Använda Lists i Teams

Lists är en app i Office 365 där du kan skapa, dela och spåra listor med vem du vill. Lists hjälper dig att spåra information och organisera ditt arbete. I denna manual beskriver vi några olika användningsområden för Lists.

Det finns flera sätt att komma åt Lists. Du kan logga in via Office 365-portalen, hitta verktyget via Teams eller via SharePoint. Observera att utseendet på menyerna kan skilja sig något åt om du använder Mac eller dylikt.

Kom igång med Lists via Teams

  1. Gå till det team där du vill lägga till Lists.
  2. I menyn längst upp i ditt hörn, tryck på plustecknet.
  3. Välj Lists. Om det inte finns med i listan så kan du söka fram det.
  4. I nästa ruta klicka Spara.
  5. Klicka på din nya flik.
  6. Här kan du välja om du vill skapa en tom lista, använda en befintlig list m.m.

För att skapa en ny lista, se rubriken Skapa en ny lista.

Kom igång med Lists via Office 365-portalen

Såhär hittar du Lists i Office365-portalen:

  1. Gå till O365.umu.se
  2. Du hittar dina mest använda appar i vänsterkolumnen. Om du inte hittar Lists bland dina appar – kan du söka efter Lists i sökfältet.
    Hitta Lists Office 365
  3. Klicka på ikonen för Lists.
  4. Du kommer nu att se dina befintliga listor och favoriter. Här kan du även markera favoriter eller ta bort markering som favorit och skapa nya listor.

För att skapa en ny favorit:

  1. Håll musen över listan
  2. Klicka på stjärnan i höger hörn.
    Skapa favorit Lists Office 365

Skapa en ny lista

För att skapa en ny lista:

  1. Klicka på Ny lista i övre högra hörnet på skärmen.Skapa favorit Lists Office 365
  2. Du får nu upp ett antal olika inställningar för din nya lista. Du kan exempelvis göra en tom lista (du skapar själv alla dina kolumner), utgå från en Excel-fil (konvertera befintlig Excel-fil till en lista) eller utgå från en mall. I detta exempel utgår vi från mallen som kallas Ärendeuppföljning.
    Skapa ny lista Lists Office 365
  3. I nästa ruta väljer du dina inställningar. Du fyller i titeln, en beskrivning av listans syfte och väljer en lämplig färg och ikon.Skapa tom lista Lists Office 365
  4. Under Spara i väljer du var du vill spara din lista. Om du vill att listan ska vara privat eller om du vill dela den med utvalda personer väljer du Mina listor. Du kan även bläddra dig fram till ett team eller en Sharepoint-sida och spara listan där.
  5. Klicka på Skapa för att skapa din nya lista.

Lägg till objekt till lista

  1. Gå till den lista du just har skapat.
  2. Klicka på Nytt objekt i vänstra hörnet.
    Nytt objekt Lists Office 365
  3. I rutan som öppnas får du upp ett antal inställningar du kan fylla i för ditt nya objekt. Rubriken Ärende är markerad som obligatorisk. Du kan lägga till bilder, bifoga filer och fylla i olika inställningar som exempelvis problembeskrivning, prioritet, datum för rapportering av ärendet vem du ska tilldela ärendet till. Klicka på Spara när du är klar.
    Lägg till ärende Lists Office 365

Dela din lista med deltagare

Om du vill kan du skapa innehåll först för att sedan dela innehållet med en deltagare.

  1. Klicka på Dela i menyn för din lista.
  2. Fyll i e-postadress eller namn på den du vill dela listan med. Där kan du välja vilken behörighet personen ska ha – om personen ska kunna se eller redigera innehållet.
  3. Du väljer om personen ska få en avisering om delningen genom att bocka i eller ur Meddela användare.
  4. Klicka sedan Bevilja åtkomst för att dela listan.
    Tilldela innehåll Lists Office 365

Sortera dina objekt i vyer

För att förenkla ditt arbete kan du ordna din lista i olika typer av vyer. Du hittar alla vyer genom att klicka på Alla objekt i högra hörnet på din lista. Några exempel på vyer:

  • Filtrera efter tilldelad person – vilka ärenden som är tilldelade till vem och vad som inte är tilldelat.
  • Filtrera efter prioritet – om ärendet har hög eller låg prioritet.
  • Filtrera efter datum – du kan få en kalendervy eller kortvy.

