Släppa igenom e-postmeddelanden
Om du upptäcker att mail felaktigt hamnar i skräpposten kan du vitlista vissa epostadresser eller hela domäner. Om exempelvis mail från universitetet (Umu.se) fastnar i skräpposten.
Importera publikationer till DiVA
För att förenkla registreringen i DiVA kan du importera information om publikationer från andra databaser (till exempel Pubmed och Scopus). Du kan också importera publikationslistor från ORCID till DiVA, och tvärtom.
Sök på titel innan du importerar
Importer till DiVA resulterar ibland i dubblerade poster. Kontrollera därför först om dina publikationer redan finns registrerade i DiVA genom söka i DiVA på publikationens titel eller på ditt namn.
Redigera befintliga poster i DiVA
Om du vill ändra något (till exempel lägga till ditt Umu-id) så kan redan registrerade poster redigeras. Om posten är låst för redigering ska du i första hand kontakta en DiVA-administratör vid din institution. I andra hand kan du kontakta biblioteket.
Importera många publikationer vid samma tillfälle
Om du ska importera många publikationer kan du istället kontrollera dubbletter i samband med själva importen. Under steg 5 och i slutet av denna manual kan du läsa hur du gör.
Importera till DiVA
1. Sök fram och exportera dina publikationer
Börja med att söka fram och exportera dina publikationer från en lämplig databas. När du ska exportera information från databaser behöver du välja format för exporten. Följande referensformat kan användas i DiVA:
- BibLaTex
- BibTex
- EndNote XML
- ISI
- MODS
- RIS
Här kan du läsa om hur det fungerar i några av de vanligaste databaserna:
Annat lärosätes DiVA
- Gör en sökning och markera posterna som du vill importera. Du kan också ändra antal träffar eller klicka ”alla på sidan”. Det går även att välja ”250 framåt”.
- Välj Exportera, och från listan väljer du MODS.
Endnote
Endnote Desktop
- Öppna Endnote och markera alla referenser som du vill importera.
- Välj File > Export…
- Välj XML som filformat och Output style = Show all fields. Filen sparas på din dator.
Endnote Online
Om du använder Endnote Online går det inte exportera till filformatet XML. Istället gör du följande:
- Välj vilka referenser du vill exportera från ditt bibliotek och spara dessa till Quick List, alternativt till en mapp.
- Gå till Format > Export references.
- Under ”References” väljer du Quick List, alternativt den mapp med referenser som du vill exportera.
- Du väljer antingen BibTex Export eller RefMan (RIS) Export som export style.
IEEE Xplore
- Gör en sökning och markera posterna som du vill importera.
- Klicka på Export och sedan Citations ovanför träfflistan.
- Välj Format: RIS och Include: Citation & Abstract.
- Klicka på Export.
ORCID
Från din ORCID-profil kan du exportera publikationer till DiVA. Du kan välja att antingen exportera alla poster eller markera de poster du vill exportera. Så här importerar du till DiVA:
- Klicka på knappen Actions under rubriken “Works”.
- Klicka på Export (all) works när du har valt poster och sedan på Export selected works to BibTex.
- Spara filen (filändelse .bib).
Pubmed
a) Importera enstaka publikationer
I DiVA kan du importera enskilda publikationer från Pubmed med hjälp av Pubmed ID (PMID). Sök fram dina publikationer i Pubmed så att du har PMID till hands inför importen i steg 3.
b) Importera flera publikationer
Du kan importera flera referenser från Pubmed till DiVA med hjälp av ett referenshanteringsprogram:
- Välj Send to i träfflistan och därefter Citation manager.
- Filen som laddas ned öppnar du sedan i valfritt referenshanteringsprogram.
- Därefter kan du exportera referenserna som BibTex-format eller RIS-format.
- Denna fil importerar du sedan som vanligt till DiVA, se steg 3.
Scopus
- Gör en sökning och markera posterna som du vill importera.
- Klicka på Export ovanför träfflistan.
