Återställ Microsoft MFA med engångskod
Detta är en manual för hur du återställer MFA med hjälp av engångskod.
Vanliga frågor om SharePoint
Vad är SharePoint?
SharePoint är en gratis molnbaserad applikation som primärt används för att skapa interna webbplatser och delade dokument bibliotek. Du kan använda det som ett ställe för att lagra, ordna, dela och få åtkomst till information från valfri enhet. Allt du behöver är en webbläsare, som Microsoft Edge eller Chrome.
I SharePoint kan du:
- Bygga upp intranätplatser och skapa sidor, dokumentbibliotek och listor.
- Lägga till webbdelar för att anpassa innehållet.
- Visa viktiga visuella objekt, nyheter och uppdateringar med en grupp- eller kommunikationswebbplats.
- Upptäcka, följa och söka efter webbplatser, filer och personer i hela företaget.
- Hantera dina dagliga rutiner med arbetsflöden, formulär och listor.
- Synkronisera och lagra filer i molnet så att alla kan arbeta med dig.
- Få senaste nytt var du än är med mobilappen.
Hur hittar jag SharePoint?
Gå till www.m365.umu.se. Logga in med ditt UmU ID. Du kommer till Microsoft -portalen. Titta till vänster i panelen, klicka på våfflan högst upp till vänster eller sök efter SharePoint.
Vad är en gruppwebbplats?
Med SharePoint gruppwebbplats kan du och ditt team ansluta till delat innehåll och resurser. Använd gruppwebbplatser för att lagra och samarbeta i filer eller för att skapa och hantera listor med information samt:
- Följa upp och hålla dig uppdaterad om projektets status
- Ordna och redigera delat innehåll
- Anslut till en Microsoft 365 grupp för åtkomst till gruppresurser
Obs! Det finns vissa begränsningar på en kommunikationswebbplats, så vår rekommendation är att skapa en gruppwebbplats för att lättare kunna hantera behörigheter.
Vill du veta mer, se manual: Hitta, skapa och ta bort gruppwebbplats i SharePoint
Vad är ett dokumentbibliotek?
Ett dokumentbibliotek är en plats för fillagring där du och dina medarbetare enkelt kan hitta era filer, arbeta med dem tillsammans och komma åt dem från vilken enhet som helst. Du kan till exempel använda ett dokumentbibliotek på en webbplats i SharePoint lagra alla filer som är relaterade till ett visst projekt eller en viss klient. Det är enkelt att lägga till filer eller flytta filer mellan mappar – dra dem bara från en plats och släpp dem på en annan.
Kan jag dra filer från min dator till ett SharePoint dokumentbibliotek?
Ja, det kan du. Du kan dra filer och mappar från datorn för att ladda upp dem OneDrive biblioteket eller SharePoint gruppwebbplats med det moderna upplevelsen. Du kan också bläddra bland och ladda upp filer.
Om du vill skapa och ladda upp filer och mappar i ett bibliotek måste du ha deltagarbehörighet till biblioteket. Om du inte vet vilka behörigheter du har kontaktar du SharePoint administratör.
Kan jag kopiera filer i SharePoint?
Ja, du kan kopiera och flytta filer och mappar från en SharePoint bibliotek. Se manual: Flytta eller kopiera filer i Microsoft 365
Kan jag sluta dela en fil i SharePoint?
Ja, du kan dela och sluta dela filer om du har behörighet till att göra det inom en SharePoint grupp. Se manual: Sluta dela filer i Microsoft 365
Vad är ett nyhetsinlägg i SharePoint?
Ett nyhetsinlägg är en funktion som du kan använda dig av för att sprida nyheter inom en befintlig SharePoint sida. Du kan använda dig av olika ”webbdelar” (information) att förmedla ditt budskap med. Exempelvis text, bild, video, mm.
Kan jag ta bort en SharePoint gruppwebbplats?
Ja, du kan ta bort en SharePoint webbplats. Du behöver dock vara ägare av SharePoint webbplatsen. Se här hur du gör: Hitta, skapa och ta bort gruppwebbplats i SharePoint
Kan jag ta bort filer och mappar i SharePoint?
Ja, du kan ta bort filer och mappar i ditt SharePoint bibliotek. Tänk på att om du tar bort filer från ett SharePoint bibliotek som är kopplat till ett Team kommer filerna att tas bort i Teams. När du tar bort filer sparas dem i Papperskorgen.