Alla objekt Lists Office 365

 

Lägga till regler

För att förenkla ditt arbete i Lists kan du skapa regler för att automatisera processer utifrån dina listdata. Med en regel kan du meddela dig själv eller andra när något ändras i listan. Såhär skapar du en regel:

  1. Öppna din lista.
  2. Klicka på Automatisera till höger i din lista.
  3. Klicka på Skapa en regel.
    Skapa regel Lists Office 365
  4. En ny ruta öppnas med olika alternativ för regler. Du kan välja att en notifiering skickas som e-post till dig eller andra vid förändring av en kolumn, när ett kolumnvärde ändras, när ett nytt objekt skapats eller när ett objekt raderats. Klicka på den typ av regel du vill skapa.
    Skapa regel alternativ Lists Office 365
  5. I nästa ruta väljer du vad som utlöser regeln och vilken åtgärd som ska ske. Beroende på vilken typ av regel du har valt får du olika alternativ. Du kan exempelvis välja vilken kolumn som avses, ett värde för kolumnen och vem som ska bli meddelad. Klicka Skapa när du är klar.
    Regel alternativ Lists Office 365

Mallar

När du använder mallar i Lists får du listor med fördefinierade format som du sedan kan anpassa till just ditt arbete. För att se vad mallen ska användas till och vilka rubrik/kolumner som finns i mallen – klicka på någon av mallarna när du ska skapa en ny lista.

Beskrivning av några av mallarna:

  1. Ärendeuppföljning: Med denna mall kan du följa upp, hantera och avsluta ärenden. Ange prioritet och ha full koll på hur ett ärende fortskrider i statuskolumnen. Håll igång produktiviteten i teamet genom att skicka meddelanden när de tilldelas ärenden.
    Ärendeuppföljning Lists Teams
  2. Evenemangsplan: Samla all viktig evenemangsinformation på en enda plat för en lyckad evenemangsplanering. Spåra talarnas namn och e-postadresser, start- och sluttider, rumskapacitet med mera.
    Evenemangsplan Lists Teams
  3. Introduktionschecklista: Checklistan hjälper till att hantera introduktionen av nya medarbetare och hjälper dem att lyckas under deras första veckor på arbetet. Nya medarbetare kan få tips om relevanta kontakter och resurser.
    Introduktion Lists Teams

Ta bort extern organisation från Teams

Om du exempelvis har deltagit i ett samarbete i Teams med en annan organisation och vill avsluta ditt som är avslut

  1. Gå till Mina appar hos Microsoft. Om du inte är inloggad loggar du in med umuid@ad.umu.se.
  2. Klicka på din profil högst upp till höger.
  3. Välj Visa konto.
    Visa konto Teams
  4. I menyn till vänster väljer du Organisation.
    Organisationer Teams
  5. Leta upp den organisation du vill lämna och klicka på Lämna organisationen.
    Lämna organisation Teams
  6. En ny ruta öppnas nu i ditt fönster. Klicka på Lämna för att lämna organisationen.
    Lämna organisation på riktigt Teams
  7. Du får en bekräftelse på att du har lämnat organisationen på din skärm och du får även ett e-postmeddelande med bekräftelse om att du lämnat organisationen.

Breakout rooms (grupprum) i Teams

I denna manual beskriver vi hur du som mötesorganisatör använder dig av digitala breakout rooms (digitala grupprum) i Teams för att kunna skapa meningsfulla diskussioner och utbyte av idéer. 