- Välj RIS Format. Kryssa i Citation information, Bibliographical information och Abstract & keywords (alla rutor under dessa ska vara ikryssade).
- Klicka på Export.
Web of Science
- Gör en sökning och markera önskade poster. Du kan välja att antingen markera alla träffar, markera posterna på sidan som visas eller välja poster inom ett visst nummerspann (via knappen ”Add to marked list”).
- Klicka på knappen Export ovanför träfflistan. Välj format Plain text file.
- Du får då upp rutan ”Export Records to Plain Text File”. Här väljer du Full record.
- Klicka på Export.
2. Spara filen
Spara den exporterade filen till din dator. Om du inte får upp en fråga om var du vill spara exporterad fil så laddas den vanligtvis ner till Hämtade filer på datorn.
3. Importera
För att genomföra importen till DiVA behöver du logga in i DiVA administration.
- Logga in i DiVA med ditt Umu-id.
- Välj ingången ”Importera uppgifter om publikation”.
- Klicka på Importera från externa databaser (uppe till höger).
a) Importera enstaka Pubmed-poster med PMID
Om du ska importera enstaka publikationer från Pubmed fyller du i publikationens PMID i fältet PubMedID och klickar på Importera. Det går bara att importera en publikation i taget med den här funktionen.
b) Importera en exporterad fil
Om du har exporterat en fil väljer du format i listan innan du importerar. För databaserna beskrivna i steg 1 väljer du följande format:
- Annat lärosätes DiVA: MODS V3
- Annat referenshanteringsprogram: RIS eller BibTex
- Endnote: EndNote XML
- Endnote Online: RIS eller BibTex
- IEEE: RIS
- ORCID: BibTex
- Scopus: RIS
- Web of Science: ISI
Välj sedan den nedsparade exportfilen för att ladda upp den till DiVA.
4. Bekräfta importen
När importen är klar får du upp ett meddelande att filuppladdningen lyckades. Klicka på Importera.
5. Granska de importerade posterna
De importerade posterna hamnar i en lista. Om du har importerat en publikation som redan finns registrerad i DiVA med DOI eller någon annan identifikator så visas den som en dubblett i listan. Du kan då radera dubbletten från importlistan (den redan registrerade posten ligger kvar i DiVA).
Klicka på en post för att komma till registreringsformuläret. Granska uppgifterna för varje publikation noga. Använd gärna manualen för att registrera forskningspublikationer i DiVA:
Registrera forskningspublikation i DiVA
Kontrollera framför allt detta:
- Publikationstyp och eventuell underkategori.
- Författaruppgifter. Klicka på Koppla personpost för att fylla i dina uppgifter automatiskt eller ange Umu-id för Umu-affilierade författare. Ange den organisationstillhörighet som uppges i publikationen.
- Typ av innehåll (refereegranskat, övrigt vetenskapligt, övrigt).
- Nationell ämneskategori. Välj från ämnesträdet eller använd funktionen ”Förslag på nationell ämneskategori”.
- Abstract. Kontrollera gärna att abstractet ser bra ut, till exempel att styckesindelning ser ut som i publikationen.
På nästa sida kan du välja att ladda upp en fulltext av publikationen. Klicka sedan på Fortsätt.
6. Skicka in
- På sista sidan i registreringsformuläret får du en översikt över informationen för den publikationen. Du kan här gå tillbaka i formuläret om du vill lägga till eller ändra något.
- När du kontrollerat informationen klickar du på Skicka in.
- Om du har importerat flera publikationer kommer du nu tillbaka till importlistan och kan granska nästa post.
En registrerad publikation blir synlig i DiVA inom några minuter. Det kan dock dröja upp till ett dygn innan nya publikationer visas på personal- och institutionssidor.
Kontrollera dubbletter
Kontrollerade du om publikationerna fanns registrerade i DiVA innan du påbörjade importen? Om du inte gjorde det behöver du nu se till att din import inte orsakade några dubblerade poster. Kontakta biblioteket om du är osäker.
Så här gör du för att kontrollera dubblerade poster:
- Gå till “Ändra / Radera post” i DiVA administration.
