Arbeta med flera organisationer i Teams

Om du arbetar i flera organisationer som använder Teams (exempelvis Umeå universitet och Region Västerbotten) och vill använda Teams inom respektive organisation så kommer här instruktioner för hur du kan underlätta ditt arbete.

Ett sätt att göra det smidigare när du är medlem i flera organisationer är att använda olika gränssnitt för olika organisationer. Exempelvis kan du använda Teams-appen på datorn när du arbetar i organisationen Umeå universitet och använda webbgränssnittet för Teams när du arbetar med organisationen Region Västerbotten. Då blir det enklare att hålla isär de två organisationerna. För att detta ska fungera behöver du också vara inloggad på båda dina konton samtidigt.

Logga in i organisationen Umu på din dator

  1. Öppna Teams på din dator. Om du inte har installerat Teams gå till O365.umu.se för att installera appen.
  2. Logga in genom att fylla in Umu-id@ad.umu.se och ditt lösenord.
  3. Nu kan du arbeta i Umeå universitets organisation i din app på datorn.

Logga in i annan organisation i webbgränssnittet

  1. Öppna ett nytt Inkognito/In-Private-fönster i din webbläsare.
    Det gör du genom att högerklicka på din webbläsare och klicka på Nytt InPrivate-fönster/Nytt Inkognitofönster (om du använder Google Chrome).
    Inkoknitoläge Teams webb
  2. Gå till på www.office.com och logga in med den e-postadress och det lösenord som du har fått.
  3. Klicka dig vidare till Teams och använd Teams via  webbläsaren när du arbetar på ditt sekundära konto.

Arbeta som gäst i team i extern organisation

Om du har blivit inbjuden som gäst till ett team som tillhör en extern organisation, exempelvis Region Västerbotten, så kommer du inte att se dessa team bland dina team som tillhör organisationen Umeå universitet.

För att arbeta med team som tillhör en extern organisation behöver du därför växla mellan de olika organisationerna. Såhär gör du för att växla mellan de olika organisationerna:

  1. Klicka på din profilbild längst upp till höger.
  2. Du får nu upp en lista på de organisationer du har blivit inbjuden till. I exemplet nedan ser du hur det kan se ut när man är medlem i flera organisationer.
    Organisationer i Teams

Tips för dig som är medlem i flera organisationer

Om du ofta jobbar i team som externa organisationer har bjudit in dig till så är ett tips att använda Teams på din dator för organisationen Umeå universitet och att använda Teams i din webbläsare för externa organisationer.

På detta sätt kan du enkelt arbeta i båda organisationer men slipper sitta och växla mellan organisationer.

Publicera inlägg i flera kanaler i Teams

Det finns tillfällen då du har ett behov av att publicera samma information men i olika kanaler i Teams. I Teams finns en lösning som innebär att du inte behöver publicera samma information i de olika kanalerna utan kan skriva inlägg i en kanal och välja att publicera i flera samtidigt. På så sätt behöver du bara gå till en kanal för att redigera inlägget om något behöver ändras eller läggas till.
  1. Gå till kanalen där du vill skapa inlägget.
  2. Klicka på Ny konversation. Välj sedan att klicka på knappen för formatering.
    Ny konversation Teams  Formatera inlägg Teams
  3. När du har öppnat alternativen för formatering får du upp ett fält med inställningar för ditt inlägg. Klicka på alternativet Publicera i flera kanaler.
    Publicera i flera kanaler Teams
  4. När du har klickat på Publicera i flera kanaler kommer ett nytt fält att visa sig. I fältet kommer automatiskt den kanal du befinner dig i synas. Klicka på Välj kanaler..
    Välja fler kanaler Teams
  5. Du får nu upp en lista på dina team och kan välja vilket/vilka team du vill publicera i. Bocka i de kanaler där du vill publicera inlägget.  Du kan välja hur många kanaler du vill så länge du är medlem och har behörighet att publicera i den kanalen.
  6. Välj Uppdatera när du valt dina kanaler.
    Välja kanaler i Teams
  7. När du har klickat på Uppdatera så kommer du att se kanalerna i listan över mottagare för inlägget. När du har skrivit din rubrik och ditt inlägg klickar du på pilen nere till höger för att publicera.
    Valda kanaler Teams
  8. Ditt inlägg är nu publicerat i de olika kanalerna!