Skapa grupprum

  1. Starta ditt möte.
  2. Klicka på symbolen för Grupprum i möteskontrollerna.
    Symbol grupprum Teams
  3. I nästa ruta väljer du dina inställningar:
      1. Hur många rum du vill använda (1-50)
      2. Om du vill att Teams ska tilldela personer till rum (Automatiskt) eller om du själv vill välja personer för varje rum själv (Manuellt). Om du väljer att personer ska tilldelas till breakout-rum kan inte ändras senare i mötet.

    Skapa grupprum Teams

  4. Välj Skapa rum/Create rooms.

Tilldela deltagare till grupprum (manuellt)

Om du valde inställningen att manuellt tilldela deltagare till grupprum när du skapade ditt rum, följ stegen nedan. Om du valde att automatiskt tilldela deltagare till grupprum så kommer de automatiskt att tilldelas till rummen när du öppnar rummen.

  1. Välj Tilldela deltagare.
  2. Välj vilka personer som ska dela ett grupprum genom att markera kryssrutorna bredvid deras namn.
  3. Välj Tilldela och välj sedan ett rum för dessa personer.
  4. Upprepa steg 2 och 3 tills alla deltagare är med i ett grupprum.

Ändra namn på grupprum

Du kan byta namn på varje rum så att det återspeglar medlemmarna i gruppen, ett tema eller liknandee.

  1. För musen över rummets namn och klicka på de tre punkterna.
  2. Välj Byt namn på rum.
    Byta namn på grupprum Teams
  3. Skriv in det nya namnet.
  4. Klicka på Byt namn på rum.

Sätt en tidsgräns för grupprum

När du bestämmer en tidsgräns för grupprummen så visar en klocka när grupprummen stängs. När tiden är slut stängs rummen och deltagarna skickas tillbaka till huvudmötet.

  1. Klicka på de tre punkterna högst upp i fönstret Grupprum.
  2. Välj sedan Rumsinställningar.
    Rumsinställningar grupprum Teams
  3. I nästa ruta aktiverar du tidsgränsen genom att klicka på sliders Ange en tidsgräns. Klicka på respektive pil för att välja antal timmar och minuter.
    Ange tidsgräns grupprum Teams
  4. Klicka sedan på Inställningar för att återgå till huvudfönstret för Grupprum.

Öppna grupprum

Som standard flyttas mötesdeltagare till sina tilldelade rum så fort du öppnar rummet. För att inaktivera denna inställning, se rubriken Inaktivera automatisk flyttning nedan.

  1. Om du vill öppna alla rum samtidigt väljer du Starta rum.
  2. Om du vill öppna ett specifikt rum:
    1. Klicka på de tre punkterna bredvid rummets namn
    2. Välj Öppna rum.

Du kan öppna och stänga grupprum mer än en gång under ett möte.

Inaktivera automatisk flyttning

När du inaktiverar att deltagare flyttas automatiskt till grupprum när de öppnas så får deltagarna ett meddelande där de uppmanas att ansluta till ett grupprum. De väljer Anslut till rum (på en mobil enhet) innan de flyttas.

  1. Klicka på de tre punkterna längst upp i högra hörnet i fönstret Grupprum.
  2. Välj sedan Rumsinställningar.
    Rumsinställningar grupprum Teams
  3. Ställ om reglaget så att inställningen Flytta personer automatiskt till öppna rum är inaktiverad.

Interagera med rumsdeltagarna

För dig som mötesorganisatör är det möjligt att interagera med rumsdeltagarna. Du kan ansluta till vilket grupprum som helst, bidra till alla rumschattar och skicka meddelanden till alla. För att ansluta till ett grupprum:

  1. För musen över rummets namn och klicka på de tre punkterna.
  2. Välj sedan Anslut till rum.
  3. När du vill återgå till huvudmötet så väljer du Återgå.

