Skapa intervjublock för utbildningswebben

  1. Öppna trädstrukturen för block och media genom att klicka på ikonen Växla resursfönster, längst upp till höger på sidan. Nåla fast strukturträdet genom att klicka på nålikonen.

    Block = block på webbsidan, Media = bilder och dokument
  2. Välj aktuell fakultet och undermapp genom att klicka på plustecknen. Klicka på mappen som heter Intervjuer så att den blir markerad. Klicka därefter på menyn till höger, de tre små strecken. Välj Nytt block.
  3. Döp blocket till exempelvis ”Intervju teologprogrammet kandidat” och välj sedan blocktypen Relaterade intervjuer i listan över valbara block genom att klicka på det. (Namnet på blocket syns inte utåt för besökaren utan är till för dig som redaktör.)
  4. Leta reda på aktuell intervju/intervjuer i vänstra strukturträdet. Vänsterklicka och håll fast (inte släppa) och dra sedan intervjusidan in i intervjublockets blockyta. När du ser att ramen runt fältet Blockyta har en heldragen grön linje kan du släppa sidan. Om du har fler intervjuer att dra in i blocket gör du samma sak igen.
  5. Publicera blocket när du är klar.

Skapa ny intervjusida på utbildningswebben

  1. Fäll ut sidstrukturträdet på vänster sida, fäst trädet med nålen.  Klicka dig fram till [Utbildningskatalog] och expandera med plustecknet.
  2. Klicka på plustecknet för att expandera Program och välj sedan den fakultet programmet tillhör.
  3. Markera [Intervjuer] genom att klicka på mappen. Klicka därefter på menyn till höger, de tre små strecken.
  4. Välj Ny sida.
  5. Döp sidan till namnet på intervjupersonen, för -och efternamn.
  6. Klicka på ikonen Alla egenskaper uppe till höger för att gå till redigeringsläget.
  7. Skriv en rubrik för intervjun. Skriver du inget i detta fält visas sidans namn istället.
  8. Skriv en intresseväckande ingress.
  9. Skriv din brödtext i fältet [Main text].
  10. Markera frågorna (”underrubrikerna”) i fetstil – använd inte rubrik H2 eller H3 på intervjusidor.
  11. Längst ner på sidan finns det fält som i visningsläget visas på en grå färgplatta, fyll i dem.
  12. Fyll i namn, bostadsort, fritidsintressen mm.
  13. Fyll i citatet. Max 160 tecken. Citatet är den text som kommer att visas i intervjublocket på programsidan och fungera som en puff till intervjun.
  14. Fyll i Undertext till citatet. Detta är den text som blir länken in till intervjusidan från intervjupuffen på programsidan, exempel Läs intervjun med Jessica Karlsson.
  15. Välj tumnagelbild. Bilden måste vara kvadratisk och minst ha måtten 300X300 px. Om bilden inte är kvadratisk kommer den istället visas som en oval bild i intervjublocket på programsidan.
  16. Skriv en alt-text.
  17. Publicera sidan när du är klar.

För att visa intervjun på programsidan måste du skapa ett intervjublock och dra in det på programsidan.

Externa medlemmar i forskningsprojekt och forskargrupper

Såhär gör du för att lägga till en extern medlem i ett forskningsprojekt eller forskargrupp (en person som inte är anställd vid, eller anknuten till, Umeå universitet).

De externa medlemmarna i ett projekt eller en grupp visas för besökarna under den expanderbara rubriken Projekt-/Grupp-medlemmar.

  1. Börja med att skapa den nya personen
    1. Leta upp Externa personer i sidträdstrukturen inne i Episerver. Klicka längst ut till höger och välj Ny sida.
    2. Välj sidtypen Extern person och fyll i namn och e-postadress. Klicka på Skapa.
    3. Fyll i alla relevanta fält. Publicera sidan.
    4. Språkväxla till engelska (började du med att skapa den engelska versionen växlar du till svenska). Klicka på Webbplatser, välj English, klicka på Sidor.
      Om sidan inte syns i sidstrukturträdet:
      Klicka på kugghjulet längst ner i sidstrukturträdet, Visa endast innehåll på det valda språket ska inte vara förbockat.
    5. Klicka på Översätt och Skapa
    6. Fyll i alla relevanta fält.
    7. Publicera.
  2. Tagga sedan projektet eller gruppen med den nya personen
    1. Gå till det projekt eller den grupp där den aktuella personen medverkar.
    2. Under fliken Innehåll, skriv in personens e-postadress i fältet Externa medlemmar. Fältet är ett taggfält som plockar upp de personer som finns inlagda i mappen Externa personer (se punkt 1). Om du lägger in flera externa medlemmar visas de i samma ordningarna som taggarna står skrivna i taggfältet.
    3. Publicera sidan.
  3. Klart!

