Åtgärda icke-tillgängliga dokument publicerade på umu.se eller Aurora

För att komma åt tillgänglighetsbristerna bland dokumenten publicerade på våra publika webbar, till exempel umu.se och Aurora, behöver vi börja någonstans. Målet på sikt är att alla dokument ska vara 100 procent tillgängliga, men de värsta problemen att komma till rätta med är dokument som är inskannade som bilder (och därmed inte maskinläsbara) och dokument som saknar PDF-taggar. 

Skärmbild från Siteimprove som visar rapporten om otillgängliga dokument

Denna rutin vänder sig till dig som är webbredaktör för umu.se och/eller Aurora, och som får rapporter från Siteimprove om icke-tillgängliga dokument. 

I rapporterna från Siteimprove är dessa problem beskrivna i var sin kolumn (Maskinläsbar och PDF-taggar). Det finns även en kolumn för andra problem, men dessa är inte lika prioriterade som de två som beskrivs här. 

Varför är dokument som är inskannade som bilder (ej maskinläsbara) ett problem? 

De går inte att läsa med skärmläsare och sökmotorer kan inte ge träff på innehållet. 

Varför är dokument utan PDF-taggar ett problem? 

Utan taggar i går det inte att navigera i dokumentet för den som använder tangentbord och skärmläsare kan inte förstå strukturen i dokumentet. 

Om signerade dokument 

Dokument som kräver underskrift för att vara giltiga (till exempel avtal eller beslut) bör signeras med digital signering i stället för att skannas. Om detta inte är möjligt eller praktiskt att genomföra med de gamla dokument du får i din rapport över otillgängliga dokument, bör du publicera dokumentet utan signatur på webbplatsen och se till att det signerade exemplaret är diariefört.  

Rutin för att åtgärda otillgängliga dokument 

  1. Ska dokumentet publiceras som dokument?

    Besluta om dokumentet fortfarande ska finnas publicerat på webben, och i så fall om det ska finnas som dokument eller som en vanlig sida på webbplatsen, vilket har många fördelar.

  2. Jobba om dokumentet i Word.

    Hitta originaldokumentet (troligen i Wordformat) eller skapa en ny version av dokumentet med hjälp av OCR (Optical Character Recognition). Använd Words inbyggda tillgänglighetskontroll för att kontrollera att det nya dokumentet är tillgängligt.

    1. Om du inte kan få tillgång till originalet, använd OCR i Adobe Acrobat Pro på det inskannade dokumentet.
    2. Om du inte har tillgång till Adobe Acrobat Pro, prova att använda OCR i detta onlineverktyg: https://www.onlineocr.net/.
  3. Skapa en ny tillgänglig PDF

    Skapa en ny pdf av dokumentet med hjälp av Words inbyggda tillgänglighetskontroll. För att PDF-taggarna ska bli rätt är det viktigt att du använder wordmallens formatmall med olika rubriknivåer.

    Obs! Kom ihåg att kontrollera stavning och att dokumentet använder våra nya tillgänglighetsanpassade mallar innan du gör en ny pdf av det.

  4. Ladda upp det nya dokumentet och radera det gamla

    Ladda upp och publicera det nya dokumentet i Episerver och uppdatera eventuella länkar till dokumentet.

    Flytta det gamla otillgängliga dokumentet till papperskorgen i Episerver. 

Ladda ner och installera Microsoft 365

Som student och anställd har man tillgång till Office-paketet. Där ingår bl a Word, Excel och PowerPoint. Programvaror finns för Windows, Mac samt telefon/surfplata.
Klicka på Läs Mer för att lära dig hur du laddar ner och installerar Office-paketet på din dator.

DesktopInfo

DesktopInfo är ett verktyg för alla klienthanterade datorer, för att enkelt kontrollera om datorn behöver uppdateras, uppgraderas eller startas om och för att utföra eventuella åtgärder.

