Skapa tavelvy i Microsoft Lists

/i , , ,

Lists är en app i Microsoft 365 där du kan skapa, dela och spåra listor med vem du vill. I denna manual beskriver vi hur du skapar en tavelvy. 

Observera att utseendet i menyerna kan skilja sig något beroende på om du använder Mac eller Windows. 

Skapa tavelvy:

  1. Gå till din utvalda lista i Microsoft Lists som du vill skapa en tavelvy i. 
  2. Klicka på Alla objekt i menyraden och välj sedan Skapa ny vy
    Bild som visar hur du väljer att skapa ny vy
  3. Nu får du upp rutan där du kan redigera och skapa din nya vy: 
    1. Lägg till det namn du vill ha på din tavelvy.  
    2. Välj sedan Tavla 
    3. Välj sedan hur du vill organisera din tavla genom att klicka på pilen till höger i detta fält.  Har du inga färdiga kolumner kommer det automatiskt skapa en som heter val1. Om du har färdiga kolumner väljer du den kolumn som du vill organisera din tavelvy utefter (tillexempel efter status, plats, eller datum). Din tavelvy kommer då att sorteras efter hur du har organiserat din tavla.  
    4. Om du vill att din lista ska vara synlig för andra bockar du i denna ruta, om du vill att den ska vara privat håller du denna ruta tom. Väljer du att göra den privat är det bara du som kan se och arbeta med vyn.  
    5. När du är redo, klickar du på Skapa.
    Bild som visar hur du redigerar och skapar din tavelvy
  4. Nu visas din Tavelvy, och här kan du lägga till nya buckets och hantera dina nuvarande buckets. Du kan dra dina objekt till den bucket den ska tillhöra, och även lägga till fler objekt genom att klicka på Plusset i det högra hörnet på dina buckets.
    Bild som visar din Tavelvy

Importera filer till Microsoft Forms

/i , , , ,

Forms är ett verktyg du kan använda om du vill skapa formulär eller test. I denna manual beskriver vi hur du importerar filer med redan färdigställda frågor till Forms.

  1. För att komma till Forms, klicka på denna länk: forms.office.com, eller gå till Officeportalen (o365.umu.se). Väljer du det senare alternativet, välj Alla mina formulär längre ned på sidan.  Bild som visar hur det ser ut när du ska hitta till "Alla mina Formulär", i Forms
  2. Välj sedan Snabbimport för att importera din fil.
    Bild som visar hur det ser ut för att hitta "Snabbimport" i Forms
  3. För att importera filen, välj Ladda upp från den här enheten. Observera att gränsen för filstorleken är 10MB. Här kan du även klicka på Se importvägledning för att se hur du ska strukturera ditt Word-dokument, eller PDF innan du laddar upp den. 
    Bild som visar hur det ser ut när du ska importera din fil.
  4. Välj sedan den fil du vill importera. 
  5. Välj om du vill skapa ett Test eller ett Formulär.
    Bild som visar hur det ser ut när du ska välja om du vill skapa ett test eller formulär
  6. När formuläret har konverterats, väljer du om du vill importera en annan fil, genom att välja Importera en annan eller om du vill granska formuläret/testet, genom att välja Starta granskning. 
    Bild som visar hur det ser när din fil har konverterats
  7. Nu kan du redigera dina importerade frågor, för att se till att de får rätt utformning. Du kan även ta bort och lägga till frågor. 
    Bild som visar hur det ser ut när du importerat din fil, och startat din granskning av den.

Observera

Med denna funktion kan du endast skapa frågor med flera alternativ, samt frågor med öppen text (till exempel fylla i ett tomt svar). För mer avancerade frågetyper får du lägga till dem själv direkt i formuläret i Forms. 

Inställningar för telefoni i Teams (mobilvy)

/i , , , ,

Så här ser vyn ut när du klickar på fliken Samtal i Teams-appen.

Du ser en lista med historik över dina samtal.

Klicka på telefonen längst ner i högra hörnet för att ringa ett samtal.

Mobilvy Samtal i Teams

Inställningarna når du genom att klicka på din profil till vänster i appen, välj ”Inställningar” och sedan ”Ringer”.

Via Ring även kan du ställa in om du vill att det också ska ringa i ett annat telefonnummer, till exempel ditt mobilnummer.

Här kan du välja att vidarekoppla samtal, ställa in vad som ska ske vid obesvarat samtal.

Du kan också välja att synkronisera dina enhetskontakter och där med komma åt alla dina kontakter som du har sparat på din telefon direkt via Teams.

Du kan även välja att blockera nummer.

