augusti 2021 – Manual

Vanliga frågor om Forms

Uppdaterad: 2023-10-02/i Anställd, Forms, Microsoft 365, Student, Svenska /av Maja Wik

Hur hittar jag Microsoft Forms?

För att komma till Office 365-portalen, gå till www.o365.umu.se.
Logga in med ditt Umu-id.
Leta efter Forms i den vänstra panelen. Om du inte hittar den, klicka längst ned på Fler applikationer och sök dig fram till Forms.

Vad är skillnaden mellan formulär, frågeformulär och undersökningar?

Formulär är den traditionella enkäten som ofta används för undersökningar och utvärderingar.
Frågeformulär är uppbyggt på samma sätt som formulär men tillåter dig att sätta rätt svar på frågorna vilket möjliggör genomförande av test/prov.
Undersökningar är ”polls” eller enskilda frågor som du kan göra före, under och efter ett Teamsmöte. Se våra manualer för detta: Gör en spontan omröstning under möte i Teams, Gör en planerad omröstning under möte i Teams, Gör en omröstning i en kanal i Teams

Vad är ett gruppformulär?

Ett gruppformulär är ett formulär som skapas inom en befintlig grupp (team) och hanteras på samma sätt som om det var din egen forms portal. Detta möjliggör enkel redigering och arbete inom en grupp.

Vad är förhandsgranska?

Syftet med förhandsgranskning är att se hur ditt formulär/frågeformulär ser ut som om du skulle besvara på frågorna. Du kan alltså simulera att en person ska göra enkäten genom att klicka i svar och på så sätt kan du enkelt kontrollera frågornas ordning, förgreningar och alternativ.

Vad är förgrening och hur kan jag använda det?

Förgrening innebär att du skapar ett efterkommande beroende av föregående svar. Om du skulle förgrena fråga 1 i ditt formulär till fråga 3 innebär det att deltagarna som besvarat fråga 1 flyttas till fråga 3. Fråga 2 hoppas över.

Du kan förgrena alla frågor, avsnitt men även alternativ. Du måste välja frågetypen text som har valbara alternativ i sin fråga.

Vad är ett avsnitt?

Avsnitt används för att gruppera dina frågor i olika kategorier eller teman som exempelvis arbetsmiljö, jämställdhet, säkerhet. Det är väldigt bra ifall du ska skapa ett större formulär.

Vilka frågor kan jag använda mig av i forms formulär/frågeformulär?

Det finns 8 olika frågetyper:

Val används för att ge olika alternativ som svar på en fråga. Den ger dig möjlighet att skriva ja och nej fråga men även upp till över 100 alternativ.
Text är en frågetyp som tillåter deltagare att svara på frågan med fri text.
Omdöme är en frågetyp som tillåter deltagare att gradera ett påstående. Du väljer graderingsnivå mellan 1-10.
Datum låter dig att på ett enkelt sätt ställa en fråga relaterat till datum. En integrerad meny finns i frågan där deltagarna kan ange datum på ett enkelt sätt.
Ranking används för att ge deltagarna möjligheten att värdera olika alternativ mot varandra och gradera dem i ordning genom att dra alternativ i kronologisk ordning. Beroende på hur många alternativ som finns med i frågan graderas alternativen mot varandra. Exempelvis: Har du 10 alternativ graderar du 1-10.
Likert-skala används för att mäta attityder och åsikter om ett ämne.
Filuppladdning används för att tillåta personer att bifoga en fil i sitt svar på frågan. När du väljer denna fråga kommer det att skapas en mapp i din OneDrive där alla filer samlas. Tillåtna filtyper är: Word, Excel, PPT, PDF, Bild, Video. Ljud. Filuppladdning passar bra vid frågor som kräver mer från deltagarna än vad som går att göra i Forms. Exempelvis beskriva svar med bilder eller video eller längre texter.
Net Promoter Score är ett index som sträcker sig från 0-10. Det används oftast som standard proxy hos organisationer för att mäta kundernas vilja att rekommendera en organisations produkter eller tjänster till andra. Net Promoter Score passar bra som mall för att ställa olika typer av bedömningsfrågor (liknar frågetypen omdöme).

