Rapportera licenser för program från programserver i Wisum

/i , ,

För många av de programvaror som finns tillgängliga via ITS Programserver måste du som licensansvarig rapportera separata licenser för att ha rätt att installera och använda programvaran.

För vissa program ska du rapportera licens per användare och för andra ska du rapportera per dator/enhet. Du som är licensansvarig rapporterar sådana licenser via e-handelssystemet Wisum.

Du hittar mer information om vad som gäller för respektive programvara/licens i Wisum.

  1. Logga in i Wisum.
  2. Välj Produkter och tjänster.
  3. Välj IT-podukter/telefoni.
  4. Välj därefter katalogen Programvarulicenser.

 

Skapa formulär i Episerver

/i ,

Ett formulär kan användas till mycket, som kontaktväg, beställning eller liknande. I Episerver kan du som webbredaktör skapa enkla men användbara formulär. Ett formulär i Episerver fungerar som en byggsats av block – du börjar med en formulärbehållare, som fylls med olika typer av formulärelement.

OBS: Var uppmärksam på hur du formulerar frågor om kost. Använd kryssrutor och formulera alternativen till exempel så här: ”jag äter X” eller ”Jag äter Y”  – inte ”jag är allergisk mot Z”.  Du bör heller inte ställa frågor kring detta som går besvara via fritextfält.  Detsamma gäller frågor som rör om deltagare har en funktionsvariation och därför vill ha stöd. Rekommendationen är att du ger den som ska fylla i formuläret möjlighet att bli kontaktad.

Innehåll i manualen:

  • Skapa formulärbehållare
    • Fliken Innehåll
    • Fliken Inställningar
    • Fliken Lagringspolicy
  • Fyll formulärbehållaren med formulärelement
    • Lägg till information om hur vi sparar personuppgifter
    • Ändra ordning på elementen.
  • Testa formulär
  • Placera formulär på webbsida
  • Översätta formulär
  • Tips

Skapa formulärblock

  1. Navigera till den mapp i det högra menyträdet under block där du vill att formuläret ska vara nåbart/enkelt att hitta.
  2. Skapa nytt block i vald mapp.
  3. Välj block Formulärbehållare.
    1. Välja vad formuläret ska heta (detta namn syns bara i Episervers blocklista för redaktörer)
    2. Tryck OK

Fliken Innehåll

  1. Formulärtitel: Titel som visas ovanför formuläret (valfritt).
  2. Beskrivning: Ingress som kan berättar mer vad formuläret är till för (valfritt).
  3. Visa meddelande efter formuläret skickats (visas inte om användaren skickas till en ny sida efter postning): Bekräftelsemeddelande som visas direkt efter att användaren skickat in formuläret.
    • Exempel: Tack! Ditt ärende/fråga har skickats.
    • På engelska: Thank you! Your message/question was sent.
  4. Tillåt anonyma postningar: Kryssa i detta, annars kommer inte användare att kunna skicka in formuläret.
  5. Formulärelement: Den ruta du använder för att skapa alla element som formuläret ska innehålla.

Fliken Inställningar

Här ställer du in om formuläret ska skicka e-post med det som användaren har fyllt i efter att formulärets skickats in. I de flesta fall är det enklaste att ställa in att det som fyllts i skickas med e-post, men inskickade formulärdata sparas även i Episerver, under urvalet Formulärdata.

Så här skapar du ett e-postmeddelande med den information som skickats in från formuläret.

