Hitta, skapa och ta bort gruppwebbplats i SharePoint

/i , ,

I denna manual beskriver vi hur du hittar, skapar och tar bort gruppwebbplatser i SharePoint. Observera att om du har ett Team i Microsoft Teams har du och medlemmarna i teamet redan en gruppwebbplats i SharePoint. Gruppwebbplats=Team

Hitta gruppwebbplatser

Du hittar dina webbplatser i SharePoint genom att:

  1. Öppna din webbläsare och gå till adressen www.o365.umu.se
  2. Sök dig till panelen till vänster med alla applikationer. Klicka längst ned Fler applikationer.
  3. Välj SharePoint
  4. Klicka på jordgloben (Mina webbplatser) i menyn till vänster. I listan ser du dina webbplatser och Team.
    skapa dokumentbiblitoek i sharepoint - välj gruppwebbplats

 

Skapa gruppwebbplats i SharePoint

  1.  I det vänstra övre hörnet på SharePoint sidan klickar du på + Skapa webbplats.
    hitta och skapa wgruppwebbplats - skapa webbplats
  2. Det finns två olika typer av webbplatser du kan skapa. Om syftet är att skapa en samarbetsyta för till exempel en arbetsgrupp eller ett projekt väljer du Gruppwebbplats.
    hitta och skapa gruppwebbplats i sharepoint - skapa ny webbplats
  3. Därefter ska du ange namn och beskrivning för gruppwebbplatsen. Här väljer du också om webbplatsen ska vara privat eller offentlig och längst ner vilket språk som ska vara det primära. Observera att i en privat grupp bjuder du in de personer som ska vara med och arbeta på webbplatsen. I en offentlig grupp kan alla inom Umeå universitet besöka webbplatsen dokument. Detta innebär att alla anknutna, anställda och studenter kan ansluta till offentliga webbplatser utan inbjudan.Hitta och skapa gruppwebbplats i sharepoint - skriv namn och inställningar
  4. Bjud in medlemmar och lägg till eventuellt ytterligare ägare till gruppwebbplatsen. Du har även möjlighet att göra detta senare
    Hitta och skapa gruppwebbplats i sharepoint - hantea, skap och tabort gruppmedlemmar
  5. Nu är Gruppwebbplatsen skapad

Ta bort gruppwebbplats

  1. Gå till den webbplats du vill ta bort. Klicka på kugghjulet i höger hörn och välj Webbplatsinformation.
    ta bort gruppwebbplats - välj inställningar och webbplatsinformation
  2. En dialogruta till höger visar sig. Välj Ta bort Webbplats.
    Ta bort gruppwebbplats - dialog ruta välj tabort webbplats
  3. En säkerhetsruta visar sig som varnar om att du håller på att ta bort ett SharePoint sida. Bocka i rutan under ”Ja, ta bort den här gruppen och alla tillhörande resurser” och klicka sedan Ta bort. 
    Ta bort gruppwebbplats share point - säkerhetsruta
  4. Nu är SharePoint gruppen borttagen.

Återställ ett delat dokumentbibliotek i SharePoint

/i , ,

I denna manual visar vi hur du återställer ett delat dokumentbibliotek i SharePoint. Om många av dina SharePoint- eller Teams-filer tas bort, skrivs över, skadas eller smittas med skadlig kod kan du återställa ett helt delat bibliotek till en föregående tid.

  1. Gå till den SharePoint-webbplatsen du vill återställa. Klicka på jordgloben, mina webbplatser i menyn till vänster.
  2. I listan ser du dina webbplatser. Välj webbplats som innehar det SharePoint dokumentbibliotek som du vill återställa. (I Microsoft Teams går du till fliken Filer högst upp på kanalen, välj tre pickar och klicka sedan på öppna i SharePoint).
    skapa dokumentbiblitoek i sharepoint - välj gruppwebbplats
  3. När du är inne på SharePoint gruppwebbplatsen,  klicka på Dokument i menyn till vänster.
    skapa filer och mappar i SharePoint - välj dokument fliken
  4. Välj Ikon för Inställningar och klicka på Återställ biblioteket. (Obs! Om Återställ det här biblioteket inte visas under inställningar har du antingen inte behörighet eller så tittar du på ett klassiskt bibliotek).
    återställa bibliotek - intällningar ikon
  5. På sidan för återställning väljer du ett datum i den nedrullningsbara listan eller Eget datum och tid.
  6. Använd aktivitetsdiagrammet och aktivitetsflödet för att granska de senaste aktiviteterna som du vill ångra. (Du kan återkalla till max 29 dagar sedan.)
  7. Välj Återställ för att ångra alla aktiviteter som du markerat.
    återställa dokumentbibliotek - välj tid och datum