Skapa frågor i formulär
Skapa frågor i frågeformulär (test)

Kan jag dela en fil i en fråga?

Nej, du kan bara dela en bild. Däremot kan du skapa en fråga där deltagarna kan dela fil, filuppladdning, se manualerna länkade ovan.

Kan jag dela mitt formulär med en kollega?

Ja. Du kan dela formulär eller frågeformulär för att arbeta med det tillsammans.

Kan jag använda flera språk på mitt formulär?

Ja, genom att använda dig av funktionen flerspråkig kan du applicera flera olika språk så att deltagarna kan välja vilket språk de vill läsa och svara formuläret på. Du måste dock översätta språket själv. För att göra detta gå till formulärets huvudmeny och klicka på tre prickar och sedan Flerspråkig.

Kan jag kopiera ett befintligt formulär?

Ja, du kan kopiera ett befintligt formulär. Du kan även dela ditt formulär som en mall (med dig själv och med andra). På så sätt kopierar du formuläret som en mall och kan arbeta vidare med en ny version. (OBS! Den befintliga raderas inte).

Kan jag ta bort ett befintligt formulär?

Ja, du kan ta bort ett befintligt formulär. Klicka på alla mina formulär och välj vilket formulär du vill ta bort genom att hålla muspekaren ovanför formulär och sedan klicka på tre prickar och ta bort.

Kan jag återskapa formulär?

Ja, du kan återskapa ett borttaget formulär.

Gå till www.o365.umu.se.
Logga in med ditt Umu-id.
Gå till menyn till vänster och klicka på Forms.
Klicka på Alla mina formulär.
Klicka sedan Borttagna formulär.
Välj vilket borttaget formulär du vill ta återskapa genom hålla musen över formuläret och sedan i det högra hörnet av formulärpanelen klicka på de tre prickarna.
Klicka på återställ.

Se manual: Kopiera, ta bort och flytta formulär i Forms

Kan jag flytta formulär?

Ja, du kan flytta formulär till olika Team/sharepointytor.

Välj det formulär du vill flytta och håll muspekaren över valt formulär.
Klicka sedan på de tre prickarna.
Välj Flytta. En ruta kommer upp där du väljer var du vill flytta ditt formulär.

Se manual: Kopiera, ta bort och flytta formulär i Forms

Kan jag använda Forms utanför Umeå universitet?

Ja, du kan dela ditt formulär med vem du vill. För att detta ska vara möjligt måste du ställa in detta genom att gå till inställningar och välja Alla kan svara.

Kan jag byta färg på mitt formulär?

Ja, du kan ändra färg och tema på ditt formulär. Du kan också bifoga en bild för att designa ditt formulär.

Kan jag använda Forms vid en kursutvärdering?

Ja, Forms är ett perfekt verktyg för att skapa kursutvärderingar. Här är några fördelar med forms är att:

Du kan dela din kursutvärdering till studenterna på flera smidiga sätt för att förenkla deltagande (länka till manual ”dela formulär och välj distribueringsmetod).
Du kan dela din kursutvärdering till en kollega för att samarbeta på ett väldigt smidigt sätt. (Länka Manual ”dela formulär för att samarbeta”)
Du kan samla in och granska resultat på en och samma plats.

Kan jag ta bort en fråga i mitt formulär?

Ja, du kan ta bort en fråga genom att klicka på skräpkorgen som finns på varje fråga i höger hörn.

Kan jag kopiera en fråga?

Ja, du kan kopiera en fråga genom att klicka på kopiera icon som bredvid skräpkorgen. Denna funktion finns på varje fråga i höger hörn.

Kan jag skapa matematiska frågor?

Ja, Forms är väldigt smidigt för att skapa matematiska frågor.

Skapa ett frågeformulär och använd dig av frågetypen Val eller Text.
Klicka på de tre prickarna.
Klicka sedan på Matematik.

Kan jag avsluta/inaktivera mitt formulär?

