Inlägg

Teams FAQ

Möten i Teams

Kommer Skype att försvinna?
Ja, Microsoft kommer på sikt att sluta uppdatera Skype och istället endast satsa på Microsoft Teams. 

I dagsläget går det inte att ringa till externa personer direkt via Teams. Detta kan du göra som vanligt via Skype, tills nya beslut är tagna. 

Hur många personer kan man se på samma gång under ett möte?
Det är möjligt att se nio personer samtidigt under ett möte. 

Avslutas mötet automatiskt om det går över utsatt tid?
Nej, mötet avslutas först när någon väljer att avsluta mötet eller alla deltagare har lämnat det.  

Hur många kan delta i ett Teamsmöte?
250 personer kan delta i ett möte.  

Kan jag boka ett Teams-möte via Outlook?
Ja, du kan schemalägga ett Teams-möte direkt i Outlook. För att göra detta krävs att du har Teams installerat på din dator. 

Går det att räcka upp handen under ett Teams-möte?
Ja, det är möjligt att räcka upp handen under ett möte.  

Går det att använda en whiteboard i ett Teams-möte?
Ja, det går att använda whiteboard. Du startar en whiteboard genom att klicka på knappen för att dela skärm. När du klickat där kan du välja whiteboard långt till höger. 
Om du vill få fler funktioner så rekommenderas att ladda ner Microsoft Whiteboard till din dator.  

Går det att moderera ett möte i Teams?
Ja, du kan välja att stänga av ingående video, deltagares mikrofoner och även ta bort deltagare under pågående möte. Utöver det kan du välja att avsluta mötet för alla. 

Kan man sätta upp en lobby för Teams möten?
Ja, däremot fungerar den enbart för externa och gäster. Anställda vid Umeå universitet går alltid förbi lobbyn. 

Team 

Hur stort lagringsutrymme finns i ett team?
I ett team finns 1 TB lagringsutrymme. 

Hur många kanaler kan jag skapa?
Det är möjligt att skapa 200 standardkanaler och 30 privata kanaler i ett team.  

Vad är en privat kanal?
En privat kanal är endast tillgänglig för de personer som du anger ska ha åtkomst till kanalen. Personerna måste vara deltagare i teamet i stort. Det fungerar alltså inte att bara bjuda in en person till en privat kanal men inte till teamet i övrigt.

Skapa en privat kanal

Kan alla i ett team skapa kanaler?
Det beror på vilken inställning som ägaren till teamet har ställt in. Under Hantera team kan ägaren till teamet välja om en medlem får skapa och ta bort kanaler. Här finns även fler inställningar som går att anpassa. 

Hantera teaminställningar och behörigheter i Teams

Vad är det för skillnad på att vara ägare och medlem i ett team?
En ägare av ett team är den som administrerar teamet. Ägaren kan lägga till och ta bort medlemmar samt bestämma vad medlemmarna ska ha behörigheter att göra i ett team. Det är möjligt att ha flera ägare av ett team. 

Lägga till medlemmar och ändra till ägare m.m 

Vad händer om någon av misstag raderar en fil?
Om någon av misstag raderar filer i ett team så finns filerna att hämta från teamets papperskorg i Sharepoint, där finns de lagrade i 30 dagar. Efter 30 dagar ligger filerna i en sekundär papperskorg i 60 dagar innan de försvinner. Dina filer lagras i papperskorgen i 90 dagar. 

Vad är skillnad på Chatt och Inlägg i ett Team?
Chattfunktionen är ersättaren av Skype och tillåter dig att kommunicera med enstaka kollegor eller grupper i text och samtal. Du kan även dela skärm. 

För att skapa gemensamma ytor för samarbete så rekommenderas du att skapa ett team. Konversationerna i teamet är synliga för alla i teamet och till skillnad från i chatten, knyts konversationerna ihop i trådar för att hålla ihop det aktuella ämnet. 

