Skapa en enkät i Limesurvey (DIP)

/i , ,

I denna manual beskriver vi hur du kommer igång och skapar en enkät i Limesurvey i din egen instans av Datainsamlingsplattformen. Det är viktigt att du alltid börjar arbetet i din Stage-miljö.

    1. Gå till startsidan för Limesurvey Stage (namn.limesurvey.stage.its.umu.se/admin).
    2. Du får nu upp en inloggningsrutan där du fyller i dina inloggningsuppgifter.
    3. Du är nu inloggad i administratörsgränssnittet för Limesurvey. Klicka på Skapa en ny enkät för att skapa din enkät. Om du behöver ytterligare hjälp, se gärna Limesurveys egen manual för att skapa en enkät.
    4. Fylla i ett namn och en beskrivning av enkäten. . I högerkolumnen på skärmen kan du även göra vissa inställningar, exempelvis datumformat och om du vill ha komma som decimaltecken. Klicka sedan på Spara i över högra hörnet.
    5. När du har sparat kommer du till själva enkätmenyn. Under fliken Inställningar hittar du alla dina enkätinställningar. Exempelvis kan du under allmänna inställningar välja att skapa din enkät på olika språk. Om du vill veta mer om vilka olika inställningar som är möjliga att göra, se Limesurveys egna manualer.
    6. Klicka på Översikt för att kunna fylla i e-postadress till Administratör och Ägare. Detta gör att respondenten har en e-postadress för att kontakta er om enkäten exempelvis inte fungerar.
    7. Klicka på Spara i över högra hörnet när du är klar.
    8. Klicka på fliken Struktur för att börja bygga upp din enkät.
    9. Klicka på knappen Lägg till frågegrupp för att skapa din första frågegrupp. I en frågegrupp samlar du frågor av samma typ, exempelvis frågor om ett specifikt tema inom enkäten. Ofta visas alla frågor i en frågegrupp på samma sida. Du kan läsa mer om frågegrupper i Limesurveys egna manualer.
    10. Om du vill kan du fylla i titel eller beskrivning av din frågegrupp. Om du är färdig och vill lägga till en fråga till din enkät, klicka Spara och lägg till fråga.
    11. I nästa ruta som visas får du upp din nya fråga och frågans inställningar. Du kan även läsa mer i Limesurveys egna manualer om hur du skapar frågor. Några exempel på viktiga inställningar för din fråga:
            1. I fältet Kod fyller du i en unik kod för frågan genom att kombinera bokstäver och siffror. Koden fungerar som ett id för din fråga och därför är det viktigt att koden inte upprepas flera gånger i enkäten. Exempelvis Q1, Q2, Q3 o.s.v.
            2. I fältet Fråga fyller du den fråga du vill ställa till respondenten.
            3. På knappen Obligatorisk kan du välja om frågan ska vara obligatorisk att svara på eller frivillig.
            4. I fältet Frågetyp väljer du vilken frågetyp du vill använda. I detta exempel väljer vi frågetypen Lista (radio) som gör att respondenten kan klicka i ett svar från en lista på flera alternativ. Observera att när du har valt frågetyp så kan fler inställningar dyka upp. Du kan även läsa mer i Limesurveys egna manualer om de olika frågetyperna.
    12. Klicka på Spara.
    13. Din första fråga är nu skapad. Om det är en frågetyp som tvingar dig att lägga till svarsalternativ så kommer du få upp en varning om att du inte har lagt till svarsalternativ. Klicka på texten Du måste lägga till svarsalternativ till denna fråga för att lägga till dina svarsalternativ.
    14. Du kommer nu in i inställningarna för att skapa svarsalternativ. Några viktiga inställningar:
      1. I fältet Alternativ för svar fyller du i dina svarsalternativ. För att lägga till fler svarsalternativ, klicka på plustecknet i slutet av raden till höger.
      2. I fältet Kod fyller du svarsalternativets kod. Det är viktigt att även svarskoderna är unika.
    15. Klicka sedan på Spara.
    16. När du har sparat kommer du till din frågeöversikt och ett meddelande visas som säger att dina svarsalternativ är sparade. Om inga varningar visas så är din första fråga nu klar!
    17. Du kan nu välja att gå vidare för att skapa nya frågor eller frågegrupper till din enkät.
    18. Fortsätt att lägga alla frågor till din första enkät.

