Instruktioner för digitala disputationer

Instruktioner digitala disputationer

Instruktionen gäller för lokalerna Triple Helix och Aula Biologica.

Förberedelser inför den digitala disputationen

Utse en moderator

Se till att det finns en person på plats under disputationen som kan moderera och administrera mötet i det verktyg som du väljer. Moderatorn är ett stöd för dig för att allt ska fungera smidigt och att disputationen ska kunna genomföras med färre störningsmoment. Moderatorn kan exempelvis moderera chatten, stänga av mikrofon och kamera för deltagare eller avhysa störande deltagare.

Besluta vilket verktyg som ska användas

I Triple Helix och Aula Biologica finns tre digitala verktyg lämpade för en digital disputation: Zoom, Teams och Starleaf. I listan nedan hittar du en översikt av de olika verktygen.

Funktionalitet i Zoom, Teams och Starleaf

Zoom Teams Starleaf
Ha ett ljud- och videosamtal x x x
Chatta x x
Visa presentation/dela datorskärm x x x
Dela filer under mötet x x
Hantera deltagare under pågående möte x x x
Aktivera mötesdeltagare x x
Spela in mötet x x
Styra insläpp till mötet x x
Max antal medverkande i mötet 300 1000 100
Max antal man kan se i bild samtidigt 49 49 25
Anslutning
Ringa in till mötet via telefon x x

Boka in din disputation i två verktyg

När du har valt verktyg är det dags att boka din disputation. Rekommendationen är att du bokar en primär och en sekundär disputationen – så att det finns en backup om något oförutsett sker. För Teams och Zoom gäller att du bokar själv direkt i verktyget. Möte i StarLeaf bokas i samband med lokalbokning på Infocenter.

Skapa ditt digitala möte och hantera inställningar

När du använder Zoom och Teams finns en funktion för att ha ett digitalt väntrum. Det digitala väntrummet är bra att använda för att kunna säkerställa tekniska förutsättningar men också för att kunna hålla koll på deltagarna. Som värd kan du manuellt tillåta deltagare att ansluta en i taget via väntrummet till mötet eller släppa in alla samtidigt.

I väntrummet kan du lägga till ett personligt meddelande som deltagarna får när de ansluter sig. Detta kan exempelvis handla om information om mötets upplägg.

Skapa ditt digitala möte i Zoom

Boka möte i Zoom, Manual
En rekommendation för ditt möte i Zoom är att du väljer ett väntrum (Waiting room) istället för lösenord till mötet. Utöver detta kan du också välja att låta deltagare ansluta innan dig – för att kunna testa sin teknik i väntrummet. Inställningen hittar du under Advanced options.

Du kan också välja om du vill att deltagarnas mikrofoner ska vara avstängda när de ansluter till mötet. Detta alternativ minimerar störningar exempelvis om någon ansluter sent.

Advanced options Zoom

Skapa ditt digitala möte i Teams

Boka möte i Teams, Microsoft

Instruktionsfilm: Boka möte i Teams

När du skapar en bokning i Teams via Outlook kan du ändra dina mötesalternativ genom att klicka på kugghjulet. Inställningarna går bra att ändra i efterhand, exempelvis strax innan din disputation.
Möte teams inställning outlook
Ändra mötesinställningar i efterhand
  1.  Gå till din bokning i Outlook och dubbelklicka på den så att du får upp detaljer om mötet.
  2. Under länken för att ansluta till mötet hittar du alternativet ”Mötesalternativ”. Klicka där.

I din vy har du olika alternativ:

  • Vilka som kan gå förbi i väntrummet/lobbyn. Här finns olika alternativ.
  • Låt alltid uppringare gå förbi lobbyn, detta alternativ bör du lämna som Nej.
  • Meddela när en uppringare ansluter eller lämnar mötet – Om du har du valt nej på alternativet ovan så påverkas inte detta.
  • Vem kan presentera? Ett tips är att tillåta minst en ytterligare moderator utöver dig själv. Detta gör du genom att bjuda in personer i mötesbokningen och sedan välja dess namn i listan. Här finns fyra alternativ:
    • Alla
    • Personer i min organisation
    • Vissa personer
    • Bara jag.
  • Du kan sedan välja om deltagarna får aktivera sin mikrofon och kamera, om chatten ska vara aktiverad och om deltagarna får använda sig av reaktioner som exempelvis att räcka upp handen.
  • Observera, om du väljer Nej på om du vill tillåta mikrofon och kamera så kommer deltagarna själva inte att kunna aktivera dessa under mötets gång. Du kan däremot aktivera dem åt deltagarna alternativt ändra denna inställning i efterhand.