I chatten kommunicerar ni i ett ständigt flöde medan konversationer i team delas upp i trådar för enklare uppföljning i samarbetet. En tumregel kan vara att använda chatten till mer “vardagligt” snack och korta avstämningar medan konversationer i team kan ses som ett mer formellt forum med sådant som kan vara bra att kunna följa upp vid ett senare tillfälle. 

Kan jag flytta filer till en annan kanal eller ett annat team?
Ja, det går att flytta filer. Du klickar på de tre prickarna och väljer sedan att flytta. Du kan även öppna filerna i Sharepoint för enklare hantering av filerna.  

Går det att skapa ”underkanaler”?
Nej, du kan bara skapa kanaler i ett team.  

Kan jag byta namn på ett team?
Ja, det går att byta namn på ett team. Att tänka på är att alla team får en egen Sharepoint-sajt, dessa går inte att byta namn på. Det innebär att när du byter namn på ditt team i Teams är detta bara ett visningsnamn. Sharepoint-sajten kommer fortfarande att behålla ursprungsnamnet. Så tänk gärna över namnet en extra gång.

Kan jag byta namn på en kanal?
Ja, det går att byta namn på en kanal. Det gör du genom att klicka på de tre prickarna och därefter Redigera den här kanalen. Även här kommer ursprungsnamnet att hänga kvar i tillhörande dokumentbibliotek i Sharepoint.  

Varför finns teamets filer i Sharepoint?
När man skapar ett team så skapas också en Sharepoint i bakgrunden. Det är där filerna i teamet lagras. Filerna lagras rent tekniskt i Sharepoint men du kan hantera dem direkt i Teams. Sharepoint gör det möjligt att dela filer i Office 365.

Kan jag bjuda in en extern deltagare till Teams?
Du kan lägga till externa personer som en gäst i Teams. Alla som har ett e-postkonto, till exempel Outlook, Gmail eller liknande, kan gå med i ditt team som gäst.

Lägga till gäster i ett team i Teams

Vad får en extern deltagare (gäst) göra i ett team?
En gäst kan göra allt som övriga deltagare i ett team kan göra, förutom att lägga till flikar. Ägaren av teamet kan även ställa in om gästen ska få skapa kanaler eller inte i ett team.  

Teaminställningar och behörigheter i Teams

Kan man lägga till AD-grupper i ett team?
Nej, i dagsläget är detta inte möjligt. Vi hoppas kunna erbjuda detta framöver.  

Varför har jag inte Spara automatiskt-funktionen i Word?
Det beror på vilken version av officepaketet du har. Om du laddar ner Office från portalen (o365.umu.se) så får du möjlighet att använda Spara automatiskt i Word, Excel och Powerpoint. 

Kan jag skapa mappar för filer?
Ja, du kan bygga din mappstruktur precis som på din dator. Skapa mappar i filytan för respektive kanal precis som du vill. 

Är det någon skillnad att redigera från skrivbordsappen eller direkt i teams?
skrivbordsappen har du möjlighet att göra fler avancerade funktioner. I övrigt är det samma sak att redigera direkt i Teams eller skrivbordsappen. Om du väljer att öppna i skrivbordsappen och sparar så kommer det sparas automatiskt i teamet, du behöver alltså inte ladda ner en kopia, och alla medlemmar få åtkomst till dina ändringar. Ifall du arbetar i skrivbordsappen samtidigt som dina kollegor rekommenderar vi att ni laddar ner Office-paketet från portalen så att ni får funktionen “Spara automatiskt”. Ni kommer då, precis som i webben, att se var era kollegor redigerar (annars behöver ni spara regelbundet för att dina kollegor ska se dina ändringar). 

Hur blir jag aviserad att något händer i Teams?
Du kan ställa in aviseringar generellt för hela programmet. 

Du kan även ställa in aviseringar för specifika kanaler i ett team. Här kan du välja hur du vill bli aviserad för respektive kanal.

Hantera aviseringar i Teams  

Kan studenter använda Microsoft Teams?
Ja, studenter har tillgång till Office 365.  