Flytta eller kopiera filer i SharePoint

/i , , ,

I denna manual visar vi hur du flyttar och kopierar filer i SharePoint. Förutom att flytta eller kopiera filer i SharePoint kan du också:

Synkronisera filer från team, kanal eller bibliotek till din dator

Dela filer i Microsoft 365

För att flytta eller kopiera filer i ett SharePoint bibliotek:

  1. Välj fil eller mapp att kopiera. Håll musen över fil/mapp, klicka på markör.
  2. Klicka sedan på tre prickar och välj flytta till (om du vill flytta fil utan att kopiera) eller kopiera till (om du vill flytta fil och kopiera den).
    flytta eller kopiera filer i sharepoint
  3. På panelen till vänster flytta eller kopiera väljer du destination: det aktuella biblioteket, OneDrive eller annan SharePoint webbplats.
    välj vart du vill flytta, kopiera dina filer i sharepoint
  4. När du har valt destination (i det här fallet, Departement A och dokumentbibliotek X). Väljer du en mapp i det aktuella biblioteket (i det här fallet fanns det ingen mapp i det aktuella biblioteket).
  5. När du är klar klickar du Flytta hit eller Kopiera hit. Om du vill flytta eller kopiera filerna till en ny mapp väljer du Ny mapp och lägger till en ny mapp. Ange ett namn för mappen, markera bockmarkeringen och välj sedan Flytta hit eller Kopiera hit.
    flytta hit skapa ny mapp att flytta till i SharePoint

Ladda upp filer och mappar i SharePoint

/i , , ,

I denna manual beskriver vi hur du laddar upp filer och mappar i ett befintligt SharePoint dokumentbibliotek. Om du vill skapa ett nytt dokumentbibliotek i en befintlig gruppwebbplats se Skapa dokumentbibliotek i SharePoint

  1. Välj SharePoint gruppwebbplats och klicka på Dokument i vänstra menyn.
  2. Klicka på ladda upp
  3. Välj om du vill ladda upp filer, mapp eller Mall.
    ladda upp filer och mapper i sharepoint - välj ladda upp
  4. Du kommer till din utforskare (windows), finder (apple)
  5. Välj fil och/eller mapp att ladda upp.

Dra filer till SharePoint dokumentbibliotek

Du kan även dra över dokument från din utforskare (windows), finder (apple).

  1. Öppna det SharePoint dokumentbiblioteket du vill dra över filer till.
  2. På din dator öppnar du utforskaren (windows) eller Finder (Apple).
  3. Från utforskaren/Finder väljer du fil eller mapp du vill dra över till SharePoint bibliotek.
  4. Dra och släpp vald fil eller mapp. Se bild nedan hur det ser ut när man drar fil.
    dra över fil i sharepoint dokumentbibliotek
  5. OBS. Om du laddar upp stora filer, eller många filer som tillsammans blir stora, till ett bibliotek kan det uppstå fel, som beror på att filstorleksgränsen i SharePoint eller tidsgränsen i din version av Internet Explorer har överskridits. Ta för vana att inte ladda upp för stora filer med denna metod.