Skicka meddelanden till alla grupprum

  1. Klicka på de tre punkterna längs upp till höger i fönstret Grupprum.
  2. Välj sedan Gör ett meddelande.
  3. Skriv in meddelandet och välj Skicka.

Deltagarna får en avisering i möteschatten och kan läsa meddelandet.

Chatta i ett grupprum

Varje grupprum har en egen chatt och alla chattar är tillgängliga under dina chattar i Teams. Här hittar du även chatten för själva mötet, som du kan använda för att skriva till alla mötesdeltagare.

När du har anslutit till ett grupprum hittar du chatten genom att klicka på symbolen för Chatt i möteskontrollerna.

Du kan se chatthistorik och delade filer även efter att grupprummen är stängda.

Stänga grupprum

När du stänger rummen kommer deltagarna att återgå till huvudmötet. Du kan välja att stänga rum individuellt alternativt att stänga alla rum samtidigt.

För att stänga rum individuellt:

  1. För musen över rummets namn och klicka på de tre punkterna.
  2. Välj sedan Stäng rum.

För att stänga alla rum samtidigt:

  • Välj Stäng rum.

När rummen inte längre innehåller några deltagare så ändras deras status till Stängd. När alla är tillbaka från sina grupprum och är redo att mötas som en större grupp igen väljer du Fortsätt.

Lägga till Team till Sharepoint-yta

I denna manual beskriver vi hur du som idag är ägare av en Sharepoint-yta kan lägga till ett Team till din yta.


  1. Gå till startsidan för din Sharepoint-ytan och klicka på Lägg till Microsoft Teams längst ner till vänster.
    Lägg till Team till Sharepoint
  2. Du får nu upp ett nytt fönster till höger. Klicka på Fortsätt.
    Lägg till Team till Sharepoint 2
  3. I nästa fönster väljer du om du vill lägga till sidor (exempelvis dokument-bibliotek eller startsida) som flikar i teamet. Du kan även göra det senare. När du är färdig, klicka sedan på Lägg till Teams.
    Lägg till Team till Sharepoint 3
  4. När ditt nya Team är kopplat så kommer du att få en genväg till teamet upp i menyn till vänster. Du kommer också att kunna se det i din app för Teams.
    Koppla Team till Sharepoint
  5. Klart! Du har nu ett team som är ihopkopplat med en befintlig Sharepoint-yta.

Om du sedan vill  flytta filer från ditt dokumentbibliotek till en kanals filyta så finns också instruktioner för hur du flyttar filer mellan kanal eller team.

Gör en spontan omröstning med Forms i Teamsmöte

I denna manual beskriver du hur du gör en spontan omröstning via Forms under ett pågående möte i Teams. Denna metod är lämplig när du är presentatör eller organisatör i ett möte i Teams och spontant vill skapa en omröstning. Om du vill göra en planerad omröstningar inför ett möte, se vår andra manual (se länk till höger).


Skapa ny omröstning

  1. När du är i mötet, klicka på de tre prickarna bland mötesverktygen.
  2. Välj sedan Lägg till en app.
    Lägg till omröstning Teams möte
  3. Du kan hitta Forms antingen genom att söka efter appen eller om den ligger i listan.
    Hitta app Forms Teams möte
  4. En flik för omröstning i Forms läggs nu till mötet. Klicka på den nya fliken.
  5. Klicka på Skapa ny omröstning.
    Omröstning flik Teams möte
  6. I nästa fönster väljer du typ av fråga – flervalsomröstning eller frågesport med flera val.
    Typ av fråga omröstning Teams möte
  7. När du har valt typ av omröstning så får du upp ett nytt fönster där du skriver in din fråga och väljer inställningar. Du kan fylla i frågan, lägga till/ta bort svarsalternativ, inställningar för din omröstning och om du vill att det ska vara möjligt att rösta på flera alternativ.
    1. Frågesport med flera val – frågor där det finns ett rätt eller fel svar. Här behöver du klicka i vilket svar som är rätt.
      Frågesport flerval Forms markera svar Teams
    2. Flervalsomröstning – du vill veta vad personerna i mötet tycker om ett visst ämne.
      Flervalsomröstning Forms Teams möte
  8. Klicka på Spara när du är färdig.
    Flervalsomröstning Forms Teams mte spara
  9. Din fråga sparas nu som ett utkast under fliken omröstningar.
    Utkast omröstning Teams möte utkast
  10. Om du därefter vill lägga till nya frågor, välj Skapa ny.
    Skapa ny omröstning Teams mote