Gör en planerad omröstning med Forms i Teamsmöte

/i , , , , ,

I denna manual beskrivs hur du kan förbereda en omröstning du vill använda under ett möte med hjälp utav Forms. Om du vill göra en spontan omröstningar inför ett möte, se vår andra manual

Lägg till fliken Omröstning

  1. Boka ett möte i Teams eller Outlook.
  2. Gå sedan till din kalender i Teams och klicka på mötet det gäller (alternativt högerklickar och väljer redigera). Du får då upp mötesvyn.
  3. I mötesvyn, klicka på + högst upp för att lägga till en ny flik
  4. Välj Polls för att skapa en ny flik för omröstning. Finns den inte i listan som på bilden kan du antingen söka i fältet ovanför eller leta fram den under Visa alla

  5. Nu har en ny flik skapats i mötesvyn, Polls

Skapa ny omröstning

  1. Klicka på fliken Polls.
  2. Första gången du skapar en omröstning, klicka Ny omröstning.
  3. I nästa fönster väljer du typ av fråga. Längre ner beskriver vi vad de olika frågetyperna kan användas till.
  4. När du valt din frågetyp och är färdig med din fråga klickar du på Spara utkast eller + Lägg till fråga om omröstningen ska ha fler frågor.
  5. Nedan ger vi en överblick hur de olika frågealternativen fungerar

De olika frågetyperna

Flerval

Används bäst när du vill få en snabb överblick över deltagarnas åsikter eller kunskaper om ett specifikt ämne. Till exempel, “Vilken av följande strategier tycker du är mest effektiv?”
Gör så här för att skapa din flervalsfråga:

  1. Klicka i fältet Fråga för att skriva in din fråga eller påstående
  2. Skriv sedan in de olika alternativen. Välj + Lägg till alternativ om du vill ha fler alternativ än de två förskapade.
  3. Bocka i Flera markeringar om du vill tillåta att deltagarna väljer mer än ett av de föreslagna alternativen.
  4. Längst ner till höger finns ett kugghjul. Här har du möjlighet att ställa in om du vill registrera namn på de svarande, dela resultatet dirket med deltagarna och om du vill tillåta att medpresentatörer ska kunna redigera och starta din förberedda omröstning. Observera om du väljer detta får medpresentatörerna en notis att du har skapat frågor och de kan innan mötet se, redigera och skapa frågor i förhand.
  5. Klicka Spara som utkast när du är klar.


Frågesport

Perfekt för att göra möten mer interaktiva och engagerande. Du kan använda frågesporter för att testa deltagarnas kunskaper om ett ämne som diskuterats, eller för att bryta isen med roliga frågor.
Gör så här för att skapa din frågesport:

  1. Klicka i fältet Fråga för att skriva in din fråga eller påstående
  2. Skriv sedan in de olika alternativen. Välj + Lägg till alternativ om du vill ha fler alternativ än de två förskapade.
  3. Markera Bockrutan till vänster om ett alternativ för att markera att det är rätt svar. Detta är vad som skiljer sig mellan frågesport och föregående frågetyp flerval.
  4. Bocka i Flera markeringar om du vill tillåta att deltagarna väljer mer än ett av de föreslagna alternativen.
  5. Längst ner till höger finns ett kugghjul. Här har du möjlighet att ställa in om du vill registrera namn på de svarande, dela resultatet dirket med deltagarna och om du vill tillåta att medpresentatörer ska kunna redigera och starta din förberedda omröstning. Observera om du väljer detta får medpresentatörerna en notis att du har skapat frågor och de kan innan mötet se, redigera och skapa frågor i förhand.
  6. Klicka Spara som utkast när du är klar.

Word-moln

Bra för brainstorming-sessioner där du vill samla in många idéer eller åsikter snabbt. Deltagarna kan skriva in sina tankar och se dem visualiseras i ett moln, vilket kan hjälpa till att identifiera vanliga teman eller idéer.

Gör så här för att skapa ditt word-moln:

  1. Klicka i fältet Fråga för att skriva in din fråga eller påstående
  2. Längst ner till höger finns ett kugghjul. Här har du möjlighet att ställa in om du vill registrera namn på de svarande, dela resultatet dirket med deltagarna och om du vill tillåta att medpresentatörer ska kunna redigera och starta din förberedda omröstning. Observera om du väljer detta får medpresentatörerna en notis att du har skapat frågor och de kan innan mötet se, redigera och skapa frågor i förhand.
  3. Klicka Spara som utkast när du är klar.

Betyg

Används när du vill få feedback på en skala, till exempel för att utvärdera en presentation eller ett förslag. Deltagarna kan betygsätta något från 1 till 5, vilket ger en tydlig indikation på deras åsikter.