Inställningar för telefoni i Teams, mobilvy

Kontrollera backup från tjänsten ”Min backup” (Crashplan)

/i ,

Detta är en manual för att kontrollera att din backup via tjänsten ”Min backup” (Crashplan) fungerar. Manualen fungerar både för dig med Windows och MacOS.

Viktig information gällande MacOS, Chrashplan kan inte göra backup på OneDrive filer. Det ser ut som om det fungerar men det kopieras ingenting. I detta fall så får OneDrive räcka som backup

Via inloggning på webbsida

  1. Gå till https://console.eu5.cpg.crashplan.com/ i en webbläsare
  2. Logga in med din Umu-id@umu.se. Du skickas sedan vidare till Umu inloggning där du loggar in med umu-id.
  3. Inloggad klickar du på enheter och klickar på din enhet (datornamn).

  4. Kontrollera storleken på backupen, backupstatus, samt när den senast kördes.
  5. Kontrollera under historik att backup körs och att det inte finns några felmeddelanden.

    (OBS! 0MB kan betyda att inga filer har ändrats sedan senaste backupen)

Via programmet på din dator

  1. Öppna programmet via startmenyn.

    Du skickas vidare till Umu:s hemsida för inloggning där du loggar in med umu-id.
  2. Kontrollera att du har en grön bock samt när backupen senast kördes.

Återställa en fil går endast göra via programmet på datorn.

  1. Prova att återskapa en fil genom att klicka på återskapa filer.
  2. Välj en fil/mapp att återskapa ta gärna en enstaka fil som inte är så stor, när du testar första gången så ta en mindre viktig fil.
  3. Återskapa den till en annan plats (en annan plats än där filen ligger i dagsläget) så att den inte skriver över någon viktig fil.

Kontrollera vilka filer du gör backup på

Som standard är inställningen att backup görs på Dokument mappen på datorn, inget mer.

Vill du ändra detta eller göra backup på fler mappar gör du det genom att klicka på knappen ”Hantera filer”

Där kan du välja fler mappar.

Starta en backup (Säkerhetskopiering) manuellt.

Öppna Min backup (Crashplan) på datorn och klicka på ”kör säkerhetskopiering”

Inställningar för telefoni i Teams

/i , , ,

Så här ser vyn ut när du klickar på fliken Samtal i Teams.

OBS! Vyn visas endast för dig som flyttat telefonin från Skype till Teams.  Vy över flik Samtal i Teams

  1. Lägg till nya kontakter.​
  2. Skriv numret du vill ringa eller sök på ett namn och ring direkt.​
  3. Välj om du vill vidarekoppla och hitta andra inställningar för samtal.​
  4. Inställningar för ljudenheter. Välj vilken ljudenhet du vill använda.​
  5. Klicka på din profil för att ändra status och ange statusmeddelande. Du kan även schemalägga din frånvaro. 

Inställningarna når du genom att klicka på din profil uppe till höger, välj ”Hantera konto” och sedan ”Samtal”. ​

Vy över samtalsinställningar i Teams

Under Telesvarsregler kan du ställa in regler för vad som ska hända när du inte besvarar samtal samt regler för vidarekoppling. Genom Ring även kan du välja att det även ska ringa till t ex din mobiltelefon när det ringer i Teams. ​​

Under Ringsignaler kan du lyssna på och välja olika ringsignaler för dina samtal. ​

Bokningsstatus i TimeEdit

/i , , ,

TimeEdit har funktionalitet för att jobba med bokningsstatus. För att jobba aktivt med bokningsstatus krävs att du använder TE Core. I TE Viewer kan du inte välja vilken status en bokning har.

Läs mer

Om grupper i Microsoft 365

/i , ,

När du lägger till en medlem i en grupp i Office 365 så får den korrekt behörighet på allt som gruppen omfattar med hjälp av tjänsten Microsoft 365 Groups. Grupper ska helst ha två ägare och det är viktigt att ta bort grupper som inte längre används. 

Vad är en Microsoft 365-grupp och hur skapas den?

Du kan samla personer som du vill samarbeta med i en Microsoft 365-grupp. I den kan ni dela olika resurser.

Det skapas alltid en Microsoft 365-grupp ”i bakgrunden” när du skapar något av detta i Microsoft 365:

  • Delat bibliotek i din OneDrive
  • Sharepoint
  • Planner
  • Team

De personer som har tillgång till t ex plannern har alltså också tillgång till M365-gruppen.

Grupper som du är med i syns i menyn till vänster i Outlook, under ”Grupper”, med undantag för dina Teams som är dolda i Outlook.

