Svenska – Sida 3

E-postaviseringar till gruppformulär

2023-06-07/i Anställd, E-post, Forms, Manual, Microsoft 365, Outlook, Student, Svenska

När du skapar gruppformulär i Forms, och vill få e-postaviseringar när ett svar lämnas in i formuläret krävs det att du gör ytterligare inställningar än att bara ställa in det i formuläret. I denna manual beskriver vi hur du kan få aviseringar till en gruppmejl, när du skapar gruppformulär i Forms.

Gå till Microsoft Forms

Under Mina grupper finns de team du är medlem i. Klicka på det team du vill ställa in e-postaviseringar på.
Uppe i det högra hörnet ser du medlemmarna i Teamet. Klicka på knappen där det står hur många medlemmar teamet har.
Nu öppnas Outlook på webben. Klicka på de tre prickarna bredvid Skicka e-postmeddelande, och välj Redigera grupp.
I den rutan som öppnas nu, bockar du i Låt personer utanför organisationen skicka e-post till gruppen. Klicka sedan på Spara.
Klar! Nu har du ställt in att dina gruppformulär tillåts att ta emot epost-aviseringar. Se till att du även ställt in i gruppformuläret att du vill få e-postaviseringar om varje inlämnat svar.

Blockera eller vitlista avsändare och domäner i Outlook

2023-06-01/i Anställd, E-post, Microsoft 365, Outlook, Student, Svenska

1. Gå till Outlook i webben via outlook.office.com/mail/

2. Klicka på kugghjulet uppe i det högra hörnet och sedan ”Visa alla Outlook-inställningar”.

3. I denna vy väljer du fliken ”Skräppost”. Här kan du se dina blockerade avsändare och domäner samt dina betrodda avsändare och domäner. Vy blockerade och betrodda avsändare i Outlook
4. Du kan ta bort (papperskorgen), ändra (pennan) och lägga till avsändare och domäner som du antingen vill blockera eller göra betrodda. Tänk på att istället för att blockera mail från legitima avsändare (t ex linkedin) bör du i första hand se till att säga upp nyhetsbrevet eller byta adressen som du får nyhetsbrevet till.
5. Klicka på ”Spara” längst ner för att spara dina ändringar.

Kom igång med din personliga bokningssida i Bookings med mig

2023-05-11/i Anställd, Bookings, Microsoft 365, Outlook, Student, Svenska

Bookings med mig är ett digitalt personligt bokningsverktyg som integreras med din lediga/upptagna tid i din Outlook-kalender. Tjänsten kan användas till exempel när du behöver boka in medarbetarsamtal eller vill erbjuda handledningstider eller coachning till studenter och kollegor. Den här manualen guidar er till hur ni kommer igång med er personliga bokningssida!

Gå till Bookings med mig via Microsoft 365 portalen, m365.umu.se
Gå till våfflan uppe i vänstra hörnet och klicka sedan på Bookings
Nu är du på startsidan för Bookings och ser både dina delade bokningssidor (längst ner) och din personliga bokningssida (högst upp)
Klicka på ”Gå till bokningssidan” för att sätta upp din första mötestyp
Välj om du vill skapa ett offentligt eller privat möte och klicka på ”+”
Du kan läsa vad skillnaden är under vanliga frågor
Välj en rubrik eller ett namn för mötet som ska gå att boka och en kort beskrivning om så önskas. Ange plats och hur långt mötet ska vara
Under ”Schemalägg anpassning” anger du när det ska gå att boka
1. Använd mina vanliga mötestimmar: Föreslagna tider till bokaren visas baserat på din tillgänglighet i kalendern. Har du en lucka mellan två bokningar i din kalender kommer den luckan att visas som ett tillgängligt alternativ på dina bokningssida.
2. Använd anpassade tillgänglighetstimmar: Här anger du under vilket datumintervall det ska gå och boka alternativt om det finns några särskilda tidsramar. Kanske är det bara på måndagar du vill att det ska gå att boka?
Under avancerade inställningar kan du ställa in led- och buffertid. Läs mer om vad det innebär under vanliga frågor
Du kan nu dela en länk till din bokningssida eller mötestyp och ta emot bokningar! Beroende på om ditt möte är privat eller offentligt delar du på olika sätt. Är det offentliga möten använder du den stora dela knappen högst upp medan är det ett privat möte klickar du på de tre prickarna på mötet och väljer dela där. Lycka till!

Aktivera MFA (multifaktorautentisering)

2023-05-11/i Anställd, Multifaktorautentisering (MFA), Student, Svenska, Umu-id

I denna guide beskriver vi hur du aktiverar MFA för ditt Umu-id med hjälp av din dator och mobil.

