Ändra standardmetod för inloggning (MFA)
Om du vill kan du byta din standardinloggningsmetod efter att du aktiverat multifaktorautentisering. Denna manual visar både hur du kan byta standardmetod i din dator och hur du kan byta metod i Authenticator-appen.
Ändra metod i appen
- Klicka in dig på appen Microsoft Authenticator.
- Klicka på rutan med Umeå universitet och ditt Umu-id.
- Klicka på Aktivera telefoninloggning.
- Klicka Fortsätt.
- Du behöver sedan logga in med ditt Umu-id.
- Klart! Nu kommer du logga in på system som kräver MFA genom att verifiera den tvåsiffriga kod som visas på datorskärmen i din app på din mobila enhet.
Ändra metod i datorn
- Gå till sidan Microsoft Safety info
- Välj fliken Säkerhetsinformation.
- Klicka Ändra bredvid Standardinloggningmetod.
- Välj mellan att använda kod från din Authenticator-app eller att få en notifiering från appen.
- Klicka sedan Bekräfta.
Datainsamlingsplattform (startsida)
För att din datainsamling ska ge det resultat du vill ha och för att datan ska förvaras på ett säkert sätt är det viktigt att du arbetar enligt Datainsamlingsplattforms (DIP:s) arbetsprocess.
Ändra inställningar för delade filer i Microsoft 365
När du delar filer/mappar, ändrar inställningar för delning eller slutar dela filer/mappar i Microsoft 365 så använder du m365.umu.se. Där väljer du sedan om du vill dela filer/mappar från SharePoint (det vill säga Teams eller ett delat bibliotek) eller OneDrive. I denna manual utgår vi från SharePoint men samma inställningar fungerar för OneDrive.
Dela fil eller mapp
- Öppna m365.umu.se och logga in med ditt Umu-id.
- Öppna Sharepoint från våfflan med alla appar uppe till vänster
- Klicka på den SharePoint sajt där du har filer/mappar delade ifrån som du vill ändra inställningar för.
- Klicka på Dokument i vänstermenyn för att få upp samtliga mappar och dokument som finns i den aktuella sajten. En kanal i Teams syns i SharePoint som en mapp.
- Gå till den mapp eller fil som du vill ändra delningen på.
- För muspekaren över mappen/filen för att få fram en dold meny.
- Klicka på de tre prickarna och därefter på Hantera åtkomst.
- Här kan du ändra dina inställningar för länkar, grupper och personer du har delat filen med, och ändra behörigheterna.
– Under Personer kan du se om/vilka personer du har delat filen med. Du kan sluta dela filen eller ändra behörigheten för personerna du har delat med. Om du vill ändra behörigheten för personen du delat med, klickar du på personens namn och sedan kugghjulet vid länken.
– Under Grupper kan du se vilka grupper som har tillgång till filen och vilken behörighet de har. För att ändra behörighet för en grupp klickar du på den aktuella gruppen och ändrar under ”Direkt åtkomst” vad de ska få göra eller inte göra.
– Under Länkar ser du om du har delat en/flera länkar till denna fil/mapp. Bredvid varje länk har du ett kugghjul där du kan ändra behörigheten och en soptunna som tar bort länken.
Dela filer i Microsoft 365
När du delar filer/mappar, ändrar inställningar för delning eller slutar dela filer/mappar i Microsoft 365 använder du m365.umu.se. Där väljer du sedan om du vill dela filer/mappar från SharePoint, Teams eller OneDrive. I denna manual utgår vi från SharePoint men samma inställningar fungerar för Teams och OneDrive.
Rekommendation lagring och delning
- Använd verktygen i Microsoft 365 för att lagra och dela filer.
- Använd OneDrive för att lagra dina egna filer, denna tjänst tar automatiskt en säkerhetskopia i en extern tjänst på allt du sparat där.
- Använd SharePoint eller Teams för att lagra gemensamma filer vid samarbeten.
- Tänk på att inte lagra filer som innehåller känsliga personuppgifter eller information som omfattas av sekretess i dessa verktyg.
Dela fil eller mapp
- Öppna m365.umu.se och logga in med ditt Umu-id.
- Öppna Sharepoint från våfflan med alla appar uppe till vänster
- Klicka på den SharePoint sajt där du har filer/mappar delade ifrån som du vill ändra inställningar för.
- Klicka på Dokument i vänstermenyn för att få upp samtliga mappar och dokument som finns i den aktuella sajten. En kanal i Teams syns i SharePoint som en mapp.
- Gå till den mapp eller fil som du vill dela.
- För muspekaren över mappen/filen för att få fram en dold meny.