Observera att om du redigerar ditt inlägg så sker förändringarna automatiskt i alla kanaler.

Redigera ditt inlägg

För att redigera ditt inlägg:

  1. För du din muspekare över det publicerade inlägget och klickar på de tre prickarna som visar sig i det övre högra hörnet av inlägget.
    redigera inlägg Teams
  2. Välj Redigera.

Gör en omröstning i en kanal med Forms i Teams

Använd denna guide för att skapa en omröstning i en kanal i Teams med Forms.

  1. Gå till den kanal du vill skapa en omröstning i
  2. Välj Ny konversation.
    Skapa ny konversation i Teams
  3. När du skapar ditt inlägg klickar du de tre prickarna och väljer sedan Forms.
    Skapa en omröstning i TeamsForms ikon
  4. Skriv in din fråga, svarsalternativ, bestäm om det ska gå att välja flera alternativ m.m.
  5. När du är redo klickar du på ”Spara
  6. Du ser nu en förhandsvisning och du kan välja att skicka eller redigera din fråga
  7. Välj skicka om du är nöjd med din fråga och låt dina kollegor svara på din omröstning direkt i er kanal!
    Gör en omröstning i Teams

Ställ in tysta timmar i Teams för mobiltelefon

Du som använder Teams i din mobiltelefon har möjlighet att ställa in så kallade tysta timmar. Tysta timmar innebär att du kan stänga av alla aviseringar för Teams under vissa tider, exempelvis under kvällar och helger.

Ställ in och aktivera dina tysta timmar

  1. Öppna Teams-appen i mobiltelefonen.
  2. Klicka på din profil längst upp i det vänstra hörnet.
    Bild som visar hur man når menyn i Teams-appen i mobiltelefon
  3. Tryck på ”Aviseringar”.Bild som visar hur menyn ser ut i Teams appen i mobiltelefon
  4. Välj ”Under tyst tid”. Här kan du även välja om du vill blockera aviseringar på mobilen när du är aktiv på datorn, genom att välja ”När aktiv på skrivbordet”. Om du vill blockera aviseringar på mobilen när du sitter i möte, väljer du ”I möten”.
    Bild som visar var du kan ställa in "tysta timmar" i Teams-appen i mobiltelefon.
  5. Här kan du välja om du vill ha tysta timmar, tysta dagar eller både och. Du kan också ställa in undantag om du vill att någon typ av innehåll alltid ska synas oavsett tysta timmar, exempelvis om någon gör ett omnämnande. Observera att du bara kan ställa in undantag i Android.
    Bild som visar hur du kan hantera "tyst timmar" i Teams-appen i mobiltelefon.

Synkronisera filer från OneDrive, Teams eller SharePoint till din dator

Du kan synkronisera mappar, filer och hela bibliotek från Office 365 till din dator. Det innebär att du kan arbeta med samma filer som du har i Teams, SharePoint eller OneDrive. I denna manual visar vi hur du synkroniserar från din OneDrive, ett Team, en Teamkanal och ett delat SharePoint bibliotek. Vår rekommendation är att ni inte synkroniserar för många filer.

Synkronisera mina egna filer från OneDrive till din dator

  1. Gå till O365 och välj OneDrive
  2.  Klicka på Mina filer och sedan Synkronisera.
    synkronisera filer från din OneDrive - välj mina filer och synkronisera
  3. Säkerhetsruta visar sig, klicka Öppna. OneDrive app öppnas.
  4. Klicka på rutan bredvid ”Synkronisera alla filer och mappar i OneDrive” för att synkronisera alla dina filer från OneDrive till datorn.
  5. Klicka på vit ruta bredvid mapp-namn för att välja specifika mappar att synkronisera till din dator.
  6. Glöm inte skrolla nedåt. 
  7. Klicka på Starta synkronisering när du är klar.
    synkronisera filer från din OneDrive - Onedrive app öppnas - välj vilka mappar du vill synkronisera
  8. Synkroniseringen från din OneDrive är nu klar. Det skapas en ny flik i din utforskare/Finder – ”OneDrive – Umeå Universitet”. Du kan nu arbeta med dessa filer från din dator. Observera att det är samma filer som finns på OneDrive för webben. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.
    synkronisera filer från din OneDrive - utforskaren