Läs mer

Visa och höj din tillitsnivå

2023-04-26/i BankID, Freja eID, Svenska, Umu-id

Idag finns det olika digitala tjänster som kräver att man har rätt tillitsnivå. Det finns sätt att själv höja tillitsnivån om man behöver det, med hjälp av BankID eller Freja eID+ via verktyget Mina inställningar. Det går också att göra genom att aktivera om sitt Umu-id med en metod där du har ett bekräftat konto (läs mer nedan) eller genom att boka ett besök hos Servicedesk.

Alternativ 1: Via Mina inställningar

Gå till Verktyget Mina inställningar, https://administrationsverktyg.umu.se/Settings och logga in.
Välj Tillitsnivå i menyn överst. Din aktuella tillitsnivå visas enligt bilden och om din tillitsnivå är 1 så har du möjlighet att höja den till 2 med hjälp av BankID eller Freja eID+.

Tips! Numera kan den som har ett svenskt pass eller nationellt ID-kort enkelt skaffa Freja eID+ utan att besöka ett ATG-ombud, läs mer på Frejas webb, https://frejaeid.com/skaffa-freja-eid/.

Alternativ 2: Aktivera om ditt Umu-id för att få tillitsnivå 2

Du kan även aktivera om ditt konto för att uppnå tillitsnivå 2 med någon av metoderna nedan.

Som student kan du aktivera om ditt konto med EduID. Det kan idag bekräftas genom ett antal olika metoder beroende på om du har svenskt personnummer och folkbokförd i Sverige eller inte. Läs mer om eduID, https://eduid.se/faq.
Som student kan du förutom EduID även nyttja ditt konto hos Antagning.se för att aktivera om ditt konto och erhålla tillitsnivå 2. Det krävs dock att ditt konto hos Antagning.se är bekräftat, dvs. att du fått en kod till din folkbokföringsadress som du bekräftat ditt antagning.se-konto med.
Freja eID+ och BankID kan man också använda för att aktivera sitt Umu-id, men om det är tillitsnivån som ska höjas är ”Alternativ 1: Via Mina inställningar” som beskrivs ovan ett enklare sätt.

Aktiveringsguiden når du här: https://administrationsverktyg.umu.se/KontoAktivering.

Guide för att aktivera Umu-id

Alternativ 3: Via besök hos Servicedesk

Om alternativen ovan inte fungerar för dig kan du som är på plats i Umeå kontakta Servicedesk, https://www.umu.se/servicedesk för att boka in ett besök där du får visa upp din legitimation och få din tillitsnivå höjd.

Logga in och ut i en samtalskö via en Teams-kanal

2023-04-25/i Anställd, Microsoft 365, Svenska, Teams, Telefon

När du tilldelas som en agent i en Teams Samtalskö är det möjligt att logga in och ut i kön. Det är endast när du är inloggad som du kommer att få samtal från Samtalskön som skickas till din Teams-klient. Samtalsköer kan konfigureras så att du endast får samtal när du är tillgänglig (grön status).

Om Samtalskön du använder är kopplad till en Teams-kanal kan du välja att ansluta/lämna direkt från den kanalen i Teams.

1. Öppna den kanal din Samtalskö är ansluten till och välj fliken Samtal.

2. Klicka på växelknappen bredvid ditt namn för att välja att ansluta eller lämna.

Växelknapp bredvid namn i Teams

3. Du kan också se andra användare som är tilldelade samma Samtalskö och om de har anslutit sig eller lämnat.

Agenter i samtalskö

Göra nyhetsbrev i Newman

2023-04-14/i Newman, Svenska

Läs mer

Schemaläggningsomröstning i Outlook

2023-04-05/i Anställd, E-post, Manual, Microsoft 365, Outlook, Svenska

I denna manual beskriver vi hur du gör en schemaläggningsomröstning i Outlook. Schemaläggningsomröstning kan du använda för att komma överens om en mötestid, då mötesdeltagarna får rösta på en tid som passar dem. Denna funktion finns enbart i Outlook på webben.

Gå till portalen (m365.umu.se) och öppna Outlook.

