Gör en planerad omröstning med Forms i Teamsmöte

/i , , , , ,

I denna manual beskrivs hur du kan förbereda en omröstning du vill använda under ett möte med hjälp utav Forms. Om du vill göra en spontan omröstningar inför ett möte, se vår andra manual

Lägg till fliken Omröstning

  1. Boka ett möte i Teams eller Outlook.
  2. Gå sedan till din kalender i Teams och klicka på mötet det gäller (alternativt högerklickar och väljer redigera). Du får då upp mötesvyn.
  3. I mötesvyn, klicka på + högst upp för att lägga till en ny flik
  4. Välj Polls för att skapa en ny flik för omröstning. Finns den inte i listan som på bilden kan du antingen söka i fältet ovanför eller leta fram den under Visa alla

  5. Nu har en ny flik skapats i mötesvyn, Polls

Skapa ny omröstning

  1. Klicka på fliken Polls.
  2. Första gången du skapar en omröstning, klicka Ny omröstning.
  3. I nästa fönster väljer du typ av fråga. Längre ner beskriver vi vad de olika frågetyperna kan användas till.
  4. När du valt din frågetyp och är färdig med din fråga klickar du på Spara utkast eller + Lägg till fråga om omröstningen ska ha fler frågor.
  5. Nedan ger vi en överblick hur de olika frågealternativen fungerar

De olika frågetyperna

Flerval

Används bäst när du vill få en snabb överblick över deltagarnas åsikter eller kunskaper om ett specifikt ämne. Till exempel, “Vilken av följande strategier tycker du är mest effektiv?”
Gör så här för att skapa din flervalsfråga:

  1. Klicka i fältet Fråga för att skriva in din fråga eller påstående
  2. Skriv sedan in de olika alternativen. Välj + Lägg till alternativ om du vill ha fler alternativ än de två förskapade.
  3. Bocka i Flera markeringar om du vill tillåta att deltagarna väljer mer än ett av de föreslagna alternativen.
  4. Längst ner till höger finns ett kugghjul. Här har du möjlighet att ställa in om du vill registrera namn på de svarande, dela resultatet dirket med deltagarna och om du vill tillåta att medpresentatörer ska kunna redigera och starta din förberedda omröstning. Observera om du väljer detta får medpresentatörerna en notis att du har skapat frågor och de kan innan mötet se, redigera och skapa frågor i förhand.
  5. Klicka Spara som utkast när du är klar.


Frågesport

Perfekt för att göra möten mer interaktiva och engagerande. Du kan använda frågesporter för att testa deltagarnas kunskaper om ett ämne som diskuterats, eller för att bryta isen med roliga frågor.
Gör så här för att skapa din frågesport:

  1. Klicka i fältet Fråga för att skriva in din fråga eller påstående
  2. Skriv sedan in de olika alternativen. Välj + Lägg till alternativ om du vill ha fler alternativ än de två förskapade.
  3. Markera Bockrutan till vänster om ett alternativ för att markera att det är rätt svar. Detta är vad som skiljer sig mellan frågesport och föregående frågetyp flerval.
  4. Bocka i Flera markeringar om du vill tillåta att deltagarna väljer mer än ett av de föreslagna alternativen.
  5. Längst ner till höger finns ett kugghjul. Här har du möjlighet att ställa in om du vill registrera namn på de svarande, dela resultatet dirket med deltagarna och om du vill tillåta att medpresentatörer ska kunna redigera och starta din förberedda omröstning. Observera om du väljer detta får medpresentatörerna en notis att du har skapat frågor och de kan innan mötet se, redigera och skapa frågor i förhand.
  6. Klicka Spara som utkast när du är klar.

Word-moln

Bra för brainstorming-sessioner där du vill samla in många idéer eller åsikter snabbt. Deltagarna kan skriva in sina tankar och se dem visualiseras i ett moln, vilket kan hjälpa till att identifiera vanliga teman eller idéer.

