Anställd – Sida 13

Outlook sökfält hittar ej brev (Mac)

2021-01-07/i Anställd, E-post, Mac, Student, Svenska

Om man i Outlook för Mac inte hittar några mail när jag söker i sökfältet kan man bygga om indexeringen i Spotlight. Det är kopplingen Outlook och Spotlight, MacOS inbyggda sökfunktion, som inte fungerar.

Prova följande

1. Gå till Systeminställningar – Spotlight

2. Välj fliken Integritet

3. Tryck på ”+” och välj din kontomapp under Macintosh HD/Användare.

4. Markera sedan den valda mappen i Integritet och ta bort den med ”–”.

Nu ska datorn göra en ny indexering och förhoppningsvis fungerar sökningen i Outlook.

Synkronisera filer från OneDrive, Teams eller SharePoint till din dator

2020-12-16/i Anställd, Microsoft 365, OneDrive, Sharepoint, Svenska, Teams

Du kan synkronisera mappar, filer och hela bibliotek från Microsoft 365 till din dator. Det innebär att du kan arbeta med samma filer som du har i Teams, SharePoint eller OneDrive. I denna manual visar vi hur du synkroniserar från din OneDrive, ett Team, en Teamkanal och ett delat SharePoint bibliotek. Vår rekommendation är att ni inte synkroniserar för många filer.

Synkronisera mina egna filer från OneDrive till din dator

Välj Start på din dator och sök upp appen OneDrive.
Logga in på OneDrive med ditt konto, umuid@ad.umu.se.
När du är inloggad visas det blå molnet nere till höger.
Du kan ställa in vilka mappar du vill synkronisera genom att klicka på OneDrive-molnet och sedan kugghjulet upp till höger.
Gå sedan till Konto och Välj mappar, bocka i de mappar du vill synkronisera och klicka sedan på OK.
Synkroniseringen från din OneDrive är nu klar. Det skapas en ny flik i din utforskare/Finder – ”Ditt namn- Umeå Universitet”. Du kan nu arbeta med dessa filer från din dator. Observera att det är samma filer som finns på OneDrive för webben. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.

Synkronisera filer från ett helt Team till din dator

Välj de Team som du vill synkronisera filer från till din dator.
Välj kanalen allmänt och klicka på fliken Filer
Klicka på Dokument
Du kommer till alla filer som är kopplade till Teamet. Klicka sedan på Synkronisera.
OneDrive appen startas. Kontrollera att alla mappar och filer är markerade. När du är klar, klicka på starta synkronisering.
Synkroniseringen från ett helt Team är nu klar. Det skapas en ny flik (med ett ”Hus”) i din utforskare. Se markerade platser i bilden. Du kan nu arbeta med dessa filer från din utforskare. Observera att det är samma filer som finns i Teamet. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.

Synkronisera filer från en specifik kanal i ett Team

Klicka på det Team som du vill synkronisera filer från till din dator.
Klicka på den kanal som du vill synkronisera filer från till din dator. Tillexempel kanalen Education som bilden visar.
Klicka på fliken Filer
Klicka på Synkronisera
OneDrive öppnas. Kontrollera att rätt filer är valda (som ni ser är det samma mappar som bilden i steg 4). Klicka Starta synkronisering.
Synkroniseringen från en specifik Teamkanal är nu klar. Det skapas en ny flik (med ett ”Hus”) i din utforskare. Se markerade platser i bilden. Du kan nu arbeta med dessa filer från din utforskare. Observera att det är samma filer som finns i Teamkanalen. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.

Synkronisera dina filer från ett delat SharePoint bibliotek

Gå till det delade biblioteket. Detta gör du enklast genom att använda din OneDrive via: m365.umu.se
Klicka på det delade bibliotek som du vill synkronisera (exempelvis som bilden visar, val av Teamet Arbetsgrupp).
Välj Gå till webbplats.
Klicka på Dokument i menyn till vänster.
Klicka på Välj synkronisera
Synkroniseringen från ett delat dokumentbibliotek är nu klar. Det skapas en ny flik (med ett ”Hus”) i din utforskare. Se markerade platser i bilden. Du kan nu arbeta med dessa filer från din utforskare. Observera att det är samma filer som finns i SharePoint. Det är enbart ett annat sätt att arbeta från utforskaren.