OBS! Se till att samtidigt tömma fältet Externa projekt-/grupp-medlemmar (äldre version) för att undvika dubbel information.

Enkel adress i Episerver

En enkel adress är smidig om du vill marknadsföra en lång webbadress i t.ex. tryckt material eller annan media där traditionell länkning på webben inte är möjlig. Med enkel adress kan du göra den långa webbadressen kortare vilket gör att betraktaren enklare kan skriva in webbadressen i sin mobiltelefon, dator eller annan enhet.

Att tänka på innan du skapar den enkla adressen

Webbredaktörer har behörighet att skapa enkla adresser i Epi, men ska diskutera valet av adress med innehållsansvarig.

Testa den tänkta adressen innan du skapar den (prova att surfa till den tänkta adressen via webbläsaren för att kontrollera att den inte redan finns).

Gör så här

  1. Gå till sidan som du behöver en kortare adress för.
  2. Klicka på ikonen Alla egenskaper så att du ser alternativen ovanför innehållet på sidan.
  3. Klicka i fältet Enkel adress och skriv in önskat ord. Använd endast gemener, även begynnelsebokstaven. Ej å ä ö.
  4. När du är klar klickar du på Publicera.

Om sidan finns på det andra språket behöver du även hantera den sidan enligt ovan.

Exempel

Den långa adressen till sidan som exemplet visar är,
https://www.umu.se/om-umea-universitet/nyheter-och-evenemang/akademiska-hogtider/

Efter att du angett en Enkel adress på sidan blir adressen följande,
https://www.umu.se/hogtider/

Ursprungsadressen (den långa) finns fortfarande kvar även fast du skapar en enkel adress.

 

Välkomstbrev FAQ

Vad som gäller kring välkomstbrev till nyantagna studenter hittar du i Handboken för utbildningsfrågor på Aurora. Där finns även malltexter att utgå ifrån.

Guide för hur du skapar välkomstbreven i Episerver finns beskrivet i Manual.

 

Hur gör jag ett välkomstbrev?

Informationen till nyantagna är standardiserad och läggs in i och publiceras på webben genom publiceringsverktyget Episerver. Det formulär som ska användas är en förenklad variant av Episerver, och det krävs ingen utbildning för att lägga in i formuläret.

Vem har behörighet att skapa välkomstbrev?

Vem som ska arbeta i webbformuläret bestämmer varje institution själv. Behörigheten delas ut via det administrativa verktyget Personaladministration av institutionens katalogansvariga.

Vad ska välkomstbreven innehålla?

Välkomstbreven innehåller gemensamma delar som gäller för alla program och kurser vid Umeå universitet, som till exempel information om Umu-id och Umu-kort. Detta produceras centralt och behöver inte beskrivas av dig som arbetar på institution. För program- och kursspecifik information finns ett antal valbara fält.

Svenska och engelska malltexter att utgå ifrån om du vill ha inspiration.

När publiceras välkomstbrevet på webben?

När välkomstbrev publiceras på umu.se och hur länge de visas är kopplat till de olika antagningsomgångarna. Välkomstbrevet publiceras två dagar innan första antagningsbeskedet publiceras på Antagning.se respektive Universityadmissions.se. Det gäller för samtliga antagningsomgångar. Välkomstbrevet visas sedan fram till det att utbildningen startar samt i ytterligare 4 veckor för kurser och 5 för program, räknat från och med utbildningens startdatum.

I Handboken för utbildningsfrågor på Aurora hittar du datum för de olika antagningsomgångarna

Skapa/redigera andra utbildningars välkomstbrev som inte tillhör min institution?

Det går bra att hjälpa en kollega på en annan institution. Men tänk på att inte hantera andras material utan tillstånd. Alla redigeringar loggas och materialet säkerhetskopieras.

Hur skapa välkomstbrev programkurstillfällen?

Rena programkurser visas inte i sökfunktionen på umu.se/utbildning utan du behöver utgå från en egen lista med programkurser för att skapa välkomstbrev.

