Ställ in dina aviseringar i Teams

/i , , ,

När du vill justera och ställa in dina inställningar för aviseringar i Microsoft Teams finns två alternativ; för hela applikationen och för vardera kanal.

Ställ in aviseringar för Teams-applikationen

  1. Klicka på ”tre prickar” uppe i högra hörnet inne i  Teams och välj Inställningar.
    Bild som visar var du hittar inställningar
  2. Välj sedan fliken Meddelanden och aktivitet och ställ in under de olika rubrikerna.
    Bild som visar var du hittar aviseringsinställningar i Teams

 

Om du har valt att få en avisering via e-post – observera att du  tyvärr inte får denna avisering om du är inloggad eller har applikationen öppen i bakgrunden. Då räknas du som aktiv och får enbart notiser i appen.

Ställ in aviseringar för en kanal i Teams

  1. Gå till den kanal du vill anpassa dina aviseringar på och välj de tre prickarna.
  2. Välj  Kanalmeddelanden.
    Bild som visar var du hittar kanalmeddelanden
  3. I nästa meny väljer du sedan hur du vill bli aviserad när något händer i just denna specifika kanal
  4. Välj nivå av kanalavisering
    1. Klicka på Pilen
    2. Välj Banderoll och feed om du vill ha en lila ruta som sammanfattar händelsen i höger hörn och röd siffra/markering under aktivitet (Se beskrivning nedan)
    3. Välj Visa enbart i feed om du vill enbart vill ha avisering med  röd siffra/ markering under aktivitet (Se beskrivning nedan)
    4. Välj Av om du vill stänga av aviseringarna för vald teams kanal.
    5. Klicka i rutan för Inkludera alla svar om du vill ha avisering om någon svarar på kanalinlägg som du deltar inom.
    6. Klicka Spara
      Bild som visar hur du anpassar kanalmeddelanden

Banner = En lila ruta med liten beskrivning om vad som har skett

banner notifikation

Feed = Röda nummer/ markering på Aktivitet och Team.

feed notifikation

**Observera** att dessa inställningar är för enbart dig och per kanal och inte per team. Om du till exempel bara intresserad av det som händer i kanalen vissa kanaler i ditt Team aktivera aviseringar på dem och avaktivera de övriga.

Bjuda in flera användare till ett team i Teams

/i , , , ,

Det kan vara tidskrävande att bjuda in medlemmar en och en till ett team i Teams. Här finns två tips på sätt att erbjuda medlemmarna att själva ansluta till teamet. Observera att dessa alternativ endast fungerar för användare med Umu-konton. 

Bjud in med en kod

Alla team har en kod som kan användas för att ansluta till teamet. Om medlemmar ansluter till teamet via denna kod så ansluts de per automatik och det krävs inget godkännande av dig som ägare/administratör. Observera att det endast är UmU konton som kan ansluta med en kod och att alla som har tillgång till koden kan ansluta till teamet utan ditt godkännande.

Ta fram teamets kod

  1. Gå till ditt team. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn.
  2. Klicka på Hantera team.
    Hantera team i Teams
  3. Under Hantera team går du sedan till Inställningar
  4. Under raden Teamkod kan du välja Skapa för att få fram koden. Koden kan du sedan kopiera och skicka till dina blivande medlemmar.
    Teamkod

Anslut till team med kod

  1. Gå till Microsoft Teams och välj Team-fliken och sedan Gå med i eller skapa ett team.
  2. Användaren får då alternativet Anslut till ett team med en kod. Klistra in koden och välj Lägg till teamet.

Bjuda in med länk

Det går också att bjuda in medlemmarna genom att skicka en länk till teamet. Då måste du som ägare acceptera eller avslå när personer begär att ansluta.

  1. Gå till ditt team. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn.
  2. Klicka på Hämta länk till teamet.
    Hämta länk till teamet
  3. Du får då upp en länk att kopiera och skicka till medlemmarna. Skicka länken till de personer som du önskar ska ansluta till teamet.
    Länk att dela för att bjuda in medlem till Team
  4. När de klickar på länken så kan de begära att ansluta till teamet och du som ägare får både en avisering i Teams och ett mejl om att någon begärt att ansluta till teamet. Du kan därmed ta ställning om personen ska få åtkomst eller inte genom att acceptera eller avslå.
    Begära ansluta Teams
  5. Du hittar även förfrågningar till att ansluta till teamet under Hantera team och Väntande förfrågningar.
    Väntande förfrågningar Teams

Tips för bra samarbete i Teams 

/i , ,

Innan ni börjar samarbeta i Teams kan det vara bra att tänka igenom ett par saker.