Viktigt!: När du tar bort en mapp tas mappen och eventuella filer och undermappar i den bort. Du kan flytta eller arkivera innehållet i mappen innan du tar bort den. Du eller administratören kanske kan återställa en mapp och dess innehåll från papperskorgen. (se nästa fråga).
Hur länge lagras borttagna objekt i Papperskorgen?
I SharePoint i Microsoft 365 behålls objekt i 93 dagar från den ursprungliga platsen. De ligger kvar i webbplatsens papperskorg hela tiden, såvida inte någon tar bort dem därifrån eller tömmer Papperskorgen. I så fall går objekten till webbplatssamlingens papperskorg där de finns kvar under de 93 dagarna såvida inte:
- Webbplatssamlingens papperskorg överskrider sin kvot och börjar tömma de äldsta objekten.
- Objekten tas bort manuellt av administratören för webbplatssamlingen från webbplatssamlingens papperskorg.
Kan jag ta bort ett dokumentbibliotek eller Nyhetsinlägg i SharePoint?
Ja, som ägare av SharePoint gruppwebbplatsen kan du ta bort dokumentbibiotek och nyhetsinlägg.
Kan jag synkronisera filer från SharePoint till min dator?
Ja du kan synkronisera filer från SharePoint till din dator. Se mer här om hur du synkroniserar: Synkronisera filer från team, kanal eller bibliotek till din dator
Kan jag göra så att vissa personer inte kan redigera dokument i SharePoint?
Ja som ägare till en SharePoint gruppwebbplats kan du hantera behörigheter på mappar och filer. Se mer här: Anpassa behörigheter för filer, mappar och bibliotek i SharePoint
Hitta, skapa och ta bort gruppwebbplats i SharePoint
I denna manual beskriver vi hur du hittar, skapar och tar bort gruppwebbplatser i SharePoint. Observera att om du har ett Team i Microsoft Teams har du och medlemmarna i teamet redan en gruppwebbplats i SharePoint. Gruppwebbplats=Team
Hitta gruppwebbplatser
Du hittar dina webbplatser i SharePoint genom att:
- Öppna din webbläsare och gå till adressen www.m365.umu.se
- Klicka in dig på våfflan uppe till vänster med alla applikationer.
- Välj SharePoint
- Klicka på jordgloben (Mina webbplatser) i menyn till vänster. I listan ser du dina webbplatser och Team.
Skapa gruppwebbplats i SharePoint
- I det vänstra övre hörnet på SharePoint sidan klickar du på + Skapa webbplats.
- Det finns två olika typer av webbplatser du kan skapa. Vi rekommenderar att ni använder er av det första alternativet, Gruppwebbplats.
- I nästa steg får du möjlighet att välja en mall. Prova gärna de mallar som finns eller börja med mallen Standardteam. När du klickat på den mall du vill använda välj den färgade knappen i högra nedre hörnet Använd mall
- Nu är det dags att namge din webbplats. När du skrivit ett namn till webbplatsen får du upp fler fönster nedanför, dessa kan du frånse så länge det dyker upp en grön text som anger om webbplatsnamnet är tillgängligt. När du är redo klickar du på Nästa
- Nu är det dags att välja sekretess och språk. Om du har möjlighet att välja Känslighet, kan du hoppa över den inställning tillsvidare. Börja med att välja om webbplatsen ska vara privat eller offentlig. Observera att i en privat grupp bjuder du in de personer som ska vara med och arbeta på webbplatsen. I en offentlig grupp kan alla inom Umeå universitet besöka webbplatsens dokument. Detta innebär att alla anknutna, anställda och studenter kan ansluta till offentliga webbplatser utan inbjudan. Vi rekommenderar att ni väljer Privat. Sekretess inställningarna går att ändra i efterhand. När du är redo klicka på Skapa webbplats
- Bjud in medlemmar och lägg till eventuellt ytterligare ägare till gruppwebbplatsen. Du har även möjlighet att göra detta senare. I detta steg kan du bara bjuda in användare med umuid. Vill du bjud in externa gör du det i ett senare skede. Se manual för hur du bjuder in externa här
- När du lagt till önskade medlemmar avslutar du med Slutför
- Nu är Gruppwebbplatsen skapad
Ta bort gruppwebbplats
- Gå till den webbplats du vill ta bort. Klicka på kugghjulet i höger hörn och välj Webbplatsinformation.
- En dialogruta till höger visar sig. Välj Ta bort Webbplats.