Gör så här för att skapa ditt word-moln:

  1. Klicka i fältet Fråga för att skriva in din fråga eller påstående
  2. Längst ner till höger finns ett kugghjul. Här har du möjlighet att ställa in om du vill registrera namn på de svarande, dela resultatet dirket med deltagarna och om du vill tillåta att medpresentatörer ska kunna redigera och starta din förberedda omröstning. Observera om du väljer detta får medpresentatörerna en notis att du har skapat frågor och de kan innan mötet se, redigera och skapa frågor i förhand.
  3. Klicka Spara som utkast när du är klar.

Betyg

Används när du vill få feedback på en skala, till exempel för att utvärdera en presentation eller ett förslag. Deltagarna kan betygsätta något från 1 till 5, vilket ger en tydlig indikation på deras åsikter.

  1. Klicka i fältet Fråga för att skriva in din fråga eller påstående
  2. Välj Nivåer för att ange antalet nivåer på betygsättningen som deltagarna ska tillåtas ge.
  3. Välj Symbol för att välja vilken symbol som ska representera betygsättningen. I bilden är Stjärna vald.
  4. Välj vilken etikett du vill att betygen ska ha, ange vilken etikett Nivå 1, respektive Nivå 5 ska få. En etikett hjälper den svarande att tolka nivåerna. Till exempel skulle en etikett på nivå 1 kunna vara Aldrig och etiketten för nivå 5 vara Varje dag.
  5. Längst ner till höger finns ett kugghjul. Här har du möjlighet att ställa in om du vill registrera namn på de svarande, dela resultatet dirket med deltagarna och om du vill tillåta att medpresentatörer ska kunna redigera och starta din förberedda omröstning. Observera om du väljer detta får medpresentatörerna en notis att du har skapat frågor och de kan innan mötet se, redigera och skapa frågor i förhand.
  6. Klicka Spara som utkast när du är klar.

Rankning

Lämpligt när du vill att deltagarna ska prioritera olika alternativ eller idéer. Till exempel, “Rangordna dessa projekt efter viktighet.”

  1. Klicka i fältet Fråga för att skriva in din fråga eller påstående
  2. Skriv sedan in de olika alternativen. Välj + Lägg till alternativ om du vill ha fler alternativ än de två förskapade.
  3. Bocka i Blanda alternativen om du vill att de svarande ska få alternativen presenterade i olika ordning,
  4. Längst ner till höger finns ett kugghjul. Här har du möjlighet att ställa in om du vill registrera namn på de svarande, dela resultatet dirket med deltagarna och om du vill tillåta att medpresentatörer ska kunna redigera och starta din förberedda omröstning. Observera om du väljer detta får medpresentatörerna en notis att du har skapat frågor och de kan innan mötet se, redigera och skapa frågor i förhand.
  5. Klicka Spara som utkast när du är klar.

Publicera fråga i möte

  1. Kontrollera om du är nöjd med dina inställningar. Om inte – redigera din omröstning på pilen bredvid Starta.
  2. Om du är nöjd och vill publicera frågan i mötet, klicka på Starta.
  3. När du har startat din fråga kommer den att vara markerad i rött med texten Live.
  4. Alla deltagare i mötet får en notis i form av en banderoll att en fråga har skickats.
  5. Svaren från undersökningens presenteras direkt i mötet och mötesvyn.

Se resultat från omröstningar i efterhand

För att se resultatet från omröstningen i efterhand:

  1. Gå till m365.umu.se
  2. Klicka på våfflan uppe till vänster och välj Forms Om du inte hittar Forms kan du söka eller klicka på Fler appar längst ned.
  3. Du hittar nu dina polls under Mina formulär och kan här ta del av resultatet samt exportera det till en excel efter mötet.

Sidnumrering i Word

/i , , ,

Denna guide är för att visa hur man infoga sidnummer i ett Word dokument.

Från menyrad i Word, välja Infoga > Sidnummer.

Markera där du vill att sidnumret ska visas.Välj det format du gillar.

Klicka på OK (Därefter numreras sidorna automatisk i Word).

 

Vill man att sidnumreringen börjas på andra sidan, gör så här:

Öppna Verktyg för sidhuvud och sidfot (genom att dubbelklicka sidhuvudet eller sidfot).

Välj Sidnummer > Formatera sidnummer.

Välja annorlunda förstasida.