Gå till kalendern och klicka på Ny händelse, och välj Händelse.
Nu får du upp en ruta där du bjuder in mötesdeltagarna och sätter en rubrik på mötet. Gå sedan till Schemaläggningsomröstning i menyraden.
Nu får du upp en ruta till höger. Här kan du välja hur långt mötet ska vara, och vilket datum det är. Nedan kan du se förslag på tider då det skulle passa alla mötesdeltagare, respektive någon av mötesdeltagarna. När du har valt vilka förslag du vill skicka ut klickar du på Nästa.
Nu ser du ruta med en överblick över de tider du valt. Här kan du även välja en plats, eller bocka i Teams-möte. Under ”Hantera omröstningsinställningar” får du alternativ du kan välja att bocka i eller bocka ur:
– Schemalägg när deltagarna uppnår konsensus: Bocka i denna om du vill att mötet ska bokas in automatiskt i Outlook-kalendern när ni kommit överens om tid.
– Blockera valda tider i min kalender: Lägg in platshållare i din kalender för samtliga av de valda tiderna.
– Meddela mig om uppdateringar av omröstningar: Få ett mejl när en mötesdeltagare lagt en röst.
– Kräv att deltagarna verifierar sin identitet: Deltagarna som röstar ska vara inloggade, så det går att identifiera vem det är som röstat.
– Lås omröstning för deltagare: Deltagare kan inte föreslå nya tider.

När du känner dig redo, klicka på Skapa omröstning.
Nu ser du en översikt på vad du skickar i din omröstning, och kan skriva ett meddelande i mejlet. När du är redo klickar du på Skicka.
När du skickat schemaläggningsomröstningen, kommer platshållare att skapas i din och mottagarnas kalender, för de valda tiderna.
Klar! När de röstar får du ett mejl, och om alla kommer överens om samma tid, läggs en bokning in i kalendern för den tiden, och platshållarna försvinner.

Logga in på Teams skrivbordstelefon

2023-03-09/i Anställd, Microsoft 365, Svenska, Teams, Telefon

Instruktion som visar hur du loggar in på en personlig eller gemensam bordstelefon med Teamstelefoni. För att följa instruktionen behöver du tillgång till en Teams skrivsbordstelefon och en dator.

1. När din telefon är igång och ansluten till internet visas en inloggningskod på telefonens display.

2. Öppna webbläsaren på din dator och gå till adressen https://microsoft.com/devicelogin. I rutan under Enter code, fyll i koden som står på displayen på telefonen. Klicka Next för att fortsätta.

3. För personlig bordstelefon: Logga in med ditt umu-id, umuid@ad.umu.se.
För gemensam bordstelefon: Logga in med inloggningsuppgifterna du fått, login och password.

4. Klicka på Continue för att bekräfta.

5. Din telefon loggar in och installeras. När den är klar visas din profilbild och att du är inloggad.

Spela in möten i Teams

2023-03-08/i Anställd, Manual, Microsoft 365, Student, Svenska, Teams

I denna manual beskriver vi hur du spelar in digitala möten i Teams, och vart du hittar inspelningen när mötet är över. Observera att det är viktigt att du meddelar deltagarna i mötet innan så de kan ta ställning till om det är okej att bli inspelade.

Tänk efter innan du spelar in ett möte

Undvik helst att spela in möten om du inte absolut måste. Skriv hellre minnesanteckningar för att dokumentera mötet. Om du ändå vill spela in ett möte ska du:

Informera deltagarna i mötet innan så de kan ta ställning till om det är okej att bli inspelade.
Säkerställa att informationen som spelas in inte innehåller känsliga uppgifter.

Anslut till ett teamsmöte

När du har startat eller anslutit till ett teamsmöte klicka på Mer, och sedan Spela in och transkribera.
Nu får du upp ytterligare en ruta, klicka på Starta inspelning när du är redo. Här kan du även välja att Starta avskrift, om du vill transkribera mötet.
När du vill avsluta inspelningen gör du på samma sätt som när du startade inspelningen. Du går till Mer och sedan Spela in och transkribera, därefter klickar du på Stoppa inspelning. Inspelningen stoppas även automatiskt när mötet avslutas.
Nu har du gjort en inspelning av ditt Teamsmöte. Det kan ta några minuter innan inspelningen är sparad. Inspelningen sparas automatiskt i möteschatten efter mötet är avslutat. Beroende på vilken typ av teamsmöte du spelade in sparas inspelningen på olika ställen:
– Kanalmöte: Inspelningen sparas i en mapp under ”Filer” i kanalens SharePoint, där alla medlemmar i teamet har tillgång till den.
– Vanligt möte: Inspelningen sparas i mappen ”Inspelningar” på OneDrive för den individ som startade inspelningen.
Inspelningen sparas enbart under begränsad tid, så om du ej vill att den ska försvinna kan du spara ner den i en annan mapp i din OneDrive.

Automatisk inspelning

Innan mötet börjar kan du välja att det ska spelas in automatiskt. Gå till Mötesaltenativ och bocka sedan i Spela in automatiskt. Om du väljer att göra detta är det viktigt att deltagarna i mötet godkänner redan innan mötet startar att det är okej att bli inspelade.
Bild som visar funktionen "spela in automatiskt"