Dela filer i Office 365

När du delar filer/mappar, ändrar inställningar för delning eller slutar dela filer/mappar i Office 365 så använder du o365.umu.se. Där väljer du sedan om du vill dela filer/mappar från Sharepoint (det vill säga Teams) eller Onedrive. I denna manual utgår vi från Sharepoint men samma inställningar fungerar för Onedrive.

Dela fil eller mapp

  1. Öppna o365.umu.se och logga in med ditt Umu-id.
  2. Klicka på ikonen för Sharepoint i vänstermenyn.
  3. Klicka på den Sharepoint-yta (team) där du har filer/mappar som du vill dela.
  4. Klicka på Dokument i vänstermenyn för att få upp samtliga mappar och dokument på  Sharepoint-ytan (teamet). En kanal i Teams syns i Sharepoint som en mapp.
    Visa alla dokument Sharepoint
  5. Gå till den mapp eller fil som du vill dela. För muspekaren över mappen/filen för att få fram en dold meny (se bilden ovan).
  6. Här kan du välja mellan att klicka på de tre prickarna och klicka på Dela i menyn som kommer upp. Du kan också trycka på ikonen med pilen för att direkt komma till dela-vyn.
  7. I dela-vyn hittar du inställningar för hur du vill dela mappen/filen. Börja med att klicka på det inramade området (se bild nedan) för att ställa in vem eller vilka som ska ha åtkomst till mappen/filen.
    Dela-vyn i Sharepoint
    Här finns tre alternativ för hur du kan dela mappen/filen:

    1. Personer i Umeå universitet som har länken
      Detta alternativ gör att alla inom organisationen som har länken kan komma åt filen. Ditt gäller oavsett om de får länken direkt av dig eller av någon annan.
    2. Personer med åtkomst
      Detta alternativ gör att mappen/filen bara kan användas av de som redan har tillgång till den. Använd bara det här alternativet om du bara vill skicka en länk till någon som redan har åtkomst.
    3. Vissa personer – Detta ger åtkomst endast till de personer du anger, även om andra användare kanske redan har åtkomst. Om någon vidarebefordrar delningsinbjudan kan den bara användas av de som redan har åtkomst till mappen/filen.
  8. Under Övriga inställningar väljer du om det bara ska vara möjligt att läsa filen eller om det ska vara möjligt att redigera den. Klicka i Tillåt redigering om du vill att mottagaren ska kunna redigera dokumentet. Denna inställning påverkar inte de som du eventuellt har gett möjlighet att redigera filen sedan tidigare.
    Länkinställningar för Sharepoint
  9. Efter att du har gjort din inställning, klicka på Använd.
  10. Fyll i namnet på den person, grupp eller e-postadress som du vill dela din mapp/fil med. När du börjar skriva kommer alternativ att visas automatiskt. Du kan välja att dela mappen/filen med flera samtidigt.
    Skicka länk Sharepoint
  11. När du har valt vilka du vill skicka till finns två alternativ för hur du delar mappen/filen.
    1. Klicka på Skicka. Mottagaren får då ett e-postmeddelande som ger åtkomst till mappen/filen. Du får också en bekräftelse via e-post om delningen.
    2. Klicka på Kopiera länk. Du får då en länk som du kan skicka via e-post eller chatt.
  12. Nu har du delat din mapp/fil!

Skapa taggar i Teams

En tagg är en funktion för att dela upp ett team i mindre delar. Det är användbart när du vill kunna tagga en mindre grupp istället för ett helt team eller för att styra gruppernas behörigheter.

Skapa en tagg i ditt team

  1. Gå till ditt team och klicka på de tre prickarna till höger om teamets namn.
  2. Klicka på Hantera taggar.
    Hantera taggar i Teams
  3. I rutan som visas, klicka på Skapa tagg.
    Skapa tagg i Teams
  4. Välj ett namn på taggen och vilka som ska ingå i den. Klicka sedan Skapa.
    Taggnamn Teams
  5. Du har nu skapat en tagg! Du kan använda taggen när du vill göra ett @omnämnande eller välja en specifik grupp som ska få moderera en specifik kanal.
    Se vilka taggar som finns i Teams
  6. Om du som ägare vill styra vilka som får skapa och hantera taggar så hittar du detta under Hantera team och fliken Inställningar.

