Anpassa behörigheter för filer, mappar och bibliotek i SharePoint

I denna manual beskriver vi hur du som administratör eller ägare till ett dokumentbibliotek kan du ändra behörigheterna så att rätt personer har tillgång till de filer och mappar de behöver samtidigt som du begränsar andras åtkomst.

Hantera åtkomst för filer och mappar i SharePoint

Om du är ägare av en Sharepoint webbplats/Team kan du hantera åtkomst på mappar och filer på ett enkelt sätt.

  1. Gå till det bibliotek du vill ändra behörigheter till.
  2. Klicka på Dokument i vänster-menyn.
  3. Markera vilka filer/mappar du vill hantera åtkomsten för.
  4. Klicka på tre prickar och Hantera åtkomst.
    Anpassa behörigheter för filer, mappar och bibliotek i SharePoint - dokument - hantera åtkomst
  5. En meny till vänster visas. Scrolla ned till gruppwebbplatsnamn Members och klicka på pilen.
  6. Välj Kan redigera om du vill att medlemmarna i webbplatsen (teamet) kan göra ändringar.
  7. Välj Kan visa om du vill att medlemmarna enbart ska kunna visa och inte redigera.
  8. Välj Sluta dela om du vill ta bort tillgång för medlemmar att se filen eller mappen du markerar.
  9. Välj Avancerat om du vill ställa in avancerade behörigheter (exempelvis: att specifika personer/grupper får till gång olika mappar, att vissa personer ska visa men inte redigera, medans andra personer/grupper ska kunna redigera.). (Se mer under nästa rubrik Anpassa behörigheter för ett SharePoint dokumentbibliotek avancerat).
    Anpassa behörigheter för filer, mappar och bibliotek i SharePoint - hantera åtkomst meny

Anpassa behörigheter för ett SharePoint dokumentbibliotek (avancerat)

Som administratör eller ägare till ett dokumentbibliotek kan du ändra behörigheterna på ett helt dokumentbibliotek så att rätt personer har tillgång till de data de behöver samtidigt som du begränsar andras åtkomst.

  1. Gå till det bibliotek du vill ändra behörigheter till.
  2. Klicka på kugghjul i höger hörn och välj sedan Inställningar för bibliotek.
    Anpassa behörigheter för ett SharePoint dokumentbibliotek (avancerat) - kugghjul - välj inställningar för dokumentbibliotek
  3. Under rubriken Behörigheter och hantering väljer du Behörigheter för det här dokumentbiblioteket.
    Anpassa behörigheter för ett SharePoint dokumentbibliotek (avancerat) - behörigheter för dokumentbibliotek
  4. Du kommer till denna sida under fliken behörigheter.
    Anpassa behörigheter för ett SharePoint dokumentbibliotek (avancerat) - avancerade behörigheter startsida
  5. Det kan hända att ett eller flera meddelanden visas i en gul ruta. Här är vad varje meddelande betyder:
    • Vissa objekt i den här listan kan ha unika behörigheter som inte kontrolleras från den här sidan. Visa dessa objekt. Det här innebär att ett enskilt objekt i biblioteket tidigare delats med andra. När du klickar på Visa dessa objekt visas dialogrutan Undantag där det visas vilka de här objekten är. Om du är ägare till objektet klickar du på Hantera behörigheter för att göra ändringar.
    • Det finns användare med begränsad åtkomst på den här webbplatsen. Användarna kan ha begränsad åtkomst om ett objekt eller dokument under webbplatsen har delats med dem. Visa användarna. Det här innebär att om ett objekt har delats med användare, men inte hela listan, biblioteket eller undersökningen, är användarnas åtkomst begränsad till det objekt som delades med dem. Klicka på Visa användare att se vilka de är.
    • När du delar ett objekt med en användare får de begränsad åtkomst till webbplatsen för att ge dem åtkomst till objektet. Om du tar bort delning av objektet har användaren fortsatt begränsad åtkomst till webbplatsen (och du kommer att se det här meddelandet), men de har inte åtkomst till några objekt som inte delas med dem.
    • Det här biblioteket ärver behörigheter från den överordnade nivån. (namn på webbplats). Det innebär att arvet ännu inte har brutits för listan, biblioteket eller undersökningen. Mer information om hur du gör det finns i Bryta behörighetsarv nedan.

Bryta arv av behörigheter i SharePoint

När du bryter behörighetsarvet för ett bibliotek och sedan definierar nya behörighetsinställningar blir biblioteket överordnad objekten i den. Objekten under det överordnade objektet ärver nu de nya behörighetsinställningarna (såvida inte objekten har unikt definierade behörigheter).

Utför följande steg för att bryta arvet och tilldela unika behörigheter:

  1. Gå till sidan Behörigheter med hjälp av stegen i föregående avsnitt.
  2. Om du vill bryta behörighetsarvet från det överordnade objektet väljer du Sluta ärva behörigheter.
    Bryta arv av behörigheter i SharePoint
  3. En säkerhetsruta visas. (se bild). Klicka OK om du vill slutföra ”sluta ärva behörigheter”. Klicka Avbryt om du vill avbryta.
    Bryta arv av behörigheter i SharePoint - säkerhetsruta
  4. Du har nu slutat ärva behörigheter för det här dokumentbiblioteken. Nu utökas fliken behörigheter med fler alternativ.
  5. Klicka på Ta bort unika behörigheter om du vill återställa ärv behörigheter igen.
    Bryta arv av behörigheter i SharePoint - ta brt unika behörigheter

Tilldela unika behörigheter i SharePoint

Du måste bryta arvet (föregående rubrik) från den överordnade webbplatsen innan du kan tilldela unika behörigheter. När du har brutit arvet enligt stegen i avsnittet ovan utför du följande steg för att tilldela unika behörigheter:

  1. Öppna det biblioteket du vill tilldela unika behörigheter inom.
  2. Gå till sidan Behörigheter med hjälp av stegen i föregående avsnitt.
  3. Välj Tilldela behörigheter på fliken behörigheter. (Obs. Om listan eller biblioteket ärver från det överordnade objektet visas inte Tilldela behörigheter).
    Bryta arv av behörigheter i SharePoint - tilldela behörigheter
  4. I dialogrutan Dela Dokument och dess innehåll under fliken bjud in andra kontrollerar du vilka personer du vill tilldela behörigheter till.
    1. Klicka på Ange namn eller e-postadresser… och ange vilka personer eller grupper du vill tilldela behörigheter till.
    2. Lägg till ett personligt meddelande om du vill.
    3. Markera eller avmarkera Dela allt i den här mappen, även objekt med unika behörigheter. Då beviljar eller begränsar du åtkomsten till objekt som du redan har angett unika behörigheter för. (Det här alternativet är bara tillgängligt för mappar.)
    4. Som standard tilldelas behörighetsnivån Redigera, vilket innebär att de personer som du bjuder in kan göra några ändringar i biblioteket. Om du vill ge en annan behörighetsnivå, till exempel Skrivskydd, klickar du på Visa alternativ och ändrar markeringen i rutan Välj en behörighetsnivå. Ett e-postmeddelande skickas till alla i rutan Bjud in personer. Om du inte vill att det här ska hända klickar du på Visa alternativ och sedan avmarkerar Skicka en e-postinbjudan.
    5. När du är klar klickar du på Dela.
      Tilldela unika behörigheter i SharePoint - dialogruta välj person och meddelande

Ändra behörighetsnivåer i SharePoint

Du måste bryta arvet från den överordnade webbplatsen innan du kan ändra unika behörigheter. När du har brutit arvet enligt stegen i avsnittet ovan utför du följande steg för att ändra unika behörigheter:

  1. Öppna det biblioteket du vill ändra behörighetsnivåer inom.
  2. Gå till sidan Behörigheter för biblioteket.
  3. I listan Namn markerar du kryssrutan bredvid namnet på den användare eller grupp som du ändrar behörighetsnivåer för.
  4. Klicka sedan på Redigera användarbehörigheter.
    Ändra behörighetsnivåer i SharePoint - markera grupp och välj redigera användarbehörigheter
  5. Under Behörigheter markerar du de kryssrutor för den behörighetsnivå som du vill använda för de användare eller grupper som du valt.
  6. Klicka sedan OK. 
    Ändra behörighetsnivåer i SharePoint - redigera behöriheter - välj olika behörigheter

Ta bort användarbehörigheter i SharePoint

Om du vill ta bort behörigheter från användare eller grupper som du har tilldelat åtkomst utför du följande steg:

  1. Gå till det biblioteket du vill ta bort användarbehörigheter.
  2. Gå till sidan Behörigheter för listan, biblioteket eller undersökningen med hjälp av stegen i föregående avsnitt.
  3. I listan Namn markerar du kryssrutan bredvid namnet på den användare eller grupp som du vill ta bort behörigheter från.
  4. Välj Ta bort användarbehörigheter
    ta bort använderbehöriheter i sharepoint avancerat
  5. Behörighetssidan uppdateras och visar att gruppen eller användaren inte längre har behörigheter till lista.

