Taggarkiv: epi

Välkomstbrev FAQ

Vad som gäller kring välkomstbrev till nyantagna studenter finns på Medarbetarwebben. Där hittar du även malltexter på både engelska och svenska att utgå ifrån.

Här finns en övergripande guide för hur du skapar välkomstbrev i Episerver

 

Hur gör jag ett välkomstbrev?

Informationen till nyantagna är standardiserad och läggs in i och publiceras på webben genom publiceringsverktyget Episerver. Det formulär som ska användas är en förenklad variant av Episerver, och det krävs ingen utbildning för att lägga in i formuläret.

Vem har behörighet att skapa välkomstbrev?

Vem som ska arbeta i webbformuläret bestämmer varje institution själv. Behörigheten delas ut via det administrativa verktyget Personaladministration av institutionens katalogansvariga.

Vad ska välkomstbreven innehålla?

Välkomstbreven innehåller gemensamma delar som gäller för alla program och kurser vid Umeå universitet, som till exempel information om Umu-id och Umu-kort. Detta produceras centralt och behöver inte beskrivas av dig som arbetar på institution. För program- och kursspecifik information finns ett antal valbara fält.

Svenska malltexter och engelska malltexter att utgå ifrån om du vill ha inspiration.

När publiceras välkomstbrevet på webben?

När välkomstbrev publiceras på umu.se och hur länge de visas är kopplat till de olika antagningsomgångarna. Välkomstbrevet publiceras två dagar innan första antagningsbeskedet publiceras på Antagning.se respektive Universityadmissions.se. Det gäller för samtliga antagningsomgångar. Välkomstbrevet visas sedan fram till det att utbildningen startar samt i ytterligare 4 veckor för kurser och 5 för program, räknat från och med utbildningens startdatum.

Terminstider och datum för de olika antagningsomgångarna finns på medarbetarwebben Aurora.

Skapa/redigera andra utbildningars välkomstbrev som inte tillhör min institution?

Det går bra att hjälpa en kollega på en annan institution. Men tänk på att inte hantera andras material utan tillstånd. Alla redigeringar loggas och materialet säkerhetskopieras.

Hur skapa välkomstbrev programkurstillfällen?

Rena programkurser visas inte i sökfunktionen på umu.se/utbildning utan du behöver utgå från en egen lista med programkurser för att skapa välkomstbrev.

Programkurstillfället finns inte på webben

Om inte det aktuella programkurstillfället visas på webben kontrollera att:
– du söker i rätt lista för programkurstillfällen
– tillfället har aktuella terminer för de läsår som visas på umu.se
– tillfället i Selma är publicerat för webb. Ev uppdateringar i Selma visas på umu.se efter nästa inläsning morgonen därpå.

Välkomstbrev för utbytesstudenter?

Utbildningar för utbytesstudenter visas inte i sökfunktionen på utbildningswebben utan du behöver utgå du från sökfunktionen för utbytesstudenter.

Engelskt välkomstbrev med svenska rubriker?

Du har troligen utgått från fel språkversion när du skapade välkomstbrevet och behöver göra ett nytt. Utgå alltid från en svensk kurs- eller programsida när du vill skapa ett välkomstbrev på svenska, och från en engelsk kurs- eller programsida när du skapar ett välkomstbrev på engelska. För att kunna göra ett nytt välkomstbrev i rätt språkversion behöver du först kasta det brev som är fel. Då kommer alternativet Skapa/Kopiera befintligt att visas för kurstillfället igen. Om du behöver hjälp lägg ett ärende i Servicedesk så får du hjälp att slänga det felaktiga brevet, och kan börja om i rätt språkversion.

Välkomstbrevet syns inte på webben?