Så kan du använda taggar

  • Med taggar kan du enkelt skapa en gruppchatt utifrån taggar istället för att bjuda in medlemmarna en i taget.
  • Istället för att @omnämna hela teamet eller den specifika kanalen kan du @omnämna den specifika taggen så att det är en mindre grupp som får en extra notis. Detta kan minska irritation om du ofta använder @omnämnanden.
  • Du kan styra vem som får publicera i kanaler utifrån taggar.

Flytta filer mellan kanal eller team i Teams/Sharepoint

Flytta enstaka fil

Om du vill flytta enstaka filer så kan du flytta dem direkt i Teams.

  1. Klicka dig fram till den fil du vill flytta.
  2. Klicka på de tre prickarna efter filens namn och välj sedan Flytta.
    Flytta fil i Teams
  3. Du får nu upp en ruta där du kan välja var du vill flytta din fil. Genom att klicka på pilen kan du bläddra bland mappar, kanaler eller välja ett annat team som du har tillgång till.
    Välja mapp för flytt Teams
  4. Klicka sedan på Flytta.
  5. Nu har din fil blivit flyttad!

Flytta flera filer eller mappar

Om du ska flytta flera filer eller mappar så behöver du använde Sharepoint för att flytta filerna.

  1. Gå till teamet som du vill flytta filerna från och välj fliken Filer.
  2. Längst upp till höger klickar du där det står Öppna i Sharepoint.
    Öppna i Sharepoint
  3. Markera de filer eller mappar du vill flytta.
  4. Klicka sedan på Flytta till.
    Flytta till Sharepoint
  5. Längst till höger får du nu upp en ny ruta där du kan välja var du vill flytta dina filer/mappar.
    Om du vill flytta mapparna till en annan kanal i teamet – klicka på Aktuellt bibliotek och välj vilken mapp du vill flytta till.
    Om du vill flytta till ett annat team – välj då vilket team du vill flytta till.
    Flytta filer från Sharepoint
  6. Klart! Dina filer eller mappar är nu flyttade!

Växla mellan offentligt och privat team

I Teams har du möjligheten att välja mellan två typer av sekretess – offentligt eller privat team. Inställningen styr vilka som kan se ditt team och gå med i det. Här hittar du instruktioner för hur du ändrat ett offentligt team till privat eller tvärtom.

  1. Gå till ditt team och klicka på de tre prickarna till höger om teamets namn.Redigera team Teams
  2. Välj sedan Redigera ditt team.
  3. För att växla mellan offentligt och privat – gå till menyn där det står Sekretess.Offentligt team Teams
  4. Klicka på pilen längst till höger och välj ett nytt alternativ.Offentligt privat Teams
  5. Välj sedan Klar.

Två typer av sekretess för team

Offentligt team

Ett offentligt team är tillgängligt för alla vid Umeå universitet. Det innebär att när någon söker efter team så kan de hitta ditt team i en lista och gå med utan att du behöver godkänna det. För de som är medlemmar i teamet är alla filer och allt innehåll sökbart.

Kom ihåg att både studenter och anställda kan se och gå med i offentliga team.

Privat team

Ett privat team är bara tillgängligt för de personer som du bjuder in eller godkänner. I de flesta fall ska du välja ett privat team.

Lägga till behörighet till externa gäster för Sharepoint/Teams

Att bjuda in externa medlemmar gör du enklast via Teams. En av fördelarna med att göra på detta sätt är att du redan är redo att använda Teams om du i framtiden önskar att komplettera ditt samarbete.
Du slipper även att använda det avancerade behörighetsverktyget som finns tillgängligt via Sharepoint som kan kännas krångligt.

1. Efter att du skapat din sida i Sharepoint så ska möjligheten att koppla Teams till sidan finnas nere till vänster (Lägg till Microsoft Teams).

2. Klicka på Fortsätt.

3. Välj om du vill ha några flikar eller boka ur till att börja med, klicka sedan på Lägg till Teams.

4. När Teams är kopplad så ska du hitta Teams till vänster, klicka på den och öppna Teams antingen via skrivbordsappen eller webbappen.

5. Nu ska du vara inne i ditt Team, klicka på ”…” och välj Lägg till medlem

6. Skriv in mailadressen till din gäst/medlem och klicka på Lägg till, när du lagt till alla gäster/medlemmar så klickar du sedan på stäng.
När detta är gjort så kommer det skickas ut ett mail med beskrivning hur den som blivit inbjuden ska ansluta till Teamet/Sharepointsidan.

7. Kolla om alla medlemmar finns inlagda på Teams-ytan.

8. Gå sedan tillbaka till SharePoint-siten och se om gästerna/medlemmarna även dykt upp där.
Ifall alla gäster/medlemmar finns med så kommer dem kunna utnyttja sidan precis vanliga användare.

