet.
  2. Klicka på QR-kod om du vill använda en qr-kod för att guida läsaren till vidare läsning eller till exempel en anmälningssida till ett evenemang. Bredvid ”Generera QR-kod, ange webbadress” kopierar du in en fungerande länk. Sedan skriver du en tydlig förklarande text var du hamnar om du använder qr-koden. 

Ladda ned, skriva ut eller beställa tryck

  1. Spara sidan genom att klicka på ”spara” och välj Umeå universitet och skriv ett namn som du förstår vad det är. Ett tips är att ha med formatet i namnet. Klicka på stäng.
  2. Efter att du stängt ner dokumentet får du upp dokumentets egenskaper. Från den sidan kan du välja att redigera dokumentet ytterligare eller en rad ytterligare funktioner.
  3. Under ”ladda ner” får du välja mellan tre olika val. Alla val resulterar i en pdf med olika egenskaper. Mer om att ladda ner och skriva ut ett dokument.
  4. ”För tryck” blir en pdf med skärmärken som är större än slutformatet. Det är ett bra val om du ska skicka pdf:en till ett tryckeri.
  5. ”För utskrift” blir en högupplöst pdf för utskrift på en egen skrivare. Det förutsätter att du lagt in högupplösta bilder i dokumentet.
  6. ”För skärm” blir det en lågupplöst pdf som passar att titta på digitalt. Om du ska lägga upp den på webben bör du göra en tillgänglighetsanpassning.
  7. Lägg dokumentet i mediakorgen om du vill beställa tryck.
  8. Under Mer: 
  9. ”Skicka korrektur” innebär att du skickar en länk till en pdf av dokumentet.
  10. Skicka dokumentet med epost innebär att du skickar en pdf via epost. Du får välja variant av pdf (för tryck, för utskrift eller för skärm. 
  11. Dokumenthistorik, du kan se när dokumentet sparats, laddats ner eller skickats. 
  12. Spara kopia: Du kanske vill göra ett likadant dokument men med någon ändring. Du får ange ett nytt namn. 
  13. Ta bort dokument försvinner dokumentet.
  14. Delning-Redigera, här kan du dela dokumentet med dina kollegor. Om du gjort en grupp så kan du dela med hela den gruppen. 

Här kan du se en film som går igenom samma information som ovan

E-postaviseringar till gruppformulär

/i , , , , , , ,

När du skapar gruppformulär i Forms, och vill få e-postaviseringar när ett svar lämnas in i formuläret krävs det att du gör ytterligare inställningar än att bara ställa in det i formuläret. I denna manual beskriver vi hur du kan få aviseringar till en gruppmejl, när du skapar gruppformulär i Forms.

  1. Gå till Microsoft Forms
  2. Gå längst ner på sidan och hitta den grupp/team formuläret du vill ha aviseringar ifrån finns.
  3. Klicka på det team du vill ställa in e-postaviseringar på.
  4. Uppe i det högra hörnet ser du medlemmarna i Teamet. Klicka på knappen där det står hur många medlemmar teamet har.
    Bild som visar där man ser hur många medlemmar teamet har
  5. Nu öppnas Outlook på webben. Högst upp till vänster i menyn klickar du nu på Redigera

  6. I den rutan som öppnas nu, bockar du i Låt personer utanför organisationen skicka e-post till gruppen (du kan behöva scrolla ner lite i rutan)
  7. Klicka sedan på Spara.
  8. Klar! Nu har du ställt in att dina gruppformulär tillåts att ta emot epost-aviseringar. Se till att du även ställt in i gruppformuläret att du vill få e-postaviseringar om varje inlämnat svar.

Blockera eller vitlista avsändare och domäner i Outlook

/i , , , , ,

1. Gå till Outlook i webben via outlook.office.com/mail/

2. Klicka på kugghjulet uppe i det högra hörnet och sedan ”Visa alla Outlook-inställningar”.

3. I denna vy väljer du fliken ”Skräppost”. Här kan du se dina blockerade avsändare och domäner samt dina betrodda avsändare och domäner.Vy blockerade och betrodda avsändare i Outlook
4. Du kan ta bort (papperskorgen), ändra (pennan) och lägga till avsändare och domäner som du antingen vill blockera eller göra betrodda. Tänk på att istället för att blockera mail från legitima avsändare (t ex linkedin) bör du i första hand se till att säga upp nyhetsbrevet eller byta adressen som du får nyhetsbrevet till.
5. Klicka på ”Spara” längst ner för att spara dina ändringar.

