Inlägg

Skapa formulär i Episerver

Ett formulär kan användas till mycket, som kontaktväg, beställning eller liknande. I Episerver kan du som webbredaktör skapa enkla men användbara formulär. Ett formulär i Episerver fungerar som en byggsats av block – du börjar med en formulärbehållare, som fylls med olika typer av formulärelement.

Innehåll i manualen:

  • Skapa formulärbehållare
    • Fliken Innehåll
    • Fliken Inställningar
    • Fliken Lagringspolicy
  • Fyll formulärbehållaren med formulärelement
    • Lägg till information om hur vi sparar personuppgifter
    • Ändra ordning på elementen.
  • Testa formulär
  • Placera formulär på webbsida
  • Översätta formulär
  • Tips

Skapa formulärblock

  1. Navigera till den mapp i det högra menyträdet under block där du vill att formuläret ska vara nåbart/enkelt att hitta.
  2. Skapa nytt block i vald mapp.
  3. Välj block Formulärbehållare.
    1. Välja vad formuläret ska heta (detta namn syns bara i Episervers blocklista för redaktörer)
    2. Tryck OK

Fliken Innehåll

  1. Formulärtitel: Titel som visas ovanför formuläret (valfritt).
  2. Beskrivning: Ingress som kan berättar mer vad formuläret är till för (valfritt).
  3. Visa meddelande efter formuläret skickats (visas inte om användaren skickas till en ny sida efter postning): Bekräftelsemeddelande som visas direkt efter att användaren skickat in formuläret.
    • Exempel: Tack! Ditt ärende/fråga har skickats.
    • På engelska: Thank you! Your message/question was sent.
  4. Tillåt anonyma postningar: Kryssa i detta, annars kommer inte användare att kunna skicka in formuläret.
  5. Formulärelement: Den ruta du använder för att skapa alla element som formuläret ska innehålla.

Fliken Inställningar

Här ställer du in om formuläret ska skicka e-post med det som användaren har fyllt i efter att formulärets skickats in. I de flesta fall är det enklaste att ställa in att det som fyllts i skickas med e-post, men inskickade formulärdata sparas även i Episerver, under urvalet Formulärdata.

Så här skapar du ett e-postmeddelande med den information som skickats in från formuläret.

  1. Tryck på plustecknet under Skicka e-post efter formuläret skickats. En dialogruta dyker upp. Under listan Infoga platshållare kan du hitta alla de fält som formuläret innehåller, dynamiskt innehåll som skriver ut det användaren har uppgett i dessa fält.
  2. Fyll i följande:
    • Från: Har användaren angett en e-postadress i ett fält du gjort, tryck på Infoga platshållare och välj e-postfältet du skapat. Då kommer från-adressen vara det användaren fyllt i. Annars fyll i no-reply@umu.se.
    • Till: Den e-post formuläret ska skickas till. Separera e-postadresser med komma.
    • Ämne: Ämne på e-postmeddelandet. Exempel: Inskickat ärende från webbformulär.
    • Meddelande: Om e-postmeddelandet ska innehålla allting som användaren har fyllt i, välj då Infoga platshållare och välj summary, då kommer all data följa med. Du kan även välja varje fält var för sig, om du t.ex. vill ha det i en speciell ordning.
    • När du är klar, tryck Lägg till.

Så här skapar du en e-postbekräftelse till användaren om hen har uppgett en e-postadress i formuläret.

  1. Tryck på plustecknet under Skicka e-post efter formuläret skickats.
  2. I dialogrutan som dyker upp, fyll i följande:
    1. Från: no-reply@umu.se
    2. Till: #E-post# (Infogad platshållare utifrån vad du har döpt e-postfältet, exemplet här är namnet E-post)
    3. Ämne: Bekräftelse: vad det handlar om
    4. Meddelande (exempel): Tack för att du kontaktar universitetet. Vi återkommer till dig med svar så snart som möjligt. Vänliga hälsningar
      Umeå universitet
    5. När du är klar, tryck Lägg till.

Fliken Lagringspolicy

Här kan du behålla de värden som redan är ifyllda.

Fyll formulärbehållaren med formulärelement

I formulärbehållaren skapar du alla fält och element som formuläret ska innehålla.

