Importera fil till Datainsamlingsplattformen (DIP)

/i , ,

Om du har befintliga data eller deltagarlistor så går de att importera till Datainsamlingsplattformen (DIP). Filerna behöver vara av JSON- eller CSV-format.

Viktigt att veta innan import

De två typer av filer som du kan importera till DIP är persondatafiler som innehåller data om respondenterna, samt datafiler som innehåller svaren till enkäten.

Innan du går vidare och försöker importera filer är det viktigt att kontrollera att filerna har rätt format, samt att du förstår i vilken ordning filerna ska importeras.

Såvida du inte har anonyma svar så måste persondatafilen importeras först. Om du har anonyma svar kan du hoppa över import av persondatafil, i det läget skapas anonyma respondenter automatiskt för de svar som importeras från datafilen.

Om du tidigare har exporterat en json-fil som backup från en befintlig eller före detta enkät så ska den filen kunna fungera utan vidare åtgärd från din sida.

Viktigt att veta om csv-filer som ska importeras till DIP

För att importen av en csv-fil till DIP ska fungera gäller följande regler för filen:

  • csv-separator måste vara kommatecken
  • import-filens character encoding måste vara UTF8

OBS:  Använd inte Excel  för att genera csv-filer. Excel kan endast spara csv-filer med semikolon som separator för svenska användare. Excel kan inte spara csv-fil i UTF8 format.  Använd något annat program, t.ex Libre office.

Importera fil

Oavsett om du vill importera en json- eller en csv-fil till DIP så börjar du genom att surfa till din DIP-miljö (t.ex.  https://dip.prod.its.umu.se/) och sedan klicka på knappen Importer.

Datainsamlingsplattformens huvudsida

När du har klickat på knappen får du välja en fil från din dator. Beroende på vilket filformat som filen har så kommer du att presenteras med olika alternativ. Väljer du en json-fil så kommer DIP att försöka importera filen med enkätresultat som den är. Om du istället väljer en csv-fil så kommer du att behöva tala om för DIP om filen är en fil med enkätsvar eller en fil med enkätdeltagare.

JSON-import

Om du tidigare har exporterat en backup av en enkät från DIP till en json-fil så kan du enkelt importera det sparade datat igen till DIP. Då importerar du helt enkelt filen som du har sparat ned sedan tidigare. Filen i sig kräver ingen åtgärd från dig innan du importerar den till DIP då systemet redan har formaterat den åt dig.

Om det finns en befintlig enkät med exakt samma namn (Title i json-filen) och versionsnummer så kommer svaren du importerar att läggas till i den enkäten. I annat fall kommer det att skapas en enkät där svaren du importerar kommer att läggas till.

CSV-import

Du har möjlighet att importera två typer av csv-filer, en persondatafil med respondenter eller en datafil med enkätsvar.

Skapa en persondatafil

Om du har kända respondenter behöver du först skapa en fil för persondata. Det kan du hoppa över om du har anonyma respondenter. Det är viktigt att kolumnnamnen är korrekt namngivna, systemet gör skillnad på stor och liten bokstav.

  • Använd angivna kolumnnamn: PersonIdentity samt ExternalId
  • Generera GUID:s för de respondenter du vill importera
  • Spara filen som en kommasepararad csv-fil i UTF8-format

Skapa datafil (fältgrupper)

Notera att datafilen ska innehålla samma GUID:s som du genererat för de respondenter du importerade i personfilen. Om du jobbar med anonyma respondenter behövs ingen fil med persondata, då får du börja med att generera GUID:s för dina anonyma respondenter. Även här är det viktigt att kolumnnamnen är korrekt namngivna, systemet gör skillnad på stor och liten bokstav.

  • Använd angivna kolumnnamn för de första två kolumnerna: Created och DataOwner
  • Datumformatet för kolumnen Created ska följa ISO-8601, till exempel: 2021-12-17 12:01:01
  • Generera GUID:s för de respondenter du vill importera
  • Spara filen som en kommasepararad csv-fil i UTF8-format

OBS:  kontrollera resultat innan du importera till DIP med ett annat program.  t.ex Notepad++ (Windows) eller Textmate (Mac)

Import av persondata och fältgrupper

Notera att du ska börja ladda upp din persondatafil i de fall du inte har anonyma respondenter.

Välja den fil du vill ladda upp. Efter att du har valt din fil från din dator eller enhet så kommer du att få en fråga från DIP om vilken typ av fil som du försöker att importera, välj den som matchar din fil:

Efter att importerna genomförts är det bra att dubbelkolla att enkäten dyker upp i DIP genom att gå in i Exporter.

 OBS! Om csv-filen innehåller siffror i slutet så kommer de att raderas vid importen.