Digital signering med eduSign

2020-11-30/i Anställd, eduSign, Svenska

Med tjänsten eduSign kan du ladda upp och elektroniskt skriva under PDF-dokument och XML-dokument. Tjänsten tillhandahålls av SUNET och är tillgänglig för alla anställda vid universitetet som har ett Umu-id. 

Första gången du loggar in

Spara det dokument du vill signera någonstans på din dator. Spara dokumentet som PDF eller XML.
Gå till eduSigns hemsida.
Första gången du använder tjänsten behöver du fylla i universitetets namn i det blå fältet ”Access through your institution”. Fyll i ”Umeå university”.

Nästa gång du loggar in i tjänsten kommer universitetet vara ifyllt.

Vy inloggning eduSign

Ladda upp och signera ditt dokument

Logga in med ditt Umu-id på eduSigns hemsida.
Klicka på ”Bläddra”, välj ditt dokument och klicka sedan på ”Ladda upp”.
När dokumentet är uppladdat, klicka på ”Förhandsvisa och godkänn för signering”.
Du får upp en vy för att granska dokumentet. Granska och klicka sedan på ”Godkänn” för att skapa en digital signatur.
Nu har du möjlighet att bjuda in andra att signera dokumentet, klicka på ”Bjud in andra att signera”. Om du inte vill bjuda in till signering, gå vidare till steg 7.
Du får upp en ruta där du fyller i meddelande till mottagaren, namn och e-postadress. Klicka sedan på ”Skicka inbjudan” så får mottagaren inbjudan till signering via e-post.
För att signera dokumentet, klicka på ”Signera valda dokument” i vyn med dokumentet. Bekräfta din signatur med Umu-id och lösenord.
Du ser att dokumentet är signerat när det står ”Signerat av: Namn <namn.efternamn@umu.se>” intill dokumentet.
Nu kan du ladda ner det signerade dokumentet och spara ner det till din dator. Den digitala signeringen finns på den sista sidan i ditt dokument. Dokumentet ska sparas i webbläsarens lagringsyta men det är rekommenderat att du sparar dokumentet för att vara säker på att du har en kopia av det signerade dokumentet.

Att skriva under med flera underskrifter

Flera personer kan skriva under samma dokument. Detta kan ske på primärt två olika sätt som beskrivs nedan.

Skriva under i flera steg

Ett sätt att skriva under med fler underskrifter är att helt enkelt en person i taget signerar dokumentet i eduSign och sedan skickar dokumentet vidare (t.ex. via e-post) till nästa person som också signerar dokumentet i eduSign. Detta förfarande kan upprepas fram tills alla personer som bör signera dokumentet har gjort det.

Bjuda in flera personer samtidigt att signera

Ett annat sätt att skriva under med flera underskrifter är att bjuda in flera personer att signera samma dokument.

Läs mer på Sunets användardokumentation för instruktioner.
Att skriva under med flera underskrifter

Validera ett digitalt signerat dokument

För att bekräfta att ett digitalt signerat dokument har en signatur som är äkta och att dokumentet inte har blivit ändrat efter signering använder du eduSigns valideringstjänst. Tjänsten är öppen och kräver ingen inloggning.

Besök valideringstjänstens hemsida.
Välj det dokument du vill ladda upp.
Du får nu upp information som visar om dokumentet kan valideras det vill säga om dokumentet har en signatur som är äkta och att dokumentet inte har blivit ändrat efter signering.

Skapa ett valideringsintyg

Genom ett valideringsintyg säkerställer du att man i framtiden kan kontrollera att din elektroniska underskrift var giltig när den skapades samt att dokumentets innehåll inte har förändrats efter att du undertecknade det.