Skapa filer och mappar i SharePoint

/i , , ,

I denna manual beskriver vi hur du skapar nya dokument, filer och mappar i en befintliga SharePoint gruppwebbplats. Vill du skapa ett nytt dokumentbibliotek se: Skapa dokumentbibliotek i SharePoint

  1. Öppna din webbläsare och gå till adressen www.m365.umu.se
  2. Sök dig till panelen till vänster med alla applikationer. Klicka längst ned Fler applikationer.
  3. Välj SharePoint
  4. Klicka på jordgloben, mina webbplatser i menyn till vänster. I listan ser du dina gruppwebbplatser. Välj den gruppwebbplats du vill skapa mappar och filer i.
    skapa dokumentbiblitoek i sharepoint - välj gruppwebbplats
  5. När du är inne på SharePoint gruppwebbplats du valt, klicka på Dokument i menyn till vänster
    skapa filer och mappar i SharePoint - välj dokument fliken
  6. För att skapa en ny mapp eller fil klicka på den knappen Nytt.

  1. Här kan du välja vilken fil-typ du vill skapa (ex. Word, Excell, PowerPoint osv.) eller om du vill skapa en mapp.
    Välj dokumenttyp eller mapp

Skapa dokumentbibliotek i SharePoint

/i , , ,

I denna manual beskriver vi hur du skapar ett dokumentbibliotek i SharePoint.

  1. Öppna din webbläsare och gå till adressen www.o365.umu.se
  2. Sök dig till panelen till vänster med alla applikationer. Klicka längst ned Fler applikationer.
  3. Välj SharePoint
  4. Klicka på jordgloben Mina webbplatser i menyn till vänster. I listan ser du dina webbplatser
  5. Välj en gruppwebbplats du vill skapa ett nytt dokumentbibliotek. (Om du vill skapa en gruppwebbplats se manual: Hitta och skapa gruppwebbplats i SharePoint. (länka)
    skapa dokumentbiblitoek i sharepoint - välj gruppwebbplats
  6. På menyraden under vald webbplats, väljer du + Ny och sedan Dokumentbibliotek.
    skapa dokumentbibliotek - välj ny - dokumentbibliotek
  7. Meny till höger visas. Skriv ett namn och beskrivning på dokumentbiblioteket
  8. Bocka i visa Webbplatsnavigering om du vill se dokumentbiblioteket i navigeringsfältet för webbplatsen.
  9. Klicka på skapa när du är klar.
    skapa dokumentbibliotek - välj namn och beskrivning
  10. Du har nu skapat ett dokumentbibliotek! Eftersom du bockade i ”visa i webbplatsnavigering” syns det i navigeringsfältet för webbplatsen.
  11. Hittar du inte ditt skapade dokumentbibliotek klicka på webbplatsinnehåll
    dokumentbibliotek i webbplatsnavergieringmenyn

Boka en livehändelse i Teams

/i , ,
  1. Gå till kalendern och tryck på pilen till höger om Nytt möte. Välj sedan Livehändelse.
  2. Till vänster lägger du till en rubrik, eventuellt en plats, datum, start- och sluttid samt en beskrivning.
  3. Till höger bjuder du in personer som ska vara med i händelsegruppen. Händelsegruppen består av dig som är organisatör, producenter och presentatörer som tillsammans ansvarar för livehändelsen. Som organisatör kan du välja att vara antingen producent eller presentatör under själva händelsen.
    Organisatör – Schemalägger livehändelsen och ansvarar för behörigheter för deltagarna och händelsegruppen.
    Producent – Ser till att deltagarna kan visa händelsen utan problem, startar och avslutar händelsen, kontrollerar vad som delas samt har samma uppgifter som en presentatör.
    Presentatör – Delar video, ljud eller skärmbild under händelser samt modererar frågestunden.
  4. När du är färdig klickar du på Nästa.
  5. Välj behörigheter för livehändelsen. Du kan antingen välja att endast angivna användare och grupper kan se händelsen, eller att hela organisationen kan titta på den. I båda fallen krävs inloggning med Umu-id.
  6. Sedan väljer du hur händelsen ska produceras. Du kan antingen välja att producera den via Teams genom att dela innehåll från presentatörens webbkamera och skärm, eller att använda ett externt program eller enhet.
  7. Tryck på Schemalägg när du är klar.
  8. Ett nytt fönster öppnas. Här kan du bjuda in deltagare genom att klicka på Hämta länk för deltagare.
  9. Nu kan du skicka en länk till händelsen via exempelvis e-post eller annan kanal.