- Sök på antingen namn eller Umu-id.
- Sortera publikationerna på titel.
- Om du har råkat registrera en dubblett kan du själv ta bort den genom att klicka på krysset till höger.
Publikationslistor i ORCID
ORCID är ett unikt id som särskiljer dig från andra forskare. På din ORCID-profil kan du samla dina publikationer men också annat, såsom utmärkelser, finansiering, och annan forskningsoutput (till exempel forskningsdata eller kod). Om du inte redan har ett ORCID-konto kan du registrera ett konto genom att gå till Create your ORCID iD.
Importera poster från DiVA till ORCID
Du kan enkelt importera poster från DiVA till ORCID för att hålla din ORCID-profil uppdaterad. Tänk på att du kan behöva justera typ och andra uppgifter för varje post i efterhand.
Så här importerar du från DiVA till ORCID:
- Gå till Utsökning i DiVA.
- Skriv in ditt Umu-id i sökfältet “Person, id”.
- Längst ner på sidan finns “Välj format och sortering”. Här väljer du formatet BibTex.
- Välj hur många poster du vill exportera under “Antal träffar”. Det är förinställt på 50 poster, men du kan välja upp till 9 999 poster.
- Klicka på Skapa länk och kopiera länken som genereras under “Utsökningslänk”.
- Klistra in länken i en ny flik i webbläsarens adressfält och tryck på enter. En BibTex-fil skapas.
- Spara filen som skapats.
- Logga in på ditt ORCID-konto.
- Klicka på Add vid rubriken “Works”. Välj Add BibTex.
- Klicka på Choose BibTex file to import och välj den sparade BibTex-filen. Observera att om filen du sparat har fått ändelsen “.txt” måste du välja ”Alla filer” i rullisten för att den ska visas.
- Välj Select all för att importera alla poster, eller markera de poster du vill importera. Klicka på Import works to your record.
- Du kan redigera informationen om de importerade posterna och komplettera om någonting saknas. Dessutom kan du välja om posterna ska vara tillgängliga för alla, endast för utvalda, eller enbart för dig.
Kontakta biblioteket
Kontakta biblioteket om du har frågor om DiVA. Välj kategorin Publicering, avhandlingar och forskningsdata.
Skapa tavelvy i Microsoft Lists
Microsoft Lists är en app i Microsoft 365 där du kan skapa, dela och arbeta i listor med vem du vill. I dina listor kan du skapa olika filter och vyer beroende på hur du vill se listans innehåll. I denna manual beskriver vi hur du skapar en tavelvy.
En tavelvy kan vara användbar vid uppgiftshantering i till exempel projekt som kräver översikt och tydlig visualisering av status på uppgifter. Tavelvyn skiljer sig från den klassiska listvyn genom att visa varje rad som ett eget kort.
Skapa tavelvy:
- Gå till din utvalda lista i Microsoft Lists som du vill skapa en tavelvy i.
- Klicka på + till höger om Alla objekt i menyraden
- I rutan som dyker upp väljer du vilken typ av vy du vill skapa och vad vyn ska heta:
1. Ge din nya vy ett namn.
2. Under Visa som väljer du vilken typ av vy. Välj här Tavla för en tavelvy
3. Välj sedan hur du vill organisera din tavla genom att klicka på Välj kolumn.
Om du har färdiga kolumner väljer du den en av dessa alterantivt valet att skapa en ny kolumn som du vill organisera din tavelvy utefter. Ett vanligt exempel är att organisera efter status, plats eller datum. Detta går att ändra i efterhand.
4. Om du vill att din lista ska vara synlig för andra som har tillgång till listan bockar du i rutan Gör den här till en offentlig vy under synlighet. Om du vill att vyn ska vara privat håller du denna ruta tom. Väljer du att göra den privat är det bara du som kan se och arbeta med vyn.
5. När du är redo, klickar du på Skapa.
- Nu har du skapat din nya Tavelvy! Alla dina vyer syns som flikar ovanför innehållet och du kan enkelt gå mellan dessa beroende på ditt behov.
