Microsoft Lists

Lists är en app i Office 365 där du kan skapa, dela och spåra listor med vem du vill. Lists hjälper dig att spåra information och organisera ditt arbete. I denna manual beskriver vi några olika användningsområden för Lists.

Det finns flera sätt att komma åt Lists. Du kan logga in via Office 365-portalen, hitta verktyget via Teams eller via SharePoint. Observera att utseendet på menyerna kan skilja sig något åt om du använder Mac eller dylikt.

Kom igång med Lists via Teams

  1. Gå till det team där du vill lägga till Lists.
  2. I menyn längst upp i ditt hörn, tryck på plustecknet.
  3. Välj Lists. Om det inte finns med i listan så kan du söka fram det.
  4. I nästa ruta klicka Spara.
  5. Klicka på din nya flik.
  6. Här kan du välja om du vill skapa en tom lista, använda en befintlig list m.m.

För att skapa en ny lista, se rubriken Skapa en ny lista.

Kom igång med Lists via Office 365-portalen

Såhär hittar du Lists i Office365-portalen:

  1. Gå till O365.umu.se
  2. Du hittar dina mest använda appar i vänsterkolumnen. Om du inte hittar Lists bland dina appar – kan du söka efter Lists i sökfältet.
    Hitta Lists Office 365
  3. Klicka på ikonen för Lists.
  4. Du kommer nu att se dina befintliga listor och favoriter. Här kan du även markera favoriter eller ta bort markering som favorit och skapa nya listor.

För att skapa en ny favorit:

  1. Håll musen över listan
  2. Klicka på stjärnan i höger hörn.
    Skapa favorit Lists Office 365

Skapa en ny lista

För att skapa en ny lista:

  1. Klicka på Ny lista i övre högra hörnet på skärmen.Skapa favorit Lists Office 365
  2. Du får nu upp ett antal olika inställningar för din nya lista. Du kan exempelvis göra en tom lista (du skapar själv alla dina kolumner), utgå från en Excel-fil (konvertera befintlig Excel-fil till en lista) eller utgå från en mall. I detta exempel utgår vi från mallen som kallas Ärendeuppföljning.
    Skapa ny lista Lists Office 365
  3. I nästa ruta väljer du dina inställningar. Du fyller i titeln, en beskrivning av listans syfte och väljer en lämplig färg och ikon.Skapa tom lista Lists Office 365
  4. Under Spara i väljer du var du vill spara din lista. Om du vill att listan ska vara privat eller om du vill dela den med utvalda personer väljer du Mina listor. Du kan även bläddra dig fram till ett team eller en Sharepoint-sida och spara listan där.
  5. Klicka på Skapa för att skapa din nya lista.

Lägg till objekt till lista

  1. Gå till den lista du just har skapat.
  2. Klicka på Nytt objekt i vänstra hörnet.
    Nytt objekt Lists Office 365
  3. I rutan som öppnas får du upp ett antal inställningar du kan fylla i för ditt nya objekt. Rubriken Ärende är markerad som obligatorisk. Du kan lägga till bilder, bifoga filer och fylla i olika inställningar som exempelvis problembeskrivning, prioritet, datum för rapportering av ärendet vem du ska tilldela ärendet till. Klicka på Spara när du är klar.
    Lägg till ärende Lists Office 365

Dela din lista med deltagare

Om du vill kan du skapa innehåll först för att sedan dela innehållet med en deltagare.

  1. Klicka på Dela i menyn för din lista.
  2. Fyll i e-postadress eller namn på den du vill dela listan med. Där kan du välja vilken behörighet personen ska ha – om personen ska kunna se eller redigera innehållet.
  3. Du väljer om personen ska få en avisering om delningen genom att bocka i eller ur Meddela användare.
  4. Klicka sedan Bevilja åtkomst för att dela listan.
    Tilldela innehåll Lists Office 365

Sortera dina objekt i vyer

För att förenkla ditt arbete kan du ordna din lista i olika typer av vyer. Du hittar alla vyer genom att klicka på Alla objekt i högra hörnet på din lista. Några exempel på vyer:

  • Filtrera efter tilldelad person – vilka ärenden som är tilldelade till vem och vad som inte är tilldelat.
  • Filtrera efter prioritet – om ärendet har hög eller låg prioritet.
  • Filtrera efter datum – du kan få en kalendervy eller kortvy.