 

Kom igång med den nya Whiteboard

I denna manual visar vi hur du kommer igång med att använda denna nya Whiteboard.

Hitta Whiteboard

  1. Öppna din webbläsare och gå till adressen www.o365.umu.se
  2. Sök dig till panelen till vänster med alla applikationer. Klicka längst ned Fler applikationer
  3. Välj Whiteboard
    office365 start sida whiteboard

Whiteboard portal

Du kommer till din Whiteboard Portal. Här skapar du nya Whiteboards. Du ser alla dina befintliga Whiteboards.

  1. Klicka här för att skapa en ny whiteboard
  2. Detta är en befintlig whiteboard. Klicka på dem för att öppna.
  3. Klicka på tre prickar på befintlig whiteboard för att:
  4. Ta bort Whiteboard
  5. Ändra nämn på din Whiteboard
  6. Här ser du om din whiteboard är delad med fler personer.
    whiteboard portal

Whiteboard inställningar

  1. Klicka på ikon för kugghjul
  2. Välj Förbättra formen på pennanteckningar automatiskt om du vill att dina pennteckningar ska justeras automatiskt (exempelvis, om du ritar en ring med pennan, kommer ringen att bli justerad till en fil form).
    Inställningar whiteboard

Whiteboard tavla vänster huvudmeny

Innan du startar med din Whiteboard är det viktigt att förstå ikoner och menyer. Här är några viktiga för att kunna använda Whiteboard. 

  1. Pilen är standard val. Den innebär att du kan flytta runt på duken, markera och flytta objekt du skapar.
  2. Penna innebär att du får upp en meny där du kan välja mellan flertalet pennor och rita på din duk.
  3. Plusstecknet innebär att att menyn Skapa visar sig. Här kan du välja mellan flertalet olika objekt som du kan placera ut på din duk. (se bild). Gå ner i manualen för att se mer om vad du kan skapa.
  4. Pilarna symboliserar gör om (ångra) det du har skapat. Du kan gå bakåt och framåt. (Ctrl+Z fungerar också för att ångra).
  5. Namnlös whiteboardtavla. Här byter du namn på din Whiteboard
    Ny whiteboard - huvudmeny - byt namn - bakåt, framåt

Whiteboard högra menyn: Dela och inställningar

I höger hörn av whitebarden under din profil finns två ikoner.

  1. Klicka på dela ikon för att skapa en länk som du kan dela.
  2. Klicka på kugghjulet för att se inställningar. Här kan du exempelvis Exportera din whiteboard som bild, slå av och på automatiska former med pennteckningar, ändra om deltagare kan redigera och formatera din bakgrund,

Dela whitebard och whiteboard inställningar

Använd pennanteckningar

  1. Välj svart penna för att göra svarta pennanteckningar.
  2. Välj röd penna för att göra röda pennanteckningar.
  3. Välj regnbågsfärgad penna för att göra regnbågsfärgade pennanteckningar.
  4. Välj gul penna för att göra överstrykningar.
  5. Välj suddgummi för att sudda ut dina pennanteckningar
  6. Välj lasso för att markera objekt eller pennanteckningar du vill ta bort.
    använd pennanteckningar whiteboard

Ändra tjocklek, färg och skapa pilar med pennanteckningar

  1. Dubbelklicka på någon av de vänstra pennorna.
  2. Ändra tjocklek på pennanteckning.
  3. Välj bland olika färger.
  4. Skapa enkelriktad pil
  5. Skapa dubbelriktad pil
  6. Avsluta pil-läge.
    Ändra tjocklek, färg och skapa pilar med pennanteckningar i whiteboard

Kommentar: Om ni kollar på den svarta pennan (nummer 1) ser ni en liten markör att en dubbelriktad pil är aktiverad. För att få bort denna behöver du dubbelklicka på pennan och välja nummer 5.

 

Skapa post its

Gå till högra menyn, klicka på ikon för skapa och välj anteckningar. 

  1. Du kan välja enkla post its med olika färger
  2. Du kan välja post its i rutnät med olika färger.
  3. Klicka på Lägg till anteckning för att skapa fler post its inom rutnätet.
    skapa postits whiteboard

Skapa text

Gå till högra menyn, klicka på ikon för skapa och välj Text.

  1. Skriv din text i rutan.
  2. Dra i kanterna för att förstora och förminska textrutan.
  3. Markera textruta för att:
    • Skriva i rutan
    • Ändra färg på texten
    • Ta bort textruta
    • Skriva en text som beskriver textrutan.
    • Klicka på tre prickar för att placera längt fram eller placera längst bak.
      skapa text i whiteboard

 

Skapa former

Gå till högra menyn, klicka på ikon för skapa och välj Former.

  1. Du kan välja bland 12 olika former.
  2. Dra i kanterna för att förstora och förminska formerna.
  3. Markera form för att:
    • Ändra färg
    • Ta bort kanter
    • Ta bort form
    • Skriva en text som beskriver formen.
    • Klicka på tre prickar för at placera längt fram eller placera längst bak.
    • skapa former i whiteboard

Skapa reaktioner

Gå till högra menyn, klicka på ikon för skapa och välj Reaktioner

  1. Du kan välja bland 8 olika former.
  2. Dra i kanterna för att förstora och förminska reaktionerna.
  3. Markera reaktion för att:
    • Ta bort reaktion
    • Skriva en text som beskriver reaktionen.
    • Klicka på tre prickar för at placera längt fram eller placera längst bak.
  4. Ett tips är att använda reaktioner för att reagera på post-its. Som ni ser på bilden.
    skapa reaktioner i whiteboard

Ladda upp bilder

Gå till högra menyn, klicka på ikon för skapa och välj Bilder. Du kommer till din utforskare/Finder, välj bild.

  1. Dra i kanterna för att förstora och förminska bilder
  2. Markera bild för att:
    • Ta bort bild
    • Skriva en text som beskriver bilden
    • Klicka på tre prickar för at placera längt fram eller placera längst bak.
      ladda upp bilder i whiteboard

 

Använd mallar

Gå till högra menyn, klicka på ikon för skapa och välj Mallar.

  1. Välj vilken typ (kategori) av mall du vill skapa genom att klicka på kategori. Du kan välja bland 9 olika kategorier av mallar, varav ca 5-10 mallar inom varje kategori.
    skapa mallar i whiteboard - välj kategori
  2. Skrolla ned för att se olika mallar inom kategorin (brainstoming). Klicka på mallnamn för att välj mall du vill skapa.
    skapa mallar i whiteboard - välj mall
  3. När du har valt mall ska du placera ut mallen på lämplig plats.
    skapa mallar i whiteboard - plasera ut mall

Tips vi användning av mallar

Här kommer några tips när du använder mallar.

  1. Använd mallen som en utgångpunkt. Du kan alltid redigera objekt, text, utseende osv. genom att markera det du vill redigera. (Bilden visar redigering av text ruta)
  2. Lägga till objekt på din mall. Du kan alltid lägga till fästisar, text, reaktioner och former på din mall.
  3. Scrolla på din mus för att förstora eller förminska din tavla. Du kan inte förstora eller förminska hela mallen.
  4. Markera objekt i mallen och tryck på delete-knappen på tangent för att ta bort objekt.skapa mallar i whiteboard - redigera

 

Lägg till dokument

  1. Gå till högra menyn, klicka på ikon för skapa och välj Dokument.
    lägg till dokument i whiteboard
  2. En dialogruta visar sig. Här väljer du vilket dokument du vill ladda upp.
  3. Klicka på Mina filer för att välja filer från din OneDrive
  4. Klicka på Senaste för att välja de senaste filerna du har varit inne på.
  5. Under Snabbåtkomst välj vilket Team/sharePoint dokumentbilbliotek du vill ladda upp ett dokument ifrån.
    lägg till dokument i whiteboard - välj dokument
  6. Så här kan det exempelvis se ut om jag har valt att ladda upp en PowerPoint fil på min Whiteboard. (Observera ni kan enbart ladda upp PowerPoint, PDF dokument).
  7. Markera slides du vill ladda upp.
  8. Klicka Markera alla för att ladda upp alla slides.
  9. Klicka infoga.
    lägg till dokument i whiteboard - exepel ppt

 

 

Skapa och ta bort ett nyhetsinlägg i SharePoint

I denna manual beskriver vi hur du som ägare av en SharePoint Gruppwebbplats skapar och tar bort ett nyhetsinlägg i en befintlig SharePoint gruppwebbplats.