Redigera fråga i omröstning

För att redigera en fråga du redan har lagt till:

  1. Klicka på pilen bredvid Starta.
    Redigera omröstning Teams mote
  2. Du får nu upp alternativen att redigera frågan eller ta bort den. Klicka Redigera för att göra om frågan eller Ta bort  för att ta bort den helt.
  3. Gör dina förändringar och klicka Spara när du är nöjd.

Publicera fråga i möte

  1. Kontrollera om du är nöjd med dina inställningar. Om inte – redigera din omröstning.Utkast omröstning Teams möte utkast
  2. Om du är nöjd och vill publicera frågan i mötet, klicka på Starta. Du kan göra det före, under eller efter mötet.
    Starta omröstning Teams mote
  3. När du har skickat din fråga kommer den att vara markerad i rött med texten Live.
    Omröstning live Teams möte
  4. Efter att frågan har skickats får alla deltagare i mötet upp omröstningen på sin skärm. De får även upp en notis i form av en banderoll att en fråga har skickats.
    Banderoll omröstning Teams
  5. Klicka på Visa resultat för att få upp svaren från undersökningen. Dessa presenteras i procent och visa resultat byts ut mot menyn visningsalternativ.
    Omröstning resultat Teams möte

Avsluta omröstning

När du är klar med dina omröstningar finns det ett par saker till du kan göra via Forms i Teams

  1. Klicka på den lilla pilen bredvid Visningsalternativ.
    Visningsalternativ Teams möte
  2. Du får nu upp ett antal val:
    1. Avsluta omröstningen – avsluta så att ingen mer röstning kan ske.
    2. Exportera data – data från omröstningen sparas ned i nedladdade filer på din dator.
    3. Ta bort omröstning – ta bort omröstningen helt.

Se resultat från omröstningar i efterhand

Se resultatet i Teams

För att se resultatet från omröstningen i efterhand:

  1. Gå till Teams och välj fliken Chatt.
  2. Sök bland dina chattar efter det möte där ni har gjort omröstningen.
  3. Välj fliken Omröstningar.

Se resultatet på O365.umu.se

  1. Gå till o365.umu.se
  2. Klicka på Forms i panelen till vänster. Om du inte hittar den så ligger den under Fler appar längst ned.
  3. De omröstningar senast arbetade med i Teams senast ligger nu längst upp under Senaste. Om du inte ser några, klicka på Alla mina formulär.
    Hitta omröstning Office 365

Gör en planerad omröstning med Forms i Teamsmöte

I denna manual beskriver du hur du gör en omröstning via Forms före, under och efter ett möte i Teams. Denna metod är lämplig för när du i förväg har planerat att ha en omröstning.


Lägg till fliken Omröstning

  1. Boka ett möte i Teams.
  2. Gå sedan till din kalender i Teams och klicka på mötet det gäller (alternativt högerklickar och väljer redigera). Du får då upp mötesvyn.
  3. I mötesvyn, klicka på plustecknet och välj lägg till ny flik.
    Mötesvyn Teams
  4. Välj Forms för att skapa en ny flik för omröstning.
    Lägg till flik Forms Teams