Välj Stäng sidhuvud/fot

 

Ändra inställningar för delade filer i Microsoft 365

/i , , ,

När du delar filer/mappar, ändrar inställningar för delning eller slutar dela filer/mappar i Microsoft 365 så använder du m365.umu.se. Där väljer du sedan om du vill dela filer/mappar från SharePoint (det vill säga Teams eller ett delat bibliotek) eller OneDrive. I denna manual utgår vi från SharePoint men samma inställningar fungerar för OneDrive.

Dela fil eller mapp

  1. Öppna m365.umu.se och logga in med ditt Umu-id.
  2. Öppna Sharepoint från våfflan med alla appar uppe till vänster
  3. Klicka på den SharePoint sajt där du har filer/mappar delade ifrån som du vill ändra inställningar för.
  4. Klicka på Dokument i vänstermenyn för att få upp samtliga mappar och dokument som finns i den aktuella sajten. En kanal i Teams syns i SharePoint som en mapp.
  5. Gå till den mapp eller fil som du vill ändra delningen på.
  6. För muspekaren över mappen/filen för att få fram en dold meny.
  7. Klicka på de tre prickarna och därefter på Hantera åtkomst.
  8. Här kan du ändra dina inställningar för länkar, grupper och personer du har delat filen med, och ändra behörigheterna.
    Bild som visar hur du ändrar inställningarna för en fil
    – Under Personer kan du se om/vilka personer du har delat filen med. Du kan sluta dela filen eller ändra behörigheten för personerna du har delat med. Om du vill ändra behörigheten för personen du delat med, klickar du på personens namn och sedan kugghjulet vid länken.

    – Under Grupper kan du se vilka grupper som har tillgång till filen och vilken behörighet de har. För att ändra behörighet för en grupp klickar du på den aktuella gruppen och ändrar under ”Direkt åtkomst” vad de ska få göra eller inte göra.
    – Under Länkar ser du om du har delat en/flera länkar till denna fil/mapp. Bredvid varje länk har du ett kugghjul där du kan ändra behörigheten och en soptunna som tar bort länken.

Dela filer i Microsoft 365

/i , , , ,

När du delar filer/mappar, ändrar inställningar för delning eller slutar dela filer/mappar i Microsoft 365 använder du m365.umu.se. Där väljer du sedan om du vill dela filer/mappar från SharePoint, Teams eller OneDrive. I denna manual utgår vi från SharePoint men samma inställningar fungerar för Teams och OneDrive.

Rekommendation lagring och delning

  • Använd verktygen i Microsoft 365 för att lagra och dela filer.
  • Använd OneDrive för att lagra dina egna filer, denna tjänst tar automatiskt en säkerhetskopia i en extern tjänst på allt du sparat där.
  • Använd SharePoint eller Teams för att lagra gemensamma filer vid samarbeten.
  • Tänk på att inte lagra filer som innehåller känsliga personuppgifter eller information som omfattas av sekretess i dessa verktyg.

Dela fil eller mapp

  1. Öppna m365.umu.se och logga in med ditt Umu-id.
  2. Öppna Sharepoint från våfflan med alla appar uppe till vänster
  3. Klicka på den SharePoint sajt där du har filer/mappar delade ifrån som du vill ändra inställningar för.
  4. Klicka på Dokument i vänstermenyn för att få upp samtliga mappar och dokument som finns i den aktuella sajten. En kanal i Teams syns i SharePoint som en mapp.
  5. Gå till den mapp eller fil som du vill dela.
  6. För muspekaren över mappen/filen för att få fram en dold meny.
  7. Klicka på de tre prickarna och därefter på Dela.
  8. I dela-vyn hittar du inställningar för hur du kan dela mappen/filen. Börja med att klicka på kugghjulet för att välja vad personerna ska kunna göra och hur de ska kunna nå mappen/filen.
  9. Här finns fyra alternativ för hur du kan dela mappen/filen:
    • Personer i Umeå universitet som har länken
      Detta alternativ gör att alla inom organisationen som har länken kan komma åt filen. Det gäller oavsett om de får länken direkt av dig eller av någon annan.
    • Personer med åtkomst
      Detta alternativ gör att mappen/filen bara kan användas av de som redan har tillgång till den. Använd bara det här alternativet om du bara vill skicka en länk till någon som redan har åtkomst.
    • Personer som du anger kan visa – Detta ger åtkomst endast till de personer du anger, även om andra användare kanske redan har åtkomst. Om någon vidarebefordrar delningsinbjudan kan den bara användas av de som redan har åtkomst till mappen/filen.
    • Vem som helst – Denna rekommenderas inte. 
      Alla som har tillgång till länken kan ta del av filen/mappen utan inlogg.
      Bör endast användas i undantagsfall. Om ni ändå väljer att använda denna rekommenderas ni att sätta ett slutdatum för giltigheten. Om ni inte anger ett slutdatum kommer länken efter en tid oavsett att brytas för att minska ofrivillig spridning. Denna typ av länk är med andra ord inte lämplig att använda som en permanent delnings lösning.