Ja, det kan du göra på två olika sätt.

Du kan ställa in start- och slutdatum på ditt formulär genom att:

Gå till formulärets huvudmeny.
Klicka på de tre prickarna.
Välj inställningar.
Välj Alternativ för svar.
Välj start- och slutdatum.

Du kan manuellt ta bort ett formulär genom att:

Hålla muspekaren över det formulär du vill ta bort.
Klicka på de tre prickarna i högra hörnet.
Välja ta bort.

Skapa frågor till frågeformulär (test) i Forms

Uppdaterad: 2023-10-11/i Anställd, Forms, Microsoft 365, Student, Svenska /av Maja Wik

I denna manual visar vi alla frågetyper som går att använda när man skapar frågeformulär (i denna manual kallar vi det test). Frågeformulär använder du för att exempelvis kontrollera kunskapen hos en grupp. Om du istället vill göra en enkät (samla in data), se manual för detta.

Lägga till ny fråga

Gå till det formulär där du vill lägga till frågor.
Klicka Lägg till ny för att lägga till en ny fråga.
En panel kommer upp med frågetyperna val, text, omdöme eller datum. Välj vilken frågetyp du vill lägga till. Klicka på pilen för val av ytterligare fyra frågor (ranking, likert-skala, filupladdning eller Net Promoter Score). I rubrikerna nedan beskriver vi de olika frågetyperna.
På samtliga frågetyper finns dessa inställningar:
1. Kopiera frågan till nästa fråga (för att låna en bra grundstomme).
2. Ta bort frågan.
3. Ändra ordning på frågorna (flytta upp eller ner fråga i formuläret).
4. Lägg till bild eller video i frågan.
5. Ange hur många poäng frågan ger.
6. Ange om frågan ska vara obligatorisk eller inte.

Frågetyper

I detta stycke beskriver vi de olika typerna av frågor du kan använda i Forms. Här beskriver vi frågetyperna vid skapande av ett Frågeformulär (test/quiz med korrekta eller felaktiga svar). Om du vill skapa frågor i ett formulär, se manual för detta

Val-fråga i test

Frågetypen Val ger dig möjlighet att lägga till svarsalternativ till en fråga. Du har möjlighet att lägga till över 100 alternativ. I listan nedan beskriver vi vilka möjliga inställningar du kan göra för din fråga.
Klicka på de tre prickarna längst ned till höger för att blanda alternativ (deltagarna ser alternativen i olika ordning), skapa nedrullningsbar lista (istället för klickbara alternativ), matematik (bra för sifferfrågor).
Håll över muspekaren över dina skapade alternativ. Tre val dyker upp:
1. Klicka på soptunnan för att ta bort alternativ.
2. Klicka på chattikonen för att skapa ett meddelande till svarande som väljer detta svar. (Detta kan du göra på alla alternativ).
3. Klicka på bockikonen för att välja alternativ som rätt svar. (Du kan välja att bocka i rätt svar på flera frågor, men då måste du klicka i bocken även för dessa svar).
Klicka på den vita rutan bredvid poäng för att lägga till antal poäng på frågan.
Känner du dig nöjd med frågan klickar du Lägg till ny för att spara frågan och fortsätta skapa frågor.

Text-fråga i test

Frågetypen Text tillåter du deltagare att skriva sitt svar med fritext. Klicka på alternativet Text. I listan nedan beskriver vi vilka möjliga inställningar du kan göra för din fråga.
Klicka på de tre prickarna för att sätta begränsningar att deltagare enbart kan svara med siffror. Skapa nedrullningsbar lista, istället för klickbara alternativ. Matematik, för att möjliggöra svar av matematiska tal.
Klicka på Lägg till svar under Rätt svar för att ange rätta svar. Deltagarna kan inte se svaret när de besvarar frågan, du kan ställa in om du vill visa svaret direkt efter svar eller när testet är färdigt (se Inställningar).
Klicka på den vita rutan bredvid poäng för att lägga till antal poäng på frågan.
Klicka på Lägg till ny för att försätta skapa nya frågor.