Kom igång med din personliga bokningssida i Bookings med mig

/i , , , , ,

Bookings med mig är ett digitalt personligt bokningsverktyg som integreras med din lediga/upptagna tid i din Outlook-kalender. Tjänsten kan användas till exempel när du behöver boka in medarbetarsamtal eller vill erbjuda handledningstider eller coachning till studenter och kollegor. Den här manualen guidar er till hur ni kommer igång med er personliga bokningssida! Vill du veta hur du skapar och kommer igång med en delad bokningssida rekommenderar jag att du tittar på denna sida: Mer information om hur du kommer igång med en delad bokningssida

  1. Gå till portalen på m365.umu.se 
  2. Gå till våfflan uppe i vänstra hörnet och klicka sedan på Bookings.
  3. Nu är du på Bookings startsida.

  1. Välj en rubrik eller ett namn för mötet som ska gå att boka och en kort beskrivning om så önskas. Ange plats och hur långt mötet ska vara
  2. Välj också om mötet ska vara av typen Offentlig eller privat. Du kan läsa om skillnaderna i Vanliga frågor om Bookings

    Observera att din personliga bokningssida automatiskt läggs till i din epostsignatur om du inte klickar ur det (under valet av offentlig och privat)

  3. Under ”Schemalägg anpassning” anger du när det ska gå att boka
    1. Använd mina vanliga mötestimmar: Föreslagna tider till bokaren visas baserat på din tillgänglighet i kalendern. Har du en lucka mellan två bokningar i din kalender kommer den luckan att visas som ett tillgängligt alternativ på din bokningssida.
    2. Använd anpassade tillgänglighetstimmar: Här anger du under vilket datumintervall det ska gå och boka alternativt om det finns några särskilda tidsramar. Kanske är det bara på måndagar du vill att det ska gå att boka?
  4. Under avancerade inställningar kan du ställa in led- och buffertid samt påminnelser och om det ska gå ut automatiska uppföljningsmeddelanden efter mötet. Läs mer om vad det innebär under vanliga frågor
  5. Klicka på spara högst upp till höger när du känner dig färdig.
  6. Du kan nu dela en länk till din bokningssida eller mötestyp och ta emot bokningar! Beroende på om ditt möte är privat eller offentligt delar du på olika sätt. Är det offentliga möten använder du knappen Dela högst upp medan om det är ett privat möte klickar du på dela knappen direkt på mötestypen. Lycka till!

Visa och höj din tillitsnivå

/i , , ,

Idag finns det olika digitala tjänster som kräver att man har rätt tillitsnivå. Det finns sätt att själv höja tillitsnivån om man behöver det, med hjälp av BankID eller Freja eID+ via verktyget Mina inställningar. Det går också att göra genom att aktivera om sitt Umu-id med en metod där du har ett bekräftat konto (läs mer nedan) eller genom att boka ett besök hos Servicedesk.

Alternativ 1: Via Mina inställningar

  1. Gå till Verktyget Mina inställningar, https://administrationsverktyg.umu.se/Settings och logga in.
  2. Välj Tillitsnivå i menyn överst. Din aktuella tillitsnivå visas enligt bilden och om din tillitsnivå är 1 så har du möjlighet att höja den till 2 med hjälp av BankID eller Freja eID+.

Tips! Numera kan den som har ett svenskt pass eller nationellt ID-kort enkelt skaffa Freja eID+ utan att besöka ett ATG-ombud, läs mer på Frejas webb, https://frejaeid.com/skaffa-freja-eid/.

Alternativ 2: Aktivera om ditt Umu-id för att få tillitsnivå 2

Du kan även aktivera om ditt konto för att uppnå tillitsnivå 2 med någon av metoderna nedan.

  1. Som student kan du aktivera om ditt konto med EduID. Det kan idag bekräftas genom ett antal olika metoder beroende på om du har svenskt personnummer och folkbokförd i Sverige eller inte. Läs mer om eduID, https://eduid.se/faq.
  2. Som student kan du förutom EduID även nyttja ditt konto hos Antagning.se för att aktivera om ditt konto och erhålla tillitsnivå 2. Det krävs dock att ditt konto hos Antagning.se är bekräftat, dvs. att du fått en kod till din folkbokföringsadress som du bekräftat ditt antagning.se-konto med.
  3. Freja eID+, BankID eller eIDAS kan man också använda för att aktivera sitt Umu-id, men om det är tillitsnivån som ska höjas är ”Alternativ 1: Via Mina inställningar” som beskrivs ovan ett enklare sätt.