Skapa ett nyhetsinlägg

  1. Gå till din SharePoint gruppwebbplats och klicka på ny och sedan nyhetsinlägg. (Du kan också välja Nyhetslänk som hämtar nyheter från andra sidor eller webbplatser.)
    Skapa ett nyhetsinlägg i sharepoint - ny - nyhetsinlägg
  2. Välj en mall och klicka sedan Skapa inlägg.
    välj mall för att skapa nyhetsinlägg
  3. För att redigera ditt nyhetsinlägg se manual Skapa en ny sida i SharePoint gruppwebbplats (länka till manual).
  4. Välj Publicera nyheter när du är klar för att publicera det.
    publicera nyhetsinlägg
  5. Om du vill se hur ditt nyhetsinlägg ser ut klicka du Startsida.
  6. Om du vill se hur ditt nyhetsinlägg ser ut kan du även klicka på SharePoint.se ditt inlägga startsida gruppwebbplats och sharepoint startsida

Ta bort ett nyhetsinlägg

  1. Klicka på sidor i västra menyn för SharePoint gruppwebbplatsen.
    ta bort nyhetsinlägg - klicka på sidor
  2. Observera om du inte ser sidor i menyn, gå till kugghjul i högra hörn och välj Webbplatsinnehåll. 
  3. Välj vilken sida du vill ta bort i listan genom att markera bock-rutan och klicka sedan på Ta bort.
    välj vilken sida du vill ta bort

 

 

 

Hitta, skapa och ta bort gruppwebbplats i SharePoint

I denna manual beskriver vi hur du hittar, skapar och tar bort gruppwebbplatser i SharePoint. Observera att om du har ett Team i Microsoft Teams har du och medlemmarna i teamet redan en gruppwebbplats i SharePoint. Gruppwebbplats=Team

Hitta gruppwebbplatser

Du hittar dina webbplatser i SharePoint genom att:

  1. Öppna din webbläsare och gå till adressen www.o365.umu.se
  2. Sök dig till panelen till vänster med alla applikationer. Klicka längst ned Fler applikationer.
  3. Välj SharePoint
  4. Klicka på jordgloben (Mina webbplatser) i menyn till vänster. I listan ser du dina webbplatser och Team.
    skapa dokumentbiblitoek i sharepoint - välj gruppwebbplats

 

Skapa gruppwebbplats i SharePoint

  1.  I det vänstra övre hörnet på SharePoint sidan klickar du på + Skapa webbplats.
    hitta och skapa wgruppwebbplats - skapa webbplats
  2. Det finns två olika typer av webbplatser du kan skapa. Om syftet är att skapa en samarbetsyta för till exempel en arbetsgrupp eller ett projekt väljer du Gruppwebbplats.
    hitta och skapa gruppwebbplats i sharepoint - skapa ny webbplats
  3. Därefter ska du ange namn och beskrivning för gruppwebbplatsen. Här väljer du också om webbplatsen ska vara privat eller offentlig och längst ner vilket språk som ska vara det primära.Observera att i en privat grupp bjuder du in de personer som ska vara med och arbeta på webbplatsen. I en offentlig grupp kan alla inom Umeå universitet besöka webbplatsen dokument. Detta innebär att alla anknutna, anställda och studenter kan ansluta till offentliga webbplatser utan inbjudan.Hitta och skapa gruppwebbplats i sharepoint - skriv namn och inställningar
  4. Bjud in medlemmar och lägg till eventuellt ytterligare ägare till gruppwebbplatsen. Du har även möjlighet att göra detta senare
    Hitta och skapa gruppwebbplats i sharepoint - hantea, skap och tabort gruppmedlemmar
  5. Nu är Gruppwebbplatsen skapad

Ta bort gruppwebbplats

  1. Gå till den webbplats du vill ta bort. Klicka på kugghjulet i höger hörn och välj Webbplatsinformation.
    ta bort gruppwebbplats - välj inställningar och webbplatsinformation
  2. En dialogruta till höger visar sig. Välj Ta bort Webbplats.
    Ta bort gruppwebbplats - dialog ruta välj tabort webbplats
  3. En säkerhetsruta visar sig som varnar om att du håller på att ta bort ett SharePoint sida. Bocka i rutan under ”Ja, ta bort den här gruppen och alla tillhörande resurser” och klicka sedan Ta bort. 
    Ta bort gruppwebbplats share point - säkerhetsruta
  4. Nu är SharePoint gruppen borttagen.

Google Apps avvecklas – vad gör jag? (Studentinformation)

Universitetet kommer att avveckla användningen av Google Apps till den 31 mars 2022. Avvecklingen innebär att du som idag använder Google Apps kommer behöva flytta ditt material och välja andra tjänster för att samarbeta och lagra och dela filer.

Universitet har beslutat att avveckla Google Apps eftersom det saknas ett personuppgiftsbiträdesavtal som medför att vi inte kan uppfylla kraven i dataskyddsförordningen. I april 2020 beslutade därför universitetet att rekommendera Office 365 som den huvudsakliga tjänsten för att samarbeta, anteckna, kommunicera samt lagra och dela filer.

Så flyttar du från Google Apps

  • Nedan beskriver vi vad du som student och användare av Google Apps behöver göra för att flytta från Google Apps till en annan tjänst.
    Om du idag vidarebefordrar din e-post från din umu.se-adress till din Gmail ska du upphöra med detta.
  • Om du stöter på problem eller behöver hjälp med något kan du höra av dig till Servicedesk.
    Tips! Passa på att rensa ditt material när du genomför flytten. Reflektera över vad du behöver behålla och vad du kan ta bort för att förenkla och förkorta överföringen.

Vart och hur exporterar jag mitt material?

Vi rekommenderar dig som student att flytta över ditt material på Google Apps till ett privat google-konto. Här finner du en manual för hur du gör det. Om du har mycket material på Google Apps, och vill hitta en nya tjänst att lagra dina filer på kan du använda Google Takeout. Med Google Takeout kan du spara ned filerna till din dator för att själv sedan ladda upp filerna på valfri tjänst. Här är vår manual för hur du flyttar med hjälp av Google Takeout.

Om du inte vill spara materialet på din egna dator eller på ett privat google-konto kan du ladda upp ditt material i tjänsten som rekommenderas av universitetet, Office 365. Du vet väl om att du som student har gratis tillgång till Office 365? Tjänsten innehåller många appar du kan använda som verktyg för att lagra filer, hantera kalender och e-post, anteckna och samarbeta med dina kursare. Se Relaterade länkar till vänster för manualer om hur du startar igång din användning av Offie 365.
Läs mer om Office 365 här.

Vilken app inom Office 365 kan jag flytta till?

  • Har du använt Google Drive? Motsvarigheten i Office 365 är Onedrive.
  • Har du använt Gmail eller Google Kalender? Motsvarigheten för dessa två appar finns i Outlook.
  • Har du använt Google Dokument, Kalkylark och Presentationer? Motsvarigheten i Office 365 hittar du i Word, Excel och PowerPoint.
  • Har du använt Google Meet, Grupper eller Hangouts? Då har du alla dessa funktioner samlat på appen Teams.
  • Har du använt Google Formulär eller Google Jamboard? Liknande funktioner i Office 365 finner du i Forms och Whiteboard.
  • Har du använt Google Sites? Motsvarigheten i Office 365 är Sharepoint.

 

Tänk på att exporten kan ta allt mellan några minuter till flera dagar. Har du väldigt mycket data kan det ta över en vecka. Därför rekommenderar vi att du exporterar innehållet i god tid innan avvecklingen av Google Apps.

Vanliga frågor om avvecklingen av Google Apps

Jag vill inte ha kvar något av mitt innehåll i Google Apps, behöver jag göra något då?
Nej, då behöver du inte göra någonting.

Jag ska starta ett nytt digitalt samarbete, vilken tjänst ska jag använda istället?
Umeå universitet har valt Office 365 (Teams och Sharepoint) som tjänst för digitala möten och samarbeten.

Kommer det att vara möjligt att begära ut en kopia på innehållet efter 31 mars 2022?
Nej, ingen säkerhetskopieringen av innehållet kommer att göras på grund av materialets omfattande storlek. Innehåll som är kvar efter detta datum kommer att raderas och därmed gå förlorade.

