Ändra inställningar för delade filer i Office 365

När du delar filer/mappar, ändrar inställningar för delning eller slutar dela filer/mappar i Office 365 så använder du o365.umu.se. Där väljer du sedan om du vill dela filer/mappar från Sharepoint (det vill säga Teams) eller Onedrive. I denna manual utgår vi från Sharepoint men samma inställningar fungerar för Onedrive.

Dela fil eller mapp

  1. Öppna o365.umu.se och logga in med ditt Umu-id.
  2. Klicka på ikonen för Sharepoint i vänstermenyn.
  3. Klicka på den Sharepoint-yta (team) där du har filer/mappar som du vill ändra inställningar.
  4. Klicka på Dokument i vänstermenyn för att få upp samtliga mappar och dokument på  Sharepoint-ytan (teamet). En kanal i Teams syns i Sharepoint som en mapp.
    Visa alla dokument Sharepoint
  5. Gå till den mapp eller fil som du vill sluta dela.
  6. För muspekaren över mappen/filen för att få fram en dold meny.
  7. Klicka på de tre prickarna och därefter på Hantera åtkomst.
  8. För att ändra dina inställningar – klicka på de tre prickarna.
    Ändra inställningar Office 365
  9. Här kan du välja om om du vill att de som har åtkomst ska kunna redigera eller bara läsa. Klicka i området i bilden nedan.
    Observera att denna inställning påverkar alla personer du har delat filen/mappen med.Ändra inställningar visa Office 365
  10. Klicka Spara när du är färdig.
  11. När du klickar på krysset får du upp en kontrollfråga – om du är säker på att du vill ändra länkinställningen. För att ändra inställningen klicka på Ändra det annars väljer du Avbryt.
  12. Klart!

Sluta dela filer i Office 365

När du delar filer/mappar, ändrar inställningar för delning eller slutar dela filer/mappar i Office 365 så använder du o365.umu.se. Där väljer du sedan om du vill dela filer/mappar från Sharepoint (det vill säga Teams) eller Onedrive. I denna manual utgår vi från Sharepoint men samma inställningar fungerar för Onedrive.

Dela fil eller mapp

  1. Öppna o365.umu.se och logga in med ditt Umu-id.
  2. Klicka på ikonen för Sharepoint i vänstermenyn.
  3. Klicka på den Sharepoint-yta (team) där du har filer/mappar som du vill sluta dela.
  4. Klicka på Dokument i vänstermenyn för att få upp samtliga mappar och dokument på  Sharepoint-ytan (teamet). En kanal i Teams syns i Sharepoint som en mapp.
    Visa alla dokument Sharepoint
  5. Gå till den mapp eller fil som du vill sluta dela.
  6. För muspekaren över mappen/filen för att få fram en dold meny.
  7. Klicka på de tre prickarna och därefter på Hantera åtkomst.
    Hantera åtkomst i Office 365
  8. Under Hantera åtkomst kan du se en lista på den/de du har delat ut filen till. Klicka i området enligt bilden nedan.
    Personer med åtkomst Office 365
  9. För att sluta dela till en eller flera personer – klick på krysset bredvid namnet.
    Sluta dela filer i Office 365
  10. När du klickar på krysset får du upp en kontrollfråga – om du är säker på att du vill ta bort åtkomst och sluta dela. För att sluta dela välj Ta bort annars väljer du Avbryt.
    Kontroll ta bort åtkomst Office 365
  11. Nu har du tagit bort åtkomsten och slutat dela din mapp/fil.

Dela filer i Office 365

När du delar filer/mappar, ändrar inställningar för delning eller slutar dela filer/mappar i Office 365 använder du o365.umu.se. Där väljer du sedan om du vill dela filer/mappar från Sharepoint, Teams eller OneDrive. I denna manual utgår vi från Sharepoint men samma inställningar fungerar för Teams och Onedrive.

Dela fil eller mapp

  1. Öppna o365.umu.se och logga in med ditt Umu-id.
  2. Klicka på ikonen för Sharepoint i vänstermenyn.
  3. Klicka på den Sharepoint-yta (team) där du har filer/mappar som du vill dela.
  4. Klicka på Dokument i vänstermenyn för att få upp samtliga mappar och dokument på  Sharepoint-ytan (teamet). En kanal i Teams syns i Sharepoint som en mapp.
    Visa alla dokument Sharepoint
  5. Gå till den mapp eller fil som du vill dela. För muspekaren över mappen/filen för att få fram en dold meny (se bilden ovan).
  6. Här kan du välja mellan att klicka på de tre prickarna och klicka på Dela i menyn som kommer upp. Du kan också trycka på ikonen med pilen för att direkt komma till dela-vyn.
  7. I dela-vyn hittar du inställningar för hur du vill dela mappen/filen. Börja med att klicka på det inramade området (se bild nedan) för att ställa in vem eller vilka som ska ha åtkomst till mappen/filen.
    Dela-vyn i Sharepoint
    Här finns tre alternativ för hur du kan dela mappen/filen:

    1. Personer i Umeå universitet som har länken
      Detta alternativ gör att alla inom organisationen som har länken kan komma åt filen. Ditt gäller oavsett om de får länken direkt av dig eller av någon annan.
    2. Personer med åtkomst
      Detta alternativ gör att mappen/filen bara kan användas av de som redan har tillgång till den. Använd bara det här alternativet om du bara vill skicka en länk till någon som redan har åtkomst.
    3. Vissa personer – Detta ger åtkomst endast till de personer du anger, även om andra användare kanske redan har åtkomst. Om någon vidarebefordrar delningsinbjudan kan den bara användas av de som redan har åtkomst till mappen/filen.
  8. Under Övriga inställningar väljer du om det bara ska vara möjligt att läsa filen eller om det ska vara möjligt att redigera den. Klicka i Tillåt redigering om du vill att mottagaren ska kunna redigera dokumentet. Denna inställning påverkar inte de som du eventuellt har gett möjlighet att redigera filen sedan tidigare.
    Länkinställningar för Sharepoint
  9. Efter att du har gjort din inställning, klicka på Använd.
  10. Fyll i namnet på den person, grupp eller e-postadress som du vill dela din mapp/fil med. När du börjar skriva kommer alternativ att visas automatiskt. Du kan välja att dela mappen/filen med flera samtidigt.
    Skicka länk Sharepoint
  11. När du har valt vilka du vill skicka till finns två alternativ för hur du delar mappen/filen.
    1. Klicka på Skicka. Mottagaren får då ett e-postmeddelande som ger åtkomst till mappen/filen. Du får också en bekräftelse via e-post om delningen.
    2. Klicka på Kopiera länk. Du får då en länk som du kan skicka via e-post eller chatt.
  12. Nu har du delat din mapp/fil!

Ta bort 2:a i program- eller kurslänk

Att tänka på innan du ändrar url:en

Att en utbildning får en 2:a i url:en sker automatiskt vid import från Selma när en utbildning av olika anledningar gjorts om så pass mycket att det blir ett helt nytt program och den gamla fortfarande har tillfällen som är aktuella i de läsår som visas på webben. Säkerställ  att det är möjligt att ta bort 2:a i url:en innan du ändrar.

Gör så här

  1. Gå till sidan som du ska ändra url:en på.
  2. Klicka på ikonen Alla egenskaper så att du ser alternativen ovanför innehållet på sidan.
  3. Klicka i fälet Namn i URL och ta bort siffran 2 sist i url:en
  4. När du är klar klickar du på Publicera.

 

Flytta filer mellan kanal eller team i Teams/Sharepoint

Flytta enstaka fil

Om du vill flytta enstaka filer så kan du flytta dem direkt i Teams.

  1. Klicka dig fram till den fil du vill flytta.
  2. Klicka på de tre prickarna efter filens namn.
  3. Välj sedan Flytta.
    Flytta fil i Teams
  4. Du får nu upp en ruta där du kan välja var du vill flytta din fil. Genom att klicka på pilen kan du bläddra bland mappar, kanaler eller välja ett annat team som du har tillgång till.
    Välja mapp för flytt Teams
  5. När du har hittat platsen du vill flytta till, klicka Flytta.
  6. Klart!

Flytta flera filer eller mappar

Om du ska flytta flera filer eller mappar så behöver du använde Sharepoint för att flytta filerna.

  1. Gå till teamet som du vill flytta filerna från och välj fliken Filer.
  2. Längst upp till höger klickar du där det står Öppna i Sharepoint.
    Öppna i Sharepoint
  3. Markera de filer eller mappar du vill flytta.
  4. Klicka sedan på Flytta till.
    Flytta till Sharepoint
  5. Längst till höger får du nu upp en ny ruta där du kan välja var du vill flytta dina filer/mappar.
    1.  Om du vill flytta mapparna till en annan kanal i teamet – klicka på Aktuellt bibliotek och välj vilken mapp du vill flytta till.
    2. Om du vill flytta till ett annat team – välj då vilket team du vill flytta till genom att klicka på teamets namn i listan.
      Flytta filer från Sharepoint
  6. Klart! Dina filer eller mappar är nu flyttade!

Flytta filer från privat kanal

  1. Gå till den privata kanal du vill flytta filer från.
  2. Välj fliken Filer.
  3. Längst upp till höger klickar du där det står Öppna i Sharepoint.
    Öppna i Sharepoint privat kanal
  4. Klicka på de tre prickarna bredvid den mapp/fil som du vill flytta.
  5. Välj sedan Flytta till i menyn som visas.
    Flytta mapp privat kanal Sharepoint
  6. Längst till höger får du nu upp en ny ruta där du kan välja var du vill flytta dina filer/mappar.
    1. Om du vill flytta till ett annat team – välj då vilket team du vill flytta till genom att klicka på teamets namn i listan.
    2. Om du vill flytta mapparna till en annan kanal i teamet – klicka på teamets namn och välj sedan vilken kanal du vill flytta till. Observera att om du väljer Aktuellt bibliotek så innebär detta den privata kanalen.
      Flytta filer från Sharepoint
  7. Klicka sedan på Flytta till.
  8. Klart!