De vanligaste elementen är:

    • Textruta: För längre texter som t.ex. fråga eller beskrivning.
    • Text: För kortare texter, t.ex. namn, e-post eller telefonnummer.
    • Lista med kryssrutor och alternativknappar: Ger användaren en antal val som är förutbestämt av dig.

Du kan läsa mer om de olika elementen i Episervers egna manualer, Form element types.

Så här gör du:

  1. Tryck bläddra.
  2. Scrolla ner till Grundelement. formulärelement
  3. Välj ett element. Elementet hamnar nu i listan för Formulärelement. 
  4. Redigera elementet.
  5. Fyll i vad elementet ska heta i fältet Namn. (Detta syns bara i Episerver i listan för formulärelement.)
  6. Fyll i resterande fält som behövs för elementet, t.ex. Etikettnamn eller om det är obligatoriskt att användaren fyller i fältet. Om något fält är obligatoriskt, sätt en asterisk efter etikettnamnet för att indikera detta.
    • Exempel: Ange e-postadress *

Du kan läsa mer om de olika inställningarna för olika element i Episervers egna manualer, Form element types.

  1. Publicera elementet. Alla element måste publiceras för att de ska sparas.
  2. Avsluta med att lägga till en Skickaknapp som du hittar bland formulärelementen. Annars går det inte att skicka in formuläret.
  3. I fältet Etikettnamn, skriv Skicka. På engelska: Send.

Lägg till information om hur vi sparar personuppgifter

När du känner dig klar med alla element behöver du lägga till ett element som berättar om hur vi sparar personuppgifter.

  1. Lägg till elementet Textformatering (med platshållare).
  2. Lägg till texten: Universitetet är en myndighet. Meddelanden som du skickar här sparas och blir en allmän handling. Läs på umu.se/gdpr om hur vi hanterar personuppgifter.
    1. På engelska: The University is a public authority. Messages that you submit here are stored in accordance with Swedish law. Read more at umu.se/en/gdpr about how we process personal data.)
  3. Länka webbadressen umu.se/gdpr till sidan om behandling av personuppgifter. Finns i menyträdet under Umeå universitet -> Om webbplatsen -> Juridiskt information -> Behandling av personuppgifter eller på engelska Umeå University -> About the website -> Legal information -> Processing of personal data.
  4. Gör texten kursiv.
  5. Publicera.

Ändra ordning på elementen

Om du vill ändra ordningen på elementen så gör du det genom att antingen dra och släppa det element du vill flytta upp/ner, eller trycka på de tre strecken på det element du vill flytta och välja Flytta ner/Flytta upp.

Testa formulär

Du kan enkelt testa formuläret via förhandsvisningsläget. Se till att vara i formulärbehållaren och inte i något formulärelement och att du har publicerat formulärbehållaren samt alla fält/element.

Placera formulär på webbsida

  1. När du är klar och har testat så att formuläret fungerar letar du fram sidan du vill placera formuläret på.
  2. Dra in formulärbehållaren från den mapp du skapade det i till någon av blockytorna eller i brödtextfältet på sidan.
  3. Förhandsgranska.

Översätta formulär

Du ska inte översätta formulärbehållarblocket som du översätter t.ex. en standardsida, eftersom du inte kan ändra vissa parametrar som du har skrivit på svenska, t.ex. mejlutskick. Skapa istället en helt ny formulärbehållare när du är inne på den engelska webbplatsen.

Tips

Tänk på att inte ha allt för många val och komplicerade strukturer. Tänk på vilka uppgifter du behöver av användaren för att kunna ta hand om det på bästa sätt. Om ett fält inte är obligatoriskt, behöver du ha kvar det i alla fall? Ju färre fält, desto kortare tid tar det för användaren att fylla i det, annars kanske användaren inte alls tycker det är värt det.

Använd inte Flervalslista för mindre än 4 val, använd istället radioknappar.

Det går även att lägga in lite logik för varje element. Det gör man när man redigerar ett element, under en av flikarna då som heter Beroenden. Här kan man då välja om något ska synas eller tas bort beroende på andra val i andra fält. Prova själv eller kontakta webb@umu.se om du behöver hjälp att sätta upp ett mer avancerat formulär med beroenden.

Har du frågor eller funderingar kring formulär, kontakta webb@umu.se.