Synkronisera filer från ett helt Team till din dator

  1. Välj de Team som du vill synkronisera filer från till din dator.
  2. Välj kanalen allmänt och klicka på fliken Filer
    synkronisera filer från team - klicka fliken filer
  3. Klicka på Dokument
    synkronisera filer från team - klicka på dokument
  4. Du kommer till alla filer som är kopplade till Teamet. Klicka sedan på Synkronisera. 
    synkronisera filer från team - klicka på synkronisera
  5. OneDrive appen startas. Kontrollera att alla mappar och filer är markerade. När du är klar, klicka på starta synkronisering.
    synkronisera filer från team - onedrive öppnas klicka starta synkronisering
  6. Synkroniseringen från ett helt Team är nu klar. Det skapas en ny flik (med ett ”Hus”) i din utforskare. Se markerade platser i bilden. Du kan nu arbeta med dessa filer från din utforskare. Observera att det är samma filer som finns i Teamet. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.
    synkronisera filer från ett helt team - utforskaren

Synkronisera filer från en specifik kanal i ett Team

  1. Klicka på det Team som du vill synkronisera filer från till din dator.
  2. Klicka på den kanal som du vill synkronisera filer från till din dator. Tillexempel kanalen Education som bilden visar.
    synkronisera filer från teamkanal - välj team
  3. Klicka på fliken Filer
    synkronisera filer från teamkanal - klicka på fliken filer
  4. Klicka på Synkronisera
    synkronisera filer från teamkanal - klicka på synkronisera
  5. OneDrive öppnas. Kontrollera att rätt filer är valda (som ni ser är det samma mappar som bilden i steg 4). Klicka Starta synkronisering.
    synkronisera filer från teamkanal - onedrive öppnas välj starta synkronisering
  6. Synkroniseringen från en specifik Teamkanal är nu klar. Det skapas en ny flik (med ett ”Hus”) i din utforskare. Se markerade platser i bilden. Du kan nu arbeta med dessa filer från din utforskare. Observera att det är samma filer som finns i Teamkanalen. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.
    synkronisera filer från teamkanal - utforskaren

Synkronisera dina filer från ett delat SharePoint bibliotek

  1. Gå till det delade biblioteket. Detta gör du enklast genom att använda din OneDrive via: O365.
  2. Klicka på det delade bibliotek som du vill synkronisera (exempelvis som bilden visar, val av Teamet Arbetsgrupp).
  3. Välj Gå till webbplats.
    synkronisera filer från delat bibliotek via sharepoint - välj sharepoint gruppwebbplats - klicka gå till webbplatsen
  4. Klicka på Dokument i menyn till vänster.
    synkronisera filer från delat bibliotek via sharepoint - välj fliken dokument
  5. Klicka på Välj synkronisera eller Skapa en genväg i din OneDrive
    synkronisera filer från delat bibliotek via sharepoint - välj tre prickar sedan synkronisera eller lägga till genväg i OneDrive
  6. Synkroniseringen från ett delat dokumentbibliotek är nu klar. Det skapas en ny flik (med ett ”Hus”) i din utforskare. Se markerade platser i bilden. Du kan nu arbeta med dessa filer från din utforskare. Observera att det är samma filer som finns i SharePoint. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.
    synkronisera filer från ett helt team - utforskaren

Aktivera nya mötesutseendet i Microsoft Teams

1.Gå till din profil uppe i högra hörnet och välj Inställningar
Min profil Teams

2. Välj Allmänt i menyn och klicka i rutan Aktivera nytt mötesutseende längre ner på sidan

3. Starta om Teams

4. Du har nu det nya mötesutseendet.

Ställ in dina aviseringar i Teams

När du vill justera och ställa in dina inställningar för aviseringar i Microsoft Teams finns två alternativ; för hela applikationen och för vardera kanal.