Vad kan vi använda gruppen till?

Medlemmarna i gruppen kan dela olika resurser till exempel en gemensam e-postlåda och en gemensam kalender.

Gemensam e-postlåda

Den gemensamma e-postlådan kan gruppen använda för att skicka mejl inom gruppen.

E-postadressen blir gruppensnamn@o365.umu.se. Därför bör inte gruppens gemensamma e-postlåda användas för att göra externa mejlutskick.

Inställningarna till gruppens e-postlåda hittar du i Outlook. Sök upp och klicka på gruppen under ”Grupper”, klicka sedan på kugghjulet ”Gruppinställningar”.

Gemensam kalender

Den gemensamma kalendern kan användas för gemensam planering inom grupper, som en digital anslagstavla, gemensamma möten med mera. Endast medlemmarna i gruppen har tillgång till den.

Roller i Microsoft 365 grupper

Det finns tre olika roller: ägare, medlem och gäst.

Ägaren administrerar vilka som ska vara medlemmar, därför är det bra om man är minst två som är ägare av en grupp.

Medlemmar och gäster har i stort sett samma behörigheter vilket är att skapa, läsa och redigera innehåll.

Viktigt att ta bort inaktiva grupper

Om du är medlem i eller äger många grupper så kan du uppleva att det är svårt att navigera bland grupper som inte längre används. Grupper kan döljas vilket underlättar navigering, men dessa grupper kan också utgöra ett hot mot informationssäkerheten och då främst om det finns information som ingen äger och tar ansvar för. Har du dessutom bjudit in externa gäster med konton som UmU inte hanterar så kan dessa konton hamna i händerna på personer som inte är avsedda att ta del av informationen.

Därför rekommenderar vi att du tar bort grupper som inte längre används. Tänk på att om du tar bort en grupp försvinner allt innehåll kopplat till gruppen.  

Ta bort grupper i Microsoft 365

Ta bort grupper i Microsoft 365

/i , , , , , ,

Ta bort grupper i verktyget

Du kan ta bort grupper i respektive verktyg där gruppen finns, såsom Planner, Sharepoint och Teams. Observera att om du tar bort en grupp så tar du bort allt som hör till gruppen. Till exempel, om du tar bort en grupp i Planner så tar du bort SharePoint-webbplats och eventuellt Team som hör till gruppen. 

Ta bort grupp i Planner

  1. Gå till Hubben – Planner (office.com), där listas alla Planner som du har behörighet till.
  2. För att ta bort, gå till den grupp du vill ta bort, gå in under de tre prickarna och välj Planinställningar.
  3. Längst ner i dialogfönstret för Planinställningar hittar du länken för att ta bort gruppen. 

Skärmdump som visar planinställningar i Planner

Ta bort grupp i Sharepoint

  1. Det är inte helt enkelt att hitta alla sina SharePoint-webbplatser, du behöver söka efter dem och det gör du med följande länk med inkluderad sökfråga: SharePoint
  2. Välj den webbplats som du vill administrera. Om du är ägare så kommer du under kugghjulet få upp webbplatsinformation. Längst ner i det fönstret så finns alternativet Ta bort.

Skärmdump site information Sharepoint

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ta bort grupp i Teams

  1. Gå till din teamsklient och välj Team i menyn till vänster.
  2. I listningen av team så kan du på önskat team klicka på de tre prickarna och om du är ägare har du alternativet Ta bort team längst ner i menyn. 

Skärmdump som visar ta bort team i Teams

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Administrera grupper via Outlook (Office 365)

Du som flyttat din e-post till Office 365 kan enkelt administrera de grupper du tillhör eller äger genom Outlook.

  1. Öppna Outlook och gå till din e-postlåda.
  2. Välj Grupper i menyn till vänster.
  3. Där listas de grupper som du har behörighet till och som är konfigurerade så att de ska synas i Outlook.
  4. Välj grupp och öppna därefter Gruppinställningar i den övre menyn. I den meny som presenteras kan du administrera din grupp. 

Skärmdump som visar Gruppinställningar i Outlook

Återställa slängt och borttaget innehåll från papperskorgen (Episerver)

/i ,

Allt innehåll som du slängt i Episerver under de senaste 30 dagarna kan du hitta och återställa från papperskorgen.

Papperskorgen hittar du under det nedre kugghjulet i trädstrukturen:

 

När du sedan öppnat papperskorgen kan du lista efter innehållets namn, datum när innehållet slängdes eller namnet på den som slängt det.

När du hittat det innehåll du vill återställa, markerar du raden och väljer Återställ längst ut i högerkanten.