I vyn kan du skapa nya buckets (alternativ i den kolumn nu valt att organisera efter) och hantera dina nuvarande buckets. Du kan dra dina objekt till den bucket den ska tillhöra, och även lägga till fler objekt genom att klicka på + i det högra hörnet på dina buckets. Klicka enkelt på ett av korten för att få all information eller ändra redan tillagd information. I bucketen Otilldelade objekt hittar du kort som saknar information i den kolumn du valt att organisera tavlan efter.
Gör en omröstning i ditt mejl i Outlook med Forms
I denna manual beskriver vi hur du kan skapa en omröstning direkt i ditt mejl från Outlook. Manualen kommer att utgå ifrån webben men fungerar i den installerade appen både på Windows och Mac (utseendet kan skilja).
- Börja med att skapa ett nytt e-post meddelande. Detta gör du genom att klicka på Ny e-post i din inkorg.
- Skriv och förbered ditt mejl som vanligt
- Klicka på Omröstningar i menyn högst upp för att infoga en omröstning (på Mac heter funktionen snabb omrösning och har samma ikon som Forms)
- I ditt mejl infogas nu en ruta för omröstningen. Precis som vid omröstningar i möten (se manual här) kan du välja några olika typer av frågor, standard är flerval.
- Skriv din fråga och dina alternativ
- När du är nöjd med din fråga och dina alternativ är vår rekommendation att dubbelkolla inställningarna på kugghjulet längst ner. Använd knappen Förhandsgranskning för att se hur frågan kommer se ut för mottagaren.
- Din omröstning är nu redo att skickas. När mottagaren fått ditt mejl kan de snabbt och enkelt, direkt i mejlet, svara på din fråga. Resultatet hittar du tillsammans med dina andra formulär i Forms (forms.office.com) eller direkt i Outlook om du sätter dig själv som kopia. Klicka då på Visa resultat
Inställningar för telefoni i Teams
Så här ser vyn ut när du klickar på fliken Samtal i Teams.
- Lägg till nya kontakter.
- Skriv numret du vill ringa eller sök på ett namn och ring direkt.
- Välj om du vill vidarekoppla och hitta andra inställningar för samtal.
- Inställningar för ljudenheter. Välj vilken ljudenhet du vill använda.
- Klicka på din profil för att ändra status och ange statusmeddelande. Du kan även schemalägga din frånvaro.
Inställningarna når du genom att klicka på de tre prickarna bredvid din profil uppe till höger, välj sedan ”Samtal”.
Bokningsstatus i TimeEdit
TimeEdit har funktionalitet för att jobba med bokningsstatus. För att jobba aktivt med bokningsstatus krävs att du använder TE Core. I TE Viewer kan du inte välja vilken status en bokning har.
Om grupper i Microsoft 365
När du lägger till en medlem i en grupp i Microsoft 365 så får den korrekt behörighet på allt som gruppen omfattar med hjälp av tjänsten Microsoft 365 Groups. Grupper ska helst ha två ägare och det är viktigt att ta bort grupper som inte längre används.
Vad är en Microsoft 365-grupp och hur skapas den?
Du kan samla personer som du vill samarbeta med i en Microsoft 365-grupp. I den kan ni dela olika resurser.
Det skapas alltid en Microsoft 365-grupp ”i bakgrunden” när du skapar något av detta i Microsoft 365:
- Delat bibliotek i din OneDrive
- Sharepoint
- Planner
- Team
De personer som har tillgång till t ex plannern har alltså också tillgång till M365-gruppen.
Grupper som du är med i syns i menyn till vänster i Outlook, under ”Grupper”, med undantag för dina Teams som är dolda i Outlook.
Vad kan vi använda gruppen till?
Medlemmarna i gruppen kan dela olika resurser till exempel en gemensam e-postlåda och en gemensam kalender.
Gemensam e-postlåda
Den gemensamma e-postlådan kan gruppen använda för att skicka mejl inom gruppen.