Skapa grundläggande struktur

  • Vad är huvudsyftet med teamet? 
  • Vad ska teamet heta? – Sätt ett tydligt namn som är tydligt för alla medlemmar och anknyter till syftet.
  • Vad har ni för behov i gruppen? 
  • Vilka kanaler vill ni ha, till att börja med, och varför?

Anpassa behörigheter

  • Bestäm vilka behörigheter medlemmarna ska ha för hantering av kanaler, flikar och meddelanden.
  • Ställ in minst två ägare av teamet.

Skapa ny kanal vid behov, men se över vad den har för syfte och om den verkligen behövs

  • Överlägg gärna förslaget med någon i teamet.
  • Gör inte för specifika och små kanaler.
  • Sätt ett tydligt och beskrivande namn.
  • Sätt en beskrivning och syfte med kanalen. 

Kommunicera tydligt i teamet

  • Använd rubrik för att skapa tydlighet och göra det enkelt att se vad inlägget handlar om  
  • Använd @ för att avisera en person eller hela teamet för att säkerställa att en specifik medlem eller hela teamet får avisering om att du skrivit inlägget 
  • Svara på ett inlägg genom att klicka på Svara och inte genom att starta en ny konversation. På så sätt hänger trådarna ihop. Format i konversation i teamsKlicka på A ner till vänster för att få en utökad vy där du kan formatera ditt inlägg.

Aviseringar i Teams

  • Ställ in dina personliga aviseringar för hela applikationen, hur du vill bli notifierad när någon skriver osv. 
  • Sätt igång kanalmeddelanden för de team/kanaler du är aktiv och vill veta när någon uppdaterat 

Flytta gemensamma filer

  • Skapa mappar i respektive kanal  
  • Överför gemensamma filer till teamet och ta bort från befintliga ytor så att ni inte lagrar dokument på flera ställen 
  • Bestäm att alla filer hädanefter läggs i teamet/kanalen och inte någon annanstans 
  • Synkronisera teamets filer till din utforskare om du jobbar mycket med filerna och vill ha åtkomst till dem direkt från datorn. 

Digitala möten

  • Precis som för fysiska möten är det bra om du som håller i mötet har förberett en agenda.
  • Om det är många deltagare i mötet så är det bra om du som inte pratar stänger av din mikrofon för att undvika störande bakgrundsljud. Slå på mikrofonen när du ska prata. Om ni bara är några få deltagare i mötet brukar det bli ett mer aktivt möte om alla har igång sina mikrofoner.
  • Mötet blir också mer aktivt om alla deltagare har igång sin kamera. Om någon har väldigt långsam internetuppkoppling kan det däremot vara klokt att endast använda mikrofonen för att undvika störningar.
  • Alla deltagare kan använda chatten för att dela dokument och länkar med varandra under mötets gång. Chatten sparas även efter att mötet är avslutet, så du kan återvända till chatten för att se vad som skrevs där.
  • Du kan dela hela din skärm, ett fönster, en PowerPoint-fil eller en whiteboard med mötesdeltagarna.

Bjuda in medlem till ett team eller en kanal i Teams

/i , , ,

Denna manual beskriver hur du bjuder in medlemmar till ett team, både interna och externa personer. Samt hur du som extern ansluter till ett team du blivit inbjuden till från en extern miljö. Observera att det går att bjuda in interna och externa medlemmar samtidigt. 

Bjuda in en intern medlem

För att bjuda in en intern medlem finns två alternativ

  1. Gå till teamet som medlemmen ska bjudas in till.
  2. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn > Lägg till medlem.
  3. Sök och välj personens namn i listan och klicka sedan på lägg till. Vill du lägga till fler medlemmar samtidigt går det utmärkt genom att söka på nytt. 

När du valt vilka personer du vill lägga till tar du ställning till vilken behörighet den nya medlemmen ska få: Medlem eller ägare.

