Skapa tavelvy i Microsoft Lists

/i , , ,

Microsoft Lists är en app i Microsoft 365 där du kan skapa, dela och arbeta i listor med vem du vill. I dina listor kan du skapa olika filter och vyer beroende på hur du vill se listans innehåll. I denna manual beskriver vi hur du skapar en tavelvy. 

En tavelvy kan vara användbar vid uppgiftshantering i till exempel projekt som kräver översikt och tydlig visualisering av status på uppgifter. Tavelvyn skiljer sig från den klassiska listvyn genom att visa varje rad som ett eget kort.

Skapa tavelvy:

  1. Gå till din utvalda lista i Microsoft Lists som du vill skapa en tavelvy i. 
  2. Klicka på + till höger om Alla objekt i menyraden

  3. I rutan som dyker upp väljer du vilken typ av vy du vill skapa och vad vyn ska heta: 
    1. Ge din nya vy ett namn.  
    2. Under Visa som väljer du vilken typ av vy. Välj här Tavla för en tavelvy
    3. Välj sedan hur du vill organisera din tavla genom att klicka på Välj kolumn.
    Om du har färdiga kolumner väljer du den en av dessa alterantivt valet att skapa en ny kolumn som du vill organisera din tavelvy utefter. Ett vanligt exempel är att organisera efter status, plats eller datum. Detta går att ändra i efterhand.
    4. Om du vill att din lista ska vara synlig för andra som har tillgång till listan bockar du i rutan Gör den här till en offentlig vy under synlighet. Om du vill att vyn ska vara privat håller du denna ruta tom. Väljer du att göra den privat är det bara du som kan se och arbeta med vyn.  
    5. När du är redo, klickar du på Skapa.

  4. Nu har du skapat din nya Tavelvy! Alla dina vyer syns som flikar ovanför innehållet och du kan enkelt gå mellan dessa beroende på ditt behov.
    I vyn kan du skapa nya buckets (alternativ i den kolumn nu valt att organisera efter) och hantera dina nuvarande buckets. Du kan dra dina objekt till den bucket den ska tillhöra, och även lägga till fler objekt genom att klicka på + i det högra hörnet på dina buckets. Klicka enkelt på ett av korten för att få all information eller ändra redan tillagd information. I bucketen Otilldelade objekt hittar du kort som saknar information i den kolumn du valt att organisera tavlan efter.

Gör en omröstning i ditt mejl i Outlook med Forms

/i

I denna manual beskriver vi hur du kan skapa en omröstning direkt i ditt mejl från Outlook. Manualen kommer att utgå ifrån webben men fungerar i den installerade appen både på Windows och Mac (utseendet kan skilja).

  1. Börja med att skapa ett nytt e-post meddelande. Detta gör du genom att klicka på Ny e-post i din inkorg.
  2. Skriv och förbered ditt mejl som vanligt
  3. Klicka på Omröstningar i menyn högst upp för att infoga en omröstning (på Mac heter funktionen snabb omrösning och har samma ikon som Forms)
  4. I ditt mejl infogas nu en ruta för omröstningen. Precis som vid omröstningar i möten (se manual här) kan du välja några olika typer av frågor, standard är flerval.
  5. Skriv din fråga och dina alternativ
  6. När du är nöjd med din fråga och dina alternativ är vår rekommendation att dubbelkolla inställningarna på kugghjulet längst ner. Använd knappen Förhandsgranskning för att se hur frågan kommer se ut för mottagaren.
  7. Din omröstning är nu redo att skickas. När mottagaren fått ditt mejl kan de snabbt och enkelt, direkt i mejlet, svara på din fråga. Resultatet hittar du tillsammans med dina andra formulär i Forms (forms.office.com) eller direkt i Outlook om du sätter dig själv som kopia. Klicka då på Visa resultat

 

Inställningar för telefoni i Teams

/i , , ,

Så här ser vyn ut när du klickar på fliken Samtal i Teams.