 

Så här lägger du till information om programspecifik antagnings- eller urvalsprocess

Om det finns en speciell antagnings- eller urvalsprocess för programmet kan du förtydliga den. Observera att detta INTE ska användas av alla program, utan gäller enbart program som till exempel Arkitektprogrammet, Läkarprogrammet eller Kandidatprogrammet i fri konst.

Skriv en rubrik som passar, lägg in en kort text och länka för mer information till en undersida. Tänk på att informationen måste stämma med innehållet under rubrikerna Urval och Behörighet i tillfälleskortet för programmet.

Rubrik

  • Detta fält har så kallad på sidan-redigering och kan redigeras direkt i fältet på sidan, eller under sidans egenskaper (knappen Alla egenskaper uppe till höger).
  • Formateringen är satt att texten visas i versaler, även om den skrivs in med gemener. Det går inte att ändra formatering i detta fält.

Brödtext

Detta fält har så kallad på sidan-redigering och kan redigeras direkt i fältet på sidan, eller under sidans egenskaper (knappen Alla egenskaper uppe till höger).

  • Lägg in kortfattad text och länka vid behov till en kompletterande sida.

Regelverkssida

Umeå universitets samlade regelverk ligger som en subwebb med egen navigering i webbpubliceringsverktyget med adressen umu.se/regelverk.

 

  1. Gå till www.umu.se/episerver, och logga in
  2. I sidstrukturträdet går du till Umeå universitet/Subwebbar/Regelverk/Regelverk
  3. Ställ dig på sidan för det område som du ska skapa en sida under (t.ex. Arkiv och diarium)
  4. Klicka längst ut på raden och välj ”Ny sida”
  5. Fyll i sidans namn i fältet ”Namn”
  6. Välj sidtypen ”Regelsida”
  7. Fyll i sidans innehåll (fliken Innehåll)
  8. Gå till fliken ”Taggar”. Fyll i innehållsansvarig och informationsägare.
  9. Publicera
  10. Ställ dig på områdessidan (t.ex. Arkiv och diarium)
  11. Gå till fältet ”Brödtext”. Skriv in namnet på regelsidan som du nyss skapade, på rätt ställe i brödtextfältet.
  12. Välj formateringen ”Dragspelsmeny H3”
  13.  Tryck ”Enter” så att du får ett nytt stycke.
  14. Dra in regelsidan från sidträdstrukturen och släpp i brödtextfältet.
  15. Förhandsgranska
  16. Publicera sidan.

Lägg till externa medverkande i ett forskningsprojekt

Har projektet extern medverkande organisation kan du ange det i fältet som heter Externa medverkande på forskningsprojektsidan.

  1. Gå till projektsida och välj fliken Innehåll
  2. Scrolla till blockytan Externa medverkande och klicka på länken Skapa en ny länk.
  3. I fältet Länknamn/text skriver du namnet på organisationen som är medverkande i projektet
  4. För att länka till organisationens webbsida klistrar du in adressen till sidan i fältet Extern länk.
  5. Gör om samma sak på den andra språkversionen av projektet. Länken Externa medverkande gäller per språk.
  6. Klart.

Lista lediga jobb i Episerver

Jobbet hämtas från Varbi till Episerver

Alla lediga jobb vid Umu läggs först in i systemet Varbi, som är grundsystemet. Innehållet i Varbi visas upp på olika ställen, t.ex. Platsbanken.

Innehållet hämtas även till Episerver från Varbi, och visas då upp på umu.se. Vid hämtningen skapas en egen sida för jobbet i Episerver. Sidan får en adress inom umu.se och kan listas med det generella listblocket. Lägg in er organisation i fältet ”Filtrera på organisationstaggar”, se manual.

Infon om ett ledigt jobb finns alltså både i Varbi och i Episerver. Det är bara ändringarna i Episerver som du kan påverka som webbredaktör.

Om lediga jobb inte syns i listan

Om lediga jobb inte visas i listan (generella listblocket) kan det bero på att synkning mellan Varbi och Episerver inte har skett. Synkningsarbetet körs en gång per timme (7.30, 8.30 o.s.v.)

Se över det generella listblockets inställningar, så att det har samma taggar som jobbsidan är taggad med.