- En säkerhetsruta visar sig som varnar om att du håller på att ta bort ett SharePoint sida. Bocka i rutan under ”Ja, ta bort den här gruppen och alla tillhörande resurser” och klicka sedan Ta bort.
- Nu är SharePoint gruppen borttagen.
Flytta eller kopiera filer i Microsoft 365
I denna manual visar vi hur du flyttar och kopierar filer i SharePoint. Förutom att flytta eller kopiera filer i SharePoint kan du också:
Synkronisera filer från team, kanal eller bibliotek till din dator
För att flytta eller kopiera filer i ett SharePoint bibliotek:
- Välj fil eller mapp att kopiera. Håll musen över fil/mapp, klicka på de tre prickarna.
- Välj flytta till eller kopiera till.
- I rutan som nu dyker upp ska du väljer destination.
- I mitten på rutan kan du navigera i det aktuella biblioteket
- Mina filer till vänster är din personliga OneDrive
- Snabbåtkomst visar föslag på andra delade bibliotek att flytta/kopiera till.
- Längst ner finns fler platser och där hittar du resterande delade bibliotek du har behörighet till
4. När du är redo klickar du på Kopiera hit eller Flytta hit längst ner till höger (beroende på vad du valt att göra)
Ladda upp filer och mappar i SharePoint
I denna manual beskriver vi hur du laddar upp filer och mappar i ett befintligt SharePoint dokumentbibliotek. Om du vill skapa ett nytt dokumentbibliotek i en befintlig gruppwebbplats se Skapa dokumentbibliotek i SharePoint
- Välj SharePoint gruppwebbplats och klicka på Dokument i vänstra menyn.
- Klicka på ladda upp
- Välj om du vill ladda upp filer, mapp eller Mall.
- Du kommer till din utforskare (windows), finder (apple)
- Välj fil och/eller mapp att ladda upp.
Dra filer till SharePoint dokumentbibliotek
Du kan även dra över dokument från din utforskare (windows), finder (apple).
- Öppna det SharePoint dokumentbiblioteket du vill dra över filer till.
- På din dator öppnar du utforskaren (windows) eller Finder (Apple).
- Från utforskaren/Finder väljer du fil eller mapp du vill dra över till SharePoint bibliotek.
- Dra och släpp vald fil eller mapp. Se bild nedan hur det ser ut när man drar fil.
- OBS. Om du laddar upp stora filer, eller många filer som tillsammans blir stora, till ett bibliotek kan det uppstå fel, som beror på att filstorleksgränsen i SharePoint eller tidsgränsen i din version av Internet Explorer har överskridits. Ta för vana att inte ladda upp för stora filer med denna metod.
Skapa en kalendervy i Microsoft Lists
Microsoft Lists är en app i Microsoft 365 där du kan skapa, dela och arbeta i listor med vem du vill. I dina listor kan du skapa olika filter och vyer beroende på hur du vill se listans innehåll. I denna manual beskriver vi hur du skapar en kalendervy.
En kalendervy kan vara användbar för att visualisera hur och när uppgifter ska vara gjorda. Det gör det möjligt att skapa en översikt av kommande händelser, möten eller deadlines.
Skapa kalendervy:
- Gå till din utvalda lista i Microsoft Lists som du vill skapa en kalendervy i.
- Klicka på + till höger om Alla objekt i menyraden
- I rutan som dyker upp väljer du vilken typ av vy du vill skapa och vad vyn ska heta:
1. Ge din nya vy ett namn.
2. Under Visa som väljer du vilken typ av vy. Välj här Kalender för en kalendervy
3. Välj sedan layouten för din kalendervy. Välj mellan Månad, Vecka, Arbetsvecka och dag.
4. För kalenderns start- och slutdatum behöver du ha två datumkolumner i din lista. Längre ner i denna manual visar vi hur du skapar dessa.
5. Om du vill att din lista ska vara synlig för andra som har tillgång till listan bockar du i rutan Gör den här till en offentlig vy under synlighet. Om du vill att vyn ska vara privat håller du denna ruta tom. Väljer du att göra den privat är det bara du som kan se och arbeta med vyn.
6. Under Fler alternativ kan du välja vad som ska stå på objekten i kalendervyn.
7. När du är redo, klickar du på Skapa.
Lägg till datumkolumn och andra kolumner
- Tryck på Lägg till kolumn.
- Välj vilken typ av kolumn du vill använda. För att kunna använda dig utav en kalendervy krävs åtminstone en kolumn för Datum och tid.
- I panelen Skapa en kolumn under namn anger du en rubrik.