 Vy över flik Samtal i Teams

  1. Lägg till nya kontakter.​
  2. Skriv numret du vill ringa eller sök på ett namn och ring direkt.​
  3. Välj om du vill vidarekoppla och hitta andra inställningar för samtal.​
  4. Inställningar för ljudenheter. Välj vilken ljudenhet du vill använda.​
  5. Klicka på din profil för att ändra status och ange statusmeddelande. Du kan även schemalägga din frånvaro. 

Inställningarna når du genom att klicka på de tre prickarna bredvid din profil uppe till höger, välj sedan ”Samtal”. ​

​

Bokningsstatus i TimeEdit

/i , , ,

TimeEdit har funktionalitet för att jobba med bokningsstatus. För att jobba aktivt med bokningsstatus krävs att du använder TE Core. I TE Viewer kan du inte välja vilken status en bokning har.

Läs mer

Om grupper i Microsoft 365

/i , ,

När du lägger till en medlem i en grupp i Microsoft 365 så får den korrekt behörighet på allt som gruppen omfattar med hjälp av tjänsten Microsoft 365 Groups. Grupper ska helst ha två ägare och det är viktigt att ta bort grupper som inte längre används. 

Vad är en Microsoft 365-grupp och hur skapas den?

Du kan samla personer som du vill samarbeta med i en Microsoft 365-grupp. I den kan ni dela olika resurser.

Det skapas alltid en Microsoft 365-grupp ”i bakgrunden” när du skapar något av detta i Microsoft 365:

  • Delat bibliotek i din OneDrive
  • Sharepoint
  • Planner
  • Team

De personer som har tillgång till t ex plannern har alltså också tillgång till M365-gruppen.

Grupper som du är med i syns i menyn till vänster i Outlook, under ”Grupper”, med undantag för dina Teams som är dolda i Outlook.

Vad kan vi använda gruppen till?

Medlemmarna i gruppen kan dela olika resurser till exempel en gemensam e-postlåda och en gemensam kalender.

Gemensam e-postlåda

Den gemensamma e-postlådan kan gruppen använda för att skicka mejl inom gruppen.

E-postadressen blir gruppensnamn@o365.umu.se. Därför bör inte gruppens gemensamma e-postlåda användas för att göra externa mejlutskick.

Inställningarna till gruppens e-postlåda hittar du i Outlook. Sök upp och klicka på gruppen under ”Grupper”, klicka sedan på kugghjulet ”Gruppinställningar”.

Gemensam kalender

Den gemensamma kalendern kan användas för gemensam planering inom grupper, som en digital anslagstavla, gemensamma möten med mera. Endast medlemmarna i gruppen har tillgång till den.

Roller i Microsoft 365 grupper

Det finns tre olika roller: ägare, medlem och gäst.

Ägaren administrerar vilka som ska vara medlemmar, därför är det bra om man är minst två som är ägare av en grupp.

Medlemmar och gäster har i stort sett samma behörigheter vilket är att skapa, läsa och redigera innehåll.

Viktigt att ta bort inaktiva grupper

Om du är medlem i eller äger många grupper så kan du uppleva att det är svårt att navigera bland grupper som inte längre används. Grupper kan döljas vilket underlättar navigering, men dessa grupper kan också utgöra ett hot mot informationssäkerheten och då främst om det finns information som ingen äger och tar ansvar för. Har du dessutom bjudit in externa gäster med konton som UmU inte hanterar så kan dessa konton hamna i händerna på personer som inte är avsedda att ta del av informationen.

Därför rekommenderar vi att du tar bort grupper som inte längre används. Tänk på att om du tar bort en grupp försvinner allt innehåll kopplat till gruppen.  

Ta bort grupper i Microsoft 365

Ta bort grupper i Microsoft 365

/i , , , , , ,

Ta bort grupper i verktyget

Du kan ta bort grupper i respektive verktyg där gruppen finns, såsom Planner, Sharepoint och Teams. Observera att om du tar bort en grupp så tar du bort allt som hör till gruppen. Till exempel, om du tar bort en grupp i Planner så tar du bort SharePoint-webbplats och eventuellt Team som hör till gruppen. För att ta bort en grupp behöver du vara ägare i gruppen.