Om inte välkomstbrevet visas på webben kontrollera att:

– Du har ändrat i ett gammalt välkomstbrev från en tidigare termin istället för att göra ett nytt. Välkomstbreven är kopplade till varje enskilt kurstillfälle, för respektive termin och antagningsomgång. Till exempel kommer vårterminens välkomstbrev inte att automatiskt att visas för hösttermins tillfälle. Du behöver göra ett välkomstbrev för rätt termin, antingen genom att kopiera eller skapa nytt. Här beskrivs hur du skapar välkomstbreven i Episerver.

– Tillfället som finns för kursen endast ingår i ett program. Programstudenter ska logga in på studentwebben och hitta sin välkomstinformation där. Under Pågående kurser visas Kursplan och litteratur, Schema samt Välkomstbrev (förutsatt att är publicerat). Länken till välkomstbrevet leder studenten direkt till välkomstbrevet, dvs inte omväg via program/kurssidan på umu.se/utbildning.

Kan inte publicera engelskt välkomstbrev – felmeddelande

I dialogrutan står det med röd text:
The original language (sv) for this welcomeletterpage has not yet been published. The original language must be published before the welcomeletterpage can be published in other languages.

Felmeddelande i röd text
Felmeddelandet beror på att det för samma kurstillfälle finns ett svenskt välkomstbrev som inte är publicerat.  Troligen har det först skapats ett välkomstbrev på svenska för ett kurstillfälle (som inte publicerats) och sedan kommer man på att välkomstbrevet egentligen skulle vara på engelska och då skapat ett nytt engelskt välkomstbrev för samma tillfälle.

Två lösningar på det:

1. Publicera även det svenska välkomstbrevet
2. En webbredaktör tar bort båda välkomstbreven och så att du kan börja om

Redigera, ändra publicerat välkomstbrev

Du kan när som helst under terminen komplettera och redigera ett välkomstbrev. Klicka på välkomstbrevet på program- eller kurssidan, ändra och publicera om. Du behöver vara inloggad för att komma till redigeringsformuläret för det välkomstbrev du vill ändra.

Ta bort, radera välkomstbrev

När ett välkomstbrev är publicerat på webben och börjat gälla kan du som funktionsredaktör inte radera det. Behöver ett välkomstbrev tas bort INNAN det är publicerat på webb för studenterna, kan den som har rollen webbredaktör göra det i Episerver. Det går även bra att skicka  ett ärende till Servicedesk så får du hjälp.

Schema: Koppla schema från TimeEdit även för program?

Nej, koppling mellan TimeEdit och webben är skapad för kurstillfällen och rena programkurstillfällen. Inte för program.
För att lägga in ett schema före ett program på ett välkomstbrev behöver du klistra in länken manuellt.
Tips: Finns schemat till programmets första kurs i TimeEdit kan du kopiera schemalänken från studentwebben.

Läs mer om att publicera schema till webben.

Schema: Publicera välkomstbrev även om schemat INTE är publicerat till studentwebben?

Om kurstillfället finns i listan på studentwebben kan du publicera välkomstbrevet till webben, även om schemat inte är publicerat till studentwebben. Då får studenten istället textmeddelande: ”Schemalänk publiceras här senast 30 dagar innan kursstart.” när hen klickar på schemalänken. Själva fältet för schemalänk i välkomstbrevet ska inte lämnas tom, utan ska ha länken som uppstår då VB:t skapades. När schemat publiceras kommer istället schemalänken att aktiveras. På så vis går det att göra klart välkomstbrev först och publicera schema vid ett senare tillfälle om du önskar.

För att schemat ska synas på studentwebben däremot, behöver det vara publicerat.

Schema: Byta till ett TimeEdit-schema i ett redan publicerat välkomstbrev?

Om välkomstbrevet redan är publicerat och ligger ute på webben, behöver du uppdatera länken manuellt. D.v.s du radera den schemalänk du tidigare angett, klistrar in TimeEdit-schemalänken som du hämtar från studentwebben och publicera om välkomstbrevet.

