Bokningsstatus i TimeEdit
TimeEdit har funktionalitet för att jobba med bokningsstatus. För att jobba aktivt med bokningsstatus krävs att du använder TE Core. I TE Viewer kan du inte välja vilken status en bokning har.
Om grupper i Microsoft 365
När du lägger till en medlem i en grupp i Microsoft 365 så får den korrekt behörighet på allt som gruppen omfattar med hjälp av tjänsten Microsoft 365 Groups. Grupper ska helst ha två ägare och det är viktigt att ta bort grupper som inte längre används.
Vad är en Microsoft 365-grupp och hur skapas den?
Du kan samla personer som du vill samarbeta med i en Microsoft 365-grupp. I den kan ni dela olika resurser.
Det skapas alltid en Microsoft 365-grupp ”i bakgrunden” när du skapar något av detta i Microsoft 365:
- Delat bibliotek i din OneDrive
- Sharepoint
- Planner
- Team
De personer som har tillgång till t ex plannern har alltså också tillgång till M365-gruppen.
Grupper som du är med i syns i menyn till vänster i Outlook, under ”Grupper”, med undantag för dina Teams som är dolda i Outlook.
Vad kan vi använda gruppen till?
Medlemmarna i gruppen kan dela olika resurser till exempel en gemensam e-postlåda och en gemensam kalender.
Gemensam e-postlåda
Den gemensamma e-postlådan kan gruppen använda för att skicka mejl inom gruppen.
E-postadressen blir gruppensnamn@o365.umu.se. Därför bör inte gruppens gemensamma e-postlåda användas för att göra externa mejlutskick.
Inställningarna till gruppens e-postlåda hittar du i Outlook. Sök upp och klicka på gruppen under ”Grupper”, klicka sedan på kugghjulet ”Gruppinställningar”.
Gemensam kalender
Den gemensamma kalendern kan användas för gemensam planering inom grupper, som en digital anslagstavla, gemensamma möten med mera. Endast medlemmarna i gruppen har tillgång till den.
Roller i Microsoft 365 grupper
Det finns tre olika roller: ägare, medlem och gäst.
Ägaren administrerar vilka som ska vara medlemmar, därför är det bra om man är minst två som är ägare av en grupp.
Medlemmar och gäster har i stort sett samma behörigheter vilket är att skapa, läsa och redigera innehåll.
Viktigt att ta bort inaktiva grupper
Om du är medlem i eller äger många grupper så kan du uppleva att det är svårt att navigera bland grupper som inte längre används. Grupper kan döljas vilket underlättar navigering, men dessa grupper kan också utgöra ett hot mot informationssäkerheten och då främst om det finns information som ingen äger och tar ansvar för. Har du dessutom bjudit in externa gäster med konton som UmU inte hanterar så kan dessa konton hamna i händerna på personer som inte är avsedda att ta del av informationen.
Därför rekommenderar vi att du tar bort grupper som inte längre används. Tänk på att om du tar bort en grupp försvinner allt innehåll kopplat till gruppen.
Ta bort grupper i Microsoft 365
Ta bort grupper i verktyget
Du kan ta bort grupper i respektive verktyg där gruppen finns, såsom Planner, Sharepoint och Teams. Observera att om du tar bort en grupp så tar du bort allt som hör till gruppen. Till exempel, om du tar bort en grupp i Planner så tar du bort SharePoint-webbplats och eventuellt Team som hör till gruppen. För att ta bort en grupp behöver du vara ägare i gruppen.
Ta bort grupp i Planner
- Gå till Hubben – Planner (office.com), där listas alla Planner som du har behörighet till.
- För att ta bort, gå till den grupp du vill ta bort, gå in under de tre prickarna och välj Planinformation.
- Längst ner i dialogfönstret för Planinformation hittar du länken för att ta bort gruppen ”Ta bort den här planen”.
Ta bort grupp i Sharepoint
- Det är inte helt enkelt att hitta alla sina SharePoint-webbplatser, du behöver söka efter dem och det gör du med följande länk med inkluderad sökfråga: SharePoint
- Välj den webbplats som du vill administrera. Om du är ägare så kommer du under kugghjulet högst upp till höger få upp webbplatsinformation. Längst ner i det fönstret så finns alternativet Ta bort site.
Ta bort grupp i Teams
- Gå till Teams och välj Team i menyn till vänster.
- I listningen av team så kan du på önskat team klicka på de tre prickarna och om du är ägare har du alternativet Ta bort team längst ner i menyn.
Administrera grupper via Outlook (Office 365)
Du kan också administrera de grupper du tillhör eller äger genom Outlook.
- Öppna Outlook och gå till din e-postlåda.
- Välj Grupper i menyn till vänster.
- Där listas de grupper som du har behörighet till och som är konfigurerade så att de ska synas i Outlook.
- Välj grupp och öppna därefter Gruppinställningar (pennan) bredvid grupppens namn. I den ruta som nu öppnas kan du administrera din grupp.
Utkastläget i TimeEdit Core
Utkastläget, eller kort bara Utkast, är en av de funktioner i TE Core som används vid kopiering av scheman och det är för detta det oftast används. Funktionaliteten är dock mer flexibel än så och det finns fler potentiella användningsområden.