Om du vill skapa ett valideringsintyg, klicka på ”Utfärda dokument med valideringsintyg” från vyn som syns i bilden på steg 3.
Ladda ned och spara filen. Det är denna version som ska diarieföras, arkiveras eller förvaras på en digital förvaringsyta.
Öppna filen med Adobe Acrobat eller Acrobat Reader och klicka på pennan för att se signaturinformationen.
Det står ”underskriftens giltighet är okänd” och ”signerarens identitet är okänd”. Detta beror på att Sunet:s signeringscertifikat inte har genomgått en godkännandeprocess hos Adobe. Underskriften och valideringsintyget är inte felaktiga eller ogiltiga.
Nu ska dokumentet tas om hand på rätt sätt. Om dokumentet ska diarieföras skickar du det till registrator vid din institution/motsvarande. Om dokumentet inte ska diarieföras ska det sparas på lämplig lagringsyta.

Adobe Acrobat Reader meddelar att signaturen inte är giltig

När du öppnar ett dokument i Adobe Acrobat Reader så visar programmet ett meddelande att signaturen inte är verifierad och att signerarens identitet är okänd.

Detta beror på att dokument som är signerade med eduSign inte kan valideras med Adobe Acrobat Reader. För att validera dokumentet måste du använda eduSigns egen valideringstjänst. Se bilden ovan.

Lathund för att skapa inlägg i Manual

2020-11-17/i Anställd, Manual, Svenska

Logga in

För att logga in i manual gå till https://manual.its.umu.se/wp-inloggning

Logga in med ditt användarnamn och lösenord, OBS ej ditt Umu-id.

Skapa nytt inlägg

I Adminpanelen till vänster, klicka på Inlägg.
Klicka på Skapa nytt. Nu skapas ett nytt inlägg där du kan skapa dina manual.

Tydliga och beskrivande rubriker

Fundera på hur användaren kommer att söka efter ditt inlägg. Det ger dig en riktlinje för hur du ska utforma rubriken på ditt inlägg. Det är bra om det framgår vilken tjänst/system du skriver om, samt om det är för en speciell mobil eller operativsystem.

Exempel på tydliga beskrivande rubriker:

Ställa in eduroam för Mac
Manuell installation av VPN-klienten på en dator med Windows
Logga in på Skype för företag på iPhone

Ingress

I början av instruktionen kan du skriva en kort ingress där du sammanfattar instruktionen och tar upp om det finns särskilda förutsättningar för din instruktion.

Exempel på en ingress:

I denna manual hittar du instruktioner för hur du installerar eduroam på din enhet.

Mellanrubriker och viktiga nyckelord

Rubriknivåer i text editor i Manual

Mellanrubriker kan underlätta för läsaren att navigera sig i texten och hitta det innehåll hen vill läsa. Använd rubriknivåerna som du hittar i text editorn under Stycke.

Tänk igenom vilka ord användaren kan tänkas söka efter för att hitta instruktionen. Försök få med viktiga nyckelord i instruktionen så att inlägget blir sökbart för användaren. Markera nyckelord i texten med fet stil – inte kursiv stil. Fet stil är lättare för läsaren att uppmärksamma än om du kursiverar text.

Exempel på markering av nyckelord med fet stil:

“3. Här ser du alla medlemmar, för att lägga till och ta bort medlemmar klicka på  Ändra medlemmar.
4. Klicka på Lägg till för att söka efter en ny medlem, eller markera en medlem i listan och välj Ta bort, klicka sedan OK.”

Punktlistor underlättar läsning

Använd gärna punktlistor och numrerade listor för steg för steg-instruktioner. Det gör det lättare för läsaren att orientera sig i texten. Om det är en lång instruktion kan man även skriva ut hur många steg instruktionen innehåller redan i början så man vet vad man har att vänta sig, till exempel 1 (av 22).

Länkar

I instruktionen kan du länka vidare till information som är nödvändig för att kunna fullfölja instruktionen. Skriv tydliga och beskrivande länktexter, och inte bara ”klicka här”.

Skriv inte:

Klicka här och ladda ner de bilder du vill använda.

Skriv hellre:

Gå till Mediabanken och ladda ner de bilder du vill använda.

Bilder

I instruktioner är det bra att ha tydliga bilder som visar var i gränssnittet på tjänsten/systemet/appen man är. Använd gärna möjligheten att ringa in eller rita pilar på bilden för ytterligare tydlighet.