Kontaktperson för program och kurs

Uppgifter om Programmet ges av/ Programme is given by och Kontaktpersoner för programmet är/ Contact persons for the programme are på program- respektive kurssidor hämtas från Selma och redigeras där.

Kontaktperson för programmet/kursen

Visar vem som är kontaktperson för programmet/kursen, uppgiften visas tillsammans med kontaktformuläret. Redigeras i Selma:

Program/kurs tillfälle -> Kontakt -> Kontakt -> Namn

Program/kurs tillfälle -> Kontakt -> Kontakt -> E-post

Programmet/kursen ges av

Används för att visa vilken institution eller enhet som ger programmet/kursen. Redigeras i Selma:

Program/kurs-tillfälle -> Kontakt -> Adress -> Enhetens namn

Program/kurs-tillfälle -> Kontakt -> Adress -> Webbsida

Konfigurera delad e-postlåda iPhone

Konfigurera delad e-postlåda, även kallad funktionsbrevlåda, i mobila enheter

För att koppla upp en delad e-postlåda i din mobila enhet krävs det att du ansluter den med IMAP/SMTP men med olika autentiseringsuppgifter för inkommande och utgående.

iPhone

Det finns flera e-post-appar för att ansluta en delad e-postlåda via IMAP. Här visar vi inbyggda Mail.

1. Gå in i inställningar och välj E-post -> Konton -> Lägg till konto

2. Välj Annat.

3. Välj Lägg till e-postkonto

4. Fyll i e-postadress till delad postlåda och lösenord till ditt konto.

5. Fyll i inställningar för in- och utgående server. Användarnamn för inkommande är det som är lite special och har formatet: ditt_användarnamn@ad.umu.se\delade_postlådans_namn
Medan användarnamn för utgående är: ditt_användarnamn@ad.umu.se
Lösenordet är ditt lösenord på båda.

Server för inkommande: mail.ad.umu.se:993
Server för utgående: mail.ad.umu.se

6. Klicka på nästa och på sista rutan klicka spara.

Logga in med multifaktorautentisering (MFA)

Multifaktorautentisering (MFA) är en tjänst som ger dig ett utökat skydd vid inloggning. Tjänsten innebär att när du loggar in i vissa tjänster vid universitet kommer du att använda appen Microsoft Authenticator på din telefon/surfplatta eller med hjälp av en dosa, utöver ditt Umu-id och lösenord. I denna guide beskriver vi hur du loggar in med multifaktorautentisering vid Umeå universitet med hjälp av en mobil enhet eller dosa.


Logga in genom att använda kod

  1. När du loggar in i system som kräver multifaktorautentisering – ange först ditt Umu-id och lösenord.
  2. Klicka Next.
  3. Du får nu upp en ruta i din webbläsare som uppmanar dig att fylla i en kod.
  4. Starta appen Microsoft Authenticator och välj ditt Umu-konto.
  5. Du får nu upp en 6-siffrig kod. Fyll i koden i fältet Code.
  6. Klicka sedan Verify.
  7. Nu är du inloggad!

Logga in genom att använda notifiering

  1. När du loggar in i system som kräver multifaktorautentisering – ange först ditt Umu-id och lösenord.
  2. Klicka Next.
  3. Du får nu upp en ruta i din webbläsare som uppmanar dig att godkänna begäran om inloggning.
    Godknna inloggning Authenticator
  4. På din enhet har du nu fått en notifiering i din enhet om att godkänna inloggningen. Klicka upp den och välj Godkänn.
  5. Nu är du inloggad!

Logga in genom att använda dosa

  1. När du loggar in i system som kräver multifaktorautentisering – ange först ditt Umu-id och lösenord.
  2. Klicka Nästa.
  3. Du får nu upp en ruta i din webbläsare som uppmanar dig att godkänna begäran om inloggning.
  4. Starta dosan.
  5. Dosan visar en 6-siffrig kod. Fyll i koden i fältet Kod på datorskärmen.
  6. Klicka på Verifiera. Nu är du inloggad!

Undanta *märkt kurs eller kurspaket från radering i Episerver

När en kurs eller ett kurspaket är nedlagt, ersatt av ett nytt med annan kurskod eller fått en ny kursplan ska den gamla sidan plockas bort från Episerver. Här finns information om *märkta kurser, kurspaket och program.

Men, om en kurs eller ett kurspaket är vilande och kommer att erbjudas igen inom de närmaste terminerna är det möjligt att göra ett undantag från radering. Detta avgör ansvarig fakultet eller institution hur man vill hantera. Om en *märkt kurs undantas är det viktigt att det tydligt framgår när den planeras att ges nästa gång.

Gör så här för att undanta kurs/kurspaket:

  1. Öppna kursen/kurspaketet i Episerver
  2. Redigera sammanfattningen med uppgifter om när utbildningen planeras att ges nästa gång
  3. Bocka i rutan Undanta från radering (se bild)
  4. Publicera  sidan

Kursen/kurspaketet är nu undantaget från automatisk avpublicering i Episerver.