Hur lång tid beräknas överföringen ta?
Svårt att veta. Google lämnar inga garantier eller riktlinjer. Börja i god tid för att säkerställa att du hinner få över ditt material innan tjänsten avvecklas. Tänk på att ha kvar ditt konto under tiden som förflyttningen pågår. Det kan ta upp till sju dagar men ju större mängd data – ju längre tid tar det. Vänta inte för länge.

Exportera data från Google Drive till privat konto (Student)

Detta är en komplett användarguide för studenter som vill exportera filer från Googles produkter till lämplig lagringsplats.

Vad är Google Takeout?

Google Takeout är en tjänst från Google som gör det möjligt för användare av Google-produkter att exportera sina data till sin dator eller andra lagringsplatser.

Du kan exportera och ladda ned data från de Google-produkter som du använder, till exempel:

  • e-postmeddelanden från Gmail
  • filer från Drive
  • uppgifter från Kalender
  • foton från Foto
  • videor från YouTube

När är det lämpligt att använda Google Takeout?

Det finns flera anledningar till varför du bör använda Google Takeout.

  • Om du har använt Googles egna format, exempelvis Google Dokument, Kalkylark och Presentationer, är Google Takeout väldigt användbart eftersom tjänsten konverterar data från Googles format till Microsofts format (exempelvis Google Dokument till Microsoft Word). Har du skapat flertalet Google filer i deras format kan du med hjälp av Google Takeout genomföra din överföring i en enda export viket är tidsbesparande.
  • Om du har stor mängd av olika filtyper – som inte är Googles egna format – rekommenderar vi Google Drive applikationen (länka manual). Med hjälp av Google Drive applikationen kan du överföra filer till din slutdestination, exempelvis OneDrive eller trygg fil yta beroende på vad filerna har för informationsklassning.
  • Om du har väldigt få filer rekommenderar vi att ni laddar ned era filer från Google drive på webben till eran dator. **Observera** du kan enbart exportera en fil i taget med hjälp av Google Drive på webben. Om du har flera filer rekommenderar vi därför Google Takeout vilket gör att processen går snabbare.

Hur använder jag Google Takeout?

I denna användarguide som kommer nedan redogör vi för hur du använder Google Takeout för att exportera dina filer från Googles produkter till din dator till lämplig slutdestination. Guiden består av sex steg och kommer även att innehålla tips för att undvika fallgropar i exporten.

 

Steg 1: Hitta Google Takeout och logga in med rätt konto

  1. Gå till Google Takeout
  2. Välj ditt Gapps-konto i listan. **Observera** om du har flera Google konton är det viktigt att välja rätt.
  3. Finns inte ditt Gapps-konto i listan. Välj Använd ett annat konto och logga in med ditt Umu-id@gapps.umu.se
    google takeout - Välj konto
  4. **Observera**. Om du redan är inloggad till ett Google konto när du går till webbadressen för Google Takeout måste du kontrollera att du är inloggad på ditt Gapps-konto. Gör så här:
    1. Klicka på symbolen för ditt Google konto i höger hörn av webbläsar-fönstret.
    2. Kontrollera att du är inloggad med ditt umu-id@gapps.umu.se
    3. Om du inte är inloggad med ditt Gapps-konto, välj det i listan bland utloggade konton.
    4. Om du inte ser ditt Gapps-konto. Klicka på Lägg till ytterligare ett konto, och logga in med ditt umu-id@gapps.umu.se
      google takeout - inloggad med fel konto - byt konto
  5. Du kommer till Umu log-in sidan. Skriv in ditt Umu-id och lösenord, och klicka Sign-in.
    Umu log in sida
  6. Nu är du inloggad i Google Takeout med ditt google-konto. Gå vidare till steg 2.

Steg 2: Välj vilka uppgifter som ska omfattas i din export

I detta steg visar vi hur du väljer vilka produkter du vill exportera data ifrån.

  1. Innan du väljer produkter börja med att skrolla ned i listan för att se olika typer av produkter som du kan exportera data ifrån.
  2. Varje produkt har en bock-ruta. Bocka i ruta vid den produkt du vill exportera data ifrån.
    • Tips: För att underlätta exporten bocka bara i produkter som du har filer lagrad i (exempelvis Google Drive).
    • **Observera** Om du vill exportera data från Gmail kontakta servicedesk.
  3. Klicka på Avmarkera alla för att avmarkera alla produkter. (Ett tips är att göra detta om du exempelvis mest riktar in dig på att exportera från ett fåtal produkter).
  4. Här kan du se hur många produkter du har markerat.
    Google takeout startsida
  5. För att demonstrera Google Takeout, låt säga att jag vill exportera data från alla produkter. Då ser det ut så här:
    1. Klicka Markera alla 
      google take out markera alla
    2. Kontrollera att 38 av 38 produkter är markerade
      Google takeout - kontrollera att alla produkter är markerade
    3. Skrolla längst ned på sidan och klicka på Nästa Steg. 
      Google take out - skrolla längst ned och klicka nästa steg
    4. Nu är detta steg klart gå sedan vidare till Steg 3 i manualen.
    5. **Observera** Om du bara har data i din Google Drive välj då enbart Drive.

Steg 3. Välj filtyp, frekvens och mål

I detta steg väljer du vart du vill exportera dina filer, vilken frekvens och filstorlek.

Visningsmetod

Det första valet du ska göra handlar om hur och var du får dina exporterade filer. I detta moment kan ni välja olika alternativ. **Observera** vi rekommenderar att ni väljer Skicka en hämtningslänk via e-post eller Drive. 

  1. Klicka på Pilen. Välj sedan vilken plats du vill exportera dina filer till.
  2. Välj Skicka en hämtningslänk via e-post för att exportera dina filer till din dator. (Du kan alltid exportera till din dator och sedan välja var du vill lagra dina filer).
  3. Välj Lägg till i Drive för att exportera dina filer till ett privat Google Konto.
  4. Välj Lägg till Dropbox för att exportera dina filer till privat Dropbox konto.
  5. Välj Lägg till i OneDrive för att exportera dina filer till till ett privat Microsoft konto.
  6. Välj Lägg till Box för att exportera dina filer till ett privat Box konto.
    Google takeout studnet - visningsmetod

Frekvens

Här väljer du hur ofta du vill exportera. Eftersom vi stänger ned ditt gApps konto är detta är en export.

  1. Välj Exportera en gång.
    google takeout - steg 3 - frekvens - exportera en gång

Filtyp och filstorlek

Här väljer du filtyp och filstorlek.

  1. Klicka på Pil. Du kan välja mellan .zip eller .tgz. Vet du inte vad du ska välja – välj .zip.
  2. Klicka på Pil vid 2GB. Du kan välja mellan 1, 2, 4, 10, 50GB. Är du osäker välj 2GB.
  3. Avsluta med att klicka på Skapa Export.
    filtyp och filstorlek
  4. Nu är din export klar. En ruta visas som förklarar exportens förlopp. Se bild.
    exportens förlopp

Säkerhetskontroll

**Observera** Innan din export startar kan det vara så att du får ett mail där du behöver bekräfta din identitet. Mailet ser ut så här:

  1. Klicka på Kontrollera aktivitet
    Google takeout steg 3 - Säkerhetskontroll av identitet innan export startar
  2. Klicka på Ja, det var jag
    Google takeout - kontrollera att du är du take out mail
  3. Nu påbörjas exporten, beroende på vilken plats du valde att exportera dina filer till händer det olika saker innan du kan gå vidare till nästa steg.
    • Valde du Skicka en hämtningslänk via e-post gå vidare till steg 4a och sedan 5a.
    • Välde du Lägg till i Drive gå vidare till steg 4b och sedan 5b.
    • Välj Lägg till Dropbox för att exportera dina filer till privat Dropbox konto.
    • Välj Lägg till i OneDrive för att exportera dina filer till till ett privat Microsoft konto.
    • Välj Lägg till Box för att exportera dina filer till ett privat Box konto.
  4. **Observera**Beroende på hur många filer du exporterar kan exportprocessen kan timmar och till och med flera dagar, innan du får ett mail med nedladdningslänken.
  5. Gå vidare till steg 4.

Steg 4a Ladda ned dina exporterade filer (Skicka en hämtningslänk via e-post)

I detta steg visar vi hur du laddar ned dina exporterade filer via nedladdningslänk från din e-post till din dator. Beroende på hur många filer du exporterar kan det kan ta lite tid innan du får ett mail med nedladdningslänken. Om du känner att du har väntat länge kan du kontrollera om du fått ett säkerhetsmail från Google att bekräfta din identitet (se föregående rubrik).