Skapa ny omröstning

  1. Klicka på fliken Omröstning.
  2. Första gången du skapar en omröstning, klicka Skapa ny omröstning.
    Skapa omröstning Teams
  3. I nästa fönster väljer du typ av fråga:
    1. Frågesport med flera val – frågor där det finns ett rätt eller fel svar.
    2. Flervalsomröstning – du vill veta vad personerna i mötet tycker om ett visst ämne.
  4. Du får nu upp ett fönster där du uppmanas att fylla i din fråga. Du kan fylla i en fråga, möjliga svarsalternativ, inställningar för din omröstning och om du vill att det ska vara möjligt att rösta på flera alternativ. Om du har valt alternativet frågesport med flera val behöver du välja vilket alternativ som är det korrekta.
    Omröstning Forms Teams
  5. Klicka Spara när du är färdig.
  6. Din fråga sparas nu som ett utkast i omröstningen.
    Kontrollera inställningar omröstning Teams
  7. Om du därefter vill lägga till nya frågor till din omröstning, välj Skapa ny.
    Skapa ny omröstning Teams

Redigera fråga i omröstning

För att redigera en fråga du redan har lagt till:

  1. Klicka på pilen bredvid Starta.
    Redigera fråga omröstning Teams
  2. Du får nu upp alternativen att redigera frågan eller ta bort den. Klicka Redigera för att göra om frågan eller Ta bort  för att ta bort den helt.
  3. Gör dina förändringar och klicka Spara när du är nöjd.

Ändra ordningen på omröstningarna

För att ändra ordningen på omröstningarna – dra frågan till där du vill ha den. Detta underlättar för att du ska kunna ställa rätt frågor vid rätt tillfälle.

Publicera fråga i möte

  1. Kontrollera om du är nöjd med dina inställningar. Om inte – redigera din omröstning.
    Kontrollera inställningar omröstning Teams
  2. Om du är nöjd och vill publicera frågan i mötet, klicka på Starta. Du kan göra det före, under eller efter mötet.
    Starta omröstning Teams
  3. När du har skickat din fråga kommer den att vara markerad i rött med texten Live.
  4. Alla deltagare i mötet får en notis i form av en banderoll att en fråga har skickats.
    Banderoll omröstning Teams
  5. Svaren från undersökningens presenteras i procent.

Avsluta omröstning

När du är klar med dina omröstningar finns det ett par saker till du kan göra via Forms i Teams

  1. Klicka på den lilla pilen bredvid Visningsalternativ.Avsluta omröstning Teams
  2. Du får nu upp ett antal val:
    1. Avsluta omröstningen – avsluta så att ingen mer röstning kan ske.
    2. Exportera data – data från omröstningen sparas ned i nedladdade filer på din dator.
    3. Ta bort omröstning – ta bort omröstningen helt.

Se resultat från omröstningar i efterhand

För att se resultatet från omröstningen i efterhand:

  1. Gå till o365.umu.se
  2. Klicka på Forms i panelen till vänster. Om du inte hittar den så ligger den under Fler appar längst ned.
  3. De omröstningar senast arbetade med i Teams senast ligger nu längst upp under Senaste. Om du inte ser några, klicka på Alla mina formulär.
    Hitta omröstning Office 365

Dela filer i Office 365

När du delar filer/mappar, ändrar inställningar för delning eller slutar dela filer/mappar i Office 365 så använder du o365.umu.se. Där väljer du sedan om du vill dela filer/mappar från Sharepoint (det vill säga Teams) eller Onedrive. I denna manual utgår vi från Sharepoint men samma inställningar fungerar för Onedrive.