  1. Tryck på plustecknet under Skicka e-post efter formuläret skickats. En dialogruta dyker upp. Under listan Infoga platshållare kan du hitta alla de fält som formuläret innehåller, dynamiskt innehåll som skriver ut det användaren har uppgett i dessa fält.
  2. Fyll i följande:
    • Från: Har användaren angett en e-postadress i ett fält du gjort, tryck på Infoga platshållare och välj e-postfältet du skapat. Då kommer från-adressen vara det användaren fyllt i. Annars fyll i no-reply@umu.se.
    • Till: Den e-post formuläret ska skickas till. Separera e-postadresser med komma.
    • Ämne: Ämne på e-postmeddelandet. Exempel: Inskickat ärende från webbformulär.
    • Meddelande: Om e-postmeddelandet ska innehålla allting som användaren har fyllt i, välj då Infoga platshållare och välj summary, då kommer all data följa med. Du kan även välja varje fält var för sig, om du t.ex. vill ha det i en speciell ordning.
    • När du är klar, tryck Lägg till.

Så här skapar du en e-postbekräftelse till användaren om hen har uppgett en e-postadress i formuläret.

  1. Tryck på plustecknet under Skicka e-post efter formuläret skickats.
  2. I dialogrutan som dyker upp, fyll i följande:
    1. Från: no-reply@umu.se
    2. Till: #E-post# (Infogad platshållare utifrån vad du har döpt e-postfältet, exemplet här är namnet E-post)
    3. Ämne: Bekräftelse: vad det handlar om
    4. Meddelande (exempel): Tack för att du kontaktar universitetet. Vi återkommer till dig med svar så snart som möjligt. Vänliga hälsningar
      Umeå universitet
    5. När du är klar, tryck Lägg till.

Fliken Lagringspolicy

Här kan du behålla de värden som redan är ifyllda.

Fyll formulärbehållaren med formulärelement

I formulärbehållaren skapar du alla fält och element som formuläret ska innehålla.

De vanligaste elementen är:

    • Textruta: För längre texter som t.ex. fråga eller beskrivning.
    • Text: För kortare texter, t.ex. namn, e-post eller telefonnummer.
    • Lista med kryssrutor och alternativknappar: Ger användaren en antal val som är förutbestämt av dig.

Du kan läsa mer om de olika elementen i Episervers egna manualer, Form element types.

Så här gör du:

  1. Tryck bläddra.
  2. Scrolla ner till Grundelement. formulärelement
  3. Välj ett element. Elementet hamnar nu i listan för Formulärelement. 
  4. Redigera elementet.
  5. Fyll i vad elementet ska heta i fältet Namn. (Detta syns bara i Episerver i listan för formulärelement.)
  6. Fyll i resterande fält som behövs för elementet, t.ex. Etikettnamn eller om det är obligatoriskt att användaren fyller i fältet. Om något fält är obligatoriskt, sätt en asterisk efter etikettnamnet för att indikera detta.
    • Exempel: Ange e-postadress *

Du kan läsa mer om de olika inställningarna för olika element i Episervers egna manualer, Form element types.

  1. Publicera elementet. Alla element måste publiceras för att de ska sparas.
  2. Avsluta med att lägga till en Skickaknapp som du hittar bland formulärelementen. Annars går det inte att skicka in formuläret.
  3. I fältet Etikettnamn, skriv Skicka. På engelska: Send.

Lägg till information om hur vi sparar personuppgifter

När du känner dig klar med alla element behöver du lägga till ett element som berättar om hur vi sparar personuppgifter.

  1. Lägg till elementet Textformatering (med platshållare).
  2. Lägg till texten: Universitetet är en myndighet. Meddelanden som du skickar här sparas och blir en allmän handling. Läs på umu.se/gdpr om hur vi hanterar personuppgifter.
    1. På engelska: The University is a public authority. Messages that you submit here are stored in accordance with Swedish law. Read more at umu.se/en/gdpr about how we process personal data.)
  3. Länka webbadressen umu.se/gdpr till sidan om behandling av personuppgifter. Finns i menyträdet under Umeå universitet -> Om webbplatsen -> Juridiskt information -> Behandling av personuppgifter eller på engelska Umeå University -> About the website -> Legal information -> Processing of personal data.
  4. Gör texten kursiv.
  5. Publicera.