Under Övriga inställningar väljer du om det bara ska vara möjligt att läsa filen, granska eller om det ska vara möjligt att redigera den. Denna inställning påverkar inte de som du eventuellt har gett möjlighet att redigera filen sedan tidigare. Du kan också välja att blockera möjligheten att ladda ner filen till sin egen dator. Beroende på vilken behörighet du väljer i det tidigare steget så kan fler möjliga inställningar som lösenord och förfallodatum finnas.
Bild som visar hur du gör inställningar när du delar en fil

10. Efter att du har gjort din inställning, klicka på Använd.

11. Detta alternativ gäller inte om du valt Vem som helst. Fyll i namnet på den person, grupp eller e-postadress som du vill dela din mapp/fil med. När du börjar skriva kommer alternativ att visas automatiskt. Du kan välja att dela mappen/filen med flera samtidigt.
Bild som visar hur du delar en fil

12. När du har valt vilka du vill skicka till finns två alternativ för hur du delar mappen/filen.

  • Klicka på Skicka. Mottagaren får då ett e-postmeddelande som ger åtkomst till mappen/filen. Du får också en bekräftelse via e-post om delningen.
  • Klicka på Kopiera. Du får då en länk som du kan skicka via e-post eller chatt.
  1. Nu har du delat din mapp/fil!

Användarstöd Zoom

/i , , ,

Zoomguiderna har flyttat till en öppen sida i Canvas.

Läs mer

Vanliga frågor om Microsoft Whiteboard

/i , , , ,

Whiteboard FAQ

Vem kan använda Whiteboard?

Whiteboard är idag tillgängligt för alla studenter och anställda. Du kan inte dela en whiteboard till en extern men däremot kan externa både se och bidra på en whiteboard om den delas på ett teams möte.

Kan jag samarbete i Whiteboard?

Ja, det kan ni! Öppna den Whiteboard du vill samarbeta inom. Klicka på Dela ikon i höger hörn. Välj sedan Dela länk > kopiera och skicka till den du vill dela med.

Observera. Användare kan för närvarande endast samarbeta med andra inom deras organisation (för oss innebär det alla med ett UMUID). För att samarbeta på en whiteboard med externa behöver ni dela en whiteboard i ett teamsmöte.

Kan jag exportera resultatet?

Ja, det går att exportera resultatet som en bild eller PDF. Du kan också göra en full export till en komprimerad zip-fil. Denna inkluderar även länkar, kommentarer och alternativ texter.

Vad är skillnaden mellan appen och webbgränssnittet för Whiteboard?

Whiteboard har nyligen uppdateras. Det är inga skillnader mellan webben och appen.

Var hittar jag Microsoft Whiteboard?

Det finns flera versioner av Whiteboard att använda. Det enklaste sättet är att logga in i Microsoft 365-portalen (m365.umu.se). Du kan också ladda ner en app till din dator (windows) eller mobila enhet.

Hur sparar jag min Whiteboard och var sparas de?

Alla dina Whiteboards sparas automatiskt i din OneDrive och når alla, både de du skapat och de du har tillgång till, direkt via Microsoft Whiteboard appen via Microsoft 365-portalen.

Kan jag använda mallar i Whiteboard?

Ja, mallar finns tillgängliga i Whiteboard. Mallar gör det enklare för dig och andra att arbeta tillsammans i Whiteboard. Du hittar de färdiga mallarna under de tre prickarna i verktygspanelen direkt i din Whiteboard. Då visas mallgalleriet, där du kan bläddra och välja en mall. Du kan även skapa egna mallar.