Mötesalternativ teams

Vem som kan presentera i Teams

Informera om disputationen och dela möteslänkarna

Där du publicerar information om disputationen ska du även publicera möteslänkarna. Detta då offentliga disputationer ska vara öppna för allmänheten. Du måste även informera om vilken möteslänk som är primär och vilken som är sekundär.

Tips till dina åhörare i samband med inbjudan

För att skapa goda förutsättningar för din digitala disputation kan det vara bra att skicka tips till dina deltagare när du publicerar inbjudan till en digital disputation. Exempelvis:
  1. Be dem ladda ned programvaran som krävs inför disputationen.
  2. Be dem ansluta till disputationen 10–15 minuter innan utsatt tid så att de hinner kontrollera sin internetanslutning och tekniska utrustning
  3. Be deltagarna stänga av sin mikrofon när de ansluter till mötet för att minska risken för omedvetna störningar. Mikrofonen går att aktivera under disputationens gång om de vill ställa frågor eller interagera på annat sätt.
  4. Uppmuntra gärna deltagarna till att aktivera sin video om bandbredden tillåter.

Gör en koll av din bokade lokal

Några dagar innan disputationen är det bra om du besöker din bokade lokal för att gå igenom rummet och tekniken. Detta för att säkerställa att all utrustning fungerar och finns på plats.

Förberedelser innan den digitala disputationen startar

Besök din bokade lokal en timme innan mötet för att säkerställa att all utrustning fungerar och finns på plats. Använd en fast internetanslutning det vill säga nätverkskabel.

Universitetsservice skickar alltid en servicemedarbetare som är på plats för att hjälpa till med tekniken vid uppstart av disputationen.

Starta den digitala disputationen ungefär 15 minuter innan utsatt tid så att deltagarna har möjlighet att kontrollera sin egen tekniska utrustning i väntrummet.

Under den digitala disputationen

Väntrum

Här hittar du instruktioner för hur du hanterar väntrum när du väl är i mötet. Du kan alltid gå tillbaka och ändra inställningarna.

Väntrum i Zoom

När någon anslutit till ditt väntrum och vill ansluta till mötet visas en ruta i nedre delen av skärmen. Här kan du välja att visa väntrummet eller släppa in deltagaren. Att visa väntrummet kan vara aktuellt om det är många som vill ansluta samtidigt. Du når väntrummet via ikonen med deltagare.

Participants Zoom

Väntrum i Teams

När någon ansluter till ditt väntrum får du upp en ruta på mitten av skärmen som informerar om vem som vill ansluta. Du kan välja att godkänna det direkt alternativt gå till deltagarlistan högst upp. Detta kan vara aktuellt om det är många som vill ansluta samtidigt.

Godkänn deltagare lobby Teams

Hantera deltagare

I samtliga verktyg finns möjligheten att hantera deltagare. Det innebär att du kan slå av både mikrofon och video för åhörare som har dessa påslagna (exempelvis om de stör disputationen). Du kan också kasta ut deltagare från mötet om behovet skulle finnas.

Beroende på ditt upplägg så kan du som administratör eller din moderator behöva hålla koll på chatten. Chatten kan användas för att exempelvis svara på frågor under disputationen. I både Zoom och Teams finns även möjligheten för deltagare att räcka upp handen eller bidra med reaktioner.

Har du frågor eller funderingar?

Kontakta Servicedesk eller Infocenter så hjälper vi dig med de digitala lösningarna.

Ladda upp och dela film i Stream

Stream är en tjänst där du kant ladda upp, visa och dela videofilmer inom Umeå universitet.  

Logga in

  1. För att logga in – gå till Streams webbplats.
  2. Logga in med ditt Umu-id och lösenord (namnochsiffra@ad.umu.se).

Skapa en grupp

Med denna funktion skapar du en grupp för din klass/kurs där endast studenterna i den specifika klassen/kursen kommer åt materialet.

OBS! Om du redan har ett team i Microsoft Teams sedan tidigare har du och teamets medlemmar redan en gemensam grupp i Stream. Du hittar dina befintliga grupper genom att klicka på Mitt innehåll och sedan Grupper.

  1. Klicka på Skapa och därefter Grupp Skapa grupp i Stream
  2. Skriv in ett gruppnamn.
  3. Ange en beskrivning av gruppen.
  4. Som standard är gruppen inställd som privat och medlemmar får bidra med videofilmer till gruppen. Du kan ändra dessa inställningar under Redigera.
    Privat grupp: Om du har inställningen privat grupp privat grupp har bara inbjudna medlemmar åtkomst till materialet.
    Offentlig grupp: Om du har inställningen offentlig grupp så har hela universitetet åtkomst till materialet.
    Privat och offentlig grupp i Stream
  5. Klicka på Skapa.
  6. När du har skapat gruppen lägger du till medlemmar. För att lägga till en medlem, skriv in personens namn i fältet. När du lägger till en medlem väljer du om de ska vara medlem eller ägare i gruppen. Du kan även välja att lägga till medlemmar senare.
  7. När du har valt medlemmar för gruppen klicka på Lägg till.
    Lägga till medlem i grupp i Stream

 

Ladda upp en film

När du har skapat gruppen är det dags att ladda upp dina videofilmer.