Ändra ordning på elementen

Om du vill ändra ordningen på elementen så gör du det genom att antingen dra och släppa det element du vill flytta upp/ner, eller trycka på de tre strecken på det element du vill flytta och välja Flytta ner/Flytta upp.

Testa formulär

Du kan enkelt testa formuläret via förhandsvisningsläget. Se till att vara i formulärbehållaren och inte i något formulärelement och att du har publicerat formulärbehållaren samt alla fält/element.

Placera formulär på webbsida

  1. När du är klar och har testat så att formuläret fungerar letar du fram sidan du vill placera formuläret på.
  2. Dra in formulärbehållaren från den mapp du skapade det i till någon av blockytorna eller i brödtextfältet på sidan.
  3. Förhandsgranska och publicera.

Översätta formulär

Du ska inte översätta formulärbehållarblocket som du översätter t.ex. en standardsida, eftersom du inte kan ändra vissa parametrar som du har skrivit på svenska, t.ex. mejlutskick. Skapa istället en helt ny formulärbehållare när du är inne på den engelska webbplatsen.

Tips

Tänk på att inte ha allt för många val och komplicerade strukturer. Tänk på vilka uppgifter du behöver av användaren för att kunna ta hand om det på bästa sätt. Om ett fält inte är obligatoriskt, behöver du ha kvar det i alla fall? Ju färre fält, desto kortare tid tar det för användaren att fylla i det, annars kanske användaren inte alls tycker det är värt det.

Använd inte Flervalslista för mindre än 4 val, använd istället radioknappar.

Det går även att lägga in lite logik för varje element. Det gör man när man redigerar ett element, under en av flikarna då som heter Beroenden. Här kan man då välja om något ska synas eller tas bort beroende på andra val i andra fält. Prova själv eller kontakta Servicedesk om du behöver hjälp att sätta upp ett mer avancerat formulär med beroenden.

Har du frågor eller funderingar kring formulär, kontakta Servicedesk.

 

Användarstöd Canvas

/i , , ,

Användarstöd för personal om lärplattformen Canvas återfinns här:

Användarstöd för studenter på svenska och engelska om lärplattformen Canvas återfinns här:

Du når även användarstöd för personal och studenter om Canvas direkt inifrån den inbyggda hjälpmenyn.
Gå till www.canvas.umu.se och logga in med ditt UmU-ID.

  • Klicka på ”Hjälp” i den globala menyn
  • Välj aktuell ”hjälpresurs” beroende på om du är personal eller student

 

Instruktioner för digitala disputationer

/i , , , ,

Instruktioner digitala disputationer

Instruktionen gäller för lokalerna Triple Helix och Aula Biologica.

Förberedelser inför den digitala disputationen

Utse en moderator

Se till att det finns en person på plats under disputationen som kan moderera och administrera mötet i det verktyg som du väljer. Moderatorn är ett stöd för dig för att allt ska fungera smidigt och att disputationen ska kunna genomföras med färre störningsmoment. Moderatorn kan exempelvis moderera chatten, stänga av mikrofon och kamera för deltagare eller avhysa störande deltagare.

Besluta vilket verktyg som ska användas

I Triple Helix och Aula Biologica finns två digitala verktyg lämpade för en digital disputation: Zoom och Teams. I listan nedan hittar du en översikt av de olika verktygen.

Funktionalitet i Zoom och Teams

Zoom Teams
Ha ett ljud- och videosamtal x x
Chatta x x
Visa presentation/dela datorskärm x x
Dela filer under mötet x x
Hantera deltagare under pågående möte x x
Aktivera mötesdeltagare x x
Spela in mötet x x
Styra insläpp till mötet x x
Max antal medverkande i mötet 500 10000
Max antal man kan se i bild samtidigt 49 49
Anslutning
Ringa in till mötet via telefon x x

Boka in din disputation i två verktyg

När du har valt verktyg är det dags att boka din disputation. Rekommendationen är att du bokar en primär och en sekundär disputationen – så att det finns en backup om något oförutsett sker. För Teams och Zoom gäller att du bokar själv direkt i verktyget.