Kan jag se tidigare versioner av ett dokument?
Ja, du kan se tidigare versioner och även återgå till tidigare versioner om du vill. 

Visa tidigare versioner av Office-filer

Instruktioner för digitala disputationer

Instruktioner digitala disputationer (PDF, öppnas i nytt fönster)

Instruktionen gäller för lokalerna Triple Helix och Aula Biologica.

Förberedelser inför den digitala disputationen

Moderator på plats

Se till att det finns en person på plats under disputationen som kan moderera och administrera mötet i det verktyg som du väljer.

Tekniker på plats

Universitetsservice skickar alltid en tekniker som är på plats för att hjälpa med tekniken före och under disputationen.

Det är bra om du har möjlighet att gå igenom rummet och tekniken som ska användas några dagar före den digitala disputationen ska genomföra, för att säkerställa att all utrustning fungerar och finns på plats.

Bestäm vilket verktyg som ska användas

I Triple Helix och Aula Biologica finns tre olika digitala verktyg som lämpar sig för en digital disputation; Zoom, Teams och Starleaf. Titta igenom listan som beskriver funktionaliteten för att avgöra vilket verktyg som passar dig bäst.

Funktionalitet i Zoom, Teams och Starleaf

Zoom Teams Starleaf
Ha ett ljud- och videosamtal x x x
Chatta x x
Visa presentation/dela datorskärm x x x
Dela filer under mötet x x
Hantera deltagare under pågående möte x x x
Aktivera mötesdeltagare x x
Spela in mötet x x
Styra insläpp till mötet x x
Max antal medverkande i mötet 300 250 100
Max antal man kan se i bild samtidigt 49 49 25
Anslutning
Ringa in till mötet via telefon x x x

Boka in din disputation i två verktyg

Rekommendationen är att du bokar in disputationen i två av verktygen så att disputationen går att genomföra även om ena verktyget har driftstörningar eller av någon annan anledning inte fungerar.

Boka möte i Zoom, Manual

Boka möte i Teams, Microsoft

Instruktionsfilm: Boka möte i Teams

Möte i StarLeaf bokas i samband med lokalbokning på Infocenter.

Informera om disputationen och dela möteslänkarna

Där du publicerar information om disputationen ska även möteslänkarna finnas. Detta eftersom offentliga disputationer ska vara öppen för allmänheten att ta del av, även om den sker digitalt.

Du måste informera om vilken möteslänk som är den primära och vilken som är backup-lösningen som används ifall det primära verktyget inte skulle fungera.

Tips till dina åhörare i samband med inbjudan

Inte alla är vana att delta i digitala möten, därför kan det vara bra att skicka med några tips när du publicerar inbjudan till en digital disputation.

  1. Be dem ladda ned programvaran som krävs inför disputationen.
  2.  Be dem ansluta till disputationen och det verktyg du väljer 10–15 minuter innan så att de hinner kolla sin internetanslutning och inte får trassel med tekniken när disputationen väl börjar.
  3. Be deltagarna stänga av mikrofon och video när de ansluter. De kan slå på dessa senare om de vill ställa frågor eller på annat sätt interagera med disputationen.

Strax före den digitala disputationen startar

Ta en timme före mötet och gå igenom att allt fungerar i rummet som den digitala disputationen ska genomföras i. Använd en fast internetanslutning.

Starta upp den digitala disputationen ungefär en kvart innan disputationen ska starta så kan åhörarna få möjlighet att kliva in i väntrummet och testa sin egen teknik.

Under den digitala disputationen

Det är bra om ni har en person som kan hålla extra koll på deltagarna under disputationen. Det har hänt att personer deltagit i olika digitala möten bara för att förstöra dem. Det finns lösningar för att undvika detta i de olika verktygen.