Det kan också bero på att organisation har ändrats i Varbi. Då behöver du lägga till den nya organisationstaggen på jobbsidan i Episerver. Episerver läser endast in organisationen en gång. Ändras den efter publicering i Varbi så behöver du ändra den manuellt i Episerver.

Ändra organisation

För att ändra organisation eller lägga till en organisation behöver du logga in i Episerver och redigera sidan för jobbannonsen. Sidorna ligger i sidstrukturträdet under
Umeå universitet > Jobba hos oss > Lediga jobb. Eller surfa till sidan för jobbannonsen och logga in därifrån för att redigera.

Välj ”Alla egenskaper” och klicka på fliken ”Taggar”. Byt till rätt organisation och publicera sidan på nytt.

Vy över fliken taggar i episerver

 

Tips! Lägg in puffbild för jobbet

Om jobbet ska delas i sociala medier kan du lägga till en puffbild som visas upp tillsammans med länken. Det görs som vanligt under fliken ”Puffinnehåll”.

Rapport i Siteimprove

Alla som är innehållsansvariga får en rapport för de sidor hen ansvarar för. Är den innehållsansvarige inte webbredaktör får även redaktören en rapport för att kunna korrigera eventuella felaktigheter på webbsidorna.

Så här gör du för att se rapporten

  1. Öppna mejlet och klicka på länken Ladda ner så får du en rapport som innehåller eventuella fel på sidor som du/ni ansvarar för.
  2. För att se eventuella trasiga länkar eller stavfel klickar du på sidans namn i rapporten som återfinns under rubriken Titel. Du ska inte klicka på ikonen som är en kvadrat med en pil.
  3. Blir du uppmanad att logga in i Siteimprove har du klickat på fel länk. Ingen inloggning krävs för dig som fått denna rapport från systemet.

(Kommunikationsenheten vid Umeå universitet står som avsändare, det är ofarligt att klicka på Ladda ner)

Fokusera på att åtgärda dessa saker

  1. Högst prioriterat är att åtgärda trasiga länkar och stavfel.
  2. Om tid finns ser du över potentiella stavfel.

Anmäl begrepp, namn och liknande som rapporteras som stavfel, men som inte är stavfel. Orden godkänns och kommer därmed inte rapporteras som stavfel framöver.

Lägg in orden i Potentiella stavfel (exceldokument)

Dokumentet kollas 1-2 gånger per vecka.

Rapporten signalerar fel som inte syns på sidan

Om rapporten visar att det finns en trasig länk eller stavfel på en sida, men du får ingen indikation på var på sidan, kan felet ligga i ett block eller i en dragspelsmeny.

Du kan som första steg testa att byta webbläsare för att se indikationerna.

Om det inte fungerar kan du behöva stänga av JavaScript via rapportens vy.

När du väljer detta alternativ och klickar på en trasig länk eller stavfel under rubriken Förekomster på denna sidan, kommer du att se var felet finns genom en markering på sidan.

Lägg till en puff för mer läsning på en personlig sida

En webbredaktör kan lägga till puffar för mer läsning längst ner på de personliga sidorna.

  1. Surfa till den personliga sidan och logga in som webbredaktör.
  2. Gå in i läget ”alla egenskaper”:
  3. Gå till fliken ”Redaktörsinställningar” och dra in en sida som puff eller skapa en puff som du vill visa på sidan:

  4. Gå tillbaka till läget ”På sidan-redigering” och klicka på ”Publicera profil”:

Guide för att skriva presentationstext

Här är några förslag på hur du kan tänka när du skriver din presentationstext till din personliga sida.

Ett tillfälle att göra ett gott första intryck

Vissa av dina besökare har förmodligen en del förkunskaper om vem du är och vad du arbetar med, men alla har det inte. Besökarna på de personliga sidorna kommer både från allmänheten och högskolevärlden, från vårt eget universitet och från avlägsna delar av världen.

Presentationstexten bör vara kortare än 2500 tecken

Vad som är en lagom längd på en text går att diskutera mycket. Men det finns flera exempel på digitala medier som analyserat sina besökarbeteenden och kommit fram till att 2500 tecken är en gräns då många besökare börjar tappa intresset. Upplever du att du lyckas berätta allt av betydelse på 700 tecken så gör du det.