Skapa ditt digitala möte och hantera inställningar

När du använder Zoom och Teams finns en funktion för att ha ett digitalt väntrum. Det digitala väntrummet är bra att använda för att kunna säkerställa tekniska förutsättningar men också för att kunna hålla koll på deltagarna. Som värd kan du manuellt tillåta deltagare att ansluta en i taget via väntrummet till mötet eller släppa in alla samtidigt.

I väntrummet kan du lägga till ett personligt meddelande som deltagarna får när de ansluter sig. Detta kan exempelvis handla om information om mötets upplägg.

Skapa ditt digitala möte i Zoom

Boka möte i Zoom, Manual
En rekommendation för ditt möte i Zoom är att du väljer ett väntrum (Waiting room) istället för lösenord till mötet. Utöver detta kan du också välja att låta deltagare ansluta innan dig – för att kunna testa sin teknik i väntrummet. Inställningen hittar du under Advanced options.

Du kan också välja om du vill att deltagarnas mikrofoner ska vara avstängda när de ansluter till mötet. Detta alternativ minimerar störningar exempelvis om någon ansluter sent.

Advanced options Zoom

Skapa ditt digitala möte i Teams

Boka möte i Teams, Microsoft

Zoom för digitala möten

När du skapar en bokning i Teams via Outlook kan du ändra dina mötesalternativ genom att klicka på kugghjulet. Inställningarna går bra att ändra i efterhand, exempelvis strax innan din disputation.
Möte teams inställning outlook
Ändra mötesinställningar i efterhand
  1.  Gå till din bokning i Outlook och dubbelklicka på den så att du får upp detaljer om mötet.
  2. Under länken för att ansluta till mötet hittar du alternativet ”Mötesalternativ”. Klicka där.

I din vy har du olika alternativ:

  • Vilka som kan gå förbi i väntrummet/lobbyn. Här finns olika alternativ.
  • Låt alltid uppringare gå förbi lobbyn, detta alternativ bör du lämna som Nej.
  • Meddela när en uppringare ansluter eller lämnar mötet – Om du har du valt nej på alternativet ovan så påverkas inte detta.
  • Vem kan presentera? Ett tips är att tillåta minst en ytterligare moderator utöver dig själv. Detta gör du genom att bjuda in personer i mötesbokningen och sedan välja dess namn i listan. Här finns fyra alternativ:
    • Alla
    • Personer i min organisation
    • Vissa personer
    • Bara jag.
  • Du kan sedan välja om deltagarna får aktivera sin mikrofon och kamera, om chatten ska vara aktiverad och om deltagarna får använda sig av reaktioner som exempelvis att räcka upp handen.
  • Observera, om du väljer Nej på om du vill tillåta mikrofon och kamera så kommer deltagarna själva inte att kunna aktivera dessa under mötets gång. Du kan däremot aktivera dem åt deltagarna alternativt ändra denna inställning i efterhand.

Mötesalternativ teams

Vem som kan presentera i Teams

Informera om disputationen och dela möteslänkarna

Där du publicerar information om disputationen ska du även publicera möteslänkarna. Detta då offentliga disputationer ska vara öppna för allmänheten. Du måste även informera om vilken möteslänk som är primär och vilken som är sekundär.

Tips till dina åhörare i samband med inbjudan

För att skapa goda förutsättningar för din digitala disputation kan det vara bra att skicka tips till dina deltagare när du publicerar inbjudan till en digital disputation. Exempelvis:
  1. Be dem ladda ned programvaran som krävs inför disputationen.
  2. Be dem ansluta till disputationen 10–15 minuter innan utsatt tid så att de hinner kontrollera sin internetanslutning och tekniska utrustning
  3. Be deltagarna stänga av sin mikrofon när de ansluter till mötet för att minska risken för omedvetna störningar. Mikrofonen går att aktivera under disputationens gång om de vill ställa frågor eller interagera på annat sätt.
  4. Uppmuntra gärna deltagarna till att aktivera sin video om bandbredden tillåter.