  1. Klicka på Ladda upp Video.
  2. Ange namn på video.
  3. Ange beskrivning av videon. Du kan även ange tidskoder som går att klicka på när videon visas, för att på så sätt kunna hoppa till specifika ställen i videon. Tex: 02:30 Kort repetition av förra lektionen 05:25 Läsanvisningar.
  4.  Välj videospråk och välj eventuellt en miniatyrbild. Information om videon i Stream
  5. Nästa steg är att ange behörigheter. Expandera fliken Behörigheter. Ange behörigheter för video i Stream
  6.  Bocka ur att gruppen blir Ägare av videofilmen. I annat fall kan gruppens medlemmar bland annat redigera filmen och ändra åtkomst m.m.
  7. Under fliken Alternativ kan du även bland annat bocka ur möjligheten att kommentera videon om du önskar det.
    Alternativ i Stream
  8. Klicka på Publicera.

Dela film

  1. Under Mitt innehåll kan du se allt material som du laddat upp. Mitt innehåll i Stream
  2. För att dela länken till en film, klicka på tre prickarna och sedan Dela. Dela film i Stream
  3. Här kan du Kopiera länken till videofilmen och lägga in i ett dokument eller exempelvis på lärplattformen. På så sätt kan mottagaren enkelt klicka på länken och komma åt videonKopiera

Observera att mottagaren måste vara medlem i gruppen för att kunna se videon. Mottagaren behöver logga in med sitt Umu-id och lösenord för att få åtkomst.

Bjuda in medlem till ett team eller en kanal i Teams

Observera att det går att bjuda in interna och externa medlemmar samtidigt. 

Bjuda in en intern medlem

  1. Gå till teamet som medlemmen ska bjudas in till.
  2. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn > Lägg till medlem.
  3. Sök och välj personens namn i listan och klicka sedan på lägg till. Vill du lägga till fler medlemmar samtidigt går det utmärkt genom att söka på nytt. 
  4. När du valt vilka personer du vill lägga till tar du ställning till vilken behörighet den nya medlemmen ska få: Medlem eller ägare.
Tänk på att alla studenter också finns i vårt system. För att vara säker på att du bjuder in rätt person ange Umu-id eller e-postadress.

Bjuda in en extern medlem

För att bjuda in en extern medlem finns två alternativ, alternativ 1 är att föredra.  

Alternativ 1:

  1. Klicka på de tre prickarna till höger om teamets namn. 
  2. Välj ”Lägg till medlem” > skriv in personens e-postadress i rutan och välj lägg till. Personen får per automatik behörigheten ”Gäst”. Detta går inte att ändra. 

Alternativ 2:

  1.  Klicka på de tre prickarna till höger om teamets namn.
  2. Välj ”Hämta länk till teamet” > Kopiera > Skicka till berörd person.

Läs mer om de olika behörigheterna

Bjuda in intern medlem

Skapa en kanal i Teams

  1. Gå in i det team där du vill lägga till en kanal.
  2. Välj de tre prickarna till höger om teamets namn och välj sedan Lägg till kanal
    Lägg till kanal

  3. Välj ett kanalnamn och beskriv din kanal. Namnet på kanalen ska beskriva vad samarbetet handlar om. Undvik förkortningar och allmängiltiga namn. Välj också om kanalen ska vara tillgänglig för alla i teamet eller endast några utvalda. När detta är gjort avslutar du med ”Lägg till”. Du har nu skapat en kanal till ditt team. Skapa en kanal

Skapa ett team i Teams

  1. Öppna Teams. Du hittar Teams som en app i din dator alternativt genom att logga in i Office 365 i din webbläsare. Du loggar in med ditt Umu-id. 
    Logga in i Office 365
  2.  I menyn till vänster väljer du fliken ”Team” > Gå med i eller skapa ett team (nere till vänster alt. uppe till höger) > Skapa ett team 
    Observera att utseendet på ditt Teams kan skilja sig i färg och layout.Översikt över Teams
  3. Det finns fyra olika typer av team. Om syftet är att skapa en samarbetsyta i till exempel en arbetsgrupp eller ett projekt väljer du ”Annat”.
    Mer om de olika teamtyperna
    Välj en teamtyp
  4. När du valt din teamtyp är det dags att ge teamet ett namn och en beskrivning (detta går att ändra i efterhand). Du ges också möjligheten att välja om detta är ett privat eller ett offentligt team.Observera att i ett privat team bjuder du in de personer som ska vara med och arbeta i teamet. I ett offentligt team kan alla inom Umeå universitet ansluta till teamet för att ta del av dokument och konversationer. Detta innebär att alla anknutna, anställda och studenter kan ansluta till offentliga team utan inbjudan.