Textmatchning via Ouriginal (fd. ”Urkund” , en webbtjänst)

/i , ,

Ouriginal (som tidigare hette ”Urkund”) är ett textmatchningssystem för att upptäcka plagiat. Ouriginal går att använda både som ett integrerat verktyg i en lärplattform eller som en fristående webbtjänst. Denna manual beskriver hur du som lärare eller examinator använder Ouriginal som fristående webbtjänst där studenter skickar in sina arbeten för granskning via e-post till din personliga analysadress hos Ouriginal.

 

  1. Gå till https://www.ouriginal.com/sv/logga-in/ , klicka på Logga in på Ouriginal . 
  2. Skriv in Umeå och välj Umeå universitet i listan för organisation.
  3. Logga in med umu-id. När du är inloggad kommer du till din personliga sida på Ouriginal. Har du använt din personliga analysadress förut ser du senast inskickad text längst upp i listan.
  4. Till höger på sidan hittar du din personliga analysadress, det är denna e-postadress som du uppmanar dina studenter att skicka sina arbeten till för textmatchning.

 

Observera att analysen hos Ouriginal kan ta upp till ett par timmar beroende på belastning hos Ouriginal. Du får ett e-postmeddelande när din analysadress mottagit ett nytt inskickat dokument samt när analysen är färdig. Logga då in i webbtjänsten för att ta del av analysen.

Bra att känna till

När studenternas inlämningar granskats av Ouriginal visas färgindikatorer för granskningens utfall i kolumnen Ouriginal i rättningsvyn.

OBS! Om plagiat indikeras för en inlämning måste du alltid titta på rapporten från Ouriginal för att på egen hand bilda dig en uppfattning. Exempelvis identifieras korrekt hanterade citat som plagiat. Det är också mycket vanligt att källförteckning/referenslista markeras som plagiat.

 

Felsöka failed export från LimeSurvey till DIP

/i , ,

Det händer ibland att exportering från LimeSurvey till DIP misslyckas. Då får man ett felmeddelande där det framgår att ett antal rader av det exporterade datat inte lyckades exporterades till DIP.

Klicka på knappen Show export details för att få en rapport på vad som har gått fel.

Om inte alla svar exporteras från LimeSurvey till DIP kan man försöka igen med en export till.

Om exporten misslyckas igen och exportloggen inte ger några ledtrådar så ta kontakt med Servicedesk.

Rapportera licenser för program från programserver i Wisum

/i , ,

För många av de programvaror som finns tillgängliga via ITS Programserver måste du som licensansvarig rapportera separata licenser för att ha rätt att installera och använda programvaran.

För vissa program ska du rapportera licens per användare och för andra ska du rapportera per dator/enhet. Du som är licensansvarig rapporterar sådana licenser via e-handelssystemet Wisum.

Du hittar mer information om vad som gäller för respektive programvara/licens i Wisum.

  1. Logga in i Wisum.
  2. Välj Produkter och tjänster.
  3. Välj IT-podukter/telefoni.
  4. Välj därefter katalogen Programvarulicenser.

 

Exportera svar från LimeSurvey till DIP

/i ,

Limesurvey för automatiskt över alla helt ifyllda svar till datainsamlingsplattformen (DIP). Vill du göra en manuell överföring av svar så kan göra följa den här instruktionen.

Kontrollera om du har fått svar

Du kan kontrollera att du har svar att exportera genom att gå in på din enkät och klicka på Översikt i menyraden och sedan välja Svar > Svar och statistik i menyraden.

Där kan du se om du har svar att exportera eller ej.

Exportera svar

När du är inne på listan över svar så kan du klicka på Exportera i menyraden och sedan på Exportera svar.

Du har flera format du har möjlighet att exportera till. För att överföra dina svar till DIP så rekommenderar vi ”ITS-DIP, direktöverföring” eller ”ITS-DIP, via fil”.

Skillnaden mellan de olika alternativen är att ”ITS-DIP, direktöverföring” för över dina resultat direkt till Datainsamlingsplattformen (DIP) för att sedan radera dina resultat från LimeSurvey, medan ”ITS-DIP, via fil” ger dig möjligheten att ladda ned en JSON-formaterad fil med alla svar du har fått in. Den största skillnaden är att föra över svaren via direktöverföring till LimeSurvey innebär också att de försvinner från LimeSurvey, medan att föra över dom via fil gör att svaren finns kvar i LimeSurvey.