Dela fil eller mapp

  1. Öppna o365.umu.se och logga in med ditt Umu-id.
  2. Klicka på ikonen för Sharepoint i vänstermenyn.
  3. Klicka på den Sharepoint-yta (team) där du har filer/mappar som du vill dela.
  4. Klicka på Dokument i vänstermenyn för att få upp samtliga mappar och dokument på  Sharepoint-ytan (teamet). En kanal i Teams syns i Sharepoint som en mapp.
    Visa alla dokument Sharepoint
  5. Gå till den mapp eller fil som du vill dela. För muspekaren över mappen/filen för att få fram en dold meny (se bilden ovan).
  6. Här kan du välja mellan att klicka på de tre prickarna och klicka på Dela i menyn som kommer upp. Du kan också trycka på ikonen med pilen för att direkt komma till dela-vyn.
  7. I dela-vyn hittar du inställningar för hur du vill dela mappen/filen. Börja med att klicka på det inramade området (se bild nedan) för att ställa in vem eller vilka som ska ha åtkomst till mappen/filen.
    Dela-vyn i Sharepoint
    Här finns tre alternativ för hur du kan dela mappen/filen:

    1. Personer i Umeå universitet som har länken
      Detta alternativ gör att alla inom organisationen som har länken kan komma åt filen. Ditt gäller oavsett om de får länken direkt av dig eller av någon annan.
    2. Personer med åtkomst
      Detta alternativ gör att mappen/filen bara kan användas av de som redan har tillgång till den. Använd bara det här alternativet om du bara vill skicka en länk till någon som redan har åtkomst.
    3. Vissa personer – Detta ger åtkomst endast till de personer du anger, även om andra användare kanske redan har åtkomst. Om någon vidarebefordrar delningsinbjudan kan den bara användas av de som redan har åtkomst till mappen/filen.
  8. Under Övriga inställningar väljer du om det bara ska vara möjligt att läsa filen eller om det ska vara möjligt att redigera den. Klicka i Tillåt redigering om du vill att mottagaren ska kunna redigera dokumentet. Denna inställning påverkar inte de som du eventuellt har gett möjlighet att redigera filen sedan tidigare.
    Länkinställningar för Sharepoint
  9. Efter att du har gjort din inställning, klicka på Använd.
  10. Fyll i namnet på den person, grupp eller e-postadress som du vill dela din mapp/fil med. När du börjar skriva kommer alternativ att visas automatiskt. Du kan välja att dela mappen/filen med flera samtidigt.
    Skicka länk Sharepoint
  11. När du har valt vilka du vill skicka till finns två alternativ för hur du delar mappen/filen.
    1. Klicka på Skicka. Mottagaren får då ett e-postmeddelande som ger åtkomst till mappen/filen. Du får också en bekräftelse via e-post om delningen.
    2. Klicka på Kopiera länk. Du får då en länk som du kan skicka via e-post eller chatt.
  12. Nu har du delat din mapp/fil!

Skapa taggar i Teams

En tagg är en funktion för att dela upp ett team i mindre delar. Det är användbart när du vill kunna tagga en mindre grupp istället för ett helt team eller för att styra gruppernas behörigheter.

Skapa en tagg i ditt team

  1. Gå till ditt team och klicka på de tre prickarna till höger om teamets namn.
  2. Klicka på Hantera taggar.
    Hantera taggar i Teams
  3. I rutan som visas, klicka på Skapa tagg.
    Skapa tagg i Teams
  4. Välj ett namn på taggen och vilka som ska ingå i den. Klicka sedan Skapa.
    Taggnamn Teams
  5. Du har nu skapat en tagg! Du kan använda taggen när du vill göra ett @omnämnande eller välja en specifik grupp som ska få moderera en specifik kanal.
    Se vilka taggar som finns i Teams
  6. Om du som ägare vill styra vilka som får skapa och hantera taggar så hittar du detta under Hantera team och fliken Inställningar.

Så kan du använda taggar

  • Med taggar kan du enkelt skapa en gruppchatt utifrån taggar istället för att bjuda in medlemmarna en i taget.
  • Istället för att @omnämna hela teamet eller den specifika kanalen kan du @omnämna den specifika taggen så att det är en mindre grupp som får en extra notis. Detta kan minska irritation om du ofta använder @omnämnanden.
  • Du kan styra vem som får publicera i kanaler utifrån taggar.