Omdöme-fråga i test

Frågetypen Omdöme kan användas för att fråga om deltagarens upplevelse/attityd.

Klicka på Omdöme.
Skriv din fråga.
Välj nivåer (0-10 är max).
Välj symbol (stjärna eller nummer).
Klicka på de tre prickarna för att sätta underrubrik, etikett eller förgrening.
Du kan även välja poäng på denna fråga.
När du är nöjd klickar du Lägg till ny och försätter skapa nya frågor.

Datum-fråga i test

Datum kan användas ifall användaren behöver ange ett datum.

Ranking-fråga i test

Frågetypen Ranking tillåter deltagare att ranka alternativen i din fråga.
Klicka på pilen bredvid frågetyperna och sedan Ranking.
Ställ in rätt svar på frågan genom att hålla muspekaren över alternativ och dra och släppa dem i rätt ordning. (När testet skickas till deltagarna visas alternativen i slumpmässig ordning).
Klicka på den vita rutan bredvid poäng för att lägga till antal poäng på frågan.
Klicka på de tre prickarna för att lägga till underrubrik eller förgrening.
Klicka Lägg till ny för att spara och fortsätta lägga till fler frågor.

Likert-skala fråga i test

Likert-skala passar för att mäta attityder och åsikter om ett ämne.

Filuppladdningsfråga i test

Med frågetypen Filuppladdning tillåter du deltagare att ladda upp en fil som en del av sitt svar.

Klicka på pilen och sedan Filuppladdning.
Skriv din rubrik: Skriv fråga, eller övergripande beskrivning.
Klicka på pilen bredvid Gräns för antal filer för att bestämma gräns för antal filer deltagaren kan bifoga (max 10).
Klicka på pilen bredvid Storleksgräns för fil för att bestämma storleksgräns (10MB, 100MB, 1GB).
Klicka på de tre prickarna för att lägga till underrubrik eller förgrening samt visa tillgängliga filtyper.
Du kan även välja att lägga till poäng för denna fråga.
Klicka Lägg till ny för att spara och fortsätta lägga till fler frågor.

Net Promoter Score fråga för formulär

Net Promoter Score passar bäst för att mäta attityder och åsikter om en fråga.

Skapa frågor till formulär i Forms

Uppdaterad: 2023-10-11/i Anställd, Forms, Microsoft 365, Student, Svenska /av Maja Wik

I denna manual visar vi alla frågetyper som går att använda när man skapar formulär. Formulär använder du för att samla in data – exempelvis vid en enkät. Om du istället vill göra ett test (med korrekta eller felaktiga svar), se manual för detta.

Lägga till ny fråga

Gå till det formulär där du vill lägga till frågor.
Klicka Lägg till ny för att lägga till en ny fråga.
En panel kommer upp med frågetyperna val, text, omdöme eller datum. Välj vilken frågetyp du vill lägga till. Klicka på pilen för val av ytterligare fyra frågor (ranking, likert-skala, filupladdning eller Net Promoter Score). Det är även här du lägger till avsnitt till ditt formulär. I rubrikerna nedan beskriver vi de olika frågetyperna.
På samtliga frågetyper finns dessa inställningar:
- Välj om frågan ska vara obligatorisk.
- Kopiera frågan till nästa fråga (för att låna en bra grundstomme).
- Ändra ordning på frågorna (flytta upp eller ner i formuläret).
- Ta bort frågan.

Frågetyper

I detta stycke beskriver vi de olika typerna av frågor du kan använda i Forms. Här beskriver vi frågetyperna vid skapande av ett Formulär. Om du vill skapa frågor i ett test (med korrekta eller felaktiga svar), se manual för detta.

Val

Frågetypen Val ger dig möjlighet att lägga till svarsalternativ till en fråga. Du har möjlighet att lägga till över 100 alternativ. I listan nedan beskriver vi vilka möjliga inställningar du kan göra för din val-fråga.