Anledningar till varför man vill använda överföring via fil kan vara:

  • Om man har fått så många svar att direktöverföring inte är ett bra alternativ
  • Om man inte vill låta svaren ligga kvar i LimeSurvey och ändå kunna göra en export senare
  • Om man vill ha möjlighet att justera svaren innan de tas in i DIP

För att använda något av alternativen så markerar du ”ITS-Dip, direktöverföring” eller ”ITS-DIP, via fil” i rutan för Format. Ange sedan under Svarsstatus om du vill ha alla, endast ofullständiga eller fullständiga svar. Klicka sedan på den blå Exportera-knappen uppe i höger hörn.

Limesurveys exportalternativ

Limesurveys exportalternativ

Exporteringsrapport

När exporten är klar får du en rapport som talar om att exporten är klar och hur många svar du har lyckats att exportera. Har du valt alternativet ”ITS-DIP, via fil” så får du också möjlighet att ladda ned filen som har skapats genom att klicka på Download.

ITS-DIP, direktöverföring

ITS-DIP, via fil

Limesurvey export via fil till ITS-DIP

Misslyckad export

Om du får ”failed” som svar, se manualsidan: Felsöka failed export från LimeSurvey till DIP.

Användarstöd Canvas

/i , , ,

Användarstöd för personal om lärplattformen Canvas återfinns här:

Användarstöd för studenter på svenska och engelska om lärplattformen Canvas återfinns här:

Du når även användarstöd för personal och studenter om Canvas direkt inifrån den inbyggda hjälpmenyn.
Gå till www.canvas.umu.se och logga in med ditt UmU-ID.

  • Klicka på ”Hjälp” i den globala menyn
  • Välj aktuell ”hjälpresurs” beroende på om du är personal eller student

 

Instruktioner för digitala disputationer

/i , , , ,

Instruktioner digitala disputationer

Instruktionen gäller för lokalerna Triple Helix och Aula Biologica.

Förberedelser inför den digitala disputationen

Utse en moderator

Se till att det finns en person på plats under disputationen som kan moderera och administrera mötet i det verktyg som du väljer. Moderatorn är ett stöd för dig för att allt ska fungera smidigt och att disputationen ska kunna genomföras med färre störningsmoment. Moderatorn kan exempelvis moderera chatten, stänga av mikrofon och kamera för deltagare eller avhysa störande deltagare.

Besluta vilket verktyg som ska användas

I Triple Helix och Aula Biologica finns två digitala verktyg lämpade för en digital disputation: Zoom och Teams. I listan nedan hittar du en översikt av de olika verktygen.

Funktionalitet i Zoom och Teams

Zoom Teams
Ha ett ljud- och videosamtal x x
Chatta x x
Visa presentation/dela datorskärm x x
Dela filer under mötet x x
Hantera deltagare under pågående möte x x
Aktivera mötesdeltagare x x
Spela in mötet x x
Styra insläpp till mötet x x
Max antal medverkande i mötet 500 10000
Max antal man kan se i bild samtidigt 49 49
Anslutning
Ringa in till mötet via telefon x x

Boka in din disputation i två verktyg

När du har valt verktyg är det dags att boka din disputation. Rekommendationen är att du bokar en primär och en sekundär disputationen – så att det finns en backup om något oförutsett sker. För Teams och Zoom gäller att du bokar själv direkt i verktyget.

Skapa ditt digitala möte och hantera inställningar

När du använder Zoom och Teams finns en funktion för att ha ett digitalt väntrum. Det digitala väntrummet är bra att använda för att kunna säkerställa tekniska förutsättningar men också för att kunna hålla koll på deltagarna. Som värd kan du manuellt tillåta deltagare att ansluta en i taget via väntrummet till mötet eller släppa in alla samtidigt.

I väntrummet kan du lägga till ett personligt meddelande som deltagarna får när de ansluter sig. Detta kan exempelvis handla om information om mötets upplägg.

Skapa ditt digitala möte i Zoom

Boka möte i Zoom, Manual
En rekommendation för ditt möte i Zoom är att du väljer ett väntrum (Waiting room) istället för lösenord till mötet. Utöver detta kan du också välja att låta deltagare ansluta innan dig – för att kunna testa sin teknik i väntrummet. Inställningen hittar du under Advanced options.

Du kan också välja om du vill att deltagarnas mikrofoner ska vara avstängda när de ansluter till mötet. Detta alternativ minimerar störningar exempelvis om någon ansluter sent.

Advanced options Zoom

Skapa ditt digitala möte i Teams

Boka möte i Teams, Microsoft

Zoom för digitala möten

När du skapar en bokning i Teams via Outlook kan du ändra dina mötesalternativ genom att klicka på kugghjulet. Inställningarna går bra att ändra i efterhand, exempelvis strax innan din disputation.
Möte teams inställning outlook
Ändra mötesinställningar i efterhand
  1.  Gå till din bokning i Outlook och dubbelklicka på den så att du får upp detaljer om mötet.
  2. Under länken för att ansluta till mötet hittar du alternativet ”Mötesalternativ”. Klicka där.