Kan jag använda mina fingrar för att använda Whiteboard?

Ja, Whiteboard är kompatibel med touch (finger eller penna), datamus och tangentbord.

Kan jag lägga till bilder i Whiteboarden?

Ja, du kan infoga bilder och andra dokument direkt på din Whiteboard. Klicka på de tre prickarna i verktygspanelen och sedan bilder eller dokument. Du kan även klistra in bilder direkt från utklipp på din dator.

Kan jag reagera på fästisar eller text rutor?

Ja, du reagera och/eller kommentera på de flesta komponenter i en Whiteboard. Räcker de inbyggda reaktionerna inte till kan du alltid klistra in egna ikoner eller emojis som ni kan använda som reaktioner. Klicka på det röda hjärtat i  verktygspanelen för att välja en reaktion. Dra och släpp dem på lämplig plats för att reagera på text eller fästis.

Kan jag Zooma in och ut i min Whiteboard?

Ja, det kan du – ytan är oändlig. Med musen – scrolla uppåt och nedåt. Med fingrarna – dra ihop eller utåt med två fingrar eller använd det inbygda förstoringsglaset i nedre högra hörnet av din whiteboard.

Kan jag byta namn på min Whiteboard?

Ja, du kan byta namn på dina whoteboards på samma sätt som vilken fil som helst. Antingen direkt på filen i din OneDrive, på starten i whiteboardappen eller genom att klicka på tavlans namn när du är inne i den.

Kan jag ta bort Whiteboards?

Ja. Gå till din Whiteboard portal, klicka på de tre prickarna för den Whiteboard du vill radera och sedan välja ta bort. Du kan också gå till din OneDrive och mappen Whiteboards och ta bort dem därifrån.

Hur använder jag pennanteckningar i Whiteboard?

Digitala pennanteckningar är tillgängliga för alla, oavsett om du använder musen eller pennan. Pennverktygsfältet innehåller olika typer av pennor, färger och tjockleckar och du kan även välja att göra pilar av dina pennanteckningar, enkla och dubbla.

Funktioner:

  • Välj en penna för att se listrutan för färg och tjocklek.
  • Välj pilläge i listrutan för att göra dina pennstreck till pilar.
  • Rita raka linjer genom att hålla ned Skift-tangenten medan du gör pennanteckningar.
  • Konvertera saker du ritar till figurer genom att markera pennanteckningen och välja formikonen på snabbmenyn.

Hur gör jag för att skapa raka linjer?

Med pennverktyget kan du enkelt rita raka streck om du samtidigt håller in tangenten SHIFT på ditt tangentbord eller prova att använda linjalen! Du hittar linjalen i samma meny som de olika pennorna.

Hur använder jag musen och tangentbordet i Whiteboard?

Gör något av följande:

  • Om du vill panorera arbetsytan klickar du på den och drar sedan i arbetsytan med musen. Du kan också hålla ned Ctrl-tangenten på tangentbordet och använda piltangenterna.
  • Om du snabbt vill zooma in arbetsytan rullar du mushjulet uppåt eller nedåt (om tillämpligt).
  • Om du vill markera ett objekt klickar du på det med musen. Du kan också trycka på Tab-tangenten flera gånger tills det önskade objektet är markerat.
  • Om du vill infoga ett objekt, till exempel en bild eller text, klickar du på de tre prickarna i verktygspanelen och sedan på det objekt som du vill lägga till.
  • Om du vill rita eller radera pennanteckningar klickar du på pennikonen i verktygsfältet, väljer en penna eller ett radergummi och använder sedan musen för att rita på arbetsytan eller ta bort pennstreck. Om du vill använda tangentbordet för att välja verktyg trycker du på Tab flera gånger tills pennikonen är markerad i verktygsfältet.

Hur gör jag för att markera, flytta och ändra storlek på innehåll?