Skriv i jag-form

För att ge besökaren en konsekvent upplevelse när hen går in på olika personers sidor i personalkatalogen rekommenderar vi att du skriver din presentation i första person singularis.

Fem frågor som stöd när du skriver eller redigerar din presentationstext

Tänk dig att du blir intervjuad och får följande fem frågor. Om du inte har en läraranställning kan det räcka bra med att börja med fråga 1 och välja någon eller några av de övriga frågorna som går att applicera på din roll och dina arbetsuppgifter. Fråga 5 är troligtvis mest relevant för läraranställda.

1: Hej [ditt namn]! Vad jobbar du med på Umeå universitet? (Max 200 tecken)

Här ser du till att få med din titel, ditt ämne och kanske något viktigt uppdrag eller ansvarsområde. Men bli inte långrandig. Utgå ifrån att läsaren inte är betjänt av att känna till alla råd och arbetsgrupper du sitter med i. Tänk dig att du presenterar dig för en ny person på en konferens eller ett mingel.

2: Kan du kort beskriva ditt ämnesområde, vad är du expert på. (Max 500 tecken, gärna kortare)

Här kan du säga några ord om vad din forskning går ut på. Det svåra är att med några få ord göra området begripligt för en lekman, samtidigt som en forskarkollega ska få grepp om vilka specifika forskningsproblem du ägnar dig åt. Svårt, men kanske inte omöjligt! Fundera gärna på nyckelord som är bra att få med, sådana kan vara till stor hjälp.

3: Vad är det du arbetar med nu och under en överskådlig framtid? (Max 500 tecken, gärna kortare)

Här kan du lyfta fram de forskningsprojekt, kurser eller andra saker du är involverad i. Lägg inte ut texten i onödan utan länka vidare till webbsidor där verksamheten beskrivs. Istället för att beskriva projektets medfinansiärer och fullständiga projektrubrik, säg gärna några ord om vad ditt arbete syftar till, vad du hoppas uppnå.

4. Är det något annat som kan vara bra att veta om dig utifrån din yrkesroll? (Max 500 tecken, gärna kortare)

Har du ett hjärteprojekt, något som känns extra viktigt och roligt för dig i din yrkesroll? Eller ett prestigefullt uppdrag som du vill lyfta fram? Sånt passar bra här. Ett tips kan vara att titta på hur du svarat på de tre första frågorna, fundera över vilket intryck du ger och hur du kan komplettera det.

5. Slutligen: Kan du helt kort beskriva din akademiska karriär hittills? (Max 500 tecken, gärna kortare)

Här kan du berätta vilket år du disputerade, tidigare arbetsgivare, affilieringar och liknande.

När du har svarat på frågorna, inom teckenbegränsningen, så lägger du helt enkelt samman svaren till löptext. Med lite tur har du nu en presentation som ger en lättillgänglig och avrundad bild av dig som anställd vid Umeå universitet.

Upplägget med de fem frågorna är ett förslag på hur du kan strukturera din egen presentationstext eller hjälpa en kollega med att redigera sin.

Redigera din personliga sida på externa webben umu.se

Din personliga sida på umu.se är en viktig kontaktyta mellan dig som yrkesperson och omvärlden. Informationen på sidan hämtas delvis automatiskt och andra delar fyller du på med själv.

Alla medarbetare kan redigera sin personliga sida

Så här kommer du till redigeringen av sidan

  • Surfa till din personliga sida.
  • Klicka på knappen Logga in i övre högra hörnet. Välj Redigera.
  • Logga in med ditt Umu-id.
  • Klicka på knappen Redigera profil under din profilbild.
  • Publicera dina uppdateringar på knappen Publicera profil längst upp på sidan.

Innehåll som du själv kan redigera

Foto

Om du vill byta din profilbild, är det möjligt att göra själv. Läs mer om hur du gör under Ladda upp ny bild till din personliga sida. Där finns även rekommendationer för hur den bör beskäras och vilka proportioner den bör ha.

Pressbild

Du kan även lägga till en länk till en högupplöst pressbild i mediabanken i fältet Pressbild. Lägg till en länk genom att högerklicka på bilden i mediabanken och välja ”kopiera länkadress”. För detta krävs att bilden finns i mediabanken och är publicerad som extern bild.