I din vy har du olika alternativ:

  • Vilka som kan gå förbi i väntrummet/lobbyn. Här finns olika alternativ.
  • Låt alltid uppringare gå förbi lobbyn, detta alternativ bör du lämna som Nej.
  • Meddela när en uppringare ansluter eller lämnar mötet – Om du har du valt nej på alternativet ovan så påverkas inte detta.
  • Vem kan presentera? Ett tips är att tillåta minst en ytterligare moderator utöver dig själv. Detta gör du genom att bjuda in personer i mötesbokningen och sedan välja dess namn i listan. Här finns fyra alternativ:
    • Alla
    • Personer i min organisation
    • Vissa personer
    • Bara jag.
  • Du kan sedan välja om deltagarna får aktivera sin mikrofon och kamera, om chatten ska vara aktiverad och om deltagarna får använda sig av reaktioner som exempelvis att räcka upp handen.
  • Observera, om du väljer Nej på om du vill tillåta mikrofon och kamera så kommer deltagarna själva inte att kunna aktivera dessa under mötets gång. Du kan däremot aktivera dem åt deltagarna alternativt ändra denna inställning i efterhand.

Mötesalternativ teams

Vem som kan presentera i Teams

Informera om disputationen och dela möteslänkarna

Där du publicerar information om disputationen ska du även publicera möteslänkarna. Detta då offentliga disputationer ska vara öppna för allmänheten. Du måste även informera om vilken möteslänk som är primär och vilken som är sekundär.

Tips till dina åhörare i samband med inbjudan

För att skapa goda förutsättningar för din digitala disputation kan det vara bra att skicka tips till dina deltagare när du publicerar inbjudan till en digital disputation. Exempelvis:
  1. Be dem ladda ned programvaran som krävs inför disputationen.
  2. Be dem ansluta till disputationen 10–15 minuter innan utsatt tid så att de hinner kontrollera sin internetanslutning och tekniska utrustning
  3. Be deltagarna stänga av sin mikrofon när de ansluter till mötet för att minska risken för omedvetna störningar. Mikrofonen går att aktivera under disputationens gång om de vill ställa frågor eller interagera på annat sätt.
  4. Uppmuntra gärna deltagarna till att aktivera sin video om bandbredden tillåter.

Gör en koll av din bokade lokal

Några dagar innan disputationen är det bra om du besöker din bokade lokal för att gå igenom rummet och tekniken. Detta för att säkerställa att all utrustning fungerar och finns på plats.

Förberedelser innan den digitala disputationen startar

Besök din bokade lokal en timme innan mötet för att säkerställa att all utrustning fungerar och finns på plats. Använd en fast internetanslutning det vill säga nätverkskabel.

Universitetsservice skickar alltid en servicemedarbetare som är på plats för att hjälpa till med tekniken vid uppstart av disputationen.

Starta den digitala disputationen ungefär 15 minuter innan utsatt tid så att deltagarna har möjlighet att kontrollera sin egen tekniska utrustning i väntrummet.

Under den digitala disputationen

Väntrum

Här hittar du instruktioner för hur du hanterar väntrum när du väl är i mötet. Du kan alltid gå tillbaka och ändra inställningarna.

Väntrum i Zoom

När någon anslutit till ditt väntrum och vill ansluta till mötet visas en ruta i nedre delen av skärmen. Här kan du välja att visa väntrummet eller släppa in deltagaren. Att visa väntrummet kan vara aktuellt om det är många som vill ansluta samtidigt. Du når väntrummet via ikonen med deltagare.

Participants Zoom

Väntrum i Teams

När någon ansluter till ditt väntrum får du upp en ruta på mitten av skärmen som informerar om vem som vill ansluta. Du kan välja att godkänna det direkt alternativt gå till deltagarlistan högst upp. Detta kan vara aktuellt om det är många som vill ansluta samtidigt.

Godkänn deltagare lobby Teams

Hantera deltagare

I samtliga verktyg finns möjligheten att hantera deltagare. Det innebär att du kan slå av både mikrofon och video för åhörare som har dessa påslagna (exempelvis om de stör disputationen). Du kan också kasta ut deltagare från mötet om behovet skulle finnas.

Beroende på ditt upplägg så kan du som administratör eller din moderator behöva hålla koll på chatten. Chatten kan användas för att exempelvis svara på frågor under disputationen. I både Zoom och Teams finns även möjligheten för deltagare att räcka upp handen eller bidra med reaktioner.

Har du frågor eller funderingar?

Kontakta Servicedesk eller Infocenter så hjälper vi dig med de digitala lösningarna.