Sortera grupp- och projektmedlemmar

Sidtyperna Forskningsgrupp och Forskningsprojekt har stöd för att kunna sortera i vilken ordningsföljd de inlagda medlemmarna presenteras. Detta gör du genom att dra och släppa medlemmarna i vyn På sidan-redigering.

  1. Gå till umu.se och välj Logga in/Redigera i övre högra hörnet
  2. Öppna sidstrukturträdet inne i Episerver
  3. Gå till det forskningsprojekt eller den forskningsgrupp du vill redigera.
  4. Se till att alternativet På sida-redigering är valt.

 

 

4. Scrolla ner till grupp- eller forskningsmedlemmar.

5. Ställ dig med muspekaren på den person du vill flytta upp eller ner i listan. Klicka och håll fast. Dra sedan personen till önskad plats i listan. Efter att du flyttat på en person kommer sidan hoppa upp, scrolla ner till medlemslistan igen och sortera om fler medlemmar om så behövs.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. När du är klar måste du klicka på Spara ändringar som finns ovan- och nedanför listan.

Notera att du måste spara dina ändringar för att de ska finnas kvar. Du kan inte byta vy innan du gjort det.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. För att dina ändringar ska visas utåt behöver du klicka på Publicera?

 

 

 

 

 

 

Lägga till en gadget i Episerver

I navigeringsfönstret kan du lägga till små program som kallas för gadgets. Det finns flera olika gadgets att välja på. Framförallt en är väldigt bra att ha för att kunna se en sidas eller blocks olika versioner eller om den är i utkastläge med mera. Denna gadget heter Versioner.

1. Klicka på kugghjulet och välj Lägg till gadget.

 

 

 

 

 

 

 

2. I fönstret Gadgetar visas en lista med alla valbara små program.

3. Scrolla tills du ser den som heter Versioner. Välj den genom att klicka på den.

 

 

 

 

 

 

 

 

4.  Versioner hittar du sedan längst ner i navigeringsfönstret.

Stänga för sen anmälan i Episerver

Sen anmälan behöver stängas i både NyA-webben och i Episerver. När tillfället även är stängt i Episerver nås presumtiva studenter av samma information om att det inte längre går att göra en sen anmälan både Antagning.se och umu.se. 

Om tillfället endast stängts i NyA visas fortfarande tillfället med texten ”Gör en sen anmälan” på umu.se men, på Antagning.se går kurstillfället inte att nå eftersom det är stängt i NyA. För presumtiva studenter verkar det som att det går att göra en sen anmälan på umu.se, men på Antagning.se är tillfället stängt.

Läs om vad som gäller kring sena anmälningar och efterantagning på Medarbetarwebben.

Notera att du:

  • måste ha rollen ”SRW Redaktör utbildning begränsad”  i systemet Personaladministration för att kunna stänga sen anmälan i Episerver
  • stänger sen anmälan för programtillfällen på respektive programsida på umu.se/utbildning
  • stänger sen anmälan för alla institutionens kurstillfällen via din institutions sida på www.umu.se/student/publicera-schema (ny hantering sedan 2023-02-22)
    • hanterar både svenska och engelska tillfällen från den svenska sidan.

Stänga kurstillfällen för sen anmälan

Obs! Sedan 2023-02-22 hanterar du sen anmälan i Episerver för alla institutionens kurstillfällen på en och samma sida. Programkurstillfällen inkluderas inte i denna hantering.

  1. Gå till www.umu.se/student/publicera-schema
  2. Logga in med ditt vanliga Umu-id.
  3. När du är inloggad väljer du i listan det ämne eller den institution som kurstillfället tillhör.
  4. Välj bland alla kurstillfällen vilka som ska stängas för sen anmälan.
    • Kurstillfällen som inte är aktuella för sen anmälan är ljust gråa i listan.
    • Du kan öppna ett kurstillfälle för sen anmälan igen i samma lista.
    • Du hanterar både svenska och engelska tillfällen från den svenska sidan.
    • Om du har en lång lista med kurstillfällen, prova att söka efter anmälningskod eller kursnamnet i webbläsaren (ctrl/cmd + f)
  5. Klicka på Stängd. Åtgärden stänger anmälningstillfället på umu.se/utbildning och ändrar status till ”Anmälan stängd”. Din ändring syns direkt på umu.se/utbildning.