Gör en koll av din bokade lokal

Några dagar innan disputationen är det bra om du besöker din bokade lokal för att gå igenom rummet och tekniken. Detta för att säkerställa att all utrustning fungerar och finns på plats.

Förberedelser innan den digitala disputationen startar

Besök din bokade lokal en timme innan mötet för att säkerställa att all utrustning fungerar och finns på plats. Använd en fast internetanslutning det vill säga nätverkskabel.

Universitetsservice skickar alltid en servicemedarbetare som är på plats för att hjälpa till med tekniken vid uppstart av disputationen.

Starta den digitala disputationen ungefär 15 minuter innan utsatt tid så att deltagarna har möjlighet att kontrollera sin egen tekniska utrustning i väntrummet.

Under den digitala disputationen

Väntrum

Här hittar du instruktioner för hur du hanterar väntrum när du väl är i mötet. Du kan alltid gå tillbaka och ändra inställningarna.

Väntrum i Zoom

När någon anslutit till ditt väntrum och vill ansluta till mötet visas en ruta i nedre delen av skärmen. Här kan du välja att visa väntrummet eller släppa in deltagaren. Att visa väntrummet kan vara aktuellt om det är många som vill ansluta samtidigt. Du når väntrummet via ikonen med deltagare.

Participants Zoom

Väntrum i Teams

När någon ansluter till ditt väntrum får du upp en ruta på mitten av skärmen som informerar om vem som vill ansluta. Du kan välja att godkänna det direkt alternativt gå till deltagarlistan högst upp. Detta kan vara aktuellt om det är många som vill ansluta samtidigt.

Godkänn deltagare lobby Teams

Hantera deltagare

I samtliga verktyg finns möjligheten att hantera deltagare. Det innebär att du kan slå av både mikrofon och video för åhörare som har dessa påslagna (exempelvis om de stör disputationen). Du kan också kasta ut deltagare från mötet om behovet skulle finnas.

Beroende på ditt upplägg så kan du som administratör eller din moderator behöva hålla koll på chatten. Chatten kan användas för att exempelvis svara på frågor under disputationen. I både Zoom och Teams finns även möjligheten för deltagare att räcka upp handen eller bidra med reaktioner.

Har du frågor eller funderingar?

Kontakta Servicedesk eller Infocenter så hjälper vi dig med de digitala lösningarna.

Olika inloggningar och i vilka tjänster de används

/i ,

Det är inte alltid helt lätt att veta vilken inloggning som ska användas till vilken tjänst. Här har vi samlat de olika inloggningstyperna som finns, hur de ska användas och i vilka tjänster. De olika inloggningstyperna som beskrivs på sidan är:

  • ADFS
  • SSO
  • SWAMID
  • Adobe
  • Microsoft
  • Umu-id
  • Umu-mail

Mer om inloggning finns för anställda

https://umeauniversity.sharepoint.com/sites/it-och-digitala-tjanster/SitePages/Anv%C3%A4ndarkonto-och-inloggning.aspx

ADFS

Används ursprungligen för att logga in i Microsofttjänster. Nu används det till de flesta inloggningar i tjänster där inloggning tidigare skedde via CAS.

Vanligtvis läggs @ad.umu.se automatiskt till på användarnamnet på sidor/länkar som kommer från Umu. Microsoft använder till exempel @ad.umu.se för att länka om till vår inloggning.

SSO – Single Sign On

SSO är något som många tjänster hänvisar till vid inloggning och kan vara förvirrande för användaren. Det finns ingen standard för vad användaren ska skriva in vid inloggning med SSO, utan man behöver kolla instruktionerna för varje tjänst. Oftast räcker det att lägga till umu.