Ange din fråga
Lägga till och ändra svarsalternativ.
Lägg till svarsalternativet Annat. Detta öppnar möjligheten för respondenten att själv ange ett alternativ.
Välj om deltagare ska ha möjlighet att markera mer än ett alternativ med hjälp utav Flera svar
Under de tre prickarna kan du välja att blanda alternativen, skapa en nedrullningsbar lista för dina alternativ, göra en underrubrik till frågan eller lägga till en förgrening (för att göra en förgrening, se manual)

Text

Frågetypen Text tillåter deltagare att skriva sitt svar med fritext. Klicka på alternativet Text. I listan nedan beskriver vi vilka möjliga inställningar du kan göra för din fråga.

Ange din fråga, och eventuell beskrivning/förtydligande.
Välj om deltagarna ska kunna skriva ett långt svar.
Välj om frågan är obligatorisk.
Under de tre prickarna kan du lägga till en underrubrik, sätta begränsning (anger att svaret behöver vara ett tal och inom vilka gränser) eller lägga till förgrening (för att göra en förgrening, se manual).

Omdöme

Frågetypen Omdöme tillåter deltagare att gradera ett påstående från 1-10.

Ange din fråga.
Välj nivåer (0-10 är max).
Välj symbol (stjärna eller nummer).
Under de tre prickarna fkan du lägga till en underrubrik, ange etikett för vad de högsta och lägsta värdet motsvarar eller skapa en förgrening (för att göra en förgrening, se manual).

Datum

Frågetypen Datum tillåter deltagare att ange ett datum som svar på din fråga.

Ange din fråga
Deltagaren skriver in sitt svar enligt mall eller genom att klicka på kalenderikonen.
Under de tre prickarna kan du lägga till en underrubrik eller förgrening (för att göra en förgrening, se manual).

Ranking

Frågetypen Ranking tillåter deltagare att gradera alternativen i din fråga.

Ange din fråga eller ditt påstående
Klicka på lägg till fler alternativ för att lägga till fler svarsalternativ (max 10 alternativ. I detta fall kommer deltagaren att uppmanas att dra och släppa de 7 alternativ i ordning).
Under de tre prickarna kan du lägga till en underrubrik eller förgrening (för att göra en förgrening, se manual)

Likert-skala

Likert-skala tillåter deltagaren att ange deras upplevelse eller åsikt kring ett visst ämne.

Ange din fråga eller ditt ämne
Klicka på plustecknet på höger sida för att lägga till fler svarsalternativ (max 7 alternativ). Klicka på ett alternativ för att redigera eller ta bort.
Klicka på Lägg till instruktion för att lägga till fler instruktioner (rader). Du kan lägga till totalt 20 instruktioner. Klicka på en instruktion för att redigera eller ta bort den.
Under de tre prickarna kan du lägga till en underrubrik eller förgrening (för att göra en förgrening, se manual).

Filuppladdning

Med frågetypen Filuppladdning tillåter du deltagare att ladda upp en fil som en del av sitt svar.

Ange din fråga
Ange gräns för hur många filer respondenten får ladda upp (max 10)
Ange en storleksgräns för filerna (10MB, 100MB, 1GB)
Under de tre prickarna kan du lägga till en underrubrik eller förgrening (för att göra en förgrening, se manual) samt ange godkända filtyper.

Net Promoter Score

Du kan använda frågetypen Net Promoter Score för att låta deltagare gradera ett påstående 0-10.

Ange fin fråga
Ange beslrivning för högsta och lägsta värde
Under de tre prickarna kan du lägga till en underrubrik eller förgrening.

Skapa formulär eller frågeformulär med Forms

Uppdaterad: 2023-09-04/i Anställd, Forms, Microsoft 365, Student, Svenska /av Maja Wik

I denna instruktion beskriver vi hur du skapar formulär eller frågeformulär med Forms.

Öppna din webbläsare och gå till Microsoft 365 portalen och klicka på Forms i vänstermenyn, m365.umu.se, eller går direkt till forms.office.com
Högst upp har du en knapp som heter ”Nytt test”. När du ska skapa ett formulär finns två alternativ: Ett nytt test eller ett nytt formulär.
För ett nytt test: Klicka enkelt direkt på knappen ”Nytt test”
För ett nytt formulär: Klicka på pilen och välj ”Nytt formulär”
När du valt vilken typ av formulär du vill skapa öppnas en ny flik i din webbläsare med ett tomt formulär.