    Teamet kommer att vara navet i ert samarbete. I varje team kan ni sedan skapa kanaler för mer detaljerat arbete.
    Skapa en kanal

    Skapa ditt team

  5. Sista steget när du skapar ditt team är att bjuda in medlemmar. I rutan skriver du in namnet på de personer inom din organisation du vill bjuda in och väljer ”Lägg till”. Du kan därefter välja vilken behörighet de olika medlemmarna ska ha. Ägare eller privat.
    Mer om behörigheter
    Vill du bjuda in en extern medlem skriver du istället in personens e-postadress. De får då ett meddelande om att du bjudit in dem och kan delta som gäst. Lägg till medlemmar
  6. Teamet är nu skapat och redo för ert kommande arbete.

Intyg för utresande utbytesstudenter

Om du har ansökt till en utbytesplats, och fått den tilldelad, finns det tre intyg du som student själv kan skriva ut från Solemove gällande ditt utbyte.

  1. Logga in med ditt umu-id på: Solemove
  2. Gå till fliken ’Enclosures’.

Letter of nomination – Intygar att du är nominerad för en utbytesplats vid ett partneruniversitet. Intyget måste skrivas under av din institution, eller International Office, beroende på vilken utbytesplats du har sökt.

Certificate of English proficiency – Intygar att du har tillräckliga språkkunskaper i engelska. Intyget kan behövas som bilaga i ansökan till partneruniversitetet. Det måste skrivas under av ?

Insurance certificate – Intygar att du är försäkrad via Kammarkollegiets Student UT under dina utbytesstudier.

 

Vanliga frågor om Microsoft 365

Här samlas vanliga frågor och svar om Microsoft 365.

Adobe Creative Cloud login

Adobe Creative Cloud-programvaran kräver att du loggar in med ditt UmU-id.

1. När du får upp ett meddelande om att logga in, skriv in umu.se” och klicka på Continue.

Adobe CC inloggninsdialog

 

2. Välj Umeå universitet

Umeå Universitets inloggningsdialog

4. Logga in med ditt Umu-id

I dialogrutan för Umeå Universitet, loggar du in med ditt UmU-id.

5. Du är nu inloggad,

  • Om ovan inte fungerar ta kontakt med den som är licensansvarig på din institution/enhet eller skapa ett ärende i Servicedesk via https://www.umu.se/servicedesk/

Studieplansverktyget

Studieplansverktyget är ett administrativt stöd för Lärarhögskolans kurser och VFU.
Tidigare kallades verktyget för valwebben.

Logga in för student

Logga in för VFU-samordnare eller universitetsanställd

Studenter kan se sin studiegång och sina VFU-placeringar i studieplansverktyget. I studieplansverktyget finns anmälningskoderna för anmälan till kurs via antagning.se. Vissa programstudenter gör även kursval i studieplansverktyget.

Universitetsanställda använder studieplansverktyget för administrativt stöd och vägledning av studenter.
VFU-samordnare använder studieplansverktyget för VFU-planering och för information till studenter.
Blankett för ansökan om behörighet

Jag saknar mail, mail kommer inte fram

Om du saknar mail kan du börja med att testa följande saker:

  1. Kommer mailet från en extern adress (ej umu.se eller student.umu.se) så kan du kontrollera om mailet fastnat i spamfiltret antispam.umu.se
  2. Verifiera att avsändaren angett rätt adress och inte fått en studs på mailet i fråga.
  3. Är konversationer aktiverat? Klicka på den lilla pilen vid mailtråden. Mailet kan ha gömt sig i en konversationstråd om det har samma rubrik.
  4. Logga in på Webmail eller O365 och se om du ser mailen där (sök gärna efter rubriken på mailet). Kör du via mobiltelefon och Outlook klient så har du inte alltid direkt kommunikation med servern utan den visar en nedladdad version som kanske inte är uppdaterad.
  5. Kontrollera om du har något filter som flyttar mailen till en annan plats eller raderar dem. Kan göras både via Outlook och Webmail då det kan finnas regler på olika nivåer. Har du dessutom varit hackad så kan hackaren ha lagt in en regel som tar bort inkommande mail.
  6. Är du anknuten till Umu? Kontrollera om mailet landat i din mailbox i Office 365. Anknutna har dubbla mailboxar vilket gör att mail från student.umu.se kan landa på o365.umu.se
  7. Kontrollera borttagna objekt. Vissa e-postprogram får ibland för sig att radera brev utan att lägga dem i papperskorgen.
  8. Kontakta Servicedesk med uppgifter om: avsändare, mottagare, tidpunkt gärna rubrik också.