Boka ett möte i Teams eller Outlook

/i , , ,

Denna manual visar både hur du bokar ett möte i Teams och hur du bokar ett möte i Outlook. 

Boka möte i Teams:

  1. Gå till kalendern och tryck på Nytt möte uppe i det högra hörnet.
  2. Mötesvyn öppnas gå igenom dessa instruktioner

A) Lägg till en rubrik till mötet

B) Lägg till deltagare genom att skriva in namn eller mailadress

C) Välj ett datum och start- och sluttid.

D) Lägg till en fysisk plats om mötet ska hållas på en fysisk plats/konferensrum.

E) Skriv in en agenda/syfte/beskrivning på mötet så att den inbjudne vet vad mötet handlar om.

  • När du fyllt i fälten som behövs trycker du på Spara. Det skapas ett möte i Teams automatiskt som du kan se länken till nu när du sparat din bokning.

Boka möte i Outlook:

  1. Gå till kalendern och tryck på Nytt Teams-möte uppe i navigeringsmenyn.
  2. Lägg till en rubrik, deltagare, datum, start- och sluttid, eventuellt en plats och slutligen en beskrivning på vad mötet handlar om. Till skillnad från Teams ser du redan här länken till mötet innan du sparat bokningen.
  3. Klicka på kugghjulet och sen på Mötesalternativ för att göra inställningar gör lobby, välja om deltagare får ha kamera och mikrofon på samt om chatt och reaktioner ska vara påslagna under mötet.
  4. När du är färdig med din bokning klickar du på Skicka.

Kalendervy i Microsoft Lists

/i , ,

Använd Microsoft Lists för att skapa en enkel lista av events och addera sedan en kalendervy.

Skapa en ny lista

Skapa en ny lista i appen Lists, antingen från office365 portalen eller genom att addera lists appen direkt i ett team. När du skapar din lista välj att skapa från en blank lista så att du själv kan sätta upp de kolumner du önskar.

Byt namn på kolumn

  1. Klicka på Titel.
  2. Välj Kolumninställningar i rullgardiner.
  3. Klicka på Byt namn.
  4. Skriv in det namn du vill ha och välj Spara.

Lägg till datumkolumn och andra kolumner

  1. Tryck på Lägg till kolumn.
  2. Välj vilken typ av kolumn du vill använda. För att kunna använda dig utav en kalendervy krävs åtminstone en kolumn för Datum och tid.
  3. I panelen Skapa en kolumn under namn anger du en rubrik.
  4. Fyll i informationen i den typ av kolumn du har valt.
  5. Repetera stegen tills du har alla kolumner du vill. En kolumn för exempelvis Plats är vanligt förekommande.

Skapa kalendervy

  1. För att skapa kalendervyn: Gå till Alla objekt uppe till höger i din lista
  2. Välj Skapa ny vy i rullgardins-menyn som dyker upp.
  3. Namnge vyn.
  4. Där det står Visa som, välj Kalender.
  5. Start- och slutdatum måste ställas in med datumkolumnen i din lista, se till att Datum är valt för båda.
  6. Checka i Gör den här till en offentlig vy för att alla som använder listan kan se. Klicka sedan på Skapa
  7. Om du vill ställa in kalendervyn som standard och att den visas varje gång du öppnar vyn, välj Ange aktuell vy som standard.

Överblick av kalendervyn

Till vänster är kalendern, och till höger är eventfönstret som visar alla event för dagen som du valt. Om du klickar på de olika dagarna i kalendern ändras innehållet i fönstret till höger.

Fönstret till höger är hopfällbart vilket innebär att du kan dölja det om du vill.

 

Använd pilarna för att förflytta dig framåt och bakåt. Till höger om pilarna har du en månadskalender där du också kan bläddra framåt och bakåt i tid.

 

Du kan öppna events och se mer detaljer genom att klicka på dem. Du kan även välja att redigera ett event och lägga till en kommentar.

 

Du kan också lägga till nya objekt direkt från kalendern.