Alla objekt Lists Office 365

 

Lägga till regler

För att förenkla ditt arbete i Lists kan du skapa regler för att automatisera processer utifrån dina listdata. Med en regel kan du meddela dig själv eller andra när något ändras i listan. Såhär skapar du en regel:

  1. Öppna din lista.
  2. Klicka på Automatisera till höger i din lista.
  3. Klicka på Skapa en regel.
    Skapa regel Lists Office 365
  4. En ny ruta öppnas med olika alternativ för regler. Du kan välja att en notifiering skickas som e-post till dig eller andra vid förändring av en kolumn, när ett kolumnvärde ändras, när ett nytt objekt skapats eller när ett objekt raderats. Klicka på den typ av regel du vill skapa.
    Skapa regel alternativ Lists Office 365
  5. I nästa ruta väljer du vad som utlöser regeln och vilken åtgärd som ska ske. Beroende på vilken typ av regel du har valt får du olika alternativ. Du kan exempelvis välja vilken kolumn som avses, ett värde för kolumnen och vem som ska bli meddelad. Klicka Skapa när du är klar.
    Regel alternativ Lists Office 365

Mallar

När du använder mallar i Lists får du listor med fördefinierade format som du sedan kan anpassa till just ditt arbete. För att se vad mallen ska användas till och vilka rubrik/kolumner som finns i mallen – klicka på någon av mallarna när du ska skapa en ny lista.

Beskrivning av några av mallarna:

  1. Ärendeuppföljning: Med denna mall kan du följa upp, hantera och avsluta ärenden. Ange prioritet och ha full koll på hur ett ärende fortskrider i statuskolumnen. Håll igång produktiviteten i teamet genom att skicka meddelanden när de tilldelas ärenden.
    Ärendeuppföljning Lists Teams
  2. Evenemangsplan: Samla all viktig evenemangsinformation på en enda plat för en lyckad evenemangsplanering. Spåra talarnas namn och e-postadresser, start- och sluttider, rumskapacitet med mera.
    Evenemangsplan Lists Teams
  3. Introduktionschecklista: Checklistan hjälper till att hantera introduktionen av nya medarbetare och hjälper dem att lyckas under deras första veckor på arbetet. Nya medarbetare kan få tips om relevanta kontakter och resurser.
    Introduktion Lists Teams

Ta bort extern organisation från Teams

Om du exempelvis har deltagit i ett samarbete i Teams med en annan organisation och vill avsluta ditt som är avslut

  1. Gå till Mina appar hos Microsoft. Om du inte är inloggad loggar du in med umuid@ad.umu.se.
  2. Klicka på din profil högst upp till höger.
  3. Välj Visa konto.
    Visa konto Teams
  4. I menyn till vänster väljer du Organisation.
    Organisationer Teams
  5. Leta upp den organisation du vill lämna och klicka på Lämna organisationen.
    Lämna organisation Teams
  6. En ny ruta öppnas nu i ditt fönster. Klicka på Lämna för att lämna organisationen.
    Lämna organisation på riktigt Teams
  7. Du får en bekräftelse på att du har lämnat organisationen på din skärm och du får även ett e-postmeddelande med bekräftelse om att du lämnat organisationen.

Skapa Breakout rooms under ett Teamsmöte

I denna manual beskriver vi hur du som mötesorganisatör använder dig av digitala breakout rooms (digitala grupprum) när du redan är inne i ett Teamsmöte för att kunna skapa meningsfulla diskussioner och utbyte av idéer. 

Skapa grupprum

  1. Starta ditt möte.
  2. Klicka på symbolen för Grupprum i möteskontrollerna.
    Symbol grupprum Teams
  3. I nästa ruta väljer du dina inställningar:
      1. Hur många rum du vill använda (1-50)
      2. Om du vill att Teams ska tilldela personer till rum (Automatiskt) eller om du själv vill välja personer för varje rum själv (Manuellt). Om du väljer att personer ska tilldelas till breakout-rum kan inte ändras senare i mötet.

    Skapa grupprum Teams

  4. Välj Skapa rum/Create rooms.

Tilldela deltagare till grupprum (manuellt)

Om du valde inställningen att manuellt tilldela deltagare till grupprum när du skapade ditt rum, följ stegen nedan. Om du valde att automatiskt tilldela deltagare till grupprum så kommer de automatiskt att tilldelas till rummen när du öppnar rummen.

  1. Välj Tilldela deltagare.
  2. Välj vilka personer som ska dela ett grupprum genom att markera kryssrutorna bredvid deras namn.
  3. Välj Tilldela och välj sedan ett rum för dessa personer.
  4. Upprepa steg 2 och 3 tills alla deltagare är med i ett grupprum.

Ändra namn på grupprum

Du kan byta namn på varje rum så att det återspeglar medlemmarna i gruppen, ett tema eller liknandee.

  1. För musen över rummets namn och klicka på de tre punkterna.
  2. Välj Byt namn på rum.
    Byta namn på grupprum Teams
  3. Skriv in det nya namnet.
  4. Klicka på Byt namn på rum.

Sätt en tidsgräns för grupprum

När du bestämmer en tidsgräns för grupprummen så visar en klocka när grupprummen stängs. När tiden är slut stängs rummen och deltagarna skickas tillbaka till huvudmötet.