- Fyll i informationen i den typ av kolumn du har valt.
- Repetera stegen tills du har alla kolumner du vill. En kolumn för exempelvis Plats är vanligt förekommande.
Vanliga frågor om Microsoft Lists
Microsoft lists är en app i Microsoft 365 där du kan skapa, dela och organisera ditt arbete med vem du vill. Lists hjälper dig att spåra information och organisera ditt arbete. Här kan du se favoriter, nyligen arbetade listor, söka i alla dina listor, skapa nya listor, anpassa färger och ikoner för listornas titlar och lägga till kommentarer.
Vad är skillnaden mellan Microsoft ToDo, Planner och Lists?
Microsoft ToDo, Planner och Lists är alla verktyg inom Microsoft 365 som hjälper dig att organisera och hantera dina arbetsuppgifter, men de är utformade för olika ändamål.
Microsoft ToDo är ett verktyg för personlig uppgiftshantering. Det är utformat för att hjälpa dig att hålla koll på dina dagliga uppgifter och att göra-listor. Det är integrerat med andra Microsoft-appar, vilket gör det smidigt att använda för att spåra personliga uppgifter och flaggade e-postmeddelanden.
Planner är mer inriktat på arbetsgrupper och projektledning. Det låter dig och ditt team tilldela och kategorisera uppgifter, samt bestämma start- och slutdatum. Planner ger en översikt över uppgifternas status genom diagram och kan hjälpa till att följa upp vad som behöver göras i ett projekt eller arbetsflöde.
Lists är en app för att spåra information och organisera arbete på en mer omfattande nivå. Det låter dig skapa och interagera med listor baserade på dina och ditt teams behov. Du kan använda Lists för att visa information i tabeller eller spåra arbete i en kalender, och du kan skapa regler för aviseringar om ändringar i dina listor och styra formatering baserat på olika villkor.
Sammanfattningsvis används ToDo för personliga uppgifter, Planner för teambaserade projekt och uppgifter, och Lists för att hantera och organisera information och arbetsflöden på en bredare skala. Varje verktyg har sina egna fördelar och användningsområden beroende på dina behov.
Hur kommer jag åt Microsoft Lists och skapar egna listor?
Gå till Microsoft365-portalen eller valfritt team i Microsoft Teams. Du hittar Lists bland dina appar i portalen eller under + i ett team. Om du inte hittar Lists bland apparna kan du använda sökfältet. Ser hur du kommer igång med Lists här
Hur tar jag bort en kolumn i en lista i Microsoft?
- Gå till listan eller biblioteket som du vill ta bort en kolumn från.
- Markera kolumnrubriken för den kolumn som du vill ta bort och välj Kolumninställningar > Redigera.
- Välj Ta bort längst ned i fönstret.
Hur tar jag bort en lista i Microsoft-listor?
- Klicka på kugghjulet högst upp till höger
- Välj listinställningar
- Klicka sedan på Ta bort lista bland de olika inställningarna
Hur tilldelar jag uppgifter i Listor?
Du kan tilldela uppgifter till alla medlemmar i en delas lista, inklusive dig själv. Om du vill tilldela en uppgift i en delad lista öppnar du aktivitetens detaljvy och väljer Tilldela till. Välj sedan medlemmen i den delade listan som du vill tilldela uppgiften.
Kan jag länka till en lista?
Om du vill dela en lista klickar du på dela eller hantera åtkomst i menyn inne i listan. När delningsmenyn öppnas väljer du Skapa, Kopiera länk och klistrar sedan i delningslänken i din favoritapp för e-post eller chatt som skickas till dina medarbetare.
Skapa en förgrening i Forms
När du skapar dina formulär och test så kan du välja att förgrena de efterkommande frågorna så att de är beroende av föregående svar. Du kan förgrena alla frågor inklusive avsnitt.
- Öppna formuläret där du vill skapa en förgrening.
- På den fråga som du vill förgrena, klicka på de tre prickarna och välj sedan Lägg till förgrening.
- Klicka på den fråga du vill förgrena och välj till vilken fråga den svarande ska skickas vidare, beroende på svar. Beroende på frågetyp kommer alternativen se olika ut men oavsett så är det funktionen ”Gå till…” som styr var respondenten hänvisas i nästa steg.
4. När du är nöjd med dina förgreningar klickar du på Bakåt för att återgå till att redigera formuläret
Kontroll av DIP-miljön i samband med uppdatering
ITS ansvar vid uppdatering
- Logga in som administratör i Limesurvey
- Svara på en enkät i LimeSurvey
- Enkätsvar exporteras till DIP.
