Det finns två olika metoder för att få in bokningar från TimeEdit till din kalenderapplikation: prenumeration och import. Att prenumerera på ett schema innebär att bokningarna i din kalender uppdateras när de uppdateras i TimeEdit, men det innebär även att passerade bokningar tas bort. Om du istället importerar ett statiskt schema får du inte längre uppdateringar men bokningarna blir en del av din kalender och tas inte bort.
Det kan vara tidskrävande att bjuda in medlemmar en och en till ett team i Teams. Här finns två tips på sätt att erbjuda medlemmarna att själva ansluta till teamet. Observera att dessa alternativ endast fungerar för användare med Umu-konton.
Alla team har en kod som kan användas för att ansluta till teamet. Om medlemmar ansluter till teamet via denna kod så ansluts de per automatik och det krävs inget godkännande av dig som ägare/administratör. Observera att det endast är UmU konton som kan ansluta med en kod och att alla som har tillgång till koden kan ansluta till teamet utan ditt godkännande.
Det går också att bjuda in medlemmarna genom att skicka en länk till teamet. Då måste du som ägare acceptera eller avslå när personer begär att ansluta.
Användarstöd för personal om lärplattformen Canvas återfinns här:
Användarstöd för studenter på svenska och engelska om lärplattformen Canvas återfinns här:
Du når även användarstöd för personal och studenter om Canvas direkt inifrån den inbyggda hjälpmenyn.
Gå till www.canvas.umu.se och logga in med ditt UmU-ID.
Instruktioner digitala disputationer
Instruktionen gäller för lokalerna Triple Helix och Aula Biologica.
Se till att det finns en person på plats under disputationen som kan moderera och administrera mötet i det verktyg som du väljer. Moderatorn är ett stöd för dig för att allt ska fungera smidigt och att disputationen ska kunna genomföras med färre störningsmoment. Moderatorn kan exempelvis moderera chatten, stänga av mikrofon och kamera för deltagare eller avhysa störande deltagare.
I Triple Helix och Aula Biologica finns två digitala verktyg lämpade för en digital disputation: Zoom och Teams. I listan nedan hittar du en översikt av de olika verktygen.
| Zoom | Teams | ||
| Ha ett ljud- och videosamtal | x | x | |
| Chatta | x | x | |
| Visa presentation/dela datorskärm | x | x | |
| Dela filer under mötet | x | x | |
| Hantera deltagare under pågående möte | x | x | |
| Aktivera mötesdeltagare | x | x | |
| Spela in mötet | x | x | |
| Styra insläpp till mötet | x | x | |
| Max antal medverkande i mötet | 500 | 10000 | |
| Max antal man kan se i bild samtidigt | 49 | 49 | |
| Anslutning | |||
| Ringa in till mötet via telefon | x | x |
När du har valt verktyg är det dags att boka din disputation. Rekommendationen är att du bokar en primär och en sekundär disputationen – så att det finns en backup om något oförutsett sker. För Teams och Zoom gäller att du bokar själv direkt i verktyget.
När du använder Zoom och Teams finns en funktion för att ha ett digitalt väntrum. Det digitala väntrummet är bra att använda för att kunna säkerställa tekniska förutsättningar men också för att kunna hålla koll på deltagarna. Som värd kan du manuellt tillåta deltagare att ansluta en i taget via väntrummet till mötet eller släppa in alla samtidigt.
I väntrummet kan du lägga till ett personligt meddelande som deltagarna får när de ansluter sig. Detta kan exempelvis handla om information om mötets upplägg.
Boka möte i Zoom, Manual
En rekommendation för ditt möte i Zoom är att du väljer ett väntrum (Waiting room) istället för lösenord till mötet. Utöver detta kan du också välja att låta deltagare ansluta innan dig – för att kunna testa sin teknik i väntrummet. Inställningen hittar du under Advanced options.
Du kan också välja om du vill att deltagarnas mikrofoner ska vara avstängda när de ansluter till mötet. Detta alternativ minimerar störningar exempelvis om någon ansluter sent.
I din vy har du olika alternativ:
Där du publicerar information om disputationen ska du även publicera möteslänkarna. Detta då offentliga disputationer ska vara öppna för allmänheten. Du måste även informera om vilken möteslänk som är primär och vilken som är sekundär.
Några dagar innan disputationen är det bra om du besöker din bokade lokal för att gå igenom rummet och tekniken. Detta för att säkerställa att all utrustning fungerar och finns på plats.
Besök din bokade lokal en timme innan mötet för att säkerställa att all utrustning fungerar och finns på plats. Använd en fast internetanslutning det vill säga nätverkskabel.
Universitetsservice skickar alltid en servicemedarbetare som är på plats för att hjälpa till med tekniken vid uppstart av disputationen.
Starta den digitala disputationen ungefär 15 minuter innan utsatt tid så att deltagarna har möjlighet att kontrollera sin egen tekniska utrustning i väntrummet.
Här hittar du instruktioner för hur du hanterar väntrum när du väl är i mötet. Du kan alltid gå tillbaka och ändra inställningarna.
När någon anslutit till ditt väntrum och vill ansluta till mötet visas en ruta i nedre delen av skärmen. Här kan du välja att visa väntrummet eller släppa in deltagaren. Att visa väntrummet kan vara aktuellt om det är många som vill ansluta samtidigt. Du når väntrummet via ikonen med deltagare.
När någon ansluter till ditt väntrum får du upp en ruta på mitten av skärmen som informerar om vem som vill ansluta. Du kan välja att godkänna det direkt alternativt gå till deltagarlistan högst upp. Detta kan vara aktuellt om det är många som vill ansluta samtidigt.
I samtliga verktyg finns möjligheten att hantera deltagare. Det innebär att du kan slå av både mikrofon och video för åhörare som har dessa påslagna (exempelvis om de stör disputationen). Du kan också kasta ut deltagare från mötet om behovet skulle finnas.
Beroende på ditt upplägg så kan du som administratör eller din moderator behöva hålla koll på chatten. Chatten kan användas för att exempelvis svara på frågor under disputationen. I både Zoom och Teams finns även möjligheten för deltagare att räcka upp handen eller bidra med reaktioner.
Kontakta Servicedesk eller Infocenter så hjälper vi dig med de digitala lösningarna.
Matlab för studenter
Denna manual beskriver hur du bjuder in medlemmar till ett team, både interna och externa personer. Samt hur du som extern ansluter till ett team du blivit inbjuden till från en extern miljö. Observera att det går att bjuda in interna och externa medlemmar samtidigt.
För att bjuda in en intern medlem finns två alternativ
När du valt vilka personer du vill lägga till tar du ställning till vilken behörighet den nya medlemmen ska få: Medlem eller ägare.
Alternativ 2:
Tänk på att alla studenter också finns i vårt system. För att vara säker på att du bjuder in rätt person ange Umu-id eller e-postadress.
Om du som extern blir inbjuden till ett team i Umu-miljö är det enklast att öppna ett inkognitofönster och öppna inbjudningslänken därifrån, detta för att undvika konflikter om du redan arbetar med Teams i din organisation.
När du ombes att logga in kan du göra det med din Umu-mejladress eller ditt Umu-id (umu-id@ad.umu.se).
Du kommer inte att se teamet bland dina andra team i din egen organisations-miljö. Du kommer att hitta teamet i din profil uppe i högra hörnet i Teams, och måste då logga in mot Umu:s miljö.