  1. Klicka på de tre punkterna högst upp i fönstret Grupprum.
  2. Välj sedan Rumsinställningar.
    Rumsinställningar grupprum Teams
  3. I nästa ruta aktiverar du tidsgränsen genom att klicka på sliders Ange en tidsgräns. Klicka på respektive pil för att välja antal timmar och minuter.
    Ange tidsgräns grupprum Teams
  4. Klicka sedan på Inställningar för att återgå till huvudfönstret för Grupprum.

Öppna grupprum

Som standard flyttas mötesdeltagare till sina tilldelade rum så fort du öppnar rummet. För att inaktivera denna inställning, se rubriken Inaktivera automatisk flyttning nedan.

  1. Om du vill öppna alla rum samtidigt väljer du Starta rum.
  2. Om du vill öppna ett specifikt rum:
    1. Klicka på de tre punkterna bredvid rummets namn
    2. Välj Öppna rum.

Du kan öppna och stänga grupprum mer än en gång under ett möte.

Inaktivera automatisk flyttning

När du inaktiverar att deltagare flyttas automatiskt till grupprum när de öppnas så får deltagarna ett meddelande där de uppmanas att ansluta till ett grupprum. De väljer Anslut till rum (på en mobil enhet) innan de flyttas.

  1. Klicka på de tre punkterna längst upp i högra hörnet i fönstret Grupprum.
  2. Välj sedan Rumsinställningar.
    Rumsinställningar grupprum Teams
  3. Ställ om reglaget så att inställningen Flytta personer automatiskt till öppna rum är inaktiverad.

Interagera med rumsdeltagarna

För dig som mötesorganisatör är det möjligt att interagera med rumsdeltagarna. Du kan ansluta till vilket grupprum som helst, bidra till alla rumschattar och skicka meddelanden till alla. För att ansluta till ett grupprum:

  1. För musen över rummets namn och klicka på de tre punkterna.
  2. Välj sedan Anslut till rum.
  3. När du vill återgå till huvudmötet så väljer du Återgå.

Skicka meddelanden till alla grupprum

  1. Klicka på de tre punkterna längs upp till höger i fönstret Grupprum.
  2. Välj sedan Gör ett meddelande.
  3. Skriv in meddelandet och välj Skicka.

Deltagarna får en avisering i möteschatten och kan läsa meddelandet.

Chatta i ett grupprum

Varje grupprum har en egen chatt och alla chattar är tillgängliga under dina chattar i Teams. Här hittar du även chatten för själva mötet, som du kan använda för att skriva till alla mötesdeltagare.

När du har anslutit till ett grupprum hittar du chatten genom att klicka på symbolen för Chatt i möteskontrollerna.

Du kan se chatthistorik och delade filer även efter att grupprummen är stängda.

Stänga grupprum

När du stänger rummen kommer deltagarna att återgå till huvudmötet. Du kan välja att stänga rum individuellt alternativt att stänga alla rum samtidigt.

För att stänga rum individuellt:

  1. För musen över rummets namn och klicka på de tre punkterna.
  2. Välj sedan Stäng rum.

För att stänga alla rum samtidigt:

  • Välj Stäng rum.

När rummen inte längre innehåller några deltagare så ändras deras status till Stängd. När alla är tillbaka från sina grupprum och är redo att mötas som en större grupp igen väljer du Fortsätt.

Lägga till Team till Sharepoint-yta

I denna manual beskriver vi hur du som idag är ägare av en Sharepoint-yta kan lägga till ett Team till din yta.


  1. Gå till startsidan för din Sharepoint-ytan och klicka på Lägg till Microsoft Teams längst ner till vänster.
    Lägg till Team till Sharepoint
  2. Du får nu upp ett nytt fönster till höger. Klicka på Fortsätt.
    Lägg till Team till Sharepoint 2
  3. I nästa fönster väljer du om du vill lägga till sidor (exempelvis dokument-bibliotek eller startsida) som flikar i teamet. Du kan även göra det senare. När du är färdig, klicka sedan på Lägg till Teams.
    Lägg till Team till Sharepoint 3
  4. När ditt nya Team är kopplat så kommer du att få en genväg till teamet upp i menyn till vänster. Du kommer också att kunna se det i din app för Teams.
    Koppla Team till Sharepoint
  5. Klart! Du har nu ett team som är ihopkopplat med en befintlig Sharepoint-yta.

Om du sedan vill  flytta filer från ditt dokumentbibliotek till en kanals filyta så finns också instruktioner för hur du flyttar filer mellan kanal eller team.

Gör en spontan omröstning med Forms i Teamsmöte

I denna manual beskriver du hur du gör en spontan omröstning via Forms under ett pågående möte i Teams. Denna metod är lämplig när du är presentatör eller organisatör i ett möte i Teams och spontant vill skapa en omröstning. Om du vill göra en planerad omröstningar inför ett möte, se vår andra manual (se länk till höger).