Programkurstillfället finns inte på webben

Om inte det aktuella programkurstillfället visas på webben kontrollera att:
– du söker i rätt lista för programkurstillfällen
– tillfället har aktuella terminer för de läsår som visas på umu.se
– tillfället i Selma är publicerat för webb. Ev uppdateringar i Selma visas på umu.se efter nästa inläsning morgonen därpå.

Välkomstbrev för utbytesstudenter?

Utbildningar för utbytesstudenter visas inte i sökfunktionen på utbildningswebben utan du behöver utgå du från sökfunktionen för utbytesstudenter.

Engelskt välkomstbrev med svenska rubriker?

Du har troligen utgått från fel språkversion när du skapade välkomstbrevet och behöver göra ett nytt. Utgå alltid från en svensk kurs- eller programsida när du vill skapa ett välkomstbrev på svenska, och från en engelsk kurs- eller programsida när du skapar ett välkomstbrev på engelska. För att kunna göra ett nytt välkomstbrev i rätt språkversion behöver du först kasta det brev som är fel. Då kommer alternativet Skapa/Kopiera befintligt att visas för kurstillfället igen. Lägg ett ärende i Servicedesk så får du hjälp att slänga det felaktiga brevet, och kan börja om i rätt språkversion.

Välkomstbrevet syns inte på webben?

Om inte välkomstbrevet visas på webben kontrollera att:

– Du har ändrat i ett gammalt välkomstbrev från en tidigare termin istället för att göra ett nytt. Välkomstbreven är kopplade till varje enskilt kurstillfälle, för respektive termin och antagningsomgång. Till exempel kommer vårterminens välkomstbrev inte att automatiskt att visas för hösttermins tillfälle. Du behöver göra ett välkomstbrev för rätt termin, antingen genom att kopiera eller skapa nytt. Här beskrivs hur du skapar välkomstbreven i Episerver.

– Tillfället som finns för kursen endast ingår i ett program. Programstudenter ska logga in på studentwebben och hitta sin välkomstinformation där. Under Pågående kurser visas Kursplan och litteratur, Schema samt Välkomstbrev (förutsatt att är publicerat). Länken till välkomstbrevet leder studenten direkt till välkomstbrevet, dvs inte omväg via program/kurssidan på umu.se/utbildning.

Kan inte publicera engelskt välkomstbrev – felmeddelande

I dialogrutan står det med röd text:
The original language (sv) for this welcomeletterpage has not yet been published. The original language must be published before the welcomeletterpage can be published in other languages.

Felmeddelande i röd text
Felmeddelandet beror på att det för samma kurstillfälle finns ett svenskt välkomstbrev som inte är publicerat.  Troligen har det först skapats ett välkomstbrev på svenska för ett kurstillfälle (som inte publicerats) och sedan kommer man på att välkomstbrevet egentligen skulle vara på engelska och då skapat ett nytt engelskt välkomstbrev för samma tillfälle.

Två lösningar på det:

1. Publicera även det svenska välkomstbrevet
2. En webbredaktör tar bort båda välkomstbreven och så att du kan börja om

Redigera, ändra publicerat välkomstbrev

Du kan när som helst under terminen komplettera och redigera ett välkomstbrev. Klicka på välkomstbrevet på program- eller kurssidan, ändra och publicera om. Du behöver vara inloggad för att komma till redigeringsformuläret för det välkomstbrev du vill ändra.

Ta bort, radera välkomstbrev

När ett välkomstbrev är publicerat på webben och börjat gälla kan du som funktionsredaktör inte radera det. Behöver ett välkomstbrev tas bort INNAN det är publicerat på webb för studenterna, kan den som har rollen webbredaktör göra det i Episerver. Det går även bra att skicka  ett ärende till Servicedesk så får du hjälp.

Schema: Koppla schema från TimeEdit även för program?

Nej, koppling mellan TimeEdit och webben är skapad för kurstillfällen och rena programkurstillfällen. Inte för program.
För att lägga in ett schema före ett program på ett välkomstbrev behöver du klistra in länken manuellt.
Tips: Finns schemat till programmets första kurs i TimeEdit kan du kopiera schemalänken från studentwebben.

Läs mer om att publicera schema till webben.

Schema: Publicera välkomstbrev även om schemat INTE är publicerat till studentwebben?

