teams – Manual

Kom igång med Microsoft Lists

Uppdaterad: 2024-10-03/i Lists, Microsoft 365, Teams /av Maja Wik

Microsoft lists är en app i Microsoft 365 där du kan skapa, dela och organisera ditt arbete med vem du vill. Lists hjälper dig att spåra information och organisera ditt arbete. I denna manual beskriver vi några olika användningsområden för Lists.

Det finns flera sätt att komma åt Lists. Du kan logga in via Microsoft 365-portalen, hitta verktyget via Teams eller SharePoint eller installera det direkt på din dator.

Kom igång med Lists via Teams

Gå till det team där du vill lägga till Lists.
I menyn längst upp, tryck på +.
Välj Lists. Om det inte finns med i listan så kan du söka fram högst upp i rutan.
I nästa ruta klicka Spara.
Klicka på din nya flik.
Här kan du välja om du vill skapa en lista eller använda en befintlig listaFör att skapa en ny lista, se rubriken Skapa en ny lista.

Kom igång med Lists via Microsoft 365-portalen

Såhär hittar du Lists i Microsoft365-portalen:

Gå till portalen på m365.umu.se
Gå till våfflan uppe i vänstra hörnet och klicka sedan på Lists.
Du kommer nu att se dina befintliga listor och favoriter. Här kan du även markera favoriter eller ta bort markering som favorit samt skapa nya listor.

Skapa en ny lista

För att skapa en ny lista:

Klicka på Ny lista i övre högra hörnet på skärmen.
Du får nu upp ett antal olika inställningar för din nya lista. Du kan exempelvis göra en tom lista (du skapar själv alla dina kolumner), utgå från en Excel-fil (konvertera befintlig Excel-fil till en lista) eller utgå från en mall. I detta exempel utgår vi från mallen som kallas Problemspårning.
I nästa steg får du se mallen och väljer Använd mall längst ner för att bekräfta ditt val.
Nu är det dags att starta igång din lista.
1. Välj ett namn
2. Om du vill kan du också skriva en kort beskrivning av listans syfte
3. Välj en färg och en ikon till till lista
4. Sist men inte minst, välj var listans ska sparas. Standard om du skapar listan från portalen är att listan sparas bland dina listor och blir personlig. Är ni flera som ska samarbeta i lista rekommenderar vi att ni väljer ett team eller en grupp istället. Då blir ni gemensamma ägare av listan och berörs inte om någon i gruppen skulle avsluta sin anställning.
Klicka på Skapa för att skapa din nya lista.

Arbeta med flera organisationer i Teams

Uppdaterad: 2024-07-30/i Anställd, Microsoft 365, Teams /av Maja Wik

Om du arbetar i flera organisationer som använder Teams (exempelvis Umeå universitet och Region Västerbotten) och vill använda Teams inom respektive organisation så kommer här instruktioner för hur du kan underlätta ditt arbete.

Ett sätt att göra det smidigare när du är medlem i flera organisationer är att använda olika gränssnitt för olika organisationer. Exempelvis kan du använda Teams-appen på datorn när du arbetar i organisationen Umeå universitet och använda webbgränssnittet för Teams när du arbetar med organisationen Region Västerbotten. Då blir det enklare att hålla isär de två organisationerna. För att detta ska fungera behöver du också vara inloggad på båda dina konton samtidigt.

Logga in i organisationen Umu på din dator

Öppna Teams på din dator. Om du inte har installerat Teams gå till m365.umu.se för att installera appen.
Logga in genom att fylla in Umu-id@ad.umu.se och ditt lösenord.
Nu kan du arbeta i Umeå universitets organisation i din app på datorn.

Logga in i annan organisation i webbgränssnittet

Öppna ett nytt Inkognito/In-Private-fönster i din webbläsare.
Det gör du genom att högerklicka på din webbläsare och klicka på Nytt InPrivate-fönster/Nytt Inkognitofönster (om du använder Google Chrome).
Gå till på www.office.com och logga in med den e-postadress och det lösenord som du har fått.
Klicka dig vidare till Teams och använd Teams via webbläsaren när du arbetar på ditt sekundära konto.

Arbeta som gäst i team i extern organisation

Om du har blivit inbjuden som gäst till ett team som tillhör en extern organisation, exempelvis Region Västerbotten, så kommer du inte att se dessa team bland dina team som tillhör organisationen Umeå universitet.