Skapa ny omröstning

  1. När du är i mötet, klicka på Pluset bland mötesverktygen, och hitta Forms antingen genom att söka efter appen, eller om den ligger i listan.
  2. Klicka på Forms, och välj sedan Spara.Bild över hur det ser ut att hitta Forms appen i Teams
  3. En flik för omröstning i Forms läggs nu till i mötet. Klicka på den nya fliken
  4. Klicka på Ny omröstning.
    Bild som visar hur du lägger till ny omröstning i ett Teams-möte
  5. I nästa fönster väljer du typ av fråga – du kan välja mellan tre olika frågor:
    • Välj Flervalsomröstning om du vill veta vad personerna i mötet tycker om ett visst ämne.
    • Välj Frågesport med flera val om du vill ställa frågor som har ett rätt eller fel svar.
    • Välj Omröstning i Word-moln om du vill ställa frågor som går att visualisera i öppna text svar.
    • Välj Betyg om du vill tillåta personer att ge omdöme på ett specifikt ämne.
    • Välj Rankning om du vill veta hur personerna i mötet rangordnar ett visst ämne.
      Bild som visar omröstningsalternativen i Teams
  6. När du har valt typ av omröstning så får du upp ett nytt fönster där du skriver in din fråga och väljer inställningar. Du kan fylla i frågan, lägga till/ta bort svarsalternativ, inställningar för din omröstning och om du vill att det ska vara möjligt att rösta på flera alternativ. Vill du läsa mer om frågetyper och inställningar se här.
    1. Frågesport med flera val – frågor där det finns ett rätt eller fel svar. Här behöver du klicka i vilket svar som är rätt.
      Frågesport flerval Forms markera svar Teams
    2. Flervalsomröstning – du vill veta vad personerna i mötet tycker om ett visst ämne.
      Flervalsomröstning Forms Teams möte
    3. Omröstning med Word-moln – tillåt respondenterna svara med text. Svaren visualiseras i text framför alla deltagare (går att anonymisera).
      Gör en spontan omröstning med Forms i Teamsmöte - ordsmoln
    4. Betyg – tillåt personerna i mötet att betygsätta ett specifikt ämne.
      Bild som visar hur det ser ut när man skapar en betygsättning i Teams
    5. Rankning – verktyg som tillåter personerna i mötet att rangordna ett visst ämne.Bild som visar hur det ser ut att skapa rankningar i Teams
  7. Klicka på Spara som utkast eller Starta nu när du är färdig.
  8. Om du väljer Spara som utkast sparas det under fliken Omröstningar. Om du väljer Starta nu, startas omröstningen direkt. Här kan du också skapa Ny omröstning, om du vill lägga till fler frågor.
    Bild som visar hur det ser ut när du har sparat en omröstning i Teams

Redigera fråga i omröstning

För att redigera en fråga du redan har lagt till:

  1. Klicka på pilen bredvid Starta.
    Bild som visar hur det ser ut när du vill redigera i sparad omröstning
  2. Du får nu upp alternativen att redigera frågan eller ta bort den. Klicka Redigera för att göra om frågan eller Ta bort  för att ta bort den helt.
  3. Gör dina förändringar och klicka Spara när du är nöjd.

Publicera fråga i möte

  1. Kontrollera om du är nöjd med dina inställningar. Om inte – redigera din omröstning.Utkast omröstning Teams möte utkast
  2. Om du är nöjd och vill publicera frågan i mötet, klicka på Starta. Du kan göra det före, under eller efter mötet.
    Bild som visar hur det ser ut när du vill starta en omröstning i Teams
  3. När du har skickat din fråga kommer den att vara markerad i rött med texten Live, och frågan kommer att visas i mötet.
    Bild som visar hur det ser ut när en omröstning är Live i teams
  4. Efter att frågan har skickats får alla deltagare i mötet upp omröstningen på sin skärm. De får även upp en notis i form av en banderoll att en fråga har skickats.
    Banderoll omröstning Teams
  5. Klicka på Visa resultat för att se svaren från undersökningen.
    Bild som visar hur det ser ut för att visa resultaten av en omröstning

Avsluta omröstning

När du är klar med dina omröstningar finns det ett par saker till du kan göra via Forms i Teams

  1. Klicka på den lilla pilen bredvid Tillbaka till fråga.
    Bild som visar hur det ser när du hanterar resultatet av en omröstning
  2. Du får nu upp ett antal val:
    1. Avsluta omröstningen – avsluta så att ingen mer röstning kan ske.
    2. Svarsinformation – få en tydligare bild över vad personerna har svarat.
    3. Exportera resultat – data från omröstningen sparas ned i nedladdade filer på din dator.
    4. Ta bort omröstning – ta bort omröstningen helt.