  1. Gå till din e-postinkorg och sök på Takeout eller leta efter ett mail från noreply@google.com. Mailet ser ut så här:
  2. Klicka på Ladda ned dina filer
    Google takeout - nedladdnignslänk via mail
  3. Du kommer till Google Takeout under fliken hantera exporter. Om du har gjort tidigare exporter samlas dem här. Här kan du se hur stora exporterna är, när du skapade dem och hur länge filerna finns tillgängliga att ladda ned.
    • **Observera** Länken måste laddas ned inom en vecka. Om du hinner ladda ned i tid, måste du göra om hela exporten. Klicka Skapa ny export.
    • **Observera** Läs beskrivningen under rubriken Hantera exporter.
  4. Klicka på Pil för att se vad din export innefattar för produkter. (Om du känner att det blev fel produkter. Ingen fara. Det är det bara att göra om exporten. Klicka Skapa ny export).
  5. Klicka på Hämta för att starta nedladdningen av din export.
    Google takeout - steg 4 - hantera exporter
  6. Nedladdning påbörjas.
  7. Vid användning av Chrome som webbläsare, klicka på Zip-filen Takeout längst ned i webbläsarfönstret.
    google take out steg 4 - ladda ner exporterade filer - chrome
  8. Vid användning av Edge som webbläsare, klicka på Öppna fil under Zip-filen Takeout högst upp till höger i webbläsarfönstret.
    google take out steg 4 - ladda ner exporterade filer - edge
  9. Dina filer är nu nedladdade. Filerna hamnar i mappen Hämtade filer.
  10. Gå vidare till steg 5a

Steg 4b Ladda upp dina exporterade filer till ditt Privata Google Konto

**Observera** detta steg ska du enbart genomföra om du valde att exportera dina filer till ett privat Google konto. Här visar vi hur du hanterar, delar och extraherar dina exporterade filer från gApps till privat Google Drive.

Hantera och dela export till ditt privata Google konto

  1. Efter du klickade på Skapa export behöver du bekräfta din identitet. **Observera** du ska logga in med ditt gApps konto.
  2. Klicka på Ange ditt lösenord om ditt gApps konto syns i rutan under Google.
  3. Om inte ditt gApps konto syns i rutan under Google, klicka på rutan och välj ditt gApps konto.
  4. Klicka Nästa.
    Google takeout student - bekräfta identitet
  5. Vänta några minuter. Och gå sedan till www.takeout.google.com och hantera exporter. 
  6. Välj rätt export och klicka Öppna i Drive
    Google takeout student - hantera exporter
  7. Gå till Google Drive startsida inloggad med ditt gApps konto.
  8. Under mappar välj Takeout
    Google takeout student - Googledrive startsida - välj takeout map
  9. Högerklicka på Zip-fil och välj Dela
    Google takeout student - dela zip fil
  10. Skriv in din adress till ditt privata Google konto
  11. Klicka sedan Klar.
    Google take out student - Dela zip fil till ditt privata konto

Extrahera zip fil till ditt Privata Google konto

  1. Logga in på ditt privata Google konto och gå till fliken Delat med mig.
  2. Välj Zip filen du delade från till gApps konto. 
    Google takeout student - privat google konto - flik delas med mig - välj takeout zip
  3. Välj Ladda hem för att ladda hem Zip filen med alla dina filer på din dator.
  4. Välj Zip Extractor för att packa upp dina filer i din privata Google Drive.
  5. Om du inte ser ”Föreslagna appar från trejde part” – välj Öppa med och välj sedan Zip Extractor.
    Google takeout student - drive till drive - hämta hem eller zip upp i drive
  6. Vänta en stund och låt Zip Extraktor göra sig redo att extrahera dina filer. Ready to extract ZIP file ska visas (se bild nedan).
  7. Klicka på Extract och vänta till det är klart.
    Google takeout student - extraherea zip fil
  8. När extraktionen är klar klicka på View Files.
    Google takeout student - extraherea zip fil - view files
  9. Dina exporterade filer sparas i en mapp som heter Takeout. 
    • Beroende på vilka produkter du valde att exportera data ifrån kommer det visas olika antal mappar. Här ser ni att jag exporterade från alla Googles produkter. Om ni enbart exporterade från Drive kommer det enbart finnas en mapp som heter Drive.
      Google takeout student - takeout mapp i google drive
  10. Dra och släpp mappar/filer till din enhet. Tips, förbered mapp att flytta till, byt namn mm.
    Google takeout student - dra och släpp filer i din drive
  11. Nu är exporten från ditt gApps konto till ett privat Google konto klart. Om du fortfarande är aktiv student rekommenderar vi att gå vidare till Steg 6.

Steg 5a Hantera dina filer på datorn (Skicka en hämtningslänk via e-post)

Här visar vi hur du kan hantera och ladda upp dina exporterade filer för att minska förvirring och fallgropar. Dina exporterade filer hamnar i mappen hämtade filer i ett zip format. **Observera** se till att du har tillräcklig plats på din dator innan du kopierar filerna till din dator.

  1. Gå till Utforskaren > Den här datorn > Hämtade filer. 
  2. Välj Zip-filen som startar med Takeout 
    google takeout - steg 5 - utforskaren hämtade filer - välj takeout
  3. Utforska och sortera dina exporterade filer. Som ni ser på bilden nedan skapas en mapp för varje produkt som du valde att exportera. (Det är därför steg 2 – Välj vilka uppgifter som ska omfattas i din export är viktig!).
    google take out steg 5 - hantera filer i utforskaren
  4. När du har sorterat dina exporterade filer i Takeout-mappen, Dra och släpp den exporterade mappen till ditt skrivbord. **Observera** se till att du har plats på din dator. Det ser ut så här:
    dra och släpp den exportede mappen till skrivbord
  5. En laddningsruta kommer att komma upp. Beroende på hur många filer du har kan detta ta tid. Vänta tills kopieringen är klar.
    laddningsruta efter dra och släpp filer till skrivbord
  6. När kopieringen till skrivbordet är klar. Byt namn på mappen så att du kommer ihåg vad de innehåller. (exempelvis “Google Drive export”). Gå sedan vidare till Steg 6.

Steg 6 Ladda upp filer till OneDrive

Om du nu är aktiv student rekommenderar vi starkt att du laddar upp dina filer i OneDrive.

I detta steg visar vi hur du enkelt kan ladda upp filer från din dator till OneDrive. **Observera** Detta steg riktar sig till alla anställda som vill ladda upp icke personkänsliga filer. För mer information se Vägledning för att klassa information

  1. Gå till www.o365.umu.se och välj OneDrive i vänstermenyn.
    office portalen - välj onedrive
  2. I OneDrive portalen, under mina filer, klicka Ladda upp och välj Mapp.
    Onedrive portalen - ladda upp filer - välj mapp
  3. Din utforskare/finder kommer upp. Välj skrivbord och din Google Takeout export med det nya namnet på mappen och klicka Ladda upp
  4. En säkerhetsruta visar sig, klicka Ladda upp.
    säkerhetsruta vid uppladdning av filer i onedrive
  5. Din uppladdning påbörjas. Beroende på hur många filer du har tar detta olika lång tid.
  6. När uppladdningen är klar kontrollera att filerna finns i din OneDrive. Gör några stick prov genom att klicka på filerna/mapparna i den exporterade mappen.
  7. Gå till sedan till ditt skrivbord och radera mappen som du laddade upp till din OneDrive.
  8. Nu är dina Google data uppladdad till en säker molnlagringsyta. Du kan alltid ladda ned filer från din OneDrive till din dator om du vill.

För mer information om hur du använder OneDrive klicka här

Övriga frågor? Kontakta ServiceDesk.

 

Använd Google Drive app för att exportera filer (Windows)

I denna manual visar vi hur ni använder GoogleDrive app på din Windowsdator för att ladda ned (kopiera) dina filer. Har du inte laddat ned eller installerat Google Drive app se manual: länka.

Steg 1. Hitta Google Drive appen och dina filer

  1. Gå till aktivitetshanteraren i höger hörn och klicka på Pil och Google Drive ikon. 
    hitta google drive app - aktivetsfältet
  2. Om du inte hittar ikonen är du inte inloggad. Gå till sökrutan i Windows aktivitetsfält och sök på Google Drive.Sök google drive i aktivetssökrutan
  3. Klicka på kugghjulet och välj Inställningar
    Googe drive app inställningar
  4. Under fliken Min PC kan du ladda upp filer eller mappar från din dator till din GoogleDrive.
  5. Välj fliken Google Drive för att se dina filer från din GoogleDrive.