Definitioner

Host name = Namnet på datorn

Windows = Versionen som är installerad på datorn

Reboot Pending = Om datorn behöver startas om på grund av en uppdatering/uppgradering

  • OK = Datorn behöver inte startas om
  • Reboot pending = Datorn behöver startas om

– Vi rekommenderar att starta om datorn, så fort möjligheten finns för att hålla datorn i bra skick med uppdaterade drivrutiner. Uppdateringarna åtgärdar oftast kritiska buggar, vilket får oftast systemet att fungera stabilare och öka dess kapacitet. Säkerhetshålen blir igentäppta i den tidigare programkoden. Krypteringen och säkerheten förbättras.

– Att ha en äldre version av Windows medför risker till korrupta drivrutiner, oväntade omstarter av datorn och försämrad säkerhet.

 

Upgrade Available = Om det finns uppgraderingar till datorn

  • Available = Datorn ligger inte på den senaste versionen och uppgraderingar finns i Software Center
  • Not Available = Datorn har det senaste windows-versionen

Windows 11 Capable = Om datorn är kompatibel  att uppgraderas till Windows 11

  • CAPABLE = Datorn är kompatibel att uppgraderas till Windows 11
  • NOT CAPABLE = Datorn EJ kompatibel att uppgraderas till Windows 11

Windows Updates = Styr dig till tillgängliga uppdateringar för din nuvarande windows-version i Software Center.

Windows Upgrade = Styr dig till senaste windows-versionen som finns tillgänglig till att installera i Software Center.

Office 365 = Styr dig till att installera Office 365 i Software Center. OBS! Detta kommer att ersätta din nuvarande Office-version på datorn.

 

Ändra färg/språk på texten

För att ändra färg/språk på texten, så går det att högerklicka på universitetsloggan och välja det som önskas.

Stänga av tjänsten

För att stänga av verktyget, så går det att högerklicka på universitetsloggan och Quit.

Rutan kommer dock tillbaka efter 8 timmar eftersom funktionen ger både er och oss bra information om uppdateringar finns, eller om datorn behöver startas om.

Aktivera veckonumrering i Outlook för Mac

När du börjar använda din kalender i Outlook är veckonumreringen avaktiverad. Vill du aktivera den gör du det själv via kalenderalternativen.

  1. Klicka på fliken Outlook.
  2. Välj Inställningar.
  3. Klicka på Kalender under övriga.

  4. Under kalenderalternativ markerar eller avmarkerar du kryssrutan Visa veckonummer.
  5. Du har nu veckonumrering i din kalender i Outlook

Aktivera veckonumrering i Outlook för Windows

När du börjar använda din kalender i Outlook är veckonumreringen avaktiverad. Vill du aktivera den gör du det själv via kalenderalternativen.

  1. Klicka på fliken Arkiv.
  2. Klicka på Alternativ i vänstra hörnet.
  3. Klicka på Kalender.
  4. Scrolla ner till Visningsalternativ, där markerar eller avmarkerar du kryssrutan Visa veckonummer i månadsvyn och i datumbläddringen.

  5. Du har nu veckonumrering i din kalender i Outlook

Öppna privat fönster i webbläsare

Manual för hur du öppnar ett privat fönster i en webbläsare.

Ställ in Outlook på Mac med mailkonto i M365/O365

OBS! Om du har ett konto sedan tidigare behöver du först ta bort kontot innan du fortsätter med denna instruktion.

Ta bort konto i Outlook för Mac

1. Starta Outlook och skriv in din epostadress.

2. Skriv in UMUid@ad.umu.se, ex abcd1234@ad.umu.se och klicka Nästa.

3. Du ska nu länkas om, skriv in det lösenord för UMUid och klicka på Logga in.

4. Om du har MFA aktiverat, godkänn då inloggningen på din enhet.

5. Nu ska kontot vara klart att användas, klicka på Klar

Ställ in Outlook på iPhone med mailkonto i M365/O365

Om du har använt Outlook-appen sedan tidigare

Om du har använt Outlook-appen i iPhone för e-post före flytten av e-post till molnet behöver du ta bort kontot i appen och lägga tillbaka det igen för att få e-posten att fungera. Starta Outlook-appen, gå till Inställningarna (kugghjulet), välj ditt konto under E-postkonton och välj sedan Ta bort konto. Gå sedan vidare till steg 2 i denna instruktion.