Väntrum/lobby

Zoom och Teams erbjuder en form av ”väntrum” innan disputationen startar. Det är bra att använda detta alternativ för att säkerställa tekniska förutsättningar men också hålla lite koll på vilka deltagare som ska vara med. Som värd, host, kan du manuellt tillåta deltagare att ansluta en i taget via väntrummet till mötet eller lägga in alla samtidigt. I väntrummet kan du lägga till ett personligt meddelande som deltagarna får när de ansluter sig, detta kan vara exempelvis information om mötets upplägg.

Så här gör du i Zoom

När du bokar ditt Zoom-möte får välja om du vill ha ett lösenord till mötet. Rekommendationen är att inte ha detta, istället kan du sätta upp ett väntrum/lobby. Det gör du under Advanced options. Här kan du också välja ifall du vill tillåta deltagare att ansluta innan dig. Detta kan vara positivt så att de hinner undersöka sin teknik. Har du tillåtit ett väntrum/lobby är det dit de kommer.

Du kan också välja om du vill stänga av deltagares mikrofoner automatiskt när de ansluter till mötet. Detta är bra att göra så att de inte stör om de kommer in lite sent.

Advanced options Zoom

När någon anslutit till ditt väntrum/lobby och vill ansluta till mötet visas en ruta i nedre delen av skärmen. Här kan du välja att visa väntrummet/lobbyn eller släppa in deltagaren. Att visa väntrummet/ lobbyn kan vara aktuellt om det är många som vill ansluta samtidigt. Du når lobbyn via ikonen med deltagare.

Participants Zoom

Så gör du i Teams

Gå till din bokning i Outlook, dubbelklicka på den så att du får upp detaljer om mötet. Under länken för att ansluta till mötet hittar du alternativet ”Mötesalternativ”. Klicka där.

Du möts nu av en vy med alternativ:

  • Vilka som kan gå förbi i väntrummet/lobbyn. Här finns fyra alternativ: Alla, personer i min organisation, betrodda organisationer och endast mig. Med organisation menas anställda vid Umeå universitet.
  • Låt alltid uppringare gå förbi lobbyn, detta alternativ bör du lämna som ”Nej”
  • Meddela när en uppringare ansluter eller lämnar – Välj ”Ja” om du vill få en notis i form av ett pling när en deltagare går in eller ur mötet.

Vem kan presentera? Här finns fyra alternativ: Alla, personer i min organisation, vissa personer eller bara jag. Tips är att tillåta åtminstone en moderator utöver dig själv att presentera. Detta gör du genom att bjuda in personer i mötesbokningen och sedan välja dess namn i listan.

Mötesalternativ i Teams

Vem som kan presentera i Teams

När någon utanför organisationen vill ansluta till mötet visas en ruta i nedre delen av skärmen där du kan välja att visa lobbyn eller släppa in deltagaren. Visa lobbyn kan vara aktuellt om det är många som vill ansluta samtidigt. Du når lobbyn via deltagarlistan i menyn mitt på skärmen.

Släppa in externa deltagare i Teams

Hantera deltagare

I  Zoom, Teams och Starleaf kan värden hantera deltagare. Det innebär att du kan slå av både mikrofon och video för åhörare som inte har gjort det (om det är så att det stör själva disputationen). Du kan också kasta ut åhörare ur mötet om det behovet mot förmodan skulle finnas.

Beroende på vilket upplägg ni har för den digitala disputationen så kan du som administratör behöva hålla koll på den chattfunktion som finns om åhörare vill ställa frågor. I Zoom finns även möjligheten för deltagare att räcka upp handen och att be föreläsare att sakta ner om hen pratar för fort eller för långsamt.

Har du frågor eller funderingar?

Kontakta Servicedesk eller Infocenter så hjälper vi dig med de digitala lösningarna.

Lägg till bakgrundsbild i Teams

Nu finns flera bilder som du kan ladda ner och använda som bakgrundsbild i Teams. Bilderna är tagna vid campus.

Använder du Teams som applikation i din dator och har tjänsten Klienthantering finns bilderna redan inlagda i Teams. Om du inte har Klienthantering måste du lägga in bilderna själv.