Se resultat från omröstningar i efterhand

Se resultatet i Teams

För att se resultatet från omröstningen i efterhand:

  1. Gå till Teams och välj fliken Chatt.
  2. Sök bland dina chattar efter det möte där ni har gjort omröstningen.
  3. Välj fliken Omröstningar.

Se resultatet på O365.umu.se

  1. Gå till o365.umu.se
  2. Klicka på Forms i panelen till vänster. Om du inte hittar den så ligger den under Fler appar längst ned.
  3. De omröstningar senast arbetade med i Teams senast ligger nu längst upp under Senaste. Om du inte ser några, klicka på Alla mina formulär.
    Hitta omröstning Office 365

Gör en planerad omröstning med Forms i Teamsmöte

I denna manual beskriver du hur du gör en omröstning via Forms före, under och efter ett möte i Teams. Denna metod är lämplig för när du i förväg har planerat att ha en omröstning.


Lägg till fliken Omröstning

  1. Boka ett möte i Teams.
  2. Gå sedan till din kalender i Teams och klicka på mötet det gäller (alternativt högerklickar och väljer redigera). Du får då upp mötesvyn.
  3. I mötesvyn, klicka på plustecknet och välj lägg till ny flik.
    Mötesvyn Teams
  4. Välj Forms för att skapa en ny flik för omröstning.
    Lägg till flik Forms Teams

Skapa ny omröstning

  1. Klicka på fliken Omröstning.
  2. Första gången du skapar en omröstning, klicka Skapa ny omröstning.
    Skapa omröstning Teams
  3. I nästa fönster väljer du typ av fråga:
    1. Välj Flervalsomröstning – du vill veta vad personerna i mötet tycker om ett visst ämne.
    2. Välj Frågesport med flera val om du vill ställa frågor som har ett rätt eller fel svar.
    3. Välj Omröstning i Ordmoln om du vill ställa frågor som går att visualisera i öppna text svar.
    4. Välj Betyg för att få insikt i deltagarnas tankar.
    5. Välj Rankning föra att få veta vad personerna rangordnar specifika objekt.
      Bild över de olika omröstningsalternativen

Flervalsomröstning 

Flervalsomröstning är en alternativ fråga perfekt för att enkelt samla in information. Gör så här för att skapa din flervalsfråga:

  1. Markera Fråga och skriv in din fråga.
  2. Markera Alternativrutan och skriv in det alternativ du vill ha.
  3. Klicka på Lägg till alternativ för att lägga till fler alternativ
  4. Markera alternativ och klicka på Papperskorgen för att ta bort alternativ.
  5. Bocka i Flera markeringar om du vill tillåta att deltagarna svarar med flera alternativ.
  6. Välj Registrera namn på svarande (endast synliga för skapare) om du vill se namnen på de deltagare som svarat på formuläret.
  7. Välj Dela aggregerade resultat med svarande efter röstning om du vill att alla deltagarna ska få se resultatet efter de har röstat. Bocka ej i denna om du vill hålla svaren anonyma.
  8. Välj Tillåt medpresentatörer att redigera din omröstning medan det är ett utkast till omröstning om du vill att medpresentatörerna ska kunna se frågorna, skapa frågor, redigera frågor på förhand. Observera om du väljer detta får medpresentatörerna en notis att du har skapat frågor och de kan innan mötet se, redigera och skapa frågor i förhand.
  9. Klicka Spara som utkast när du är klar.
    Bild över hur det ser ut när man redigerar Flervalsfrågor i Forms

Frågesport med flera val

Frågesport med flera val är en frågetyp som tillåter dig att sätta rätt svar på en fråga. Denna frågetyp ska ni använda om ni exempelvis vill göra en tävling eller quiz.

  1. Markera Fråga och skriv in din fråga.
  2. Markera Alternativrutorna och skriv in de alternativ du vill ha.
  3. Markera Bockrutan till vänster om alternativ så att det blir grön. (Detta är vad som skiljer sig jämnt emot föregående frågetyp).
  4. Klicka på Lägg till alternativ för att lägga till fler alternativ
  5. Markera alternativ och klicka på sopkorg för att ta bort alternativ.
  6. Bocka i Flera svar om du vill tillåta att deltagarna svarar med flera alternativ.
  7. Välj Registrera namn på svarande (endast synliga för skapare) om du vill se namnen på de deltagare som svarat på formuläret.
  8. Välj Dela aggregerade resultat med svarande efter röstning om du vill att alla deltagarna ska få se resultatet efter de har röstat. Bocka ej i denna om du vill hålla svaren anonyma.
  9. Välj Tillåt medpresentatörer att redigera din omröstning medan det är ett utkast till omröstning om du vill att medpresentatörerna ska kunna se frågorna, skapa frågor, redigera frågor på förhand. Observera om du väljer detta får medpresentatörerna en notis att du har skapat frågor och de kan innan mötet se, redigera och skapa frågor i förhand.
  10. Klicka Spara som utkast när du är klar.
    Bild över hur det ser ut när man redigerar en Frågesport i Forms