På samma sätt som ett mail-utkast inte är ett riktigt mail förrän det skickats är bokningar som utförs i ett utkast i TE Core inte riktiga bokningar förrän utkastet verkställts. Läs mer
Redigera, ta bort och radera välkomstbrev
Vad som gäller kring välkomstbrev till nyantagna studenter finns på Medarbetarwebben. Där hittar du även malltexter på både engelska och svenska att utgå ifrån.
Här finns en övergripande guide för hur du skapar välkomstbrev i Episerver
Vanliga frågor om Välkomstbrev hittar du i inlägget Välkomstbrev FAQ
Redigera välkomstbrev
Du kan när som helst under terminen komplettera och redigera ett välkomstbrev.
- Du behöver vara inloggad för att se välkomstbrevet och för att komma åt redigeringsformuläret där välkomstbrevet kan uppdateras.
- Klicka på välkomstbrevet på program- eller kurssidan, ändra och publicera om.
Ta bort, radera välkomstbrev
Ibland blir det fel och ett välkomstbrev kan behöva plockas bort.
Du behöver ha rollen webbredaktör för att kunna radera välkomstbrev i Episerver. Om du själv inte har rollen kontaktar du den som är webbredaktör på din institution för att få hjälp.
Så här tar du bort ett välkomstbrev:
- Logga in i Episerver
- Sök fram rätt program eller kurs. Det kan du göra via webben eller inne i Episerver. Kontrollera att program- eller kurskoden stämmer.
- Klicka på det välkomstbrev som ska raderas. Kontrollera att det är rätt välkomstbrev och att anmälningskoden för program- eller kurstillfället stämmer.
- Välj alternativet ”Flytta till papperskorgen”
- Klart
Massändring i TimeEdit Core
Allt som går att ändra i en enskild bokning i TE Core går även att massändra, dvs utföra ändringar på många bokningar samtidigt.
Åtgärda icke-tillgängliga dokument publicerade på umu.se
För att komma åt tillgänglighetsbristerna bland dokumenten publicerade på våra publika webbar, till exempel umu.se, behöver vi börja någonstans. Målet på sikt är att alla dokument ska vara 100 procent tillgängliga, men de värsta problemen att komma till rätta med är dokument som är inskannade som bilder (och därmed inte maskinläsbara) och dokument som saknar PDF-taggar.
Denna rutin vänder sig till dig som är webbredaktör för umu.se och/eller Aktum, och som får rapporter från Siteimprove om icke-tillgängliga dokument.
I rapporterna från Siteimprove är dessa problem beskrivna i var sin kolumn (Maskinläsbar och PDF-taggar). Det finns även en kolumn för andra problem, men dessa är inte lika prioriterade som de två som beskrivs här.
Varför är dokument som är inskannade som bilder (ej maskinläsbara) ett problem?
De går inte att läsa med skärmläsare och sökmotorer kan inte ge träff på innehållet.
Varför är dokument utan PDF-taggar ett problem?
Utan taggar i går det inte att navigera i dokumentet för den som använder tangentbord och skärmläsare kan inte förstå strukturen i dokumentet.
Om signerade dokument
Dokument som kräver underskrift för att vara giltiga (till exempel avtal eller beslut) bör signeras med digital signering i stället för att skannas. Om detta inte är möjligt eller praktiskt att genomföra med de gamla dokument du får i din rapport över otillgängliga dokument, bör du publicera dokumentet utan signatur på webbplatsen och se till att det signerade exemplaret är diariefört.
Rutin för att åtgärda otillgängliga dokument
-
Ska dokumentet publiceras som dokument?
Besluta om dokumentet fortfarande ska finnas publicerat på webben, och i så fall om det ska finnas som dokument eller som en vanlig sida på webbplatsen, vilket har många fördelar.
-
Jobba om dokumentet i Word.
Hitta originaldokumentet (troligen i Wordformat) eller skapa en ny version av dokumentet med hjälp av OCR (Optical Character Recognition). Använd Words inbyggda tillgänglighetskontroll för att kontrollera att det nya dokumentet är tillgängligt.
- Om du inte kan få tillgång till originalet, använd OCR i Adobe Acrobat Pro på det inskannade dokumentet.
- Om du inte har tillgång till Adobe Acrobat Pro, prova att använda OCR i detta onlineverktyg: https://www.onlineocr.net/.
-
Skapa en ny tillgänglig PDF
Skapa en ny pdf av dokumentet med hjälp av Words inbyggda tillgänglighetskontroll. För att PDF-taggarna ska bli rätt är det viktigt att du använder wordmallens formatmall med olika rubriknivåer.
Obs! Kom ihåg att kontrollera stavning och att dokumentet använder våra nya tillgänglighetsanpassade mallar innan du gör en ny pdf av det.
-
Ladda upp det nya dokumentet och radera det gamla
Ladda upp och publicera det nya dokumentet i Episerver och uppdatera eventuella länkar till dokumentet.
Flytta det gamla otillgängliga dokumentet till papperskorgen i Episerver.
Ladda ner och installera Microsoft 365
Som student och anställd har man tillgång till Microsoft 365-paketet. Där ingår t.ex. Word, Excel och PowerPoint. Programvaror finns för Windows, Mac samt telefon/surfplatta.
Denna manual visar hur du laddar ner och installerar Microsoft 365 på din dator.
Öppna privat fönster i webbläsare
Manual för hur du öppnar ett privat fönster i en webbläsare.