Om du aldrig använd Outlook-appen

1. Börja med att tanka ner Outlook från App Store.

2. Om du har MS Authenticator installerat och ditt Umu-id inlagt så ska ett konto hittas automatiskt.
Välj då Lägg till, kontot kommer läggas till och du är klar.
Ibland funkar inte detta, hoppa då till Steg 3.

3. Hittas inget konto, så ska du bli tillfrågad att lägga till ett konto.

Om du kommer till ett fönster där du ombeds logga in i Google: gör inte det utan backa tillbaka till föregående ruta och välj ”Hoppa över”, skriv därefter in din e-postadress och välj att lägga till det kontot.

4. Skriv in din mailadress.

5. Om du har MFA aktiverat så får du denna fråga innan inloggning.

6. Du ska nu länkas om till en inloggning från Microsoft, skriv in UMUid@ad.umu.se

7. Du ska nu länkas vidare till inloggning för Umeå Universitet, skriv in ditt lösenord.

8. Om du försöker lägga till kontot på samma enhet som du har MFA tillagt så behöver du klicka på Dölj för att se koden.
Efter 5 sekunder kommer du tillbaka till MS Authenticator och kan skriva in koden som visas.

Om du har MFA på en annan enhet skriv in koden som visas där.

9. Du är nu klar, Outlook kommer fråga dig om att lägga till ett till konto, välj Kanske senare.

Manual för att synka dina kontakter i Outlook (iPhone)

Logga in med multifaktorautentisering, Freja eID+ och Microsoft Authenticator

Denna manual beskriver hur du loggar in med multifaktorautentisering på Umeå universitetets system.

Multifaktorautentisering, MFA, är en tjänst som ger dig ett utökat skydd vid inloggning i vissa av universitetets system. Med multifaktorautentisering loggar du in i två steg vilket ger dig ett extra lager skydd ovanpå ditt Umu-id och ditt lösenord. Universitet använder både Microsoft Authenticator och Freja eID+ som tvåstegsverifiering. Inloggningen kan därför se olika ut beroende på vilket system du loggar in på.

Freja eID+

Freja eID+ är en kostnadsfri statligt godkänd digital legitimation som gör det möjligt att logga in och verifiera dig i vissa av universitetets system och tjänster. Du kan därmed bevisa din identitet i en applikation i din telefon istället för att du behöver en fysisk ID-handling.

Följ denna manual för att följa inloggningen med Freja eID+.

Microsoft Authenticator

Appen Microsoft Authenticator innebär att du loggar in i vissa tjänster vid universitet genom att använda appen Microsoft Authenticator på din telefon eller dosa, utöver ditt Umu-id och lösenord.

Följ denna manual för att följa inloggningen med Microsoft Authenticator.

Logga in med Freja eID+ eller Microsoft Authenticator

När du loggar in på vissa av universitetets system, till exempel Skyddade dokument, kommer du behöva välja att antingen logga in med Freja eID+ eller Microsoft Authenticator. Då ser det ut så här efter att du skrivit ditt Umu-id och lösenord:

Om du loggar in med dosa ska du välja alternativet Microsoft Authenticator. Det gäller även dig som använder Microsoft Authenticator-appen på din mobila enhet.

Däremot, om du bara vill logga in i Office 365 finns enbart Microsoft authenticator som alternativ. Då hänvisas du direkt till Microsoft authenticator efter att du skrivit in ditt Umu-id och lösenord, du behöver alltså inte välja vilken metod du vill logga in med.