E-postadressen blir gruppensnamn@o365.umu.se. Därför bör inte gruppens gemensamma e-postlåda användas för att göra externa mejlutskick.
Inställningarna till gruppens e-postlåda hittar du i Outlook. Sök upp och klicka på gruppen under ”Grupper”, klicka sedan på kugghjulet ”Gruppinställningar”.
Gemensam kalender
Den gemensamma kalendern kan användas för gemensam planering inom grupper, som en digital anslagstavla, gemensamma möten med mera. Endast medlemmarna i gruppen har tillgång till den.
Roller i Microsoft 365 grupper
Det finns tre olika roller: ägare, medlem och gäst.
Ägaren administrerar vilka som ska vara medlemmar, därför är det bra om man är minst två som är ägare av en grupp.
Medlemmar och gäster har i stort sett samma behörigheter vilket är att skapa, läsa och redigera innehåll.
Viktigt att ta bort inaktiva grupper
Om du är medlem i eller äger många grupper så kan du uppleva att det är svårt att navigera bland grupper som inte längre används. Grupper kan döljas vilket underlättar navigering, men dessa grupper kan också utgöra ett hot mot informationssäkerheten och då främst om det finns information som ingen äger och tar ansvar för. Har du dessutom bjudit in externa gäster med konton som UmU inte hanterar så kan dessa konton hamna i händerna på personer som inte är avsedda att ta del av informationen.
Därför rekommenderar vi att du tar bort grupper som inte längre används. Tänk på att om du tar bort en grupp försvinner allt innehåll kopplat till gruppen.
Ta bort grupper i Microsoft 365
Ta bort grupper i verktyget
Du kan ta bort grupper i respektive verktyg där gruppen finns, såsom Planner, Sharepoint och Teams. Observera att om du tar bort en grupp så tar du bort allt som hör till gruppen. Till exempel, om du tar bort en grupp i Planner så tar du bort SharePoint-webbplats och eventuellt Team som hör till gruppen. För att ta bort en grupp behöver du vara ägare i gruppen.
Ta bort grupp i Planner
- Gå till Hubben – Planner (office.com), där listas alla Planner som du har behörighet till.
- För att ta bort, gå till den grupp du vill ta bort, gå in under de tre prickarna och välj Planinformation.
- Längst ner i dialogfönstret för Planinformation hittar du länken för att ta bort gruppen ”Ta bort den här planen”.
Ta bort grupp i Sharepoint
- Det är inte helt enkelt att hitta alla sina SharePoint-webbplatser, du behöver söka efter dem och det gör du med följande länk med inkluderad sökfråga: SharePoint
- Välj den webbplats som du vill administrera. Om du är ägare så kommer du under kugghjulet högst upp till höger få upp webbplatsinformation. Längst ner i det fönstret så finns alternativet Ta bort site.
Ta bort grupp i Teams
- Gå till Teams och välj Team i menyn till vänster.
- I listningen av team så kan du på önskat team klicka på de tre prickarna och om du är ägare har du alternativet Ta bort team längst ner i menyn.
Administrera grupper via Outlook (Office 365)
Du kan också administrera de grupper du tillhör eller äger genom Outlook.
- Öppna Outlook och gå till din e-postlåda.
- Välj Grupper i menyn till vänster.
- Där listas de grupper som du har behörighet till och som är konfigurerade så att de ska synas i Outlook.
- Välj grupp och öppna därefter Gruppinställningar (pennan) bredvid grupppens namn. I den ruta som nu öppnas kan du administrera din grupp.
Utkastläget i TimeEdit Core
Utkastläget, eller kort bara Utkast, är en av de funktioner i TE Core som används vid kopiering av scheman och det är för detta det oftast används. Funktionaliteten är dock mer flexibel än så och det finns fler potentiella användningsområden.
På samma sätt som ett mail-utkast inte är ett riktigt mail förrän det skickats är bokningar som utförs i ett utkast i TE Core inte riktiga bokningar förrän utkastet verkställts. Läs mer