 


Nedan följer en kortare beskrivning vart du som site-ägare kan gå för att sätta upp mer avancerade behörighetsinställningar.


1. Klicka på kugghjulet uppe till höger och välj Webbplatsbehörigheter

2. Längst ner på sidan hittar du Inställningar för avancerade behörigheter klicka där.

3. Nu har du nått det avancerade behörighetsgränssnittet.

Arbeta med flera organisationer i Teams

Om du arbetar i flera organisationer som använder Teams (exempelvis Umeå universitet och Region Västerbotten) och vill använda Teams inom respektive organisation så kommer här instruktioner för hur du kan underlätta ditt arbete.

Ett sätt att göra det smidigare när du är medlem i flera organisationer är att använda olika gränssnitt för olika organisationer. Exempelvis kan du använda Teams-appen på datorn när du arbetar i organisationen Umeå universitet och använda webbgränssnittet för Teams när du arbetar med organisationen Region Västerbotten. Då blir det enklare att hålla isär de två organisationerna. För att detta ska fungera behöver du också vara inloggad på båda dina konton samtidigt.

Logga in i organisationen Umu på din dator

  1. Öppna Teams på din dator. Om du inte har installerat Teams gå till O365.umu.se för att installera appen.
  2. Logga in genom att fylla in Umu-id@ad.umu.se och ditt lösenord.
  3. Nu kan du arbeta i Umeå universitets organisation i din app på datorn.

Logga in i annan organisation i webbgränssnittet

  1. Öppna ett nytt Inkognito/In-Private-fönster i din webbläsare.
    Det gör du genom att högerklicka på din webbläsare och klicka på Nytt InPrivate-fönster/Nytt Inkognitofönster (om du använder Google Chrome).
    Inkoknitoläge Teams webb
  2. Gå till på www.office.com och logga in med den e-postadress och det lösenord som du har fått.
  3. Klicka dig vidare till Teams och använd Teams via  webbläsaren när du arbetar på ditt sekundära konto.

Arbeta som gäst i team i extern organisation

Om du har blivit inbjuden som gäst till ett team som tillhör en extern organisation, exempelvis Region Västerbotten, så kommer du inte att se dessa team bland dina team som tillhör organisationen Umeå universitet.

För att arbeta med team som tillhör en extern organisation behöver du därför växla mellan de olika organisationerna. Såhär gör du för att växla mellan de olika organisationerna:

  1. Klicka på din profilbild längst upp till höger.
  2. Du får nu upp en lista på de organisationer du har blivit inbjuden till. I exemplet nedan ser du hur det kan se ut när man är medlem i flera organisationer.
    Organisationer i Teams

Om du arbetar i Teams via webbläsare så kan du bläddra bland dina organisationer genom att klicka på pilen längst upp till höger bredvid din profilbild.

Växla organisation i Teams

Tips för dig som är medlem i flera organisationer

Om du ofta jobbar i team som externa organisationer har bjudit in dig till så är ett tips att använda Teams på din dator för organisationen Umeå universitet och att använda Teams i din webbläsare för externa organisationer.

På detta sätt kan du enkelt arbeta i båda organisationer men slipper sitta och växla mellan organisationer.

Publicera inlägg i flera kanaler i Teams

Det finns tillfällen då du har ett behov av att publicera samma information men i olika kanaler i Teams. I Teams finns en lösning som innebär att du inte behöver publicera samma information i de olika kanalerna utan kan skriva inlägg i en kanal och välja att publicera i flera samtidigt. På så sätt behöver du bara gå till en kanal för att redigera inlägget om något behöver ändras eller läggas till.
  1. Gå till kanalen där du vill skapa inlägget.
  2. Klicka på Ny konversation. Välj sedan att klicka på knappen för formatering.
    Ny konversation Teams  Formatera inlägg Teams
  3. När du har öppnat alternativen för formatering får du upp ett fält med inställningar för ditt inlägg. Klicka på alternativet Publicera i flera kanaler.
    Publicera i flera kanaler Teams
  4. När du har klickat på Publicera i flera kanaler kommer ett nytt fält att visa sig. I fältet kommer automatiskt den kanal du befinner dig i synas. Klicka på Välj kanaler..
    Välja fler kanaler Teams
  5. Du får nu upp en lista på dina team och kan välja vilket/vilka team du vill publicera i. Bocka i de kanaler där du vill publicera inlägget.  Du kan välja hur många kanaler du vill så länge du är medlem och har behörighet att publicera i den kanalen.
  6. Välj Uppdatera när du valt dina kanaler.
    Välja kanaler i Teams
  7. När du har klickat på Uppdatera så kommer du att se kanalerna i listan över mottagare för inlägget. När du har skrivit din rubrik och ditt inlägg klickar du på pilen nere till höger för att publicera.
    Valda kanaler Teams
  8. Ditt inlägg är nu publicerat i de olika kanalerna!