Så här gör du om du har Klienthantering

  1. När du är i ett möte i Teams, klicka på de tre prickarna ”Fler åtgärder” och välj sedan ”Visa bakgrundseffekter”.
  2. Där finns flera bilder som du kan välja mellan. Om du scrollar ner hittar du bilderna som är tagna vid campus.
  3. Välj bild och klicka på ”Använd”.

Så här gör du om du inte har Klienthantering

  1. Gå till Mediabanken och ladda ner de bilder du vill använda.
  2. När du är i ett möte i Teams, klicka på de tre prickarna ”Fler åtgärder” och välj sedan ”Visa bakgrundseffekter”.
  3. Klicka på ”Lägg till ny” och leta upp bilden du vill lägga till, klicka sedan ”Öppna”.
  4. Markera sedan bilden och klicka på ”Använd”

Tips för bra samarbete i Teams 

Innan ni börjar samarbeta i Teams kan det vara bra att tänka igenom ett par saker.

Skapa grundläggande struktur

  • Vad är huvudsyftet med teamet? 
  • Vad ska teamet heta? – Sätt ett tydligt namn som är tydligt för alla medlemmar och anknyter till syftet.
  • Vad har ni för behov i gruppen? 
  • Vilka kanaler vill ni ha, till att börja med, och varför?

Anpassa behörigheter

  • Bestäm vilka behörigheter medlemmarna ska ha för hantering av kanaler, flikar och meddelanden.
  • Ställ in minst två ägare av teamet.

Skapa ny kanal vid behov, men se över vad den har för syfte och om den verkligen behövs

  • Överlägg gärna förslaget med någon i teamet.
  • Gör inte för specifika och små kanaler.
  • Sätt ett tydligt och beskrivande namn.
  • Sätt en beskrivning och syfte med kanalen. 

Kommunicera tydligt i teamet

  • Använd rubrik för att skapa tydlighet och göra det enkelt att se vad inlägget handlar om  
  • Använd @ för att avisera en person eller hela teamet för att säkerställa att en specifik medlem eller hela teamet får avisering om att du skrivit inlägget 
  • Svara på ett inlägg genom att klicka på Svara och inte genom att starta en ny konversation. På så sätt hänger trådarna ihop. Format i konversation i teamsKlicka på A ner till vänster för att få fram en utökad vy där du kan formatera ditt inlägg.

Aviseringar i Teams

  • Ställ in dina personliga aviseringar för hela applikationen, hur du vill bli notifierad när någon skriver osv. 
  • Sätt igång kanalmeddelanden för de team/kanaler du är aktiv och vill veta när någon uppdaterat 

Flytta gemensamma filer

  • Skapa mappar i respektive kanal  
  • Överför gemensamma filer till teamet och ta bort från befintliga ytor så att ni inte lagrar dokument på flera ställen 
  • Bestäm att alla filer hädanefter läggs i teamet/kanalen och inte någon annanstans 
  • Synkronisera teamets filer till din utforskare om du jobbar mycket med filerna och vill ha åtkomst till dem direkt från datorn. 

Digitala möten

  • Precis som för fysiska möten är det bra om du som håller i mötet har förberett en agenda.
  • Om det är många deltagare i mötet så är det bra om du som inte pratar stänger av din mikrofon för att undvika störande bakgrundsljud. Slå på mikrofonen när du ska prata. Om ni bara är några få deltagare i mötet brukar det bli ett mer aktivt möte om alla har igång sina mikrofoner.
  • Mötet blir också mer aktivt om alla deltagare har igång sin kamera. Om någon har väldigt långsam internetuppkoppling kan det däremot vara klokt att endast använda mikrofonen för att undvika störningar.
  • Alla deltagare kan använda chatten för att dela dokument och länkar med varandra under mötets gång. Chatten sparas även efter att mötet är avslutet, så du kan återvända till chatten för att se vad som skrevs där.
  • Du kan dela hela din skärm, ett fönster, en PowerPoint-fil eller en whiteboard med mötesdeltagarna.