  • Markera innehåll med fingret eller pennan – eller använd verktyget Lassomarkering (alt+q) i verktygspanelen om du vill markera flera objekt samtidigt. Aktivera lassomarkering och använd pennan för att ringa in det innehåll du vill markera.
  • Om den aktiva pennan har en cylinderknapp håller du in knappen för att tillfälligt växla till läget Lasso Select (Lassomarkering) och ringar in det innehåll som ska markeras.
  • När innehållet är markerat kan du flytta det med fingret eller pennan. Om du vill ändra storlek använder du två fingrar för att sträcka ut eller minimera innehållet.

Kan jag använda Whiteboard i klassrummet?

Ja, Whiteboard har utformats både för inlärning på distans och i klassrummet. I klassrummet kan studenter lämna lektionen med en digital version av whiteboardtavlan så att de kan fokusera på att lyssna och lära sig i stället för att kopiera innehåll från whiteboardtavlan under lektionen. Lärare kan hålla mer interaktiva lektioner med en delad whiteboard där studenterna kan lägga till innehåll eller reagera på innehåll som har lagts till av andra. Whiteboard är ett fantastiskt verktyg för grupprojekt. Alla projektmedlemmar kan engagera sig och lärare får möjlighet att observera och ge feedback.

Kan jag dela en Whiteboard där ingen annan kan redigera den?

Ja, du delar din whiteboard med en länk och kan sedan styra vilken behörighet länken ska ge de du delar till, precis som när du delar en fil. Du kan även dela en whiteboard direkt i ett möte. Även här kan du styra om deltagarna bara ska kunna se eller också bidra.om du väljer presentationsläge (skrivskyddat läge) för Whiteboard i Teams-möten kan mötesorganisatören välja hur det ska vara möjligt att interagera med tavlan. Om du väljer skrivskyddat läge får alla andra mötesdeltagare se whiteboardtavlan men utan att kunna redigera. När som helst under mötet kan mötesorganisatören byta mellan skrivskyddat läge eller att tillåta samarbete från andra från inställningsmenyn.

Kan jag använda Whiteboard i vid ett möte i Team?

Ja, Whiteboard är integrerat i Teams men går även bra att använda i andra digitala mötesverktyg som exempelvis Zoom.

Outlook sökfält hittar ej brev (Mac)

/i , , , ,

Om man i Outlook för Mac inte hittar några mail när jag söker i sökfältet kan man bygga om indexeringen i Spotlight. Det är kopplingen Outlook och Spotlight, MacOS inbyggda sökfunktion, som inte fungerar.

Prova följande
1. Gå till Systeminställningar – Spotlight
2. Välj fliken Integritet
3. Tryck på ”+” och välj din kontomapp under Macintosh HD/Användare.
4. Markera sedan den valda mappen i Integritet och ta bort den med ”–”.
Nu ska datorn göra en ny indexering och förhoppningsvis fungerar sökningen i Outlook.

Ändra eller avboka grupprum i TimeEdit som student

/i , , ,

Om du behöver ändra eller avboka en av dina bokningar kan du hitta all dina bokningar på sidan Mina bokningar. 

Välj Mina bokningar

Leta reda på den bokning du vill ändra/avboka och klicka på den.

Välj bokning

En ruta dyker upp med information om bokningen. Välj Ändra/Avboka.

Välj ändra/avboka

Du kan nu justera datum och tid för bokningen. Välj Spara för att bekräfta ändringen. Vill du avboka väljer du Avboka. Du uppmanas att bekräfta avbokningen genom att välja Avboka igen.

Välja Avboka eller Spara

Boka grupprum i TimeEdit som student

/i , , ,

För att kunna logga in och boka måste du ha ett Umu-ID samt vara registrerad på någon kurs vid Umeå universitet.

Logga in via https://cloud.timeedit.net/umu/web/ och välj Bokning för studenter.

Du kan även boka grupprum via Mazemap.

Läs mer

Prenumerera på ett TimeEdit-schema

/i , , , ,

Det finns två olika metoder för att få in bokningar från TimeEdit till din kalenderapplikation: prenumeration och import. Att prenumerera på ett schema innebär att bokningarna i din kalender uppdateras när de uppdateras i TimeEdit, men det innebär även att passerade bokningar tas bort. Om du istället importerar ett statiskt schema får du inte längre uppdateringar men bokningarna blir en del av din kalender och tas inte bort.

Läs mer