Om kurstillfället finns i listan på studentwebben kan du publicera välkomstbrevet till webben, även om schemat inte är publicerat till studentwebben. Då får studenten istället textmeddelande: ”Schemalänk publiceras här senast 30 dagar innan kursstart.” när hen klickar på schemalänken. Själva fältet för schemalänk i välkomstbrevet ska inte lämnas tom, utan ska ha länken som uppstår då VB:t skapades. När schemat publiceras kommer istället schemalänken att aktiveras. På så vis går det att göra klart välkomstbrev först och publicera schema vid ett senare tillfälle om du önskar.

För att schemat ska synas på studentwebben däremot, behöver det vara publicerat.

Schema: Byta till ett TimeEdit-schema i ett redan publicerat välkomstbrev?

Om välkomstbrevet redan är publicerat och ligger ute på webben, behöver du uppdatera länken manuellt. D.v.s du radera den schemalänk du tidigare angett, klistrar in TimeEdit-schemalänken som du hämtar från studentwebben och publicera om välkomstbrevet.

Sortera grupp- och projektmedlemmar

Sidtyperna Forskningsgrupp och Forskningsprojekt har stöd för att kunna sortera i vilken ordningsföljd de inlagda medlemmarna presenteras. Detta gör du genom att dra och släppa medlemmarna i vyn På sidan-redigering.

1. Logga in i Episerver.

2. Gå till det forskningsprojekt eller den forskningsgrupp du vill redigera.

3. Se till att alternativet På sida-redigering är valt.

 

 

4. Scrolla ner till grupp- eller forskningsmedlemmar.

5. Ställ dig med muspekaren på den person du vill flytta upp eller ner i listan. Klicka och håll fast. Dra sedan personen till önskad plats i listan. Efter att du flyttat på en person kommer sidan hoppa upp, scrolla ner till medlemslistan igen och sortera om fler medlemmar om så behövs.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. När du är klar måste du klicka på Spara ändringar som finns ovan- och nedanför listan.

Notera att du måste spara dina ändringar för att de ska finnas kvar. Du kan inte byta vy innan du gjort det.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. För att dina ändringar ska visas utåt behöver du klicka på Publicera?

 

 

 

 

 

 

Stänga anmälan i Episerver

För att kunna stänga anmälningstillfällen i Episerver måste du ha rätt roll i Personaladministration. Kontakta institutionens katalogansvariga och din prefekt för att få rätt behörighet.

Du stänger tillfällen för en utbildning via kursens/programmets sida på studentrekryteringswebben umu.se/utbildning. Du kan hantera både svenska och engelska tillfällen från den svenska kurs- eller programsidan.

Obs! Stängning i NyA-webben leder till att utbildningen stängs på Antagning.se. Stängning i Episerver medför att utbildningen stängs på umu.se/utbildning. Det är viktigt att anmälan stängs både i NyA och i Episerver, så att presumtiva studenter får samma information om möjligheten att göra en sen anmälan på såväl umu.se/utbildning som på Antagning.se.

Läs om vad som gäller kring Sena anmälningar och efterantagning i Handbok för utbildningsfrågor.

1. Logga in på

www.umu.se/episerver

Du behöver ha rollen ”SRW Redaktör utbildning begränsad” i Personaladministration. Kontakta din prefekt och institutionens katalogansvariga för att få rätt behörighet. Du loggar in på www.umu.se/episerver med ditt vanliga Umu-id.

2. Gå till www.umu.se/utbildning och leta reda på den utbildning du vill stänga tillfällen för

Använd sökfunktionerna på samma sätt som när du surfar på studentrekryteringswebben i vanliga fall.

3. Stänga tillfällen

Scrolla ner en bit på kurs- eller programsidan och klicka på knappen ”Stäng sen anmälan”.

Bekräfta med OK.

Åtgärden stänger anmälningstillfället på studentrekryteringswebben och ändrar status till ”Anmälan stängd”. Din ändring syns direkt på umu.se/utbildning.

4. Felaktigt stängt för anmälan

Om något tillfälle felaktigt är stängt för sen anmälan – kontakta Maria Lundgren på Studentcentrum/Antagningen.

Stänga för anmälan i Episerver.jpg

Skapa accordion (dragspelsmeny) i episerver

Att tänka på

– Rubrikerna i dragspelsmenyn behöver vara tydliga och beskrivande. Det underlättar för läsaren att skapa sig en överblick över sidans innehåll. När menyn är stängd kan läsaren inte skumläsa sidans text, utan kan enbart navigera med hjälp av rubrikerna.