Omröstning i Word-moln

Omröstning i Word-moln är en frågetyp som tillåter deltagarna att skriva ett svar med text. Svaren kommer att ploppa upp på skärmen i form av Word-moln därav namnet. Gör så här för att skapa din Omröstning i word-moln:

  1. Markera Fråga och skriv in din fråga.
  2. Välj Registrera namn på svarande (endast synliga för skapare) om du vill se namnen på de deltagare som svarat.
  3. Välj Dela aggregerade resultat med svarande om du vill att alla deltagarna ska få se resultatet. Bocka ej i denna om du vill hålla svaren anonyma.
  4. Välj Tillåt medpresentatörer att redigera din omröstning medan det är ett utkast till omröstning om du vill att medpresentatörerna ska kunna se frågorna, skapa frågor, redigera frågor på förhand. Observera om du väljer detta får medpresentatörerna en notis att du har skapat frågor och de kan innan mötet se, redigera och skapa frågor i förhand.
  5. Klicka Spara som utkast när du är klar.
    Bild över hur det ser ut när man redigerar Word-moln i Forms

 

Samla in Betyg från deltagarna

Betyg är ett verktyg som tillåter deltagare att betygsätta saker som förutbestämts av arrangören:

  1. Markera Fråga och skriv in din fråga.
  2. Välj Nivåer för att ange antalet nivåer på betygsättningen som deltagarna ska tillåtas ge.
  3. Välj Symbol för att välja vilken symbol som ska representera betygsättningen.
  4. Välj vilken etikett du vill att betygen ska ha, ange vilken etikett Nivå 1, respektive Nivå 5 ska få.
  5. Välj Registrera namn på svarande (endast synliga för skapare) om du vill se namnen på de deltagare som svarat.
  6. Välj Dela aggregerade resultat med svarande om du vill att alla deltagarna ska få se resultatet. Bocka ej i denna om du vill hålla svaren anonyma.
  7. Välj Tillåt medpresentatörer att redigera din omröstning medan det är ett utkast till omröstning om du vill att medpresentatörerna ska kunna se frågorna, skapa frågor, redigera frågor på förhand. Observera om du väljer detta får medpresentatörerna en notis att du har skapat frågor och de kan innan mötet se, redigera och skapa frågor i förhand.
  8. Klicka Spara som utkast när du är klar.

Bild över hur det ser ut när man redigerar Betyg i Forms

 

Rankning för olika objekt

Rankning är ett verktyg som tillåter svarande att rangordna objekt. Detta verktyg är användbart om du till exempel vill göra någon sorts utvärdering:;

  1. Markera Fråga och skriv in din fråga.
  2. Markera Alternativ för att skriva in alternativ för din rankning.
  3. Håll in med muspekaren på prickarna bredvid alternativen, och dra, för att ändra plats på alternativet.
  4. Klicka på pluset för att lägga till fler alternativ.
  5. Välj Registrera namn på svarande (endast synliga för skapare) om du vill se namnen på de deltagare som svarat.
  6. Välj Dela aggregerade resultat med svarande om du vill att alla deltagarna ska få se resultatet. Bocka ej i denna om du vill hålla svaren anonyma.
  7. Välj Tillåt medpresentatörer att redigera din omröstning medan det är ett utkast till omröstning om du vill att medpresentatörerna ska kunna se frågorna, skapa frågor, redigera frågor på förhand. Observera om du väljer detta får medpresentatörerna en notis att du har skapat frågor och de kan innan mötet se, redigera och skapa frågor i förhand.
  8. Klicka Spara som utkast när du är klar.Bild över hur det ser ut när man redigerar Rankning i Forms

Hantera, skapa nya, redigera, ta bort frågor

När du är klar med dina frågor sparas dem som utkast i en Tavel-vy. Detta innebär att deltagarna kan inte se dina frågor (om du inte valde samredigering). Från denna vyn kan du hantera dina frågor.

  1. Klicka på Ny omröstning för att skapa fler frågor
  2. Klicka på pil för att redigera eller ta bort fråga.
  3. Dra och slapp och släpp fråga och placera den i den ordningsföljd du vill ställa dem.
    Bild över hur det ser ut när du skapar, hanetara och redigerar dina omröstningar i Teams

Publicera fråga i möte

  1. Kontrollera om du är nöjd med dina inställningar. Om inte – redigera din omröstning.
    Kontrollera inställningar omröstning Teams
  2. Om du är nöjd och vill publicera frågan i mötet, klicka på Starta. Du kan göra det före, under eller efter mötet.
    Starta omröstning Teams
  3. När du har skickat din fråga kommer den att vara markerad i rött med texten Live.
  4. Alla deltagare i mötet får en notis i form av en banderoll att en fråga har skickats.
    Banderoll omröstning Teams
  5. Svaren från undersökningens presenteras i procent.