Google drive inställningar

Skillnaden på Streama och Spegla filer

Under fliken Google Drive väljer du inställningar för hur du vill hantera dina filer. Du kan välja mellan att Streama eller Spegla dina filer. Här beskriver vi skillnaden mellan dem.

  1. Välj Streama filer om du vill lagra alla dina drive-filer endast i molnet. Detta innebär att du inte kan öppna filerna på din dator utan endast i webben.
  2. Välj Spegla filer om du vill lagra alla dina drive-filer i molnet och på din dator. Detta innebär att du kan få åtkomst till alla dina drive-filer via Findern och alla filer är automatiska tillgängliga offline. Läs mer om Streama och spegla filer här
  3. När du ha läst och valt alternativ – välj sedan Öppna i Utforskaren för att komma till mappen med dina GoogleDrive filer i Utforskaren.
    Google drive inställningar - välj stream elle spegla filer - öppna i utforskaren

Steg 2 Ladda ned filer från Google Drive app till din dator

Här visar vi hur du laddar ned filer från Google Drive appen till din dator. **Observera** du kan inte ladda ned filer som är skapad med Googles format (ex. Google, Dokument, Kalkylark, Presentation, Formulär mm.). Om du har många filer som är skapade i Googles Format rekommenderar vi Google Takeout, se manual här (LÄNKA).

  1. Gå till utforskaren > Den här datorn >Google Drive > Min enhet. 
  2. I bilden nedan visar vi på hur du ser skillnad mellan Google och Microsoft/övriga filformat.
    • Ruta A representerar Google, Dokument, Formulär, Presentation. Detta kan du inte ladda ned på din dator.
    • Ruta B representerar ett PowerPoint dokument (Microsoft), en PNG fil (övrigt filformat) och Excel dokument (Microsoft). Dessa filtyper kan du ladda ned på din dator.
    • Ruta C representerar en mapp. Du kan ladda ned mappar på din dator. **Observera** att den mappen måste enbart innehålla filtyper som inte är Googles egna format.
      Google drive app - ladda ned filer - förklaring av dokument typer och välj rätt
  3. För att ladda ned dokument från din Google Drive app, dra och släpp Microsoft/övriga filformats dokument från din Google Drive mapp i utforskaren till lämplig plats på din dator. Bilden nedan visar på hur jag drar och släpper en Microsoft Excel fil från mina Google Drive app till Skrivbordet.
    • **Observera** när du drar och släpper en fil kopierar du filen. Se till att inte arbeta något mer i dina filer i Google Drive efter du har kopierat.
    • Tips: Se till att skapa en struktur hur du drar och släpper filer. Exempelvis skapa en mapp på skrivbordet som heter Google Drive app filer.
    • **Observera** Om du har många filer i din Google Drive mapp är det viktigt att du har plats på datorn innan du kopierar dina filer.
      Google Drive app - dra och släpp filer
  4. **Observera** om du drar och släpper en fil som är ett Google Format kommer ett felmeddelande som ser ut så här. 
    Google Drive app - dra och släpp - felmeddelande

Steg 3 Ladda upp filer till OneDrive

Efter du har kopierat dina filer från Google Drive mapp till din dator är det lämpligt att ladda upp dem i Microsoft OneDrive. I detta steg visar vi hur du enkelt kan ladda upp filer från din dator till OneDrive. **Observera** Detta steg riktar sig till alla anställda som vill ladda upp icke personkänsliga filer. För mer information se Vägledning för att klassa information

  1. Gå till www.o365.umu.se och välj OneDrive i vänstermenyn.
    office portalen - välj onedrive
  2. I OneDrive portalen, under mina filer, klicka Ladda upp och välj Mapp.
    Onedrive portalen - ladda upp filer - välj mapp
  3. Din utforskare kommer upp. Välj skrivbord och den mapp du kopierade dina Google Drive filer till och klicka Ladda upp
  4. En säkerhetsruta kan eventuellt visa sig, klicka Ladda upp.
    säkerhetsruta vid uppladdning av filer i onedrive
  5. Din uppladdning påbörjas. Beroende på hur många filer du har tar detta olika lång tid.
  6. När uppladdningen är klar kontrollera att filerna finns i din OneDrive. Gör några stick prov genom att klicka på filerna/mapparna i den exporterade mappen.
  7. Gå till sedan till ditt skrivbord och radera mappen som du laddade upp till din OneDrive.
  8. Nu är dina Google data uppladdad till en säker molnlagringsyta.
  9. Du kan alltid ladda ned filer från din OneDrive till din dator om du vill.
  10. Du kan även synkronisera dina OneDrive filer till datorn. 

Exportera Google data via Google Takeout: Komplett användarguide

Detta är en komplett användarguide för dig som vill exportera filer från Googles produkter till din dator, för att sedan ladda upp filerna på en säker molnlagringsyta. 

Vad är Google Takeout?

Google Takeout är en tjänst från Google som gör det möjligt för användare av Google-produkter att exportera sina data till sin dator eller andra lagringsplatser.

Du kan exportera och ladda ned data från de Google-produkter som du använder, till exempel:

  • e-postmeddelanden från Gmail
  • filer från Drive
  • uppgifter från Kalender
  • foton från Foto
  • videor från YouTube

När är det lämpligt att använda Google Takeout?

Det finns flera anledningar till varför du bör använda Google Takeout.

  • Om du har använt Googles egna format, exempelvis Google Dokument, Kalkylark och Presentationer, är Google Takeout väldigt användbart eftersom tjänsten konverterar data från Googles format till Microsofts format (exempelvis Google Dokument till Microsoft Word). Har du skapat flertalet Google filer i deras format kan du med hjälp av Google Takeout genomföra din överföring i en enda export viket är tidsbesparande.
  • Om du har stor mängd av olika filtyper – som inte är Googles egna format – rekommenderar vi Google Drive applikationen (länka manual). Med hjälp av Google Drive applikationen kan du överföra filer till din slutdestination, exempelvis OneDrive eller trygg fil yta beroende på vad filerna har för informationsklassning.
  • Om du har väldigt få filer rekommenderar vi att ni laddar ned era filer från Google drive på webben till eran dator. **Observera** du kan enbart exportera en fil i taget med hjälp av Google Drive på webben. Om du har flera filer rekommenderar vi därför Google Takeout vilket gör att processen går snabbare.

Hur använder jag Google Takeout?

I denna användarguide som kommer nedan redogör vi för hur du använder Google Takeout för att exportera dina filer från Googles produkter till din dator till lämplig slutdestination. Guiden består av sex steg och kommer även att innehålla tips för att undvika fallgropar i exporten.

 

Logga in på ditt Google Apps-konto

  1. Klicka här för att logga in.
  2. Klicka på den blå knappen Logga in via Umeå universitet.
  3. Skriv in ditt Google Apps-Umu-id (Umu-id@gapps.umu.se) och ditt lösenord.

Steg 1: Hitta Google Takeout och logga in med rätt konto

  1. Gå till Google Takeout
  2. Välj ditt Gapps-konto i listan. **Observera** om du har flera Google konton är det viktigt att välja rätt.
  3. Finns inte ditt Gapps-konto i listan. Välj Använd ett annat konto och logga in med ditt Umu-id@gapps.umu.se
    google takeout - Välj konto
  4. **Observera**. Om du redan är inloggad till ett Google konto när du går till webbadressen för Google Takeout måste du kontrollera att du är inloggad på ditt Gapps-konto. Gör så här:
    1. Klicka på symbolen för ditt Google konto i höger hörn av webbläsar-fönstret.
    2. Kontrollera att du är inloggad med ditt umu-id@gapps.umu.se
    3. Om du inte är inloggad med ditt Gapps-konto, välj det i listan bland utloggade konton.
    4. Om du inte ser ditt Gapps-konto. Klicka på Lägg till ytterligare ett konto, och logga in med ditt umu-id@gapps.umu.se
      google takeout - inloggad med fel konto - byt konto
  5. Du kommer till Umu log-in sidan. Skriv in ditt Umu-id och lösenord, och klicka Sign-in.
    Umu log in sida
  6. Nu är du inloggad i Google Takeout med ditt google-konto. Gå vidare till steg 2.

Steg 2: Välj vilka uppgifter som ska omfattas i din export

I detta steg visar vi hur du väljer vilka produkter du vill exportera data ifrån.