Ställ in aviseringar för Teams-applikationen

1. Klicka på ”…” uppe i högra hörnet inne i Microsoft Teams och välj Inställningar.

2. En meny visas nu. Välj Inställningar.

3. Välj sedan fliken Aviseringar och ställ in under de olika rubrikerna.

teams inställningar - välj aviseringar

 

Om du har valt att få en avisering via e-post – observera att du  tyvärr inte får denna avisering om du är inloggad eller har applikationen öppen i bakgrunden. Då räknas du som aktiv och får enbart notiser i appen.

Ställ in aviseringar för en kanal i Teams

  1. Gå till den kanal du vill anpassa dina aviseringar på och välj de tre prickarna.
  2. Välj menyn Kanalmeddelanden.
  3. I nästa meny väljer du sedan hur du vill bli aviserad när något händer i just denna specifika kanal.
  4. Välj Anpassade för att få fler alternativ för aviseringarna.
    Aviseringar anpassade Teams
  5. Välj nivå av kanalavisering
    1. Klicka på Pilen
    2. Välj Banderoll och feed om du vill ha en lila ruta som sammanfattar händelsen i höger hörn och röd siffra/markering under aktivitet (Se beskrivning nedan)
    3. Välj Visa enbart i feed om du vill enbart vill ha avisering med  röd siffra/ markering under aktivitet (Se beskrivning nedan)
    4. Välj Av om du vill stänga av aviseringarna för vald teams kanal.
    5. Klicka i rutan för Inkludera alla svar om du vill ha avisering om någon svarar på kanalinlägg som du deltar inom.
    6. Klicka Spara
      ändra kanalaviseringar - välj nivå av aviseringar

Banner = En lila ruta med liten beskrivning om vad som har skett

banner notifikation

Feed = Röda nummer/ markering på Aktivitet och Team.

feed notifikation

**Observera** att dessa inställningar är för enbart dig och per kanal och inte per team. Om du till exempel bara intresserad av det som händer i kanalen vissa kanaler i ditt Team aktivera aviseringar på dem och avaktivera de övriga.

Bjuda in flera användare till ett team i Teams

Det kan vara tidskrävande att bjuda in medlemmar en och en till ett team i Teams. Här finns två tips på sätt att erbjuda medlemmarna att själva ansluta till teamet. Observera att dessa alternativ endast fungerar för användare med Umu-konton. 

Bjud in med en kod

Alla team har en kod som kan användas för att ansluta till teamet. Om medlemmar ansluter till teamet via denna kod så ansluts de per automatik och det krävs inget godkännande av dig som ägare/administratör. Observera att det endast är UmU konton som kan ansluta med en kod och att alla som har tillgång till koden kan ansluta till teamet utan ditt godkännande.

Ta fram teamets kod

  1. Gå till ditt team. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn.
  2. Klicka på Hantera team.
    Hantera team i Teams
  3. Under Hantera team går du sedan till Inställningar
  4. Under raden Teamkod kan du välja Skapa för att få fram koden. Koden kan du sedan kopiera och skicka till dina blivande medlemmar.Teamkod

Anslut till team med kod

  1. Gå till Microsoft Teams och välj Team-fliken och sedan Gå med i eller skapa ett team.
    Gå med i eller skapa ett team
  2. Användaren får då alternativet att skapa ett team eller ansluta med en kod. I rutan Anslut till ett team med en kod klistrar de in koden och väljer att ansluta till teamet.
    Anslut till team med en kod

Bjuda in med länk

Det går också att bjuda in medlemmarna genom att skicka en länk till teamet. Då måste du som ägare acceptera eller avslå när personer begär att ansluta.

  1. Gå till ditt team. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn.
  2. Klicka på Hämta länk till teamet.
    Hämta länk till teamet
  3. Du får då upp en länk att kopiera och skicka till medlemmarna. Skicka länken till de personer som du önskar ska ansluta till teamet.
    Länk att dela för att bjuda in medlem till Team
  4. När de klickar på länken så kan de begära att ansluta till teamet och du som ägare får både en avisering i Teams och ett mejl om att någon begärt att ansluta till teamet. Du kan därmed ta ställning om personen ska få åtkomst eller inte genom att acceptera eller avslå.
    Begära ansluta Teams
  5. Du hittar även förfrågningar till att ansluta till teamet under Hantera team och Väntande förfrågningar.
    Väntande förfrågningar Teams

Instruktioner för digitala disputationer

Instruktioner digitala disputationer

Instruktionen gäller för lokalerna Triple Helix och Aula Biologica.