  1. Klicka i fältet Fråga för att skriva in din fråga eller påstående
  2. Välj Nivåer för att ange antalet nivåer på betygsättningen som deltagarna ska tillåtas ge.
  3. Välj Symbol för att välja vilken symbol som ska representera betygsättningen. I bilden är Stjärna vald.
  4. Välj vilken etikett du vill att betygen ska ha, ange vilken etikett Nivå 1, respektive Nivå 5 ska få. En etikett hjälper den svarande att tolka nivåerna. Till exempel skulle en etikett på nivå 1 kunna vara Aldrig och etiketten för nivå 5 vara Varje dag.
  5. Längst ner till höger finns ett kugghjul. Här har du möjlighet att ställa in om du vill registrera namn på de svarande, dela resultatet dirket med deltagarna och om du vill tillåta att medpresentatörer ska kunna redigera och starta din förberedda omröstning. Observera om du väljer detta får medpresentatörerna en notis att du har skapat frågor och de kan innan mötet se, redigera och skapa frågor i förhand.
  6. Klicka Spara som utkast när du är klar.

Rankning

Lämpligt när du vill att deltagarna ska prioritera olika alternativ eller idéer. Till exempel, “Rangordna dessa projekt efter viktighet.”

  1. Klicka i fältet Fråga för att skriva in din fråga eller påstående
  2. Skriv sedan in de olika alternativen. Välj + Lägg till alternativ om du vill ha fler alternativ än de två förskapade.
  3. Bocka i Blanda alternativen om du vill att de svarande ska få alternativen presenterade i olika ordning,
  4. Längst ner till höger finns ett kugghjul. Här har du möjlighet att ställa in om du vill registrera namn på de svarande, dela resultatet dirket med deltagarna och om du vill tillåta att medpresentatörer ska kunna redigera och starta din förberedda omröstning. Observera om du väljer detta får medpresentatörerna en notis att du har skapat frågor och de kan innan mötet se, redigera och skapa frågor i förhand.
  5. Klicka Spara som utkast när du är klar.

Publicera fråga i möte

  1. Kontrollera om du är nöjd med dina inställningar. Om inte – redigera din omröstning på pilen bredvid Starta.
  2. Om du är nöjd och vill publicera frågan i mötet, klicka på Starta.
  3. När du har startat din fråga kommer den att vara markerad i rött med texten Live.
  4. Alla deltagare i mötet får en notis i form av en banderoll att en fråga har skickats.
  5. Svaren från undersökningens presenteras direkt i mötet och mötesvyn.

Se resultat från omröstningar i efterhand

För att se resultatet från omröstningen i efterhand:

  1. Gå till m365.umu.se
  2. Klicka på våfflan uppe till vänster och välj Forms Om du inte hittar Forms kan du söka eller klicka på Fler appar längst ned.
  3. Du hittar nu dina polls under Mina formulär och kan här ta del av resultatet samt exportera det till en excel efter mötet.

Sidnumrering i Word

/i , , ,

Denna guide är för att visa hur man infoga sidnummer i ett Word dokument.

Från menyrad i Word, välja Infoga > Sidnummer.

Markera där du vill att sidnumret ska visas.Välj det format du gillar.

Klicka på OK (Därefter numreras sidorna automatisk i Word).

 

Vill man att sidnumreringen börjas på andra sidan, gör så här:

Öppna Verktyg för sidhuvud och sidfot (genom att dubbelklicka sidhuvudet eller sidfot).

Välj Sidnummer > Formatera sidnummer.

Välja annorlunda förstasida.

Välj Stäng sidhuvud/fot

 

Ändra standardmetod för inloggning (MFA)

/i , ,

Om du vill kan du byta din standardinloggningsmetod efter att du aktiverat multifaktorautentisering. Denna manual visar både hur du kan byta standardmetod i din dator och hur du kan byta metod i Authenticator-appen.

Ändra metod i appen

  1. Klicka in dig på appen Microsoft Authenticator.
  2. Klicka på rutan med Umeå universitet och ditt Umu-id.
  3. Klicka på Aktivera telefoninloggning.
  4. Klicka Fortsätt.
  5. Du behöver sedan logga in med ditt Umu-id.
  6. Klart! Nu kommer du logga in på system som kräver MFA genom att verifiera den tvåsiffriga kod som visas på datorskärmen i din app på din mobila enhet.