- Svar kan hämtas ur DIP-Exporter.
- Behörighetsadministratör kan ändra behörighetsinställningar i DIP-Admin
Ditt ansvar som kund vid uppdatering
Genomför följande reflektion: ”När denna förändring kommer till PROD, kommer insamling och datauttag fortsätta att fungera som vanligt? Fungerar den uppdaterade plattformen för studiens unika behov?”
Om studieteamet inte kan svara på den frågan med de tester genomförs på STAGE så tar studien stora risker. I värsta fall kanske inga nya svar kan insamlas, databasen går sönder och all data som ligger i DIP blir förstörd. Om det scenariot innebär ett problem för studien så är det ditt ansvar att så långt som möjligt säkerställa att den kommande programuppdateringen inte orsakar problem.
ITS genomför grundläggande allmänna tester för att säkerställa plattformens integritet och vi tar backuper på insamlat material, men det är ditt ansvar att se till att just din studie kan fortsätta normalt efter programförändringen. Det är därför ITS erbjuder STAGE-miljön.
Varje studie har unika förutsättningar och DIP-teamet på ITS har inte verksamhetskunskap eller förmåga att verifiera att studiespecifikt insamlings- och datauttagsregelverk uppfylls.
Rent konkret rekommenderas att du gör följande:
- Prata med studiens teammedlemmar och be dem verifiera funktionen i STAGE-versionen av plattformen så långt som möjligt i god tid innan den skarpa driftsättningen till PROD.
- Det kan till exempel innefatta att de viktigaste användningsfallen testas i STAGE:
- Kan vi registrera nya användare?
- Kan man spara svar till plattformen?
- Kan jag administrera användare som tidigare?
- Kan vi hämta ut svar från DIP?
- Innehåller svaren rätt information?
- Spara undan kopior på redan insamlat material inför PROD-releasen.
- Det kan till exempel innefatta att de viktigaste användningsfallen testas i STAGE:
Efter att studieteamet utfört dessa tester bör du känna dig trygg med att den nya releasen fungerar för studien, – Eller- så upptäcker studieteamet ett problem, något viktigt kanske har slutat fungera, då måste du kontakta ITS och säga ”Funktion X har gått sönder, studiens integritet hotas om detta kommer till produktion, ITS måste laga felet innan vi kan produktionssätta detta!”
Studieteamet bör överväga att ta fram en intern process för hur studien ska hantera programuppdateringar, så att studieteamet har ett protokoll att följa för att verifiera studiens integritet. Den bör innehålla:
- Tester som ska utföras vid release.
- Vem som ansvarar för att testerna utförs.
- ”No-go” kriterier för produktionssättning.
- Jämför eventuella felaktigheter med nuvarande PROD-beteende. Beskriv skillnaden i PROD- och STAGE-beteende, samt vilka problem det orsakar studien.
- Vem man ska kontakta för att flagga en ”No-go” samt vad som orsakar ”No-go”-scenariot.
Syftet med programuppdateringen är att ITS vill förbättra upplevelsen för alla aktörer och ta bort felaktigheter. Det kan inte göras utan risker för pågående studier. Det är därför studiens egna release-verifiering är så viktig.
Dela ett formulär för samarbete i Forms
I denna manual visar vi hur du delar ett formulär eller test i Forms.
Dela formulär för samarbete
Om du vill samarbeta och samskapa i ett formulär med en kollega kan du välja att dela det.
1. Gå till det formulär du vill dela
2. Sök dig till formulärets huvudmeny och klicka på de tre prickarna till höger
3. Klicka sedan på samarbeta eller duplicera
4. Klicka på + Dela länken för att samarbeta och visa reslutat under Lägg till medarbetare
5. Välj vem eller vilka som ska få tillgång till formuläret för samarbete. Du har tre alternativ.
- Alla med ett Office 365 arbets- eller skolkonto – Alla som får tillgång till länken kan ändra frågor och se resultat
- Personer i Umeå universitet med länken – Alla med ett UMU-ID kan ändra frågor och se resultat
- Specifika personer i Umeå universitet – Du väljer exakt vem eller vilka personer på UMU som ska kunna ändra frågor och se resultat
Vi rekommenderar att du använder specifika personer alternativt lägger formuläret i en gemensam grupp
6. När du är nöjd med inställningen av behörighet klickar du på Kopiera och skickar länken till de du ska samarbeta med