Kom igång med ditt nya formulär

För att ge ditt nya formulär ett namn klicka på Namnlöst formulär och lägg där även till en eventuell beskrivning för formuläret. Om du skapar ett nytt test kommer det att stå Namnlöst test.
Dags att börja skapa frågor! Klicka på Lägg till ny och välj den frågetyp du vill börja med
Lycka till!

Gruppformulär

Du kan även skapa gruppformulär, som du har tillsammans med en grupp (team). Detta möjliggör enkel redigering och arbete inom en grupp.

När du är i Forms, skrolla ned till mina grupper. Här ser du alla grupper (team) som du är medlem i och antalet formulär som existerar inom den gruppen.
Om du inte ser din grupp klicka på visa fler.
Välj sedan den grupp du vill skapa eller hantera ett formulär i.

Kom igång med Microsoft Lists

Uppdaterad: 2024-02-14/i Lists, Microsoft 365, Teams /av Maja Wik

Lists är en app i Microsoft 365 där du kan skapa, dela och spåra listor med vem du vill. Lists hjälper dig att spåra information och organisera ditt arbete. I denna manual beskriver vi några olika användningsområden för Lists.

Det finns flera sätt att komma åt Lists. Du kan logga in via Microsoft 365-portalen, hitta verktyget via Teams eller via SharePoint. Observera att utseendet på menyerna kan skilja sig något åt om du använder Mac eller dylikt.

Kom igång med Lists via Teams

Gå till det team där du vill lägga till Lists.
I menyn längst upp i ditt hörn, tryck på plustecknet.
Välj Lists. Om det inte finns med i listan så kan du söka fram det.
I nästa ruta klicka Spara.
Klicka på din nya flik.
Här kan du välja om du vill skapa en tom lista, använda en befintlig list m.m.

För att skapa en ny lista, se rubriken Skapa en ny lista.

Kom igång med Lists via Microsoft 365-portalen

Såhär hittar du Lists i Office365-portalen:

Gå till m365.umu.se
Du hittar dina mest använda appar i vänsterkolumnen. Om du inte hittar Lists bland dina appar – kan du söka efter Lists i sökfältet.
Klicka på ikonen för Lists.
Du kommer nu att se dina befintliga listor och favoriter. Här kan du även markera favoriter eller ta bort markering som favorit och skapa nya listor.

För att skapa en ny favorit:

Håll musen över listan
Klicka på stjärnan i höger hörn.

Skapa en ny lista

För att skapa en ny lista:

Klicka på Ny lista i övre högra hörnet på skärmen.
Du får nu upp ett antal olika inställningar för din nya lista. Du kan exempelvis göra en tom lista (du skapar själv alla dina kolumner), utgå från en Excel-fil (konvertera befintlig Excel-fil till en lista) eller utgå från en mall. I detta exempel utgår vi från mallen som kallas Ärendeuppföljning.
I nästa ruta väljer du dina inställningar. Du fyller i titeln, en beskrivning av listans syfte och väljer en lämplig färg och ikon.
Under Spara i väljer du var du vill spara din lista. Om du vill att listan ska vara privat eller om du vill dela den med utvalda personer väljer du Mina listor. Du kan även bläddra dig fram till ett team eller en SharePoint-sida och spara listan där.
Klicka på Skapa för att skapa din nya lista.

Lägg till objekt till lista

Gå till den lista du just har skapat.
Klicka på Nytt objekt i vänstra hörnet.
I rutan som öppnas får du upp ett antal inställningar du kan fylla i för ditt nya objekt. Rubriken Ärende är markerad som obligatorisk. Du kan lägga till bilder, bifoga filer och fylla i olika inställningar som exempelvis problembeskrivning, prioritet, datum för rapportering av ärendet vem du ska tilldela ärendet till. Klicka på Spara när du är klar.