- Klicka på de tre prickarna och därefter på Dela.
- I dela-vyn hittar du inställningar för hur du kan dela mappen/filen. Börja med att klicka på kugghjulet för att välja vad personerna ska kunna göra och hur de ska kunna nå mappen/filen.
- Här finns fyra alternativ för hur du kan dela mappen/filen:
- Personer i Umeå universitet som har länken
Detta alternativ gör att alla inom organisationen som har länken kan komma åt filen. Det gäller oavsett om de får länken direkt av dig eller av någon annan. - Personer med åtkomst
Detta alternativ gör att mappen/filen bara kan användas av de som redan har tillgång till den. Använd bara det här alternativet om du bara vill skicka en länk till någon som redan har åtkomst. - Personer som du anger kan visa – Detta ger åtkomst endast till de personer du anger, även om andra användare kanske redan har åtkomst. Om någon vidarebefordrar delningsinbjudan kan den bara användas av de som redan har åtkomst till mappen/filen.
- Vem som helst – Denna rekommenderas inte.
Alla som har tillgång till länken kan ta del av filen/mappen utan inlogg.
Bör endast användas i undantagsfall. Om ni ändå väljer att använda denna rekommenderas ni att sätta ett slutdatum för giltigheten. Om ni inte anger ett slutdatum kommer länken efter en tid oavsett att brytas för att minska ofrivillig spridning. Denna typ av länk är med andra ord inte lämplig att använda som en permanent delnings lösning.
- Personer i Umeå universitet som har länken
Under Övriga inställningar väljer du om det bara ska vara möjligt att läsa filen, granska eller om det ska vara möjligt att redigera den. Denna inställning påverkar inte de som du eventuellt har gett möjlighet att redigera filen sedan tidigare. Du kan också välja att blockera möjligheten att ladda ner filen till sin egen dator. Beroende på vilken behörighet du väljer i det tidigare steget så kan fler möjliga inställningar som lösenord och förfallodatum finnas.
10. Efter att du har gjort din inställning, klicka på Använd.
11. Detta alternativ gäller inte om du valt Vem som helst. Fyll i namnet på den person, grupp eller e-postadress som du vill dela din mapp/fil med. När du börjar skriva kommer alternativ att visas automatiskt. Du kan välja att dela mappen/filen med flera samtidigt.
12. När du har valt vilka du vill skicka till finns två alternativ för hur du delar mappen/filen.
- Klicka på Skicka. Mottagaren får då ett e-postmeddelande som ger åtkomst till mappen/filen. Du får också en bekräftelse via e-post om delningen.
- Klicka på Kopiera. Du får då en länk som du kan skicka via e-post eller chatt.
- Nu har du delat din mapp/fil!
Ta bort 2:a i program- eller kurslänk
En utbildning får en 2:a i url:en när en utbildning av olika anledningar gjorts om så pass mycket att det blir ett helt nytt program och den gamla fortfarande har tillfällen som är aktuella i de läsår som visas på webben. Detta sker automatiskt när utbildningarna importeras från Selma till Episerver.
Läs här varför det ibland visas en 2:a i url:en och vad du bör tänka på innan du tar bort 2:an i url:en och vad som påverkas.
Gör så här
- Gå till sidan som du ska ändra url:en på.
- Klicka på ikonen Alla egenskaper så att du ser alternativen ovanför innehållet på sidan.
- Klicka i fältet Namn i URL och ta bort siffran 2 sist i url:en
- När du är klar klickar du på Publicera.
Växla mellan offentligt och privat team
I Teams har du möjligheten att välja mellan två typer av sekretess – offentligt eller privat team. Inställningen styr vilka som kan se ditt team och gå med i det. Här hittar du instruktioner för hur du ändrat ett offentligt team till privat eller tvärtom.
Två typer av sekretess för team
Offentligt team
Ett offentligt team är tillgängligt för alla vid Umeå universitet. Det innebär att när någon söker efter team så kan de hitta ditt team i en lista och gå med utan att du behöver godkänna det. För de som är medlemmar i teamet är alla filer och allt innehåll sökbart.
Kom ihåg att både studenter och anställda kan se och gå med i offentliga team.
Privat team
Ett privat team är bara tillgängligt för de personer som du bjuder in eller godkänner. I de flesta fall ska du välja ett privat team.
Hur ändrar jag sekretess för team?
- Gå till ditt team och klicka på de tre prickarna till höger om teamets namn.
- Välj sedan Hantera team.
- Gå sedan till Inställningar.
- Klicka sedan på Redigera under Teaminformation.
- Längst ner under Sekretess kan du nu ändra mellan Privat och Offentligt team.
- Välj sedan Klar.