Flytta filer mellan kanal eller team i Teams/Sharepoint

Flytta enstaka fil

Om du vill flytta enstaka filer så kan du flytta dem direkt i Teams.

  1. Klicka dig fram till den fil du vill flytta.
  2. Klicka på de tre prickarna efter filens namn.
  3. Välj sedan Flytta.
    Flytta fil i Teams
  4. Du får nu upp en ruta där du kan välja var du vill flytta din fil. Genom att klicka på pilen kan du bläddra bland mappar, kanaler eller välja ett annat team som du har tillgång till.
    Välja mapp för flytt Teams
  5. När du har hittat platsen du vill flytta till, klicka Flytta.
  6. Klart!

Flytta flera filer eller mappar

Om du ska flytta flera filer eller mappar så behöver du använde Sharepoint för att flytta filerna.

  1. Gå till teamet som du vill flytta filerna från och välj fliken Filer.
  2. Längst upp till höger klickar du där det står Öppna i Sharepoint.
    Öppna i Sharepoint
  3. Markera de filer eller mappar du vill flytta.
  4. Klicka sedan på Flytta till.
    Flytta till Sharepoint
  5. Längst till höger får du nu upp en ny ruta där du kan välja var du vill flytta dina filer/mappar.
    1.  Om du vill flytta mapparna till en annan kanal i teamet – klicka på Aktuellt bibliotek och välj vilken mapp du vill flytta till.
    2. Om du vill flytta till ett annat team – välj då vilket team du vill flytta till genom att klicka på teamets namn i listan.
      Flytta filer från Sharepoint
  6. Klart! Dina filer eller mappar är nu flyttade!

Flytta filer från privat kanal

  1. Gå till den privata kanal du vill flytta filer från.
  2. Välj fliken Filer.
  3. Längst upp till höger klickar du där det står Öppna i Sharepoint.
    Öppna i Sharepoint privat kanal
  4. Klicka på de tre prickarna bredvid den mapp/fil som du vill flytta.
  5. Välj sedan Flytta till i menyn som visas.
    Flytta mapp privat kanal Sharepoint
  6. Längst till höger får du nu upp en ny ruta där du kan välja var du vill flytta dina filer/mappar.
    1. Om du vill flytta till ett annat team – välj då vilket team du vill flytta till genom att klicka på teamets namn i listan.
    2. Om du vill flytta mapparna till en annan kanal i teamet – klicka på teamets namn och välj sedan vilken kanal du vill flytta till. Observera att om du väljer Aktuellt bibliotek så innebär detta den privata kanalen.
      Flytta filer från Sharepoint
  7. Klicka sedan på Flytta till.
  8. Klart!

Växla mellan offentligt och privat team

I Teams har du möjligheten att välja mellan två typer av sekretess – offentligt eller privat team. Inställningen styr vilka som kan se ditt team och gå med i det. Här hittar du instruktioner för hur du ändrat ett offentligt team till privat eller tvärtom.

  1. Gå till ditt team och klicka på de tre prickarna till höger om teamets namn.Redigera team Teams
  2. Välj sedan Redigera ditt team.
  3. För att växla mellan offentligt och privat – gå till menyn där det står Sekretess.Offentligt team Teams
  4. Klicka på pilen längst till höger och välj ett nytt alternativ.Offentligt privat Teams
  5. Välj sedan Klar.

Två typer av sekretess för team

Offentligt team

Ett offentligt team är tillgängligt för alla vid Umeå universitet. Det innebär att när någon söker efter team så kan de hitta ditt team i en lista och gå med utan att du behöver godkänna det. För de som är medlemmar i teamet är alla filer och allt innehåll sökbart.

Kom ihåg att både studenter och anställda kan se och gå med i offentliga team.

Privat team

Ett privat team är bara tillgängligt för de personer som du bjuder in eller godkänner. I de flesta fall ska du välja ett privat team.