Förberedelser inför den digitala disputationen

Utse en moderator

Se till att det finns en person på plats under disputationen som kan moderera och administrera mötet i det verktyg som du väljer. Moderatorn är ett stöd för dig för att allt ska fungera smidigt och att disputationen ska kunna genomföras med färre störningsmoment. Moderatorn kan exempelvis moderera chatten, stänga av mikrofon och kamera för deltagare eller avhysa störande deltagare.

Besluta vilket verktyg som ska användas

I Triple Helix och Aula Biologica finns tre digitala verktyg lämpade för en digital disputation: Zoom, Teams och Starleaf. I listan nedan hittar du en översikt av de olika verktygen.

Funktionalitet i Zoom, Teams och Starleaf

Zoom Teams Starleaf
Ha ett ljud- och videosamtal x x x
Chatta x x
Visa presentation/dela datorskärm x x x
Dela filer under mötet x x
Hantera deltagare under pågående möte x x x
Aktivera mötesdeltagare x x
Spela in mötet x x
Styra insläpp till mötet x x
Max antal medverkande i mötet 300 1000 100
Max antal man kan se i bild samtidigt 49 49 25
Anslutning
Ringa in till mötet via telefon x x

Boka in din disputation i två verktyg

När du har valt verktyg är det dags att boka din disputation. Rekommendationen är att du bokar en primär och en sekundär disputationen – så att det finns en backup om något oförutsett sker. För Teams och Zoom gäller att du bokar själv direkt i verktyget. Möte i StarLeaf bokas i samband med lokalbokning på Infocenter.

Skapa ditt digitala möte och hantera inställningar

När du använder Zoom och Teams finns en funktion för att ha ett digitalt väntrum. Det digitala väntrummet är bra att använda för att kunna säkerställa tekniska förutsättningar men också för att kunna hålla koll på deltagarna. Som värd kan du manuellt tillåta deltagare att ansluta en i taget via väntrummet till mötet eller släppa in alla samtidigt.

I väntrummet kan du lägga till ett personligt meddelande som deltagarna får när de ansluter sig. Detta kan exempelvis handla om information om mötets upplägg.

Skapa ditt digitala möte i Zoom

Boka möte i Zoom, Manual
En rekommendation för ditt möte i Zoom är att du väljer ett väntrum (Waiting room) istället för lösenord till mötet. Utöver detta kan du också välja att låta deltagare ansluta innan dig – för att kunna testa sin teknik i väntrummet. Inställningen hittar du under Advanced options.

Du kan också välja om du vill att deltagarnas mikrofoner ska vara avstängda när de ansluter till mötet. Detta alternativ minimerar störningar exempelvis om någon ansluter sent.

Advanced options Zoom

Skapa ditt digitala möte i Teams

Boka möte i Teams, Microsoft

Instruktionsfilm: Boka möte i Teams

När du skapar en bokning i Teams via Outlook kan du ändra dina mötesalternativ genom att klicka på kugghjulet. Inställningarna går bra att ändra i efterhand, exempelvis strax innan din disputation.
Möte teams inställning outlook
Ändra mötesinställningar i efterhand
  1.  Gå till din bokning i Outlook och dubbelklicka på den så att du får upp detaljer om mötet.
  2. Under länken för att ansluta till mötet hittar du alternativet ”Mötesalternativ”. Klicka där.