Alternativ 2:

  1. Klicka på de tre prickarna till höger om teamets namn.
  2. Välj ”Hämta länk till teamet” > Kopiera länken > Skicka till berörd person.
  3. De berörda ber om att få ansluta och du eller andra ägare får godkänna dem.

Tänk på att alla studenter också finns i vårt system. För att vara säker på att du bjuder in rätt person ange Umu-id eller e-postadress.

Bjuda in en extern medlem

  1. Klicka på de tre prickarna till höger om teamets namn. 
  2. Välj ”Lägg till medlem” > skriv in personens e-postadress i rutan och välj lägg till. Personen får per automatik behörigheten ”Gäst”. Detta går inte att ändra. 

 

Ansluta som extern med umu-id

Om du som extern blir inbjuden till ett team i Umu-miljö är det enklast att öppna ett inkognitofönster och öppna inbjudningslänken därifrån, detta för att undvika konflikter om du redan arbetar med Teams i din organisation.

När du ombes att logga in kan du göra det med din Umu-mejladress eller ditt Umu-id (umu-id@ad.umu.se).

Du kommer inte att se teamet bland dina andra team i din egen organisations-miljö. Du kommer att hitta teamet i din profil uppe i högra hörnet i Teams, och måste då logga in mot Umu:s miljö.
Bild som visar hur du ser fler organisationer i teams

Skapa en kanal i Teams

/i , , ,
  1. Gå in i det team där du vill lägga till en kanal.
  2. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn och välj sedan Lägg till kanal

  3. Välj ett kanalnamn och beskriv din kanal. Namnet på kanalen ska beskriva vad samarbetet handlar om. Undvik förkortningar och allmängiltiga namn.
  4. Välj också om kanalen ska vara:
    • Standard – tillgänglig för alla i teamet
    • Delat – tillgänglig för alla i teamet + en utomstående grupp eller individ som enbart ska få tillgång till denna kanal istället för hela teamet
    • Privat – bara för några få utvalda i teamet
  5. När detta är gjort avslutar du med Skapa.
  6. Du har nu skapat en kanal till ditt team. 

Skapa ett team i Teams

/i , , ,
  1. Öppna Teams. Du hittar Teams som en app i din dator alternativt genom att logga in i Microsoft 365 i din webbläsare. Du loggar in med ditt Umu-id. 
    Logga in i Microsoft 365
  2. I menyn till vänster väljer du fliken ”Team” > Klicka på ”plusset” högst upp bredvid ”Team” > Skapa team. 
    Bild som visar var du skapar ett nytt team
  3. Det finns fyra olika typer av team. Här väljer du alternativet ”Annat”.
    Mer om de olika teamtyperna
    Bild som visar vilken mall du ska använda när du skapar ett Team
    Observera! Som student få du endast alternativet Basic-team, välj det.
  4. Nu får du upp en ruta, klicka på Använd den här mallen.
    Bild som visar hur du skapar ett Team
  5. Nu ska du välja din teamtyp, du kan välja mellan ett Privat eller ett Offentligt team. Observera att i ett privat team bjuder du in de personer som ska vara med och arbeta i teamet. I ett offentligt team kan alla inom Umeå universitet ansluta till teamet för att ta del av dokument och konversationer. Detta innebär att alla anknutna, anställda och studenter kan ansluta till offentliga team utan inbjudan. Teamet kommer att vara navet i ert samarbete. I varje team kan ni sedan skapa kanaler för mer detaljerat arbete.
    Bild som visar hur du väljer att skapa ett privat eller offentligt team
  6.  Nu är det dags att ge teamet ett namn och en beskrivning (detta går att ändra i efterhand). Klicka sedan på Skapa.
    Namnge ditt team

  7. Sista steget när du skapar ditt team är att bjuda in medlemmar. I rutan skriver du in namnet på de personer inom din organisation du vill bjuda in och väljer ”Lägg till”. Du kan därefter välja vilken behörighet de olika medlemmarna ska ha. Ägare eller privat.
    Mer om behörigheter     Vill du bjuda in en extern medlem skriver du istället in personens e-postadress. De får då ett meddelande om att du bjudit in dem och kan delta som gäst.
  8. Teamet är nu skapat och redo för ert kommande arbete.