Skärmavbild

Stänga programtillfällen för sen anmälan

  1. Logga in på www.umu.se i övre högra hörnet, med ditt vanliga Umu-id.
  2. Sök på www.umu.se/utbildning fram den utbildning du vill stänga tillfällen.
  3. Scrolla ner till tillfälleskortet på programsidan och klicka på knappen ”Stäng sen anmälan”.
  4. Bekräfta med OK. Åtgärden stänger anmälningstillfället på umu.se/utbildning och ändrar status till ”Anmälan stängd”. Din ändring syns direkt på umu.se/utbildning.

Skapa dragspelsmeny i Episerver

  • Rubrikerna i dragspelsmenyn behöver vara tydliga och beskrivande. Det underlättar för läsaren att skapa sig en överblick över sidans innehåll. När menyn är stängd kan läsaren inte skumläsa sidans text, utan enbart navigera med hjälp av rubrikerna.
  • Placera inte för mycket text under samma rubrik. Ha max två textstycken med som mest 600 tecken i varje stycke. Om du vill placera mer text än så under samma rubrik, bör du istället fundera på om innehållet går att gruppera på annat sätt, under fler dragspelsrubriker.
    1. Skriv text som vanligt på sidan. Markera text som ska bli dragspelsrubrik.
    2. Under Format väljer du Dragspelsmeny. Upprepa detta för varje avsnitt som ska finnas i under en dragspelmeny.
  1. Vill du att dragspelsmenyn ska avslutas för att visa vanlig brödtext väljer du Underrubrik H2 eller Styckesrubrik H3 på efterföljande rubrik, eller Avsluta dragspelsmeny om det inte ska läggas någon rubrik i den efterföljande texten.

Publicera schema till studentwebben

Tanken är att alla studenter ska kunna hitta sitt schema på studentwebben. Det är nu möjligt att koppla både schema med bokningar i TimeEdit samt schema från andra system eller format till studentwebben.

Schemat ska finnas tillgängligt minst en månad innan utbildningen startar och om något av momenten är obligatoriska ska det framgå av schemat. För att kunna publicera schema måste du ha rätt roll i Personaladministration. Kontakta institutionens katalogansvariga och din prefekt för att få rätt behörighet.

Publicera schema i TimeEdit

Du kan förenkla ditt arbete med att göra schema till studenter genom att använda systemet TimeEdit. För att schemat ska synas på studentwebben måste det vara publicerat. Här publicerar du schema till studentwebben.

Hur du använder TimeEdit för schemaläggning och lokalbokning finns på medarbetarwebben Aurora.

Publicera alternativt schema

Det går även att publicera schema som inte ligger i TimeEdit. Utgå från denna sida när publicerar schema till studentwebben.

Institutionens kurstillfällen är uppdelade i två listor:
– en lista för de som har bokningar i TimeEdit
– en för de som inte har några bokningar i TimeEdit, se exempelbild för datavetenskap:

När du öppnar listan med Kurstillfällen med bokningar i TimeEdit så finns nu en knapp där du har möjlighet att lägga in en alternativt schemalänk, se exempelbild:

För de kurstillfällen som inte har fullständiga scheman i TimeEdit, klicka på den gröna rutan Ange alternativ schemalänk och lägg in en länk till ditt schema. Det kan vara till ett dokument (en tillgänglig pdf som laddas upp till institutionens studentmapp i Episerver) eller till en webbsida. Rutan blir då röd för att indikera att kurstillfället har en alternativ schemalänk publicerad till studentwebben. Du kan ändra eller ta bort länken som du vill.