Finns pressbilden inte i mediabanken?

Har Inhousebyrån tagit bilden kan de hjälpa till. Tänk också på att redan vid beställning av porträttfotografering från Inhousebyrån ange om du vill använda bilden som pressbild. Behöver du hjälp med att göra en pressbild som är tagen av någon annan än Inhousebyrån åtkomlig kontaktar du Servicedesk.

Kartlänk

Du kan lägga till en kartlänk som pekar ut din besöksadress i vår digitala karta Mazemap. Det går bara att ha en kartlänk, så har du fler besöksadresser så ersätts alla i så fall av kartlänken.

För att värna din personliga säkerhet rekommenderar Umeå universitet att du inte pekar ut ditt rum via kartlänken, använd hellre våningsplan och korridor.

Kort presentation

Den korta presentationen visas längst uppe på sidan, under ditt namn, samt i personallistor. Försök att ge en kortfattad presentation av vad du jobbar med på Umeå universitet, inklusive din forskning och utbildning.

Lämplig längd för denna text är ca 160 tecken.

Lång presentation

I den långa presentationen kan du mer ingående presentera ditt arbete för omvärlden, både på svenska och engelska. Du redigerar själv dessa presentationstexter i textfält på sidan. Läs mer om hur du redigerar presentationssidan på sidan Uppdatera din presentationstext. Tips och råd om hur du kan tänka när du skriver presentationstext finns i guide för att skriva presentationstext.

Undervisning

Här kan du som anställd via ett textfält redigera en text som beskriver din undervisning, både på svenska och engelska.

Personlig Diva-sökfråga

Här listas dina publikationer från Diva. Om du inte vill ha en standardlistning av dina publikationer kan du lägga in en modifierad Diva-sökfråga direkt på din personliga sida.

Kontaktuppgifter hämtas från Personaladministration

På din personliga sida visas dina kontaktuppgifter och din befattning samt den enhet du är anställd vid eller anknuten till, inklusive besöksadress.

Här visas också din e-postadress (kopplad till umu.se), telefonnummer och mobilnummer. Om du är anknuten och saknar umu-mejl kan istället en annan e-postadress visas.

Kontaktuppgifterna redigeras via verktyget Personaladministration och kan bara hanteras av den katalogansvarige på din institution/enhet.

Innehåll som en webbredaktör kan redigera åt dig

Listning av forskning styrs av taggning av sidor

Här visas med automatik de forskargrupper och forskningsprojekt du deltar i. Detta förutsätter att dessa finns publicerade på webbplatsen som forskningsprojekt och forskargrupper. Den som är webbredaktör på din institution eller enhet kan hjälpa dig om du vill göra ändringar i det som visas.

Omnämnanden styrs av taggning av sidor

Här visas en samlad listning av nyheter och reportage/porträtt där du är taggad. Visas som lista med publiceringsdatum och sidrubrik som sorteras fallande på publiceringsdatum. Den som är webbredaktör på din institution eller enhet kan hjälpa dig om du vill göra ändringar i det som visas.

Puffar till mer läsning

Det finns möjlighet att lägga till puffar till mer läsning om dig längst ner på den personliga sidan – till exempel utvalda reportage, nyheter eller en film. Den som är webbredaktör på din institution eller enhet kan hjälpa dig om du vill göra ändringar i det som visas.

Instruktion för webbredaktörer

Lägga till en bild i kalenderevenemanget

  • Klicka på Mediabanksymbolen på kalendereventsidan. Ett fönster med Mediabanken öppnas, där du kan söka efter den bild du vill ha.

  • För muspekaren över plustecknet på den bild du vill ha.
  • Välj View för att se bilden och läsa bildrättigheter.

  • Välj sedan Crop, för att ge bilden rätt storlek.
  • Välj mallen Standard 16:9 (måtten är 1280×720) i droppmenyn Select Template.
  • Bilden får en markering. Dra i hörnet på markeringen för att beskära bilden i önskad storlek.

  • När du är nöjd med beskärningen, klicka på Use media (adjusted).
  • Skriv en Alt-text till bilden. Alt-texten bör vara beskrivande, till exempel Närbild på provrör i labbmiljö. eller Tre personer som cyklar.