  1. Innan du väljer produkter börja med att skrolla ned i listan för att se olika typer av produkter som du kan exportera data ifrån.
  2. Varje produkt har en bock-ruta. Bocka i ruta vid den produkt du vill exportera data ifrån.
    • Tips: För att underlätta exporten bocka bara i produkter som du har filer lagrad i (exempelvis Google Drive).
    • **Observera** Om du vill exportera data från Gmail kontakta servicedesk.
  3. Klicka på Avmarkera alla för att avmarkera alla produkter. (Ett tips är att göra detta om du exempelvis mest riktar in dig på att exportera från ett fåtal produkter).
  4. Här kan du se hur många produkter du har markerat.
    Google takeout startsida
  5. För att demonstrera Google Takeout, låt säga att jag vill exportera data från alla produkter. Då ser det ut så här:
    1. Klicka Markera alla 
      google take out markera alla
    2. Kontrollera att 38 av 38 produkter är markerade
      Google takeout - kontrollera att alla produkter är markerade
    3. Skrolla längst ned på sidan och klicka på Nästa Steg. 
      Google take out - skrolla längst ned och klicka nästa steg
    4. Nu är detta steg klart gå sedan vidare till Steg 3 i manualen.

Steg 3. Välj filtyp, frekvens och mål

I detta steg visar vi hur du bör agera vid val av filtyp, frekvens och mål av din export.

Visningsmetod

Det första valet du ska göra handlar om hur och var du får dina exporterade filer. **Observera** I detta moment kan ni välja olika alternativ. Vi rekommenderar valet – Skicka en hämtningslänk via e-post.

Varför?

  • Väljer du Lägg till i Drive kommer din data att försvinna eftersom vi stänger ned Google Drive.
  • Väljer du Lägg till Dropbox exporterar du data från ditt gApps till ett privat Dropbox konto. Då sparas data på en server på amerikansk mark. Det innebär att du inte följer datalagen.
  • Väljer du Lägg till i OneDrive exporterar du data från ditt gApps till ett privat Microsoft konto. Du kan tyvärr inte exportera data direkt till ditt UmU Microsoft 365 konto.
  • Väljer du Lägg till Box exporterar du data från ditt gApps till ett privat Box konto. Då sparas data på en server på amerikansk mark. Det innebär att du inte följer datalagen.

Vi rekommenderar därför att du väljer alternativet Skicka en hämtningslänk via e-post. Gör så här:

  1. Klicka på Pilen
  2. Välj Skicka en hämtningslänk via e-post.
    Google Takeout - steg 3 välj frekvens och mål - visningsmetod

**Observera** Vad innebär detta rent praktiskt?

  • Du får ett e-postmeddelande med en nedladdningslänk när filerna är klara. (mer info kommer i steg 4).
  • Du har en vecka på dig att ladda ned filerna. (mer info kommer i steg 4).

Frekvens

Här väljer du hur ofta du vill exportera. Eftersom vi stänger ned ditt gApps konto är detta är en export.

  1. Välj Exportera en gång.
    google takeout - steg 3 - frekvens - exportera en gång

Filtyp och filstorlek

Här väljer du filtyp och filstorlek.

  1. Klicka på Pil. Du kan välja mellan .zip eller .tgz. Vet du inte vad du ska välja – välj .zip.
  2. Klicka på Pil vid 2GB. Du kan välja mellan 1, 2, 4, 10, 50GB. Är du osäker välj 2GB.
  3. Avsluta med att klicka på Skapa Export.
    filtyp och filstorlek
  4. Nu är din export klar. En ruta visas som förklarar exportens förlopp. Se bild.
    exportens förlopp

Säkerhetskontroll

**Observera** Innan din export startar kan det vara så att du får ett mail där du behöver bekräfta din identitet. Mailet ser ut så här:

  1. Klicka på Kontrollera aktivitet
    Google takeout steg 3 - Säkerhetskontroll av identitet innan export startar
  2. Klicka på Ja, det var jag
    Google takeout - kontrollera att du är du take out mail
  3. Nu påbörjas exporten, ett mail med nedladdningslänk kommer till dig e-post.**Observera**Beroende på hur många filer du exporterar kan exportprocessen kan timmar och till och med flera dagar, innan du får ett mail med nedladdningslänken. Gå vidare till steg 4.

Steg 4 Ladda ned dina exporterade filer

I detta steg visar vi hur du laddar ned dina exporterade filer via nedladdningslänk från din e-post till din dator. Beroende på hur många filer du exporterar kan det kan ta lite tid innan du får ett mail med nedladdningslänken. Om du känner att du har väntat länge kan du kontrollera om du fått ett säkerhetsmail från Google att bekräfta din identitet (se föregående rubrik).

  1. Gå till din e-postinkorg och sök på Takeout eller leta efter ett mail från noreply@google.com. Mailet ser ut så här:
  2. Klicka på Ladda ned dina filer
    Google takeout - nedladdnignslänk via mail
  3. Du kommer till Google Takeout under fliken hantera exporter. Om du har gjort tidigare exporter samlas dem här. Här kan du se hur stora exporterna är, när du skapade dem och hur länge filerna finns tillgängliga att ladda ned.
    • **Observera** Länken måste laddas ned inom en vecka. Om du hinner ladda ned i tid, måste du göra om hela exporten. Klicka Skapa ny export.
    • **Observera** Läs beskrivningen under rubriken Hantera exporter.
  4. Klicka på Pil för att se vad din export innefattar för produkter. (Om du känner att det blev fel produkter. Ingen fara. Det är det bara att göra om exporten. Klicka Skapa ny export).
  5. Klicka på Hämta för att starta nedladdningen av din export.
    Google takeout - steg 4 - hantera exporter
  6. Nedladdning påbörjas.
  7. Vid användning av Chrome som webbläsare, klicka på Zip-filen Takeout längst ned i webbläsarfönstret.
    google take out steg 4 - ladda ner exporterade filer - chrome
  8. Vid användning av Edge som webbläsare, klicka på Öppna fil under Zip-filen Takeout högst upp till höger i webbläsarfönstret.
    google take out steg 4 - ladda ner exporterade filer - edge
  9. Dina filer är nu nedladdade. Filerna hamnar i mappen Hämtade filer. Gå vidare till steg 5

Steg 5 Hantera dina filer på datorn

Här visar vi hur du kan hantera och ladda upp dina exporterade filer för att minska förvirring och fallgropar. Dina exporterade filer hamnar i mappen hämtade filer i ett zip format. **Observera** se till att du har tillräcklig plats på din dator innan du kopierar filerna till din dator.

  1. Gå till Utforskaren > Den här datorn > Hämtade filer. 
  2. Välj Zip-filen som startar med Takeout 
    google takeout - steg 5 - utforskaren hämtade filer - välj takeout
  3. Utforska och sortera dina exporterade filer. Som ni ser på bilden nedan skapas en mapp för varje produkt som du valde att exportera. (Det är därför steg 2 – Välj vilka uppgifter som ska omfattas i din export är viktig!).
    google take out steg 5 - hantera filer i utforskaren
  4. När du har sorterat dina exporterade filer i Takeout-mappen, Dra och släpp den exporterade mappen till ditt skrivbord. **Observera** se till att du har plats på din dator. Det ser ut så här:
    dra och släpp den exportede mappen till skrivbord
  5. En laddningsruta kommer att komma upp. Beroende på hur många filer du har kan detta ta tid. Vänta tills kopieringen är klar.
    laddningsruta efter dra och släpp filer till skrivbord
  6. När kopieringen till skrivbordet är klar. Byt namn på mappen så att du kommer ihåg vad de innehåller. (exempelvis “Google Drive export”). Gå sedan vidare till Steg 6.

 

Steg 6 Ladda upp filer till OneDrive

I detta steg visar vi hur du enkelt kan ladda upp filer från din dator till OneDrive. **Observera** Detta steg riktar sig till alla anställda som vill ladda upp icke personkänsliga filer. För mer information se Vägledning för att klassa information

  1. Gå till www.o365.umu.se och välj OneDrive i vänstermenyn.
    office portalen - välj onedrive
  2. I OneDrive portalen, under mina filer, klicka Ladda upp och välj Mapp.
    Onedrive portalen - ladda upp filer - välj mapp
  3. Din utforskare/finder kommer upp. Välj skrivbord och din Google Takeout export med det nya namnet på mappen och klicka Ladda upp
  4. En säkerhetsruta visar sig, klicka Ladda upp.
    säkerhetsruta vid uppladdning av filer i onedrive
  5. Din uppladdning påbörjas. Beroende på hur många filer du har tar detta olika lång tid.
  6. När uppladdningen är klar kontrollera att filerna finns i din OneDrive. Gör några stick prov genom att klicka på filerna/mapparna i den exporterade mappen.
  7. Gå till sedan till ditt skrivbord och radera mappen som du laddade upp till din OneDrive.
  8. Nu är dina Google data uppladdad till en säker molnlagringsyta. Du kan alltid ladda ned filer från din OneDrive till din dator om du vill.