  • Där du har bockat för rutan för att publicera TimeEditschemat inaktiveras knappen för alternativt schema.
  • Det är inget måste att ange alternativ schemalänk för de kurstillfällen som inte har rutan förbockad.

Vad är poängen med att ange en alternativ schemalänk?

Tanken är att studenten ska kunna hitta alla scheman på samma ställe, även de som ännu inte ligger i TimeEdit. Länken dyker upp i schemamodulen på studentwebbens startsida, se exempelbild (klicka för större bild). Grön markering visar ett alternativt schema för ett kurstillfälle.

Funktionen med alternativ schemalänk är även kopplad till välkomstbreven, så att välkomstbreven både kan hämta schema från TimeEdit eller plocka upp och visa en alternativ schemalänk.

Detalj att tänka på: om ett välkomstbrev skapas på både svenska och engelska för ett och samma kurstillfälle, så kommer samma alternativa schemalänk att visas för båda.

Ta bort ett kalenderevenemang i Episerver

Det är enbart webbredaktörer som kan ta bort kalenderevenemang i Episerver.

  1. Leta upp evenemanget i sidträdstrukturen till vänster. Evenemangen lagras i mappar efter fakultet, år och månad
  2. Markera evenemanget i sidstrukturen och öppna menyn
  3. Välj Flytta till papperskorgen
  4. Klart

 

Publicera din personliga sida

När du ska publicera ändringar på din personliga sida behöver du scrolla tillbaka längst upp på din sidan så att du ser knappen Publicera profil. Det är denna knapp som publicerar dina ändringar.

Din profilsida blir inte publicerad när du…

När du har kommit en bit längre ner på sidan ser du inte längre knappen Publicera profil utan istället Ändringar att publicera samt en knapp som säger Publicera? Använd inte den – dina ändringar publiceras inte då. Denna publiceringsfunktion används av webbredaktörer med behörighet till hela Umu:s Episerver, vid publicering av andra typer av sidor.

Om jag har råkat klicka på Publicera? istället för Publicera profil

Om dina ändringar inte blir synliga utåt när du besöker din personliga sida på webben: klicka på Redigera profil följt av Publicera profil.

Bild på din personliga sida

Du kan även lägga till en länk till en högupplöst pressbild i Mediabanken.

Bildens mått och format

Den nya bilden ska vara beskuren jpg, jpeg, gif, png.

Bredd: 180 pixlar
Höjd: 230 pixlar

De format som fungerar är jpg, jpeg, gif och png. Filändelserna måste vara skrivna med gemener. Versaler i filändelsen gör att bilden inte går att ladda upp.

Filnamnet kan inte innehålla å, ä eller ö. 

Så här gör du

1. Din bild är beskuren och klar enligt måtten ovan. Din bild måste finnas på din dator. 

2. Surfa till din personliga sida och sedan logga in i sidhuvudet via Logga in > Redigera

3. Klicka på knappen Redigera profil under din profilbild.

4. Klicka sedan på Ladda upp ny bild.

5. Se till att du kan se utforskaren eller skrivbordet, stället på din dator där du har bilden, samtidigt som du kan se rutan där du ska släppa din bild.

6. Dra bilden och släpp den inom den streckade rutan där det står Släpp bild som du vill ladda upp här.

7. När du är färdig klickar du på OK och sedan Publicera profil.

Om du klickar på lilla krysset i uppladdningsfönstret försvinner den nu senast uppladdade bilden. Istället visas den bild som fanns där innan.

Navigeringsblock i EpiServer

Navigeringsblocket visar automatiskt upp underliggande sidor med rubrik och pufftext i så kallade navigeringspuffar. Samma sak som menyn gör alltså, men på själva sidan.

Blocket används på ”transportsidor” där syftet med sidan enbart är att slussa besökaren längre ner i informationsstrukturen.

  1. Skapa ett navigeringsblock på sidan och namnge det.
  2. Publicera blocket.
  3. Publicera sidan.