Dela din lista med deltagare

Om du vill kan du skapa innehåll först för att sedan dela innehållet med en deltagare.

Klicka på Dela i menyn för din lista.
Fyll i e-postadress eller namn på den du vill dela listan med. Där kan du välja vilken behörighet personen ska ha – om personen ska kunna se eller redigera innehållet.
Du väljer om personen ska få en avisering om delningen genom att bocka i eller ur Meddela användare.
Klicka sedan Bevilja åtkomst för att dela listan.

Sortera dina objekt i vyer

För att förenkla ditt arbete kan du ordna din lista i olika typer av vyer. Du hittar alla vyer genom att klicka på Alla objekt i högra hörnet på din lista. Några exempel på vyer:

Filtrera efter tilldelad person – vilka ärenden som är tilldelade till vem och vad som inte är tilldelat.
Filtrera efter prioritet – om ärendet har hög eller låg prioritet.
Filtrera efter datum – du kan få en kalendervy eller kortvy.

Alla objekt Lists Office 365

Lägga till regler

För att förenkla ditt arbete i Lists kan du skapa regler för att automatisera processer utifrån dina listdata. Med en regel kan du meddela dig själv eller andra när något ändras i listan. Såhär skapar du en regel:

Öppna din lista.
Klicka på Automatisera till höger i din lista.
Klicka på Skapa en regel.
En ny ruta öppnas med olika alternativ för regler. Du kan välja att en notifiering skickas som e-post till dig eller andra vid förändring av en kolumn, när ett kolumnvärde ändras, när ett nytt objekt skapats eller när ett objekt raderats. Klicka på den typ av regel du vill skapa.
I nästa ruta väljer du vad som utlöser regeln och vilken åtgärd som ska ske. Beroende på vilken typ av regel du har valt får du olika alternativ. Du kan exempelvis välja vilken kolumn som avses, ett värde för kolumnen och vem som ska bli meddelad. Klicka Skapa när du är klar.

Mallar

När du använder mallar i Lists får du listor med fördefinierade format som du sedan kan anpassa till just ditt arbete. För att se vad mallen ska användas till och vilka rubrik/kolumner som finns i mallen – klicka på någon av mallarna när du ska skapa en ny lista.

Beskrivning av några av mallarna:

Ärendeuppföljning: Med denna mall kan du följa upp, hantera och avsluta ärenden. Ange prioritet och ha full koll på hur ett ärende fortskrider i statuskolumnen. Håll igång produktiviteten i teamet genom att skicka meddelanden när de tilldelas ärenden.
Evenemangsplan: Samla all viktig evenemangsinformation på en enda plat för en lyckad evenemangsplanering. Spåra talarnas namn och e-postadresser, start- och sluttider, rumskapacitet med mera.
Introduktionschecklista: Checklistan hjälper till att hantera introduktionen av nya medarbetare och hjälper dem att lyckas under deras första veckor på arbetet. Nya medarbetare kan få tips om relevanta kontakter och resurser.

Skapa Breakout rooms under ett Teamsmöte

Uppdaterad: 2023-09-25/i Microsoft 365, Teams /av Maja Wik

I denna manual beskriver vi hur du som mötesorganisatör använder dig av digitala breakout rooms (digitala grupprum) när du redan är inne i ett Teamsmöte för att kunna skapa meningsfulla diskussioner och utbyte av idéer.

Skapa grupprum

Starta ditt möte.
Klicka på symbolen för Grupprum i möteskontrollerna.
I nästa ruta väljer du dina inställningar:
1. 1. Hur många rum du vill använda (1-50)
  2. Om du vill att Teams ska tilldela personer till rum (Automatiskt) eller om du själv vill välja personer för varje rum själv (Manuellt). Om du väljer att personer ska tilldelas till breakout-rum kan inte ändras senare i mötet.
Välj Skapa rum/Create rooms.

Tilldela deltagare till grupprum (manuellt)

Om du valde inställningen att manuellt tilldela deltagare till grupprum när du skapade ditt rum, följ stegen nedan. Om du valde att automatiskt tilldela deltagare till grupprum så kommer de automatiskt att tilldelas till rummen när du öppnar rummen.