Avsluta omröstning

När du är klar med dina omröstningar finns det ett par saker till du kan göra via Forms i Teams

  1. Klicka på den lilla pilen bredvid Visningsalternativ.Bild över hur det ser ut när du avslutar en omröstning
  2. Du får nu upp ett antal val:
    1. Avsluta omröstningen – avsluta så att ingen mer röstning kan ske.
    2. Svarsinformation – Tydligare bild över vilka svar som angetts.
    3. Exportera data – data från omröstningen sparas ned i nedladdade filer på din dator.
    4. Ta bort omröstning – ta bort omröstningen helt.

Se resultat från omröstningar i efterhand

För att se resultatet från omröstningen i efterhand:

  1. Gå till o365.umu.se
  2. Klicka på Forms i panelen till vänster. Om du inte hittar den så ligger den under Fler appar längst ned.
  3. De omröstningar senast arbetade med i Teams senast ligger nu längst upp under Senaste. Om du inte ser några, klicka på Alla mina formulär.
    Hitta omröstning Office 365

Dela filer i Microsoft 365

När du delar filer/mappar, ändrar inställningar för delning eller slutar dela filer/mappar i Microsoft 365 använder du o365.umu.se. Där väljer du sedan om du vill dela filer/mappar från Sharepoint, Teams eller OneDrive. I denna manual utgår vi från Sharepoint men samma inställningar fungerar för Teams och Onedrive.

Dela fil eller mapp

  1. Öppna o365.umu.se och logga in med ditt Umu-id.
  2. Klicka på ikonen för Sharepoint i vänstermenyn.
  3. Klicka på den Sharepoint-yta (team) där du har filer/mappar som du vill dela.
  4. Klicka på Dokument i vänstermenyn för att få upp samtliga mappar och dokument på  Sharepoint-ytan (teamet). En kanal i Teams syns i Sharepoint som en mapp.
    Visa alla dokument Sharepoint
  5. Gå till den mapp eller fil som du vill dela. För muspekaren över mappen/filen för att få fram en dold meny (se bilden ovan).
  6. Här kan du välja mellan att klicka på de tre prickarna och klicka på Dela i menyn som kommer upp. Du kan också trycka på ikonen med pilen för att direkt komma till dela-vyn.
  7. I dela-vyn hittar du inställningar för hur du vill dela mappen/filen. Börja med att klicka på det inramade området (se bild nedan) för att ställa in vem eller vilka som ska ha åtkomst till mappen/filen.

    Här finns tre alternativ för hur du kan dela mappen/filen:

    1. Personer i Umeå universitet som har länken
      Detta alternativ gör att alla inom organisationen som har länken kan komma åt filen. Ditt gäller oavsett om de får länken direkt av dig eller av någon annan.
    2. Personer med åtkomst
      Detta alternativ gör att mappen/filen bara kan användas av de som redan har tillgång till den. Använd bara det här alternativet om du bara vill skicka en länk till någon som redan har åtkomst.
    3. Personer som du anger kan visa – Detta ger åtkomst endast till de personer du anger, även om andra användare kanske redan har åtkomst. Om någon vidarebefordrar delningsinbjudan kan den bara användas av de som redan har åtkomst till mappen/filen.
  8. Under Övriga inställningar väljer du om det bara ska vara möjligt att läsa filen, granska eller om det ska vara möjligt att redigera den. Klicka på pennan för att ändra inställningen. Denna inställning påverkar inte de som du eventuellt har gett möjlighet att redigera filen sedan tidigare. Du kan också välja att blockera möjligheten att ladda ner filen till sin egen dator.
  9. Efter att du har gjort din inställning, klicka på Använd.
  10. Fyll i namnet på den person, grupp eller e-postadress som du vill dela din mapp/fil med. När du börjar skriva kommer alternativ att visas automatiskt. Du kan välja att dela mappen/filen med flera samtidigt.
  11. När du har valt vilka du vill skicka till finns två alternativ för hur du delar mappen/filen.
    1. Klicka på Skicka. Mottagaren får då ett e-postmeddelande som ger åtkomst till mappen/filen. Du får också en bekräftelse via e-post om delningen.
    2. Klicka på Kopiera. Du får då en länk som du kan skicka via e-post eller chatt.
  12. Nu har du delat din mapp/fil!

Skapa taggar i Teams

En tagg är en funktion för att dela upp ett team i mindre delar. Det är användbart när du vill kunna tagga en mindre grupp istället för ett helt team eller för att styra gruppernas behörigheter.