Ändra metod i datorn

  1. Gå till sidan Microsoft Safety info
  2. Välj fliken Säkerhetsinformation.
  3. Klicka Ändra bredvid Standardinloggningmetod.
    Lägga till metod multifaktorautentisering
  4. Välj mellan att använda kod från din Authenticator-app eller att få en notifiering från appen.
    Ändra standardinloggningsmetod Authenticator
  5. Klicka sedan Bekräfta.
    Bekräfta byte standardinloggnin Authenticator

Datainsamlingsplattform (startsida)

/i , ,

För att din datainsamling ska ge det resultat du vill ha och för att datan ska förvaras på ett säkert sätt är det viktigt att du arbetar enligt Datainsamlingsplattforms (DIP:s) arbetsprocess.

Läs mer

Ändra inställningar för delade filer i Microsoft 365

/i , , ,

När du delar filer/mappar, ändrar inställningar för delning eller slutar dela filer/mappar i Microsoft 365 så använder du m365.umu.se. Där väljer du sedan om du vill dela filer/mappar från SharePoint (det vill säga Teams eller ett delat bibliotek) eller OneDrive. I denna manual utgår vi från SharePoint men samma inställningar fungerar för OneDrive.

Dela fil eller mapp

  1. Öppna m365.umu.se och logga in med ditt Umu-id.
  2. Öppna Sharepoint från våfflan med alla appar uppe till vänster
  3. Klicka på den SharePoint sajt där du har filer/mappar delade ifrån som du vill ändra inställningar för.
  4. Klicka på Dokument i vänstermenyn för att få upp samtliga mappar och dokument som finns i den aktuella sajten. En kanal i Teams syns i SharePoint som en mapp.
  5. Gå till den mapp eller fil som du vill ändra delningen på.
  6. För muspekaren över mappen/filen för att få fram en dold meny.
  7. Klicka på de tre prickarna och därefter på Hantera åtkomst.
  8. Här kan du ändra dina inställningar för länkar, grupper och personer du har delat filen med, och ändra behörigheterna.
    Bild som visar hur du ändrar inställningarna för en fil
    – Under Personer kan du se om/vilka personer du har delat filen med. Du kan sluta dela filen eller ändra behörigheten för personerna du har delat med. Om du vill ändra behörigheten för personen du delat med, klickar du på personens namn och sedan kugghjulet vid länken.

    – Under Grupper kan du se vilka grupper som har tillgång till filen och vilken behörighet de har. För att ändra behörighet för en grupp klickar du på den aktuella gruppen och ändrar under ”Direkt åtkomst” vad de ska få göra eller inte göra.
    – Under Länkar ser du om du har delat en/flera länkar till denna fil/mapp. Bredvid varje länk har du ett kugghjul där du kan ändra behörigheten och en soptunna som tar bort länken.

Dela filer i Microsoft 365

/i , , , ,

När du delar filer/mappar, ändrar inställningar för delning eller slutar dela filer/mappar i Microsoft 365 använder du m365.umu.se. Där väljer du sedan om du vill dela filer/mappar från SharePoint, Teams eller OneDrive. I denna manual utgår vi från SharePoint men samma inställningar fungerar för Teams och OneDrive.

Rekommendation lagring och delning

  • Använd verktygen i Microsoft 365 för att lagra och dela filer.
  • Använd OneDrive för att lagra dina egna filer, denna tjänst tar automatiskt en säkerhetskopia i en extern tjänst på allt du sparat där.
  • Använd SharePoint eller Teams för att lagra gemensamma filer vid samarbeten.
  • Tänk på att inte lagra filer som innehåller känsliga personuppgifter eller information som omfattas av sekretess i dessa verktyg.