Välj Tilldela deltagare.
Välj vilka personer som ska dela ett grupprum genom att markera kryssrutorna bredvid deras namn.
Välj Tilldela och välj sedan ett rum för dessa personer.
Upprepa steg 2 och 3 tills alla deltagare är med i ett grupprum.

Ändra namn på grupprum

Du kan byta namn på varje rum så att det återspeglar medlemmarna i gruppen, ett tema eller liknandee.

För musen över rummets namn och klicka på de tre punkterna.
Välj Byt namn på rum.
Skriv in det nya namnet.
Klicka på Byt namn på rum.

Sätt en tidsgräns för grupprum

När du bestämmer en tidsgräns för grupprummen så visar en klocka när grupprummen stängs. När tiden är slut stängs rummen och deltagarna skickas tillbaka till huvudmötet.

Klicka på de tre punkterna högst upp i fönstret Grupprum.
Välj sedan Rumsinställningar.
I nästa ruta aktiverar du tidsgränsen genom att klicka på sliders Ange en tidsgräns. Klicka på respektive pil för att välja antal timmar och minuter.
Klicka sedan på Inställningar för att återgå till huvudfönstret för Grupprum.

Öppna grupprum

Som standard flyttas mötesdeltagare till sina tilldelade rum så fort du öppnar rummet. För att inaktivera denna inställning, se rubriken Inaktivera automatisk flyttning nedan.

Om du vill öppna alla rum samtidigt väljer du Starta rum.
Om du vill öppna ett specifikt rum:
1. Klicka på de tre punkterna bredvid rummets namn
2. Välj Öppna rum.

Du kan öppna och stänga grupprum mer än en gång under ett möte.

Inaktivera automatisk flyttning

När du inaktiverar att deltagare flyttas automatiskt till grupprum när de öppnas så får deltagarna ett meddelande där de uppmanas att ansluta till ett grupprum. De väljer Anslut till rum (på en mobil enhet) innan de flyttas.

Klicka på de tre punkterna längst upp i högra hörnet i fönstret Grupprum.
Välj sedan Rumsinställningar.
Ställ om reglaget så att inställningen Flytta personer automatiskt till öppna rum är inaktiverad.

Interagera med rumsdeltagarna

För dig som mötesorganisatör är det möjligt att interagera med rumsdeltagarna. Du kan ansluta till vilket grupprum som helst, bidra till alla rumschattar och skicka meddelanden till alla. För att ansluta till ett grupprum:

För musen över rummets namn och klicka på de tre punkterna.
Välj sedan Anslut till rum.
När du vill återgå till huvudmötet så väljer du Återgå.

Skicka meddelanden till alla grupprum

Klicka på de tre punkterna längs upp till höger i fönstret Grupprum.
Välj sedan Gör ett meddelande.
Skriv in meddelandet och välj Skicka.

Deltagarna får en avisering i möteschatten och kan läsa meddelandet.

Chatta i ett grupprum

Varje grupprum har en egen chatt och alla chattar är tillgängliga under dina chattar i Teams. Här hittar du även chatten för själva mötet, som du kan använda för att skriva till alla mötesdeltagare.

När du har anslutit till ett grupprum hittar du chatten genom att klicka på symbolen för Chatt i möteskontrollerna.

Du kan se chatthistorik och delade filer även efter att grupprummen är stängda.

Stänga grupprum

När du stänger rummen kommer deltagarna att återgå till huvudmötet. Du kan välja att stänga rum individuellt alternativt att stänga alla rum samtidigt.

För att stänga rum individuellt:

För musen över rummets namn och klicka på de tre punkterna.
Välj sedan Stäng rum.

För att stänga alla rum samtidigt:

Välj Stäng rum.

När rummen inte längre innehåller några deltagare så ändras deras status till Stängd. När alla är tillbaka från sina grupprum och är redo att mötas som en större grupp igen väljer du Fortsätt.