Skapa en tagg i ditt team

  1. Gå till ditt team och klicka på de tre prickarna till höger om teamets namn.
  2. Klicka på Hantera taggar.
    Hantera taggar i Teams
  3. I rutan som visas, klicka på Skapa tagg.
    Skapa tagg i Teams
  4. Välj ett namn på taggen och vilka som ska ingå i den. Klicka sedan Skapa.
    Taggnamn Teams
  5. Du har nu skapat en tagg! Du kan använda taggen när du vill göra ett @omnämnande eller välja en specifik grupp som ska få moderera en specifik kanal.
    Se vilka taggar som finns i Teams
  6. Om du som ägare vill styra vilka som får skapa och hantera taggar så hittar du detta under Hantera team och fliken Inställningar.

Så kan du använda taggar

  • Med taggar kan du enkelt skapa en gruppchatt utifrån taggar istället för att bjuda in medlemmarna en i taget.
  • Istället för att @omnämna hela teamet eller den specifika kanalen kan du @omnämna den specifika taggen så att det är en mindre grupp som får en extra notis. Detta kan minska irritation om du ofta använder @omnämnanden.
  • Du kan styra vem som får publicera i kanaler utifrån taggar.

Flytta filer mellan kanal eller team i Teams/Sharepoint

Flytta enstaka fil

Om du vill flytta enstaka filer så kan du flytta dem direkt i Teams.

  1. Klicka dig fram till den fil du vill flytta.
  2. Klicka på de tre prickarna efter filens namn.
  3. Välj sedan Flytta.

Flytta fil i Teams

  1. Du får nu upp en ruta där du kan välja var du vill flytta din fil. Genom att klicka på pilen kan du bläddra bland mappar, kanaler eller välja ett annat team som du har tillgång till.
    Välja mapp för flytt Teams
  2. När du har hittat platsen du vill flytta till, klicka Flytta.
  3. Klart!

Flytta flera filer eller mappar

Om du ska flytta flera filer eller mappar så behöver du använde Sharepoint för att flytta filerna.

  1. Gå till teamet som du vill flytta filerna från och välj fliken Filer.
  2. Längst upp till höger klickar du där det står Öppna i Sharepoint.
    Öppna i Sharepoint
  3. Markera de filer eller mappar du vill flytta.
  4. Klicka sedan på Flytta till.
    Flytta till Sharepoint
  5. Längst till höger får du nu upp en ny ruta där du kan välja var du vill flytta dina filer/mappar.
    1.  Om du vill flytta mapparna till en annan kanal i teamet – klicka på Aktuellt bibliotek och välj vilken mapp du vill flytta till.
    2. Om du vill flytta till ett annat team – välj då vilket team du vill flytta till genom att klicka på teamets namn i listan.
      Flytta filer från Sharepoint
  6. Klart! Dina filer eller mappar är nu flyttade!

Flytta filer från privat kanal

  1. Gå till den privata kanal du vill flytta filer från.
  2. Välj fliken Filer.
  3. Längst upp till höger klickar du där det står Öppna i Sharepoint.
    Öppna i Sharepoint privat kanal
  4. Klicka på de tre prickarna bredvid den mapp/fil som du vill flytta.
  5. Välj sedan Flytta till i menyn som visas.
    Flytta mapp privat kanal Sharepoint
  6. Längst till höger får du nu upp en ny ruta där du kan välja var du vill flytta dina filer/mappar.
    1. Om du vill flytta till ett annat team – välj då vilket team du vill flytta till genom att klicka på teamets namn i listan.
    2. Om du vill flytta mapparna till en annan kanal i teamet – klicka på teamets namn och välj sedan vilken kanal du vill flytta till. Observera att om du väljer Aktuellt bibliotek så innebär detta den privata kanalen.
      Flytta filer från Sharepoint
  7. Klicka sedan på Flytta till.
  8. Klart!

Växla mellan offentligt och privat team

I Teams har du möjligheten att välja mellan två typer av sekretess – offentligt eller privat team. Inställningen styr vilka som kan se ditt team och gå med i det. Här hittar du instruktioner för hur du ändrat ett offentligt team till privat eller tvärtom.

Två typer av sekretess för team

Offentligt team

Ett offentligt team är tillgängligt för alla vid Umeå universitet. Det innebär att när någon söker efter team så kan de hitta ditt team i en lista och gå med utan att du behöver godkänna det. För de som är medlemmar i teamet är alla filer och allt innehåll sökbart.

Kom ihåg att både studenter och anställda kan se och gå med i offentliga team.

Privat team

Ett privat team är bara tillgängligt för de personer som du bjuder in eller godkänner. I de flesta fall ska du välja ett privat team.

Hur ändrar jag sekretess för team?

  1. Gå till ditt team och klicka på de tre prickarna till höger om teamets namn.
  2. Välj sedan Redigera ditt team.
    Redigera team Teams
  3. För att växla mellan offentligt och privat – gå till menyn där det står Sekretess.
  4. Klicka på pilen längst till höger och välj ett nytt alternativ.
    Offentligt privat Teams
  5. Välj sedan Klar.