 

För mer information om hur du använder OneDrive klicka här

Övriga frågor? Kontakta ServiceDesk.

 

 

 

Installationsguide Google Drive applikation för datorn (windows)

Denna guide visar hur du laddar ned, installerar och ställer in rätt inställningar för Google Drive app på din windows-dator.  

Steg 1 Ladda ned

  1. Gå till Ladda ned Google Drive och klicka på ladda ned Drive för datorn.
    Installationsguide googe drive app -Ladda ned drive för datorn
  2. Nedladdnings påbörjas. Vänta 2-3 minuter.
  3. När nedladdning är klar öppna filen.
    • Vid användning av Chrome som webbläsare: Klicka på GoogleDriveSetup.exe, längst ned i webbläsarfönstret.
      installationsguide goolgle drive app - Google chrome klicka på nedladdning
    • Vid användning av Edge som webbläsare: Klicka på fliken nedladdningar i höger hörn. Välj sedan GoogleDriveSetup.exe, klicka öppna fil.
      nedladdningar edge internetfönster - öppna fil

Steg 2 Installera

  1. När nedladdningen är klar kommer denna ruta upp.
  2. Välj Lägg till en appgenväg på skrivbordet om du vill ha Google Drive appen på skrivbordet. (Rekommenderas)
  3. Välj Lägg till genvägar till Google Dokument, Kalkylark och Presentationer om du vill ha en genväg att skapa Google dokument. (Rekommenderas inte)
  4. Klicka sedan Installera.
    installera goolge drive windows

5. Installation genomförs, gå vidare till steg 3.

Steg 3 Logga in

  1.  När installationen är klar visas denna ruta.
  2. Välj Logga in med webbläsaren.
    Logga in med webbläsaren windows
  3. Skriv in ditt umu-id@gapps.umu.se och klicka Nästa.
    logga in google drive app windows - skriv in umu gapps id
  4. En ny säkerhetsruta kommer upp, läs igenom och klicka Logga in.
    logga in google drive app windows
  5. **Observera** om du har flera Google konton kan inloggningen se ut så här.
  6. Kicka på Gapps konto.
  7. Om inte Gapps kontot syns i listan, klicka Använd annat konto.
    logga in google drive app windows - välj konto
  8. Du är nu inloggad i Google Drive app. Det ser du genom att gå till Aktivitetsfältet, klicka på Pilen och sedan ikon för Google Drive app.
    hitta google drive app - aktivetsfältet

Använd Google Drive app för att exportera filer till din Macdator

I denna manual visar vi hur ni använder GoogleDrive app för att ladda ned (kopiera) dina Google Drive filer till din Mac dator.

Steg 1 Hitta Google Drive filer i Finder

  1. Alla dina filer du har på GoogleDrive i webben kommer finns i din Finder.
  2. Gå till Finder och sök i menyn till vänster och klicka på GoogleDrive.
  3. Klicka på My drive för att se dina sparade filer i din GoogleDrive.
  4. Klicka på Shared drives för att se dina delade filer i GoogleDrive.
    Finder - googledrive - min drive - shared drive
  5. Om du inte hittar Google Drive mappen. Gå till aktiveringsfältet högst upp på din skärm där du ser dina tillägg och klicka på GoogleDrive app. (Om ikonen är skuggad som på bild behöver du logga in)
    top aktiveringsfält - klicka driveapp
  6. Klicka på Icon för inställningar och sedan Preferences (inställningar).
    Öppna och hantera GoogleDrive app för mac - hantera filer
  7. Under filen My Macbook Pro kan du ladda upp filer eller mappar till din GoogleDrive från din dator.
  8. Välj fliken GoogleDrive för att se dina filer från din GoogleDrive.
    GoogleDrive preferences

Skillnaden på Streama och Spegla filer

Under fliken Google Drive väljer du inställningar för hur du vill hantera dina filer. Du kan välja mellan att Streama eller Spegla dina filer. Här beskriver vi skillnaden mellan dem.

  1. Välj Streama filer om du vill lagra alla dina drive-filer endast i molnet. Detta innebär att du inte kan öppna filerna på din dator utan endast i webben.
  2. Välj Spegla filer om du vill lagra alla dina drive-filer i molnet och på din dator. Detta innebär att du kan få åtkomst till alla dina drive-filer via Findern och alla filer är automatiska tillgängliga offline. Läs mer om Streama och spegla filer här
  3. När du ha läst och valt alternativ – välj sedan Öppna i Finder för att komma till mappen med dina GoogleDrive filer i Utforskaren.
    Googledrive prefereces - hantera googledrive filer

Steg 2 Ladda ned filer från Google Drive app till din dator

Här visar vi hur du laddar ned filer från Google Drive appen till din dator. **Observera** du kan inte ladda ned filer som är skapad med Googles format (ex. Google, Dokument, Kalkylark, Presentation, Formulär mm.). Om du har många filer som är skapade i Googles Format rekommenderar vi Google Takeout, se manual här (LÄNKA).

  1. Gå till utforskaren > Den här datorn >Google Drive > Min enhet. 
  2. I bilden nedan visar vi på hur du ser skillnad mellan Google och Microsoft/övriga filformat.
    • Ruta A representerar Google, Dokument, Formulär, Presentation. Detta kan du inte ladda ned på din dator.
    • Ruta B representerar ett PowerPoint dokument (Microsoft), en PNG fil (övrigt filformat) och Excel dokument (Microsoft). Dessa filtyper kan du ladda ned på din dator.
    • Ruta C representerar en mapp. Du kan ladda ned mappar på din dator. **Observera** att den mappen måste enbart innehålla filtyper som inte är Googles egna format.
      Google drive app - ladda ned filer - förklaring av dokument typer och välj rätt
  3. För att ladda ned dokument från din Google Drive app, dra och släpp Microsoft/övriga filformats dokument från din Google Drive mapp i utforskaren till lämplig plats på din dator. Bilden nedan visar på hur jag drar och släpper en Microsoft Excel fil från mina Google Drive app till Skrivbordet.
    • **Observera** när du drar och släpper en fil kopierar du filen. Se till att inte arbeta något mer i dina filer i Google Drive efter du har kopierat.
    • Tips: Se till att skapa en struktur hur du drar och släpper filer. Exempelvis skapa en mapp på skrivbordet som heter Google Drive app filer.
    • **Observera** Om du har många filer i din Google Drive mapp är det viktigt att du har plats på datorn innan du kopierar dina filer.
      Google Drive app - dra och släpp filer
  4. **Observera** om du drar och släpper en fil som är ett Google Format kommer ett felmeddelande som ser ut så här. 
    Google Drive app - dra och släpp - felmeddelande

Steg 3 Ladda upp filer till OneDrive

Efter du har kopierat dina filer från Google Drive mapp till din dator är det lämpligt att ladda upp dem i Microsoft OneDrive. I detta steg visar vi hur du enkelt kan ladda upp filer från din dator till OneDrive. **Observera** Detta steg riktar sig till alla anställda som vill ladda upp icke personkänsliga filer. För mer information se Vägledning för att klassa information

  1. Gå till www.o365.umu.se och välj OneDrive i vänstermenyn.
    office portalen - välj onedrive
  2. I OneDrive portalen, under mina filer, klicka Ladda upp och välj Mapp.
    Onedrive portalen - ladda upp filer - välj mapp
  3. Din utforskare kommer upp. Välj skrivbord och den mapp du kopierade dina Google Drive filer till och klicka Ladda upp
  4. En säkerhetsruta kan eventuellt visa sig, klicka Ladda upp.
    säkerhetsruta vid uppladdning av filer i onedrive
  5. Din uppladdning påbörjas. Beroende på hur många filer du har tar detta olika lång tid.
  6. När uppladdningen är klar kontrollera att filerna finns i din OneDrive. Gör några stick prov genom att klicka på filerna/mapparna i den exporterade mappen.
  7. Gå till sedan till ditt skrivbord och radera mappen som du laddade upp till din OneDrive.
  8. Nu är dina Google data uppladdad till en säker molnlagringsyta.
  9. Du kan alltid ladda ned filer från din OneDrive till din dator om du vill.
  10. Du kan även synkronisera dina OneDrive filer till datorn.