 

Du kan växla tillbaka till listvyn om du vill. Gå till menyn för vyn och välj Alla objekt i rullgardinsmenyn.

Vanliga frågor om Microsoft Lists

/i , ,

Microsoft Lists är en Microsoft 365-app som hjälper dig att spåra information och organisera ditt arbete. Här kan du se favoriter, nyligen arbetade listor, söka i alla dina listor, skapa nya listor, anpassa färger och ikoner för listornas titlar och lägga till kommentarer.

 

Vad är skillnaden mellan ”Microsoft att göra” och ”listor”?

Att göra (To do) är för den detaljerade, dagliga och personliga användningen. Microsoft Lists är bättre för storskaliga teamprojekthantering såsom processhantering eller arbetsflödeshantering.

 

Hur kommer jag åt Microsoft Lists?

Du behöver först komma igång med Microsoft 365, Microsoft Teams eller SharePoint. Logga in på office.com och klicka på appfönstret. Om du inte hittar Lists bland apparna kan du använda sökfältet. Klicka på Listor och sedan anger du Microsoft-listor

Från Teams kan du redan innan du går in i ett team söka efter Lists i appar. Klicka på Listor och välj Lägg till ett team. Skriv in de teamet eller kanalnamnet som du vill lägga till. Om du redan befinner dig i ett team kan du lägga till en lista i kanalen genom att klicka på + i teamet, välj Listor och klicka på Spara.

Välj redan befintliga listor eller skapa en helt ny oavsett om du är i teams eller i Lists.

 

Hur skapar jag en lista i Microsoft-team?

  1. Välj befintlig lista.
  2. Välj ett team, välj en lista och klicka på Nästa.
  3. Ange ett listnamn. Om du vill anger du också en beskrivning och väljer färg och ikon.
  4. Välj Skapa.

 

Hur tar jag bort en kolumn i en lista i Microsoft?

  1. Gå till listan eller biblioteket som du vill ta bort en kolumn från.
  2. Markera kolumnrubriken för den kolumn som du vill ta bort och välj Kolumninställningar > Redigera.
  3. Välj Ta bort längst ned i fönstret.

 

Hur tar jag bort en lista i Microsoft-listor?

  1. Klicka på Webbplatsinnehållet.
  2. Markera listan som du vill ta bort och klicka på Ta bort.

Om du skapar den nya listan i SharePoint klickar du på Inställningar och sedan välj Listinställningar. Välj OK i bekräftelsedialogrutan.

 

Hur delar jag en lista från hemsidan?

  1. Tryck på listan på startskärmen och tryck redan på Öppna och sedan Dela.
  2. Ange vem du vill dela med, antingen en individ eller en hel grupp.
  3. Välj vilka behörigheter som individen eller gruppen ska få ha till listan.
  4. Välj bevilja åtkomst.

Du kan också dela en lista som är öppen för tillfället.

  1. Välj Dela i verktygsfältet längst upp.
  2. Ange vem/vilka du vill dela med och vilka behörigheter de ska ha till listan.
  3. Välj Använd och klicka sedan på Skicka.

Mottagaren/mottagarna får ett e-postmeddelande med en länk till listan.

 

Hur tilldelar jag uppgifter i Listor?

Du kan tilldela uppgifter till alla medlemmar i en delas lista, inklusive dig själv. Om du vill tilldela en uppgift i en delad lista öppnar du aktivitetens detaljvy och väljer Tilldela till. Välj sedan medlemmen i den delade listan som du vill tilldela uppgiften.

 

Hur tar jag bort en lista i Microsoft Teams?

I Teams går du till kanalen som innehåller listan som du vill ta bort. Tryck på Mer högst upp på skärmen, gå till höger och listnamnet och välj sedan Ta bort.

 

Kan jag länka Microsoft-listor?

Om du vill dela en lista öppnar du delningsmenyn genom att välja delningsikonen längst upp till höger i en lista som du har skapat. När delningsmenyn öppnas väljer du Skapa, Kopiera länk och klistrar sedan i delningslänken i din favoritapp för e-post eller chatt som skickas till dina medarbetare.