Tänk på dispositionen i inlägget och balansen mellan bild och text. Använd inte för många och stora bilder som gör att textinstruktionen döljs. Alla steg i en instruktion behöver inte en bild kopplad till sig, utan endast de där textinstruktionen inte är tillräckligt tydlig i sig.

Namn på bilder

Döp inte bilderna till något allmängiltigt utan namnet får gärna beskriva vad bilden föreställer, eller själva steget i instruktionen som bilden beskriver.

Skriv inte: Teams1

Skriv hellre: Inloggningsvy för Teams

Lägg till bilder

För att lägga till en bild, kicka på Lägg till media och sedan Ladda upp filer, välj sedan fil. Du avgör själv hur stor bilden bör vara för bäst synlighet men generellt bör medium eller full storlek fungera.

Om bilden är i storlek medium bör du vänsterjustera bilden.

Alternativ text

Fyll i alternativ text när du laddar upp bilden. Personer som använder skärmläsare kan då också ta del av vad bilden föreställer.

Ta bort gamla bilder

Om du uppdaterar en instruktion med nya bilder kom ihåg att gå in i Mediabiblioteket och radera de gamla bilderna.

Uppföljningsdatum

Fält för uppföljningsdatum

Här måste du skriva du in ett datum för när du eller någon annan behöver titta igenom innehållet för att se om allt stämmer fortfarande. Väljer du inget datum kommer inlägget avpubliceras. Välj ett datum cirka sex månader framåt. Cirka 7 dagar innan uppföljningsdatumet skickar systemet ut ett meddelande om att det är dags att se över sidan. Om uppföljningsdatumet inte flyttas fram kommer sidan att avpubliceras och sparas som ett utkast. Tänk också på att INTE välja ett datum under lediga perioder som sommaren eller vid jul och nyår. Önskvärt är också att du väljer en en vardag. Ett tips är också att välja samma datum om du har både en svensk och engelsk version av manualen.

Relaterade länkar

Vy för relaterade länkar och kopplat innehåll

Finns det länkar som är bra för den som läser ditt inlägg? Det kan vara inlägg direkt till webbgränssnitt, information i ITS tjänstekatalog eller annat som är bra att ha.

Relaterade länkar kan även användas för att visa upp andra inlägg i Manual som är bra att ha i närheten.

Lägg gärna till dem under Relaterade länkar i ditt inlägg. Då visas de upp i högerspalt när inlägget är publicerat.

Kopplat innehåll

Förhandsvisning av kopplat innehåll Att koppla innehåll är ett sätt att visa upp saker i inläggets högerspalt som inte är länkar utan innehåller korta instruktioner eller annan information.

För att skapa kopplat innehåll behöver du först skapa Sidoinnehåll. Tänk dig Sidoinnehåll som ett slags miniartikel som du kan återanvända på flera typer av inlägg.

Skapa sidoinnehåll
Gå till ditt inlägg
Lägg till Kopplat innehåll
Publicera

Skriv FAQ för kortare frågor och svar

Vår kunskapsdatabas Manual innehåller över 200 olika instruktioner och guider. Det gör att det ibland är svårt att hitta och veta var man ska börja leta på. Då är förslaget att du skapar en FAQ med kortare frågor och svar.

I relaterade länkar lägger du in länkar till längre instruktioner och sånt som kan vara bra att ha.

Exempel på FAQ:er som finns idag är:

E-post för studenter FAQ
Portalen FAQ
Umu-kort FAQ

Ställ in dina aviseringar i Teams

2020-11-16/i Anställd, Microsoft 365, Svenska, Teams

När du vill justera och ställa in dina inställningar för aviseringar i Microsoft Teams finns två alternativ; för hela applikationen och för vardera kanal.

Ställ in aviseringar för Teams-applikationen

Klicka på ”tre prickar” uppe i högra hörnet inne i Teams och välj Inställningar.
Välj sedan fliken Meddelanden och aktivitet och ställ in under de olika rubrikerna.

Om du har valt att få en avisering via e-post – observera att du tyvärr inte får denna avisering om du är inloggad eller har applikationen öppen i bakgrunden. Då räknas du som aktiv och får enbart notiser i appen.