Aktiveringsguiden når du här: https://administrationsverktyg.umu.se/KontoAktivering.

 

Alternativ 3: Via besök hos Servicedesk

Om alternativen ovan inte fungerar för dig kan du som är på plats i Umeå kontakta Servicedesk, https://www.umu.se/servicedesk för att boka in ett besök där du får visa upp din legitimation och få din tillitsnivå höjd.

 

Logga in och ut i en samtalskö via en Teams-kanal

/i , , , ,

När du tilldelas som en agent i en Teams Samtalskö är det möjligt att logga in och ut i kön. Det är endast när du är inloggad som du kommer att få samtal från Samtalskön som skickas till din Teams-klient. Samtalsköer kan konfigureras så att du endast får samtal när du är tillgänglig (grön status).

Om Samtalskön du använder är kopplad till en Teams-kanal kan du välja att ansluta/lämna direkt från den kanalen i Teams. 

1. Öppna den kanal din Samtalskö är ansluten till och välj fliken Samtal. 

2. Klicka på växelknappen bredvid ditt namn för att välja att ansluta eller lämna.

Växelknapp bredvid namn i Teams

3. Du kan också se andra användare som är tilldelade samma Samtalskö och om de har anslutit sig eller lämnat. 

Agenter i samtalskö

 

Göra nyhetsbrev i Newman

/i ,
Läs mer

Schemaläggningsomröstning i Outlook

/i , , , , ,

I denna manual beskriver vi hur du gör en schemaläggningsomröstning i Outlook. Schemaläggningsomröstning kan du använda för att komma överens om en mötestid, då mötesdeltagarna får rösta på en tid som passar dem. Denna funktion finns enbart för Windows och på webben. Manualen kommer att utgå ifrån webben för att passa även de som använder till exempel Mac.

  1. Gå till portalen (m365.umu.se) och öppna Outlook.
  2. Gå till kalendern och klicka på Ny händelse, och välj Händelse.
    Bild som visar hur du kommer till schemaläggningsomröstningen
  3. Nu får du upp en ruta där du bjuder in mötesdeltagarna och sätter en rubrik på mötet.
  4. Gå sedan till Schemaläggningsomröstning i menyraden.Bild som visar schemaläggningsomröstningen i menyraden
  5. Nu får du upp en ruta till höger. Här kan du välja hur långt mötet ska vara, och vilket datum det är. Nedan kan du se förslag på tider då det skulle passa alla mötesdeltagare, respektive någon av mötesdeltagarna. När du har valt vilka förslag du vill skicka ut klickar du på Nästa.
    Bild som visar antalet tillgängliga mötesdeltagare
  6. Nu ser du ruta med en överblick över de tider du valt. Här kan du även välja en plats, eller bocka i Teams-möte. Under ”Hantera omröstningsinställningar” får du alternativ du kan välja att bocka i eller bocka ur:
    – Schemalägg när deltagarna uppnår konsensus: Bocka i denna om du vill att mötet ska bokas in automatiskt i Outlook-kalendern när ni kommit överens om tid.
    – Blockera valda tider i min kalender: Lägg in platshållare i din kalender för samtliga av de valda tiderna.
    – Meddela mig om uppdateringar av omröstningar: Få ett mejl när en mötesdeltagare lagt en röst.
    – Kräv att deltagarna verifierar sin identitet: Deltagarna som röstar ska vara inloggade, så det går att identifiera vem det är som röstat.
    – Lås omröstning för deltagare: Deltagare kan inte föreslå nya tider.När du känner dig redo, klicka på Skapa omröstning.Bild som visar inställningar i omröstningen
  7. Nu ser du en översikt på vad du skickar i din omröstning, och kan skriva ett meddelande i mejlet. När du är redo klickar du på Skicka.
    Bild som visar hur mejlet du skickar ser ut.
  8. När du skickat schemaläggningsomröstningen, kommer platshållare att skapas i din och mottagarnas kalender, för de valda tiderna.
  9. Klar! När de röstar får du ett mejl, och om alla kommer överens om samma tid, läggs en bokning in i kalendern för den tiden, och platshållarna försvinner.