Logga in i Zoom med SSO

Zoom är ett exempel där SSO används. Många försöker logga in med sin e-postadress, men det räcker att skriva in umu i inloggningsrutan vid SSO.

  1. Vid inloggningen till Zoom, välj ”Sign in with SSO”
    Logga in i Zoom
  2. Skriv in umu i rutan
    Logga in via SSO

Adobe

Adobe använder umuid@umu.se för att länka om till Umu.

Instruktion för att logga in i Adobe, Manual

Microsoft

Många har problem att logga in i Microsofts tjänster. Om du som användare klickar på exempelvis en länk externt mot Microsofts onlinetjänster utan att redan vara inloggad, eller om du försöker logga in på en Microsofttjänst utan att gå via Umu så kan du behöva lägga till @ad.umu.se.

SWAMID

SWAMID är en identitetsfederation som omfattar de flesta lärosäten, forskningsinstitut och andra myndigheter som är relaterade till svensk forsknings- och utbildningssektor. SWAMID drivs av SUNET. Det används för inloggning i Ladok.

Inloggning i Ladok

Umu-id

Användarnamnet används för att logga in i tjänster inom Umu. Umu:s sidor och tjänster som hanteras av oss ska bara kräva att användaren skriver in sitt Umu-id för inloggning.

https://www.umu.se/student/stod-och-hjalp/it-tjanster/umu-id/

Umu-mail

Används mest vid konfigurering av e-post i exempelvis dator, mobil och surfplatta. Ingen tjänst använder Umu-mail för inloggning.

Lägga till information om programspecifik antagnings- eller urvalsprocess

/i , ,

Om det finns en speciell antagnings- eller urvalsprocess för programmet kan du förtydliga den. Observera att detta INTE ska användas av alla program, utan gäller enbart program som till exempel Arkitektprogrammet, Läkarprogrammet eller Kandidatprogrammet i fri konst.

Skriv en rubrik som passar, lägg in en kort text och länka för mer information till en undersida. Tänk på att informationen måste stämma med innehållet under rubrikerna Urval och Behörighet i tillfälleskortet för programmet.

Rubrik

  • Detta fält har så kallad på sidan-redigering och kan redigeras direkt i fältet på sidan, eller under sidans egenskaper (knappen Alla egenskaper uppe till höger).
  • Formateringen är satt att texten visas i versaler, även om den skrivs in med gemener. Det går inte att ändra formatering i detta fält.

Brödtext

Detta fält har så kallad på sidan-redigering och kan redigeras direkt i fältet på sidan, eller under sidans egenskaper (knappen Alla egenskaper uppe till höger).

  • Lägg in kortfattad text och länka vid behov till en kompletterande sida.

Regelverkssida

/i

Umeå universitets samlade regelverk ligger som en subwebb med egen navigering i webbpubliceringsverktyget med adressen umu.se/regelverk.

  1. Gå till www.umu.se, och Logga in i övre högra hörnet. Välj Redigera.
  2. I sidstrukturträdet går du till Umeå universitet/Subwebbar/Regelverk/Regelverk
  3. Ställ dig på sidan för det område som du ska skapa en sida under (t.ex. Arkiv och diarium)
  4. Klicka längst ut på raden och välj Ny sida
  5. Fyll i sidans namn i fältet Namn
  6. Välj sidtypen Regelsida
  7. Fyll i sidans innehåll (fliken Innehåll)
  8. Gå till fliken Taggar. Fyll i sidansvarig webbredaktör och informationsägare.
  9. Publicera
  10. Ställ dig på områdessidan (t.ex. Arkiv och diarium)
  11. Gå till fältet Brödtext. Skriv in namnet på regelsidan som du nyss skapade, på rätt ställe i brödtextfältet.
  12. Välj formateringen Dragspelsmeny H3
  13.  Tryck Enter så att du får ett nytt stycke.
  14. Dra in regelsidan från sidträdstrukturen och släpp i brödtextfältet.
  15. Förhandsgranska
  16. Publicera sidan.

