Välkomstbrev FAQ
Vad som gäller kring välkomstbrev till nyantagna studenter finns på Medarbetarwebben. Där hittar du även malltexter på både engelska och svenska att utgå ifrån.
Här finns en övergripande guide för hur du skapar välkomstbrev i Episerver
Hur gör jag ett välkomstbrev?
Informationen till nyantagna är standardiserad och läggs in i och publiceras på webben genom publiceringsverktyget Episerver. Det formulär som ska användas är en förenklad variant av Episerver, och det krävs ingen utbildning för att lägga in i formuläret.
Vem har behörighet att skapa välkomstbrev?
Vem som ska arbeta i webbformuläret bestämmer varje institution själv. Behörigheten delas ut via det administrativa verktyget Personaladministration av institutionens katalogansvariga.
Vad ska välkomstbreven innehålla?
Välkomstbreven innehåller gemensamma delar som gäller för alla program och kurser vid Umeå universitet, som till exempel information om Umu-id och Umu-kort. Detta produceras centralt och behöver inte beskrivas av dig som arbetar på institution. För program- och kursspecifik information finns ett antal valbara fält.
Svenska malltexter och engelska malltexter att utgå ifrån om du vill ha inspiration.
När publiceras välkomstbrevet på webben?
När välkomstbrev publiceras på umu.se och hur länge de visas är kopplat till de olika antagningsomgångarna. Välkomstbrevet publiceras två dagar innan första antagningsbeskedet publiceras på Antagning.se respektive Universityadmissions.se. Det gäller för samtliga antagningsomgångar. Välkomstbrevet visas sedan fram till det att utbildningen startar samt i ytterligare 4 veckor för kurser och 5 för program, räknat från och med utbildningens startdatum.
Terminstider och datum för de olika antagningsomgångarna finns på medarbetarwebben Aurora.
Skapa/redigera andra utbildningars välkomstbrev som inte tillhör min institution?
Det går bra att hjälpa en kollega på en annan institution. Men tänk på att inte hantera andras material utan tillstånd. Alla redigeringar loggas och materialet säkerhetskopieras.
Hur skapa välkomstbrev programkurstillfällen?
Rena programkurser visas inte i sökfunktionen på umu.se/utbildning utan du behöver utgå från en egen lista med programkurser för att skapa välkomstbrev.
Programkurstillfället finns inte på webben
Om inte det aktuella programkurstillfället visas på webben kontrollera att:
– du söker i rätt lista för programkurstillfällen
– tillfället har aktuella terminer för de läsår som visas på umu.se
– tillfället i Selma är publicerat för webb. Ev uppdateringar i Selma visas på umu.se efter nästa inläsning morgonen därpå.
Välkomstbrev för utbytesstudenter?
Utbildningar för utbytesstudenter visas inte i sökfunktionen på utbildningswebben utan du behöver utgå du från sökfunktionen för utbytesstudenter.
Engelskt välkomstbrev med svenska rubriker?
Du har troligen utgått från fel språkversion när du skapade välkomstbrevet och behöver göra ett nytt. Utgå alltid från en svensk kurs- eller programsida när du vill skapa ett välkomstbrev på svenska, och från en engelsk kurs- eller programsida när du skapar ett välkomstbrev på engelska. För att kunna göra ett nytt välkomstbrev i rätt språkversion behöver du först kasta det brev som är fel. Då kommer alternativet Skapa/Kopiera befintligt att visas för kurstillfället igen. Om du behöver hjälp lägg ett ärende i Servicedesk så får du hjälp att slänga det felaktiga brevet, och kan börja om i rätt språkversion.
Välkomstbrevet syns inte på webben?
Om inte välkomstbrevet visas på webben kontrollera att:
– Du har ändrat i ett gammalt välkomstbrev från en tidigare termin istället för att göra ett nytt. Välkomstbreven är kopplade till varje enskilt kurstillfälle, för respektive termin och antagningsomgång. Till exempel kommer vårterminens välkomstbrev inte att automatiskt att visas för hösttermins tillfälle. Du behöver göra ett välkomstbrev för rätt termin, antingen genom att kopiera eller skapa nytt. Här beskrivs hur du skapar välkomstbreven i Episerver.
– Tillfället som finns för kursen endast ingår i ett program. Programstudenter ska logga in på studentwebben och hitta sin välkomstinformation där. Under Pågående kurser visas Kursplan och litteratur, Schema samt Välkomstbrev (förutsatt att är publicerat). Länken till välkomstbrevet leder studenten direkt till välkomstbrevet, dvs inte omväg via program/kurssidan på umu.se/utbildning.
Kan inte publicera engelskt välkomstbrev – felmeddelande
I dialogrutan står det med röd text:
The original language (sv) for this welcomeletterpage has not yet been published. The original language must be published before the welcomeletterpage can be published in other languages.
Felmeddelandet beror på att det för samma kurstillfälle finns ett svenskt välkomstbrev som inte är publicerat. Troligen har det först skapats ett välkomstbrev på svenska för ett kurstillfälle (som inte publicerats) och sedan kommer man på att välkomstbrevet egentligen skulle vara på engelska och då skapat ett nytt engelskt välkomstbrev för samma tillfälle.
Två lösningar på det:
1. Publicera även det svenska välkomstbrevet
2. En webbredaktör tar bort båda välkomstbreven och så att du kan börja om
Redigera, ändra publicerat välkomstbrev
Du kan när som helst under terminen komplettera och redigera ett välkomstbrev. Klicka på välkomstbrevet på program- eller kurssidan, ändra och publicera om. Du behöver vara inloggad för att komma till redigeringsformuläret för det välkomstbrev du vill ändra.
Ta bort, radera välkomstbrev
När ett välkomstbrev är publicerat på webben och börjat gälla kan du som funktionsredaktör inte radera det. Behöver ett välkomstbrev tas bort INNAN det är publicerat på webb för studenterna, kan den som har rollen webbredaktör göra det i Episerver. Det går även bra att skicka ett ärende till Servicedesk så får du hjälp.
Schema: Koppla schema från TimeEdit även för program?
Nej, koppling mellan TimeEdit och webben är skapad för kurstillfällen och rena programkurstillfällen. Inte för program.
För att lägga in ett schema före ett program på ett välkomstbrev behöver du klistra in länken manuellt.
Tips: Finns schemat till programmets första kurs i TimeEdit kan du kopiera schemalänken från studentwebben.
Läs mer om att publicera schema till webben.
Schema: Publicera välkomstbrev även om schemat INTE är publicerat till studentwebben?
Om kurstillfället finns i listan på studentwebben kan du publicera välkomstbrevet till webben, även om schemat inte är publicerat till studentwebben. Då får studenten istället textmeddelande: ”Schemalänk publiceras här senast 30 dagar innan kursstart.” när hen klickar på schemalänken. Själva fältet för schemalänk i välkomstbrevet ska inte lämnas tom, utan ska ha länken som uppstår då VB:t skapades. När schemat publiceras kommer istället schemalänken att aktiveras. På så vis går det att göra klart välkomstbrev först och publicera schema vid ett senare tillfälle om du önskar.
För att schemat ska synas på studentwebben däremot, behöver det vara publicerat.
Schema: Byta till ett TimeEdit-schema i ett redan publicerat välkomstbrev?
Om välkomstbrevet redan är publicerat och ligger ute på webben, behöver du uppdatera länken manuellt. D.v.s du radera den schemalänk du tidigare angett, klistrar in TimeEdit-schemalänken som du hämtar från studentwebben och publicera om välkomstbrevet.