Dela fil eller mapp

  1. Öppna m365.umu.se och logga in med ditt Umu-id.
  2. Öppna Sharepoint från våfflan med alla appar uppe till vänster
  3. Klicka på den SharePoint sajt där du har filer/mappar delade ifrån som du vill ändra inställningar för.
  4. Klicka på Dokument i vänstermenyn för att få upp samtliga mappar och dokument som finns i den aktuella sajten. En kanal i Teams syns i SharePoint som en mapp.
  5. Gå till den mapp eller fil som du vill dela.
  6. För muspekaren över mappen/filen för att få fram en dold meny.
  7. Klicka på de tre prickarna och därefter på Dela.
  8. I dela-vyn hittar du inställningar för hur du kan dela mappen/filen. Börja med att klicka på kugghjulet för att välja vad personerna ska kunna göra och hur de ska kunna nå mappen/filen.
  9. Här finns fyra alternativ för hur du kan dela mappen/filen:
    • Personer i Umeå universitet som har länken
      Detta alternativ gör att alla inom organisationen som har länken kan komma åt filen. Det gäller oavsett om de får länken direkt av dig eller av någon annan.
    • Personer med åtkomst
      Detta alternativ gör att mappen/filen bara kan användas av de som redan har tillgång till den. Använd bara det här alternativet om du bara vill skicka en länk till någon som redan har åtkomst.
    • Personer som du anger kan visa – Detta ger åtkomst endast till de personer du anger, även om andra användare kanske redan har åtkomst. Om någon vidarebefordrar delningsinbjudan kan den bara användas av de som redan har åtkomst till mappen/filen.
    • Vem som helst – Denna rekommenderas inte. 
      Alla som har tillgång till länken kan ta del av filen/mappen utan inlogg.
      Bör endast användas i undantagsfall. Om ni ändå väljer att använda denna rekommenderas ni att sätta ett slutdatum för giltigheten. Om ni inte anger ett slutdatum kommer länken efter en tid oavsett att brytas för att minska ofrivillig spridning. Denna typ av länk är med andra ord inte lämplig att använda som en permanent delnings lösning.

Under Övriga inställningar väljer du om det bara ska vara möjligt att läsa filen, granska eller om det ska vara möjligt att redigera den. Denna inställning påverkar inte de som du eventuellt har gett möjlighet att redigera filen sedan tidigare. Du kan också välja att blockera möjligheten att ladda ner filen till sin egen dator. Beroende på vilken behörighet du väljer i det tidigare steget så kan fler möjliga inställningar som lösenord och förfallodatum finnas.
Bild som visar hur du gör inställningar när du delar en fil

10. Efter att du har gjort din inställning, klicka på Använd.

11. Detta alternativ gäller inte om du valt Vem som helst. Fyll i namnet på den person, grupp eller e-postadress som du vill dela din mapp/fil med. När du börjar skriva kommer alternativ att visas automatiskt. Du kan välja att dela mappen/filen med flera samtidigt.
Bild som visar hur du delar en fil

12. När du har valt vilka du vill skicka till finns två alternativ för hur du delar mappen/filen.

  • Klicka på Skicka. Mottagaren får då ett e-postmeddelande som ger åtkomst till mappen/filen. Du får också en bekräftelse via e-post om delningen.
  • Klicka på Kopiera. Du får då en länk som du kan skicka via e-post eller chatt.
  1. Nu har du delat din mapp/fil!

Ta bort 2:a i program- eller kurslänk

/i , ,

En utbildning får en 2:a i url:en när en utbildning av olika anledningar gjorts om så pass mycket att det blir ett helt nytt program och den gamla fortfarande har tillfällen som är aktuella i de läsår som visas på webben. Detta sker automatiskt när utbildningarna importeras från Selma till Episerver.

Läs här varför det ibland visas en 2:a i url:en och vad du bör tänka på innan du tar bort 2:an i url:en och vad som påverkas.

Gör så här

  1. Gå till sidan som du ska ändra url:en på.
  2. Klicka på ikonen Alla egenskaper så att du ser alternativen ovanför innehållet på sidan.
  3. Klicka i fältet Namn i URL och ta bort siffran 2 sist i url:en
  4. När du är klar klickar du på Publicera.

 

Kontaktperson för program och kurs

/i , ,

Uppgifter om Programmet ges av/ Programme is given by och Kontaktpersoner för programmet är/ Contact persons for the programme are på program- och kurssidor på utbildningswebben för presumtiva studenter hämtas från Selma och redigeras där. Här ser du från vilka fält i Selma uppgifterna hämtas från:

Kontaktperson för programmet/kursen

Visar vem som är kontaktperson för programmet/kursen, uppgiften visas tillsammans med kontaktformuläret längre ner på program- och kurssidan. Redigeras i Selma under Kurstillfälle, flik ”6. Kontakt”>Adress > Lägg till kontakt:

  • Program/kurs tillfälle -> Kontakt -> Kontakt -> Namn
  • Program/kurs tillfälle -> Kontakt -> Kontakt -> E-post

Programmet/kursen ges av

Visar vilken institution eller enhet som ger programmet/kursen. Redigeras i Selma under Kurstillfälle, flik ”6. Kontakt” > Adress:

  • Program/kurs-tillfälle -> Kontakt -> Adress -> Enhetens namn
  • Program/kurs-tillfälle -> Kontakt -> Adress -> Webbsida