Engelsk språkversion av regelverkssida

När det finns motsvarande engelskt innehåll behöver webbredaktören skapa en språkversion av den svenska sidan. Det gör att besökaren lätt kan språkväxla med hjälp av länken English site i övre högra hörnet på webbsidorna, och alltid nå aktuellt innehåll.
Manual för att skapa engelsk språkversion

Språkversionerna av sidorna behöver kopplas ihop på detta sätt för att språkväxlingen ska fungera. Undvik att skapa separata språkversioner då det riskerar att uppdateringar av innehållet missas.

Tips för bra samarbete i Teams 

/i , ,

Innan ni börjar samarbeta i Teams kan det vara bra att tänka igenom ett par saker.

Skapa grundläggande struktur

  • Vad är huvudsyftet med teamet? 
  • Vad ska teamet heta? – Sätt ett tydligt namn som är tydligt för alla medlemmar och anknyter till syftet.
  • Vad har ni för behov i gruppen? 
  • Vilka kanaler vill ni ha, till att börja med, och varför?

Anpassa behörigheter

  • Bestäm vilka behörigheter medlemmarna ska ha för hantering av kanaler, flikar och meddelanden.
  • Ställ in minst två ägare av teamet.

Skapa ny kanal vid behov, men se över vad den har för syfte och om den verkligen behövs

  • Överlägg gärna förslaget med någon i teamet.
  • Gör inte för specifika och små kanaler.
  • Sätt ett tydligt och beskrivande namn.
  • Sätt en beskrivning och syfte med kanalen. 

Kommunicera tydligt i teamet

  • Använd rubrik för att skapa tydlighet och göra det enkelt att se vad inlägget handlar om  
  • Använd @ för att avisera en person eller hela teamet för att säkerställa att en specifik medlem eller hela teamet får avisering om att du skrivit inlägget 
  • Svara på ett inlägg genom att klicka på Svara och inte genom att starta en ny konversation. På så sätt hänger trådarna ihop. Format i konversation i teamsKlicka på A ner till vänster för att få en utökad vy där du kan formatera ditt inlägg.

Aviseringar i Teams

  • Ställ in dina personliga aviseringar för hela applikationen, hur du vill bli notifierad när någon skriver osv. 
  • Sätt igång kanalmeddelanden för de team/kanaler du är aktiv och vill veta när någon uppdaterat 

Flytta gemensamma filer

  • Skapa mappar i respektive kanal  
  • Överför gemensamma filer till teamet och ta bort från befintliga ytor så att ni inte lagrar dokument på flera ställen 
  • Bestäm att alla filer hädanefter läggs i teamet/kanalen och inte någon annanstans 
  • Synkronisera teamets filer till din utforskare om du jobbar mycket med filerna och vill ha åtkomst till dem direkt från datorn. 

Digitala möten

  • Precis som för fysiska möten är det bra om du som håller i mötet har förberett en agenda.
  • Om det är många deltagare i mötet så är det bra om du som inte pratar stänger av din mikrofon för att undvika störande bakgrundsljud. Slå på mikrofonen när du ska prata. Om ni bara är några få deltagare i mötet brukar det bli ett mer aktivt möte om alla har igång sina mikrofoner.
  • Mötet blir också mer aktivt om alla deltagare har igång sin kamera. Om någon har väldigt långsam internetuppkoppling kan det däremot vara klokt att endast använda mikrofonen för att undvika störningar.
  • Alla deltagare kan använda chatten för att dela dokument och länkar med varandra under mötets gång. Chatten sparas även efter att mötet är avslutet, så du kan återvända till chatten för att se vad som skrevs där.
  • Du kan dela hela din skärm, ett fönster, en PowerPoint-fil eller en whiteboard med mötesdeltagarna.