Ställ in aviseringar för en kanal i Teams

Gå till den kanal du vill anpassa dina aviseringar på och välj de tre prickarna.
Välj Kanalmeddelanden.
I nästa meny väljer du sedan hur du vill bli aviserad när något händer i just denna specifika kanal
Välj nivå av kanalavisering
1. Klicka på Pilen
2. Välj Banderoll och feed om du vill ha en lila ruta som sammanfattar händelsen i höger hörn och röd siffra/markering under aktivitet (Se beskrivning nedan)
3. Välj Visa enbart i feed om du vill enbart vill ha avisering med röd siffra/ markering under aktivitet (Se beskrivning nedan)
4. Välj Av om du vill stänga av aviseringarna för vald teams kanal.
5. Klicka i rutan för Inkludera alla svar om du vill ha avisering om någon svarar på kanalinlägg som du deltar inom.
6. Klicka Spara

Banner = En lila ruta med liten beskrivning om vad som har skett

Feed = Röda nummer/ markering på Aktivitet och Team.

**Observera** att dessa inställningar är för enbart dig och per kanal och inte per team. Om du till exempel bara intresserad av det som händer i kanalen vissa kanaler i ditt Team aktivera aviseringar på dem och avaktivera de övriga.

Ändra eller avboka bokning i TimeEdit Viewer som anställd

2020-10-29/i Anställd, Svenska, TE Viewer, TimeEdit

Bokningar i TimeEdit ägs som regel av institutionen som bokaren tillhör. Som anställd kan du med dina egna bokningar avboka, ändra objekt och uppdatera textfält. Med din institutions bokningar kan du ändra objekt och uppdatera textfält. På bokningsidor kan du enbart ändra de bokningar som skapats på den aktuella sidan, men på sidan Mina bokningar hittar du alla de bokningar du själv gjort och kan ändra. Vill du redigera även bokningar som andra gjort använder du sidan Schema där du kan söka fram det mesta.

Läs mer

Schemaläggning med lokal i TimeEdit Viewer

2020-10-29/i Anställd, Svenska, TE Viewer, TimeEdit

Du kan schemalägga en kurs via TE Viewer. För schemaposter med lokal använder du bokningssidan Kursbokning och för schemaposter utan lokal använder du sidan Kursbokning utan lokal.

Läs mer

Uppdatera eller förlänga utbytesavtal

2020-10-23/i Anställd, Solemove, Svenska, Utbytesstudier

Läs mer

Prenumerera på ett TimeEdit-schema

2020-10-20/i Anställd, Student, Svenska, TE Viewer, TimeEdit

Det finns två olika metoder för att få in bokningar från TimeEdit till din kalenderapplikation: prenumeration och import. Att prenumerera på ett schema innebär att bokningarna i din kalender uppdateras när de uppdateras i TimeEdit, men det innebär även att passerade bokningar tas bort. Om du istället importerar ett statiskt schema får du inte längre uppdateringar men bokningarna blir en del av din kalender och tas inte bort.

Läs mer

TimeEdit Cores gränssnitt

2020-10-19/i Anställd, Svenska, TE Core, TimeEdit

TE Cores gränssnitt är uppbyggt i fyra olika sektioner:

Menyn eller Sidomenyn
Kan flyttas till högerkant genom dra och släpp.
Vyer = Spara, hantera och aktivera Vyer.
Inställningar = Justera inställningar för aktuell Vy.
Utkast = Skapa nya Utkast eller växla mellan sparade Utkast.
Kontoinställningar = Användarspecifika inställningar och byte av lösenord.
Bokningsinformation = Visar information om aktiv bokning.
Hjälp = kortkommandon och länkar till hjälpsidor.
Kalenderfönstret
Visar vald Vy. Här visas befintliga bokning och nya bokningar kan skapas.
Objektlistan
Här visas alla Objekt som går att boka för den Objekttyp som är vald i Valdalistan.
Valdalistan
Här väljs önskat Bokningsläge och de Objekt som väljs i Objektlistan hamnar här redo för bokning.