Observera att om du redigerar ditt inlägg så sker förändringarna automatiskt i alla kanaler.

Redigera ditt inlägg

För att redigera ditt inlägg:

  1. För du din muspekare över det publicerade inlägget och klickar på de tre prickarna som visar sig i det övre högra hörnet av inlägget.
    redigera inlägg Teams
  2. Välj Redigera.

Gör en omröstning i en kanal i Teams

  1. Gå till den kanal du vill skapa en omröstning i
  2. Välj ”Ny konversation
    Skapa ny konversation i Teams
  3. När du skapar ditt inlägg klickar du de tre prickarna och väljer sedan ”Forms
    Skapa en omröstning i TeamsForms ikon
  4. Skriv in din fråga, svarsalternativ, bestäm om det ska gå att välja flera alternativ m.m.
    Skriv en fråga till omröstning i Teams
  5. När du är redo klickar du på ”Spara
  6. Du ser nu en förhandsvisning och du kan välja att skicka eller redigera din fråga
  7. Välj skicka om du är nöjd med din fråga och låt dina kollegor svara på din omröstning direkt i er kanal!
    Gör en omröstning i Teams

Ställ in tysta timmar i Teams för mobiltelefon

Du som använder Teams i din mobiltelefon har möjlighet att ställa in så kallade tysta timmar. Tysta timmar innebär att du kan stänga av alla aviseringar för Teams under vissa tider, exempelvis under kvällar och helger.

Ställ in och aktivera dina tysta timmar

  1. Öppna Teams-appen i mobiltelefonen.
  2. Klicka på menyn längst uppe till vänster (de tre strecken)
    Bilden föreställer en skärmdump från mobilappen för Teams som visar hur du hittar menyn.
  3. Tryck på ”Aviseringar”.
    Bilden föreställer en skärmdump från mobilappen för Teams om hur du hittar dina aviseringar.
  4. Välj ”Under tyst tid”.
    Bilden föreställer en skärmdump från mobilappen för Teams som visar var du hittar menyn under tyst tid.
  5. Här kan du välja om du vill ha tysta timmar, tysta dagar eller både och. Du kan också ställa in undantag om du vill att någon typ av innehåll alltid ska synas oavsett tysta timmar, exempelvis om någon gör ett omnämnande. Observera att du bara kan ställa in undantag i Android.
    Bilden föreställer en skärmdump från mobilappen för Teams som visar hur du hittar menyn för att ställa in tysta timmar i mobilen.

Synkronisera filer från team, kanal eller bibliotek till din dator

Synkronisera filer från en kanal

  1. Klicka på det team som du vill synkronisera filer från  till din dator.
  2. Klicka på den kanal som du vill synkronisera filer från  till din dator.
  3. Välj Öppna i Sharepoint.
    Bild från Teams hur du synkroniserar filer i 0365
  4. Klicka på Välj synkronisera eller Skapa en genväg i din OneDrive
    Så lägger du till en kanal från Teams som shortcut i din utforskare

Synkronisera filer från ett team

  1. Klicka på det team som du vill synkronisera filer från  till din dator.
  2. Klicka på den kanal som du vill synkronisera filer från  till din dator.
  3. Välj Öppna i Sharepoint.
  4. Klicka på Dokument i menyn till vänster.
  5. Klicka på Välj synkronisera eller Skapa en genväg i din OneDrive

Synkronisera dina filer från ett delat bibliotek

  1. Gå till det delade biblioteket. Detta gör du enklast genom att använda din OneDrive via: O365.
  2. Klicka på det delade bibliotek som du vill synkronisera.
  3. Välj Go to site/Gå till webbplats.
    Bild från Teams hur du synkroniserar filer i 0365
  4. Klicka på Dokument i menyn till vänster.
  5. Klicka på Välj synkronisera eller Skapa en genväg i din OneDrive

Så hittar du dina synkroniserade filer

Du hittar nu dina filer i din utforskare/finder under fliken Umeå Universitet.

Bild från din utforskare hur det ser ut när du synkroniserat mappar