– Placera inte för mycket text under samma rubrik. Ha max två textstycken med som mest 600 tecken i varje stycke. Om du vill placera mer text än så under samma rubrik, bör du istället fundera på om innehållet går att gruppera om under fler dragspelsrubriker.

Så här skapar du en dragspelsmeny

    1. Skriv text som vanligt på sidan. Markera text som ska bli dragspelsrubrik.
    2. Välj formateringen Dragspelsmeny H3 i listvalet Format. Upprepa detta för varje avsnitt som ska finnas i under en dragspelmeny.
  1. Vill du att dragspelsmenyn ska avslutas för att visa vanlig brödtext väljer du Underrubrik H2 eller Styckesrubrik H3 på efterföljande rubrik, eller Avsluta dragspelsmeny om det inte ska läggas någon rubrik i den efterföljande texten.

Publicera schema till studentwebben

Tanken är att alla studenter ska kunna hitta sitt schema på studentwebben. Det är nu möjligt att koppla både schema med bokningar i TimeEdit samt schema från andra system eller format till studentwebben.

Schemat ska finnas tillgängligt minst en månad innan utbildningen startar och om något av momenten är obligatoriska ska det framgå av schemat. För att kunna publicera schema måste du ha rätt roll i Dirigenten. Kontakta institutionens katalogansvariga och din prefekt för att få rätt behörighet.

Publicera schema i TimeEdit

Du kan förenkla ditt arbete med att göra schema till studenter genom att använda systemet TimeEdit. För att schemat ska synas på studentwebben måste det vara publicerat. Här publicerar du schema till studentwebben.

På samarbetsytan Användarstöd TimeEdit hittar du information, manualer och instruktionsfilmer om hur du använder TimeEdit för schemaläggning.

Publicera alternativt schema

Det går även att publicera schema som inte ligger i TimeEdit. Funktionen är temporär i väntan på att fler institutioner ska hinna gå över till att använda sig av TimeEdit helt och hållet. Utgå från denna sida när publicerar schema till studentwebben.

Institutionens kurstillfällen är uppdelade i två listor:
– en lista för de som har bokningar i TimeEdit
– en för de som inte har några bokningar i TimeEdit, se exempelbild för datavetenskap:

När du öppnar listan med Kurstillfällen med bokningar i TimeEdit så finns nu en knapp där du har möjlighet att lägga in en alternativt schemalänk, se exempelbild:

För de kurstillfällen som inte har fullständiga scheman i TimeEdit, klicka på den gröna rutan Ange alternativ schemalänk och lägg in en länk till ditt schema. Det kan vara till ett dokument (en tillgänglig pdf som laddas upp till institutionens studentmapp i Episerver) eller till en webbsida. Rutan blir då röd för att indikera att kurstillfället har en alternativ schemalänk publicerad till studentwebben. Du kan ändra eller ta bort länken som du vill.

  • Där du har bockat för rutan för att publicera TimeEditschemat inaktiveras knappen för alternativt schema.
  • Det är inget måste att ange alternativ schemalänk för de kurstillfällen som inte har rutan förbockad.

Vad är poängen med att ange en alternativ schemalänk?

Tanken är att studenten ska kunna hitta alla scheman på samma ställe, även de som ännu inte ligger i TimeEdit. Länken dyker upp i schemamodulen på studentwebbens startsida, se exempelbild (klicka för större bild). Grön markering visar ett alternativt schema för ett kurstillfälle.

Funktionen med alternativ schemalänk är även kopplad till välkomstbreven, så att välkomstbreven både kan hämta schema från TimeEdit eller plocka upp och visa en alternativ schemalänk.

Detalj att tänka på: om ett välkomstbrev skapas på både svenska och engelska för ett och samma kurstillfälle, så kommer samma alternativa schemalänk att visas för båda.

Ta bort ett kalenderevenemang i Episerver

Det är enbart webbredaktörer som kan ta bort kalenderevenemang i Episerver. Funktionsredaktörer (begränsade redaktörer srw) kommer inte åt trädstrukturen i Epi.

  1. Leta upp evenemanget i sidstrukturen till vänster i Episerver
    1. Evenemangen lagras i mappar efter fakultet, år och månad
  2. Markera evenemanget i sidstrukturen och öppna menyn
  3. Välj ”Flytta till papperskorgen”
  4. Klart!