Ta bort grupp i Planner

  1. Gå till Hubben – Planner (office.com), där listas alla Planner som du har behörighet till.
  2. För att ta bort, gå till den grupp du vill ta bort, gå in under de tre prickarna och välj Planinformation.
  3. Längst ner i dialogfönstret för Planinformation hittar du länken för att ta bort gruppen ”Ta bort den här planen”. 

Ta bort grupp i Sharepoint

  1. Det är inte helt enkelt att hitta alla sina SharePoint-webbplatser, du behöver söka efter dem och det gör du med följande länk med inkluderad sökfråga: SharePoint
  2. Välj den webbplats som du vill administrera. Om du är ägare så kommer du under kugghjulet högst upp till höger få upp webbplatsinformation. Längst ner i det fönstret så finns alternativet Ta bort site.

Skärmdump site information Sharepoint

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Ta bort grupp i Teams

  1. Gå till Teams och välj Team i menyn till vänster.
  2. I listningen av team så kan du på önskat team klicka på de tre prickarna och om du är ägare har du alternativet Ta bort team längst ner i menyn. 

Skärmdump som visar ta bort team i Teams

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Administrera grupper via Outlook (Office 365)

Du kan också administrera de grupper du tillhör eller äger genom Outlook.

  1. Öppna Outlook och gå till din e-postlåda.
  2. Välj Grupper i menyn till vänster.
  3. Där listas de grupper som du har behörighet till och som är konfigurerade så att de ska synas i Outlook.
  4. Välj grupp och öppna därefter Gruppinställningar (pennan) bredvid grupppens namn. I den ruta som nu öppnas kan du administrera din grupp. 

Utkastläget i TimeEdit Core

/i , , ,

Utkastläget, eller kort bara Utkast, är en av de funktioner i TE Core som används vid kopiering av scheman och det är för detta det oftast används. Funktionaliteten är dock mer flexibel än så och det finns fler potentiella användningsområden.

På samma sätt som ett mail-utkast inte är ett riktigt mail förrän det skickats är bokningar som utförs i ett utkast i TE Core inte riktiga bokningar förrän utkastet verkställts. Läs mer

Redigera, ta bort och radera välkomstbrev

/i , ,

Vad som gäller kring välkomstbrev till nyantagna studenter finns på Medarbetarwebben. Där hittar du även malltexter på både engelska och svenska att utgå ifrån.

Här finns en övergripande guide för hur du skapar välkomstbrev i Episerver

Vanliga frågor om Välkomstbrev hittar du i inlägget Välkomstbrev FAQ

Redigera välkomstbrev

Du kan när som helst under terminen komplettera och redigera ett välkomstbrev.

  1. Du behöver vara inloggad för att se välkomstbrevet och för att komma åt redigeringsformuläret där välkomstbrevet kan uppdateras.
  2. Klicka på välkomstbrevet på program- eller kurssidan, ändra och publicera om.

Ta bort, radera välkomstbrev

Ibland blir det fel och ett välkomstbrev kan behöva plockas bort.

Du behöver ha rollen webbredaktör för att kunna radera välkomstbrev i Episerver. Om du själv inte har rollen kontaktar du den som är webbredaktör på din institution för att få hjälp.

Så här tar du bort ett välkomstbrev:

  1. Logga in i Episerver
  2. Sök fram rätt program eller kurs. Det kan du göra via webben eller inne i Episerver. Kontrollera att program- eller kurskoden stämmer.
  3. Klicka på det välkomstbrev som ska raderas. Kontrollera att det är rätt välkomstbrev och att anmälningskoden för program- eller kurstillfället stämmer.
  4. Välj alternativet ”Flytta till papperskorgen”
  5. Klart

 

 

Massändring i TimeEdit Core

/i , , ,

Allt som går att ändra i en enskild bokning i TE Core går även att massändra, dvs utföra ändringar på många bokningar samtidigt.

Läs mer