I din vy har du olika alternativ:

  • Vilka som kan gå förbi i väntrummet/lobbyn. Här finns olika alternativ.
  • Låt alltid uppringare gå förbi lobbyn, detta alternativ bör du lämna som Nej.
  • Meddela när en uppringare ansluter eller lämnar mötet – Om du har du valt nej på alternativet ovan så påverkas inte detta.
  • Vem kan presentera? Ett tips är att tillåta minst en ytterligare moderator utöver dig själv. Detta gör du genom att bjuda in personer i mötesbokningen och sedan välja dess namn i listan. Här finns fyra alternativ:
    • Alla
    • Personer i min organisation
    • Vissa personer
    • Bara jag.
  • Du kan sedan välja om deltagarna får aktivera sin mikrofon och kamera, om chatten ska vara aktiverad och om deltagarna får använda sig av reaktioner som exempelvis att räcka upp handen.
  • Observera, om du väljer Nej på om du vill tillåta mikrofon och kamera så kommer deltagarna själva inte att kunna aktivera dessa under mötets gång. Du kan däremot aktivera dem åt deltagarna alternativt ändra denna inställning i efterhand.

Mötesalternativ teams

Vem som kan presentera i Teams

Informera om disputationen och dela möteslänkarna

Där du publicerar information om disputationen ska du även publicera möteslänkarna. Detta då offentliga disputationer ska vara öppna för allmänheten. Du måste även informera om vilken möteslänk som är primär och vilken som är sekundär.

Tips till dina åhörare i samband med inbjudan

För att skapa goda förutsättningar för din digitala disputation kan det vara bra att skicka tips till dina deltagare när du publicerar inbjudan till en digital disputation. Exempelvis:
  1. Be dem ladda ned programvaran som krävs inför disputationen.
  2. Be dem ansluta till disputationen 10–15 minuter innan utsatt tid så att de hinner kontrollera sin internetanslutning och tekniska utrustning
  3. Be deltagarna stänga av sin mikrofon när de ansluter till mötet för att minska risken för omedvetna störningar. Mikrofonen går att aktivera under disputationens gång om de vill ställa frågor eller interagera på annat sätt.
  4. Uppmuntra gärna deltagarna till att aktivera sin video om bandbredden tillåter.

Gör en koll av din bokade lokal

Några dagar innan disputationen är det bra om du besöker din bokade lokal för att gå igenom rummet och tekniken. Detta för att säkerställa att all utrustning fungerar och finns på plats.

Förberedelser innan den digitala disputationen startar

Besök din bokade lokal en timme innan mötet för att säkerställa att all utrustning fungerar och finns på plats. Använd en fast internetanslutning det vill säga nätverkskabel.

Universitetsservice skickar alltid en servicemedarbetare som är på plats för att hjälpa till med tekniken vid uppstart av disputationen.

Starta den digitala disputationen ungefär 15 minuter innan utsatt tid så att deltagarna har möjlighet att kontrollera sin egen tekniska utrustning i väntrummet.

Under den digitala disputationen

Väntrum

Här hittar du instruktioner för hur du hanterar väntrum när du väl är i mötet. Du kan alltid gå tillbaka och ändra inställningarna.

Väntrum i Zoom

När någon anslutit till ditt väntrum och vill ansluta till mötet visas en ruta i nedre delen av skärmen. Här kan du välja att visa väntrummet eller släppa in deltagaren. Att visa väntrummet kan vara aktuellt om det är många som vill ansluta samtidigt. Du når väntrummet via ikonen med deltagare.

Participants Zoom

Väntrum i Teams

När någon ansluter till ditt väntrum får du upp en ruta på mitten av skärmen som informerar om vem som vill ansluta. Du kan välja att godkänna det direkt alternativt gå till deltagarlistan högst upp. Detta kan vara aktuellt om det är många som vill ansluta samtidigt.

Godkänn deltagare lobby Teams

Hantera deltagare

I samtliga verktyg finns möjligheten att hantera deltagare. Det innebär att du kan slå av både mikrofon och video för åhörare som har dessa påslagna (exempelvis om de stör disputationen). Du kan också kasta ut deltagare från mötet om behovet skulle finnas.

Beroende på ditt upplägg så kan du som administratör eller din moderator behöva hålla koll på chatten. Chatten kan användas för att exempelvis svara på frågor under disputationen. I både Zoom och Teams finns även möjligheten för deltagare att räcka upp handen eller bidra med reaktioner.

Har du frågor eller funderingar?

Kontakta Servicedesk eller Infocenter så hjälper vi dig med de digitala lösningarna.