För att arbeta med team som tillhör en extern organisation behöver du därför växla mellan de olika organisationerna. Såhär gör du för att växla mellan de olika organisationerna:

Klicka på din profilbild längst upp till höger.
Du får nu upp en lista på de organisationer du har blivit inbjuden till. I exemplet nedan ser du hur det kan se ut när man är medlem i flera organisationer.

Tips för dig som är medlem i flera organisationer

Om du ofta jobbar i team som externa organisationer har bjudit in dig till så är ett tips att använda Teams på din dator för organisationen Umeå universitet och att använda Teams i din webbläsare för externa organisationer.

På detta sätt kan du enkelt arbeta i båda organisationer men slipper sitta och växla mellan organisationer.

Ställ in tysta timmar i Teams för mobiltelefon

Uppdaterad: 2024-07-30/i Anställd, Microsoft 365, Teams /av Maja Wik

Du som använder Teams i din mobiltelefon har möjlighet att ställa in så kallade tysta timmar. Tysta timmar innebär att du kan stänga av alla aviseringar för Teams under vissa tider, exempelvis under kvällar och helger.

Ställ in och aktivera dina tysta timmar

Öppna Teams-appen i mobiltelefonen.
Klicka på din profil längst upp i det vänstra hörnet.
Tryck på Aviseringar.
Välj ”Under tyst tid”/Under tysta timmar. Här kan du även välja om du vill blockera aviseringar på mobilen när du är aktiv på datorn, genom att välja ”När aktiv på skrivbordet”. Om du vill blockera aviseringar på mobilen när du sitter i möte, väljer du ”I möten”.
Här kan du välja om du vill ha tysta timmar, tysta dagar eller både och. Du kan också ställa in undantag om du vill att någon typ av innehåll alltid ska synas oavsett tysta timmar, exempelvis om någon gör ett omnämnande. Observera att du bara kan ställa in undantag i Android.

Ställ in dina aviseringar i Teams

Uppdaterad: 2024-03-27/i Anställd, Microsoft 365, Svenska, Teams /av Elin Sköld

När du vill justera och ställa in dina inställningar för aviseringar i Microsoft Teams finns två alternativ; för hela applikationen och för vardera kanal.

Ställ in aviseringar för Teams-applikationen

Klicka på ”tre prickar” uppe i högra hörnet inne i Teams och välj Inställningar.
Välj sedan fliken Meddelanden och aktivitet och ställ in under de olika rubrikerna.

Om du har valt att få en avisering via e-post – observera att du tyvärr inte får denna avisering om du är inloggad eller har applikationen öppen i bakgrunden. Då räknas du som aktiv och får enbart notiser i appen.

Ställ in aviseringar för en kanal i Teams

Gå till den kanal du vill anpassa dina aviseringar på och välj de tre prickarna.
Välj Kanalmeddelanden.
I nästa meny väljer du sedan hur du vill bli aviserad när något händer i just denna specifika kanal
Välj nivå av kanalavisering
1. Klicka på Pilen
2. Välj Banderoll och feed om du vill ha en lila ruta som sammanfattar händelsen i höger hörn och röd siffra/markering under aktivitet (Se beskrivning nedan)
3. Välj Visa enbart i feed om du vill enbart vill ha avisering med röd siffra/ markering under aktivitet (Se beskrivning nedan)
4. Välj Av om du vill stänga av aviseringarna för vald teams kanal.
5. Klicka i rutan för Inkludera alla svar om du vill ha avisering om någon svarar på kanalinlägg som du deltar inom.
6. Klicka Spara

Banner = En lila ruta med liten beskrivning om vad som har skett

Feed = Röda nummer/ markering på Aktivitet och Team.

**Observera** att dessa inställningar är för enbart dig och per kanal och inte per team. Om du till exempel bara intresserad av det som händer i kanalen vissa kanaler i ditt Team aktivera aviseringar på dem och avaktivera de övriga.

Vanliga frågor om Teams

Uppdaterad: 2024-07-31/i Anställd, Microsoft 365, Student, Svenska, Teams /av Elin Sköld

Läs mer

Tips för bra samarbete i Teams

Uppdaterad: 2023-12-01/i Anställd, Svenska, Teams /av Elin Sköld

Innan ni börjar samarbeta i Teams kan det vara bra att tänka igenom ett par saker.

Skapa grundläggande struktur

Vad är huvudsyftet med teamet?
Vad ska teamet heta? – Sätt ett tydligt namn som är tydligt för alla medlemmar och anknyter till syftet.
Vad har ni för behov i gruppen?
Vilka kanaler vill ni ha, till att börja med, och varför?

Anpassa behörigheter

Bestäm vilka behörigheter medlemmarna ska ha för hantering av kanaler, flikar och meddelanden.
Ställ in minst två ägare av teamet.

Skapa ny kanal vid behov, men se över vad den har för syfte och om den verkligen behövs

Överlägg gärna förslaget med någon i teamet.
Gör inte för specifika och små kanaler.
Sätt ett tydligt och beskrivande namn.
Sätt en beskrivning och syfte med kanalen.

Kommunicera tydligt i teamet

Använd rubrik för att skapa tydlighet och göra det enkelt att se vad inlägget handlar om
Använd @ för att avisera en person eller hela teamet för att säkerställa att en specifik medlem eller hela teamet får avisering om att du skrivit inlägget
Svara på ett inlägg genom att klicka på Svara och inte genom att starta en ny konversation. På så sätt hänger trådarna ihop. Klicka på A ner till vänster för att få en utökad vy där du kan formatera ditt inlägg.

Aviseringar i Teams

Ställ in dina personliga aviseringar för hela applikationen, hur du vill bli notifierad när någon skriver osv.
Sätt igång kanalmeddelanden för de team/kanaler du är aktiv och vill veta när någon uppdaterat

Flytta gemensamma filer

Skapa mappar i respektive kanal
Överför gemensamma filer till teamet och ta bort från befintliga ytor så att ni inte lagrar dokument på flera ställen
Bestäm att alla filer hädanefter läggs i teamet/kanalen och inte någon annanstans
Synkronisera teamets filer till din utforskare om du jobbar mycket med filerna och vill ha åtkomst till dem direkt från datorn.

Digitala möten

Precis som för fysiska möten är det bra om du som håller i mötet har förberett en agenda.
Om det är många deltagare i mötet så är det bra om du som inte pratar stänger av din mikrofon för att undvika störande bakgrundsljud. Slå på mikrofonen när du ska prata. Om ni bara är några få deltagare i mötet brukar det bli ett mer aktivt möte om alla har igång sina mikrofoner.
Mötet blir också mer aktivt om alla deltagare har igång sin kamera. Om någon har väldigt långsam internetuppkoppling kan det däremot vara klokt att endast använda mikrofonen för att undvika störningar.
Alla deltagare kan använda chatten för att dela dokument och länkar med varandra under mötets gång. Chatten sparas även efter att mötet är avslutet, så du kan återvända till chatten för att se vad som skrevs där.
Du kan dela hela din skärm, ett fönster, en PowerPoint-fil eller en whiteboard med mötesdeltagarna.

Skapa ett team i Teams

Uppdaterad: 2024-07-30/i Anställd, Student, Svenska, Teams /av Elin Sköld

Öppna Teams. Du hittar Teams som en app i din dator alternativt genom att logga in i Microsoft 365 i din webbläsare. Du loggar in med ditt Umu-id.
Logga in i Microsoft 365
I menyn till vänster väljer du fliken ”Team” > Klicka på ”plusset” högst upp bredvid ”Team” > Skapa team.
Det finns fyra olika typer av team. Här väljer du alternativet ”Annat”.
Mer om de olika teamtyperna

Observera! Som student få du endast alternativet Basic-team, välj det.
Nu får du upp en ruta, klicka på Använd den här mallen.
Nu ska du välja din teamtyp, du kan välja mellan ett Privat eller ett Offentligt team. Observera att i ett privat team bjuder du in de personer som ska vara med och arbeta i teamet. I ett offentligt team kan alla inom Umeå universitet ansluta till teamet för att ta del av dokument och konversationer. Detta innebär att alla anknutna, anställda och studenter kan ansluta till offentliga team utan inbjudan. Teamet kommer att vara navet i ert samarbete. I varje team kan ni sedan skapa kanaler för mer detaljerat arbete.
Nu är det dags att ge teamet ett namn och en beskrivning (detta går att ändra i efterhand). Klicka sedan på Skapa.
Sista steget när du skapar ditt team är att bjuda in medlemmar. I rutan skriver du in namnet på de personer inom din organisation du vill bjuda in och väljer ”Lägg till”. Du kan därefter välja vilken behörighet de olika medlemmarna ska ha. Ägare eller privat.
Mer om behörigheter Vill du bjuda in en extern medlem skriver du istället in personens e-postadress. De får då ett meddelande om att du bjudit in dem och kan delta som gäst.
Teamet är nu